公司程序文件版號:A

修改號:0

EJ-QP3.1物業入伙管理控制程序頁碼:1/3

1.目的:

使管理人員明確住戶入住的工作步驟,準確無誤地辦理手續,確保住戶及時順利有序地入住。

2.適用范圍:

適用于經營管理部辦理住戶入住手續(包括產權人或單位變更的入住)。

3.引用文件:

3.1質量手冊第4.8、4.9、4.10章

3.2ISO9002第4.8、4.9、4.10章

4.職責:

4.1經營管理部主任根據工程維修部對房屋接管驗收情況安排入住工作。

4.2物業管理員準備各種文件資料為住戶辦理進住手續。

4.3收費員根據工作內容準備各種收費文件向住戶收取物業管理費用。

4.4看房員根據工作內容準備每套房鑰匙。

5.工作程序:

5.1入住前工作:

5.1.1經營管理部主任接到副總經理的可辦理入住通知后,召集本部工作人員與工程維修部召開聯合會議,了解房屋現狀,包括施工遺留問題、正在整改部位及待整改內容詳見《整改通知書》,并索取“房屋平面圖”及“小區平面圖”。

5.1.2經營管理部主任與物業管理員到開發營銷部門了解房屋產權歸屬,并索要《房屋分配單》樣票。

5.1.3經營管理部主任帶領本部門人員到入住現場考察。確認管理用房,熟悉棟號。

5.1.4經營管理部主任,根據了解的情況,安排本部門工作人員,各工作人員準備入住手續所用的各類資料、表格。

5.1.5在綜合辦公室配合下,布置管理用房,張貼辦公指引標識及歡迎住戶入住等標語。

5.1.6零星入住的住戶由經營管理部看房員負責接待。

5.2入住手續:

5.2.1住戶持《房屋分配單》來辦理手續時,物業管理員向住戶索取《房屋分配單》、購房合同正本、購房結算清單及住戶的身份證、戶口本。檢查《房屋分配單》與購房合同上的房屋面積、房號是否一致。通過購房結算清單檢查房屋設施費用是否交清,確認后將購房合同正本退還住戶。

5.2.2確認上述程序后,物業管理員在《房屋分配單登記表》上進行登記,向住戶發放《住戶須知》,當場請住戶填寫《住戶登記表》,并檢查填寫內容與身份證、戶口本是否一致。

5.2.3物業管理員通知看房員帶齊該房全部鑰匙并帶領住戶對房屋設施狀況、設備、數量進行清點,對鑰匙逐一試用,并檢查熱水、冷水、電表、燃氣表底數,一并填入《房屋設備明細表》。

5.2.4住戶執行5.2.3程序時,收費員將住戶姓名、房號、面積請綜合辦公室人員輸入電腦,打印出《物業管理委托服務收費表》,并核對表上金額;物業管理員填寫《物業管理委托合同》。

5.2.5住戶完成5.2.3程序后,收費員向住戶收取費用,并開具票據,再將收費表蓋章后移交物業管理員。

5.2.6物業管理員收齊《房屋分配單》、《購房結算清單》、《住戶登記表》、《房屋設備明細表》、《物業管理委托服務收費表》,核實無誤后,與住戶簽訂《物業管理委托合同》。

5.2.7合同簽定后,物業管理員通知看房員將住戶鑰匙如數交與住戶,并請住戶在《房屋設備明細表》上簽字。

5.2.8如住戶要裝修由物業管理員陪同住戶到工程維修部,向工程維修部工作人員介紹情況,接洽裝修之事。

5.2.9完成上述程序后,物業管理員及時將住戶資料建檔歸案,并綜合辦公室輸入電腦。《物業管理委托合同》一份存在經營管理部,另一份由收費員與所收費用一起交予財務部。

5.3房屋產權單位(人)更改(買賣)后的入住手續執行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配單》應調整為《產權證書》。

5.4對于在ISO9002質量保證體系運行前已入住的住戶,物業管理員應保留其原有的文件。

5.5在執行本程序全過程中,工作人員言行應執行《物業管理服務規范用語》和《物業管理服務規范行為》。

5.6在ISO9002質量保證體系運行前簽定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;運行后簽定的合同名稱為《物業管理委托合同》。

6.支持性文件與質量記錄:

6.1《住戶登記表》EJ-QR-QP3.1-01

6.2《房屋分配單登記表》EJ-QR-QP3.1-02

6.3《房屋設備明細表》EJ-QR-QP3.1-03

6.4《物業管理委托服務收費表》EJ-QR-QP4.13-03

6.5《物業管理服務規范行為》EJ-WI-QP8.1-01`

6.6《物業管理服務規范用語》EJ-WI-QP8.1-02

6.7《整改通知書》EJ-QR-QP4.9-05

6.8《住戶須知》

6.9《物業管理委托合同》

篇2:物業入伙管理程序5

物業入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續。

3相關標準要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相關文件

4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業的驗收程序

4.3業主(客戶)維修安裝服務

4.4物業裝修管理

4.5提供給業主(客戶)的文件的控制

4.6物業管理費用收取

5職責

5.1物業管理部負責入伙管理中的主要事務。

5.2財務部負責向業主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。

5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續;

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應由物業管理部經理批準。

6.1.3開發商應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業主(客戶)準備的證明材料;

b.需業主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續的程序。

6.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,以便于業主(客戶)辦理各項手續。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料,應包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中由業主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業主(客戶)的《入住說明》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。

6.2.4管理處對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。

6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協議》、及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記。同時應和業主(客戶)協定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業主(客戶)維修安裝服務》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業管理部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表

篇3:客戶入伙管理工作程序

1.0目的:讓客戶便捷辦理入伙手續。

2.0范圍:管理處客服部。

3.0職責:

3.1客服部負責物業入伙的辦理及檔案的建立。

3.2其它部門負責協助。

4.0程序:

4.1物業入伙程序:

4.1.1驗證并存檔客戶的相關資料:

4.1.1.1《入伙通知書》;

4.1.1.2《購房合同書》原件,留存復印件;

4.1.1.3客戶《身份證》或營業執照原件,留存復印件;

4.1.1.4若客戶委托他人辦理入伙,需提供《客戶委托書》、客戶身份證原件及被委托人《身份證》原件及復印件。

4.1.2領取入伙資料袋:

4.1.2.1《業主登記表》;;

4.1.2.2《業主公約》一式兩份;

4.1.2.3《前期物業管理服務協議》一式三份;

4.1.2.4《房屋裝修申請書》;

4.1.2.5《房屋使用說明書》及《房屋質量保證書》;

4.1.2.6《室內管線分布圖》(含電、給排水平面圖);

4.1.2.7入伙收費一覽表;

4.1.3業主辦理相關手續

4.1.3.1填寫《業主登記表》,簽訂《業主公約》;

4.1.3.2客戶部相關人員收表;

4.1.3.3客戶繳納相關入伙費用;

4.1.3.4貼心管家和維修部技工陪同客戶驗收房屋,驗房時若客戶提出質量問題,記錄在《房屋交接驗收表》上,無問題由客戶在表單中簽字確認。

4.1.3.5貼心管家負責匯總、[[整理房屋問題,聯系施工單位進行整改工作。

4.1.3.6整改完畢由貼心管家把結果反饋給客戶,由客戶在《房屋交接驗收單》上確認簽名。

4.1.3.6合格及整改合格后,向客戶發放該單位鑰匙,并請客戶在《業主登記表》中的鑰匙欄中簽字,如客戶需管理處托管鑰匙,填寫《托管門匙責任聲明書》。

4.1.3.7辦理住戶智能卡。

4.1.3.8簽訂相關協議。

4.1.4整理客戶資料并存檔,并將客戶資料錄入電腦。

4.1.5在客戶服務中心墻上裝修入伙進度表上貼上標簽。

5.0質量記錄:

5.1《業主登記表》

5.2《業主公約》

5.3《前期物業管理服務協議》

5.4KH-03-R01《房屋驗收交接表》

5.5KH-03-R02《機動車停車位申請表》

5.6KH-03-R03《入伙客戶情況登記表》

5.7KH-03-R04《住戶智能卡辦理申請表》

5.8KH-03-R05《托管門匙責任聲明書》