業戶入住入伙管理控制程序

1.0目的

對入住/入伙過程實施控制,確保住戶有序入住/入伙。

2.0范圍

本程序適用于住戶入住/入伙過程的控制。

3.0職責

3.1物管處負責本程序的具體實施。

3.2客戶服務中心負責業主入住/入伙的全程實施及組織。

3.3各相關部門密切配合客戶服務中心開展業主入住的各項工作。

4.0工作程序

4.1資料準備:客戶服務中心準備好業主住/入伙的資料,包括包括《住戶手冊》、《業主臨時公約》、辦理入住手續須知、相關裝修管理規定及表格等。

4.2與外界單位的聯系、溝通:

4.2.1與供電局、自來水公司,天然氣公司和閉路/衛視、寬帶網等單位妥善銜接,保證住戶入住后水、電、氣等的正常供應。

4.2.2代業主與電信部門聯系電話安裝事宜,爭取現場放號方便業主。

4.2.3與學校、派出所和居委會聯系,了解小孩轉學和遷移戶口的手續辦理細節,以及有關聯系電話,業主入住時予以公告。

4.3現場布置:各部門配合客戶服務中心作好現場布置,包括條幅、辦公桌椅、盆景、資料等。

4.4通知入住:通過寄發通知書的形式,提前一個月向業主發出入住通知。

4.5住房資料驗證

4.5.1入住通知書原件

4.5.2購房合同復印件

4.5.3業主及家庭成員(或同住人)身份證復印件各一份。

4.5.4業主家庭成員(或同住人)一寸照片每人一張。

4.6資料發放:發給業主資料,并返回經業主簽字的資料,如《業主臨時公約》等。

4.7驗房收樓:在管理員陪同下,業主對室內項目逐一進行驗收,驗收合格雙方簽定《物業分戶移交驗收表》。驗收不合格的項目,將遺留問題記錄在《物業分戶移交驗收表》中,提請開發商限期整改并負責追蹤驗證。

4.8交費:業主按相關規定交清費用。

4.9鑰匙發放:業主驗房后同意收樓,并在繳費處交清費用后可發給鑰匙,作好鑰匙領用記錄。

4.10入住/入伙有關質量記錄及資料由客戶服務中心收集存檔。

5.0質量記錄

5.1《物業分戶移交驗收表》

5.2《業主家庭情況登記表》

6.0相關支持文件

《入住管理標準作業規程》

篇2:某廣場業戶入伙辦理作業指導書

廣場業戶入伙辦理作業指導書

1.0目的

通過對業戶入伙時各項工作進行明確分工,向業戶提供快捷、舒適、安全的入伙辦理服務,以確保業戶滿意。

2.0適用范圍

適用于**廣場內業主、租戶入伙工作的管理。

3.0職責

3.1管理處副主任全面負責業戶入伙的各項組織工作。

3.2客戶服務中心主管及管理員負責相關區域業戶入伙時的接待、引導和手續辦理工作。

4.0作業工具

無。

5.0作業準備(安全、環境方面)

5.1準備好相應表格,請業戶填寫并簽章:《收樓書》、《收樓驗收表》、《業戶基本情況表》、《治安消防責任書》、《收費通知單》、《租戶協議書》等,并簽署《銀行繳費托收協議書》。

5.2準備好相應資料提交給業戶:《管理公約》、《住戶手冊》、《裝修指南》等。

5.3入伙現場準備:整潔舒適的辦公室環境(沙發、簽字桌)、飲用水、簽字筆等。

5.4工程組工作:在業主向發展商購樓查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬發展商遺留問題的,應上報管理處主任處理。

5.5環境組工作:做好入伙樓層及單元的清潔衛生工作,以迎接業戶驗樓接收。

6.0作業內容

6.1業主入伙:

6.1.1業主向發展商購樓后入伙,接待人員需審核并復印留存以下資料:

1)入伙通知書(留存原件);

2)房產證或房地產買賣合同(附所購物業紅線圖,留存原件);

3)如屬個人業主,應提供業主身份證或護照;

4)如屬企業法人,應提供營業執照(留存之復印件上應加蓋企業公章),如法人代

表親臨辦理,應提供法人身份證或護照;

5)如為代辦,應驗證代辦人身份證或護照(留存復印件)及授權委托書(留存原

件)。

6.1.2入伙手續的辦理:

1)填寫《收費通知單》并協助業戶在綜合室繳納各項費用;如業戶未繳或未全繳

納入伙費用,則不予辦理入伙手續。請業戶簽署《銀行繳費托收協議書》;

2)填寫《業戶基本情況表》;

3)簽署《管理公約》及《治安消防責任書》;

4)發放《業戶手冊》、《裝修規則》;

5)帶領業戶驗收物業,并請業戶在《收樓驗收表》中簽字;

6)如業戶同意接收,則簽署《收樓書》并發放鑰匙;

7)如業戶需要申請車位、水牌和信箱,引領至收費室辦理;

8)相關區域的客戶服務員負責收集每位入伙的業戶上述入伙資料,建立檔案并妥

善保管;

6.1.3業主產權轉讓后新業主入伙:不須提交入伙通知書、紅線圖及簽署《管理公約》,并無須收樓發放鑰匙,其他均參照6.1.1與6.1.2實行。

6.2租戶入伙:

6.2.1發展商租賃入伙,接待人員需審核并復印留存以下資料:

1)租賃入伙通知書;

2)房屋租賃合同(附物業紅線圖,留存原件);

3)如屬個人租戶,應提供業戶身份證或護照,并留存復印件;

4)如屬企業法人,應提供營業執照(留存之復印件上應加蓋企業公章);

5)如為代辦,應驗證代辦人身份證或護照及授權委托書(留存原件);

6.2.2入伙手續的辦理:除無入伙通知書、房產證或房地產買賣合同外,參照6.1.1實行。

6.2.3業主或第一租戶轉租入伙時:不必提交入伙通知書、紅線圖和簽署《管理公約》以及收樓發放鑰匙,只需簽訂《租戶協議書》,其他均參照6.1.2實行。

6.3業戶入住

6.3.1當業戶提出入住要求時,客戶服務中心相關區域主管應審核業戶的入住資格,包括有關業戶的證明文件、入伙手續是否辦理齊全、市消防部門對其物業單元驗收合格的證明文件等(如有裝修)。

6.3.2如經審核該業戶具備入住條件,該主管應負責入住的具體工作安排,包括與業戶商定具體入住時間、物資的搬運及放行、電梯使用安排和水電、空調的供應等,工程組、保安隊、環境組應全力配合入住工作。

7.0異常情況處理

業戶遷入時,應事先告知其大宗物資可于下午6點以后從大堂搬進,之前只允許從地下-2層經過。如在上班時間,業戶為圖簡便欲強行從大堂經過,保安隊應及時通知客戶服務中心相關區域主管,一起前往解釋并做好其工作,請業戶遵守大廈管理規定。

8.0記錄

《收樓書》

《收樓驗收表》

《業戶基本情況表》

《收費通知單》

篇3:客服業戶入伙工作規定作業指導書

客服作業指導書--業戶入伙工作規定

1.目的:

明確入住工作的過程,為業主迅速有效的提供入住服務。

2.業務范圍:

從業主到物業辦理入住手續到業主辦理入住手續完畢。

3.職責:

引導業主填寫每一份表格,確保填寫的資料準確有效。

4.工作內容:

4.1接待辦理入住手續的業主

1)客服組必須清楚交房程序、手續和所有工作細節;

2)做好交房前的所有準備工作,盡量確保工作無誤;

3)儀容必須整齊清潔,有禮貌和專業地按程序、規定接待辦理入住的業主。

4.2驗明業主/授權人身份

1)客服助理查驗由開發商簽發的《入住會簽單》(或由開發商提供的同等證明資料)和《業主入住通知書》,并留存《入住會簽單》,要求的文件必須有開發商的有效公章。同時將入住證明的復印件交財務部備案。

2)復印業主身份證,并留存。

3)如果業主授權他人進行交接,必須出示并留存授權書,同時復印被委托人身份證及業主身份證進行留存。

4.3引領業主/授權人填寫客戶資料

客服助理引領業主/授權人填寫完整業主情況登記表,并請業主/授權人簽字確認。

4.4協助業主/授權人簽署有關文件

1)協助業主簽訂《前期物業管理服務協議書》、《治安、消防協議書》、《供暖協議》(根據項目情況增減協議);

2)以上協議書業主和管理公司各執一份;

3)以上工作完成后方可進行下列程序。

4.5向業主/授權人發放相關資料,并與業主/授權人確認,提取整套業主資料,包括:

1)《住宅質量保證書》及《住宅使用說明書》(由開發商提供)

2)《業主手冊》

3)《裝修指南》

4)《房屋驗收報告》

5)《房屋交接記錄表》

6)《業主入住資料清單》

7)客服助理需將每一項資料在業主/授權人面前清點清楚,并進行簡單解釋,然后要求業主/授權人在《業主入住資料清單》上簽字確認。

4.6業主/授權人繳納相關費用

1)客服助理帶業主到財務部繳納相關費用:物業管理費(一年)、供暖費(本年)、生活垃圾外運費(全年)三項費用(根據項目實際情況增減業主繳交的費用項目)。

2)如業主享有任何優惠交費政策,必須提供開發商的有效證明文件(有公章),并由客服組驗證,并交財務部再驗證和備案,而財務部必須知道優惠部分是否由開發商負責支付給物業公司。

4.7帶業主/授權人驗房

1)工程員工攜帶《房屋驗收報告》、《房屋交接記錄表》和帶業主/授權人前去驗房,將發現的質量問題登記在《房屋驗收報告》上;

2)與業主/授權人當面確認水表、電表、燃氣表讀數并登記在《房屋交接記錄表》上;

3)驗房完畢后將業主簽字確認的《房屋驗收報告》及《房屋交接記錄表》交回客服組,并匯報所發現的問題(特別是嚴重或特殊問題);

4)客服組負責將驗房報告復印件交工程組負責人,以便聯系開發商進行返修;

5)項目經理應安排專責人員負責跟進施工單位的返修工作(詳見《返修管理規定》),并及時將返修結果報客服組;

6)客服組應及時完善《房屋驗收報告》,并及時通知業主前來驗收已返修完畢的項目,驗收合格后,與業主做好書面確認,以保證日后雙方權責;

7)所有跟進工作完成后,客服組應將《房屋驗收報告》存檔。

4.8與業主/授權人交接鑰匙及物品

1)客服助理必須確認業主/授權人已全部繳清所有相關費用;

2)向業主/授權人查看財務部開具的發票無誤后;

3)將業主鑰匙及各類卡、物品交與業主/授權人;

4)填寫《房屋交接記錄表》;

5)如有必要,客服組需留存一套鑰匙便于返修工作。

4.9確認存檔資料齊全(根據項目情況存檔)

最后客服助理核對下列資料是否已存檔備案:

1)《入住證明書》

2)業主身份證復印件

3)授權書及授權人身份證復印件

4)《業主情況登記表》

5)《業主入住資料清單》

6)《房屋驗收報告》(如業主需要,復印本交給業主)

7)《房屋交接記錄表》(如業主需要,復印本交給業主)

8)《前期物業管理服務協議》

9)《治安、消防協議書》

10)《供暖協議》

4.10注意事項:

1)交房前的準備工作:

a)交房的鑰匙必須準備好,并保證交給業主的鑰匙無問題;

b)房間內清潔基本無問題;

c)基本交接的設備設施齊備無缺等。

2)在業主驗房過程中如有嚴重房屋質量問題、房屋交房標準與購房合同內容不一致、業主嚴重質疑房屋質量、重復發生的返修問題,工程組應配合客服組及時將上述問題(現場)進行拍照,留存影像記錄,并進行簡單的過程描述。

3)客服組保存的返修鑰匙及空房鑰匙應有專人管理,并有詳細的明細及使用記錄。(詳見《客服組鑰匙管理規定》)

4)在手續辦理過程中如需收取業主及其家人的照片,應立即粘貼在相關位置上,如不能立即粘貼,應在照片背面寫清業主名字及房號,并妥善保存。

5)客服組在收取工程人員交回的《房屋驗收報告》、《房屋交接記錄表》時應確認填寫的完整情況。

6)在集中辦理入住過程中,現場保安人員應維持好現場的秩序,保潔人員應及時清理現場內外,確保辦理現場秩序井然,清潔、干凈。

7)所有入住檔案資料均應建立完整的檔案目錄。業主入住資料由客服組專人負責保管,具體要求詳見《業主檔案管理規定》。

5.相關文件

5.1《業主手冊》

5.2《裝修手冊》

5.3《前期物業管理服務協議書》

5.4《治安、消防協議書》

5.5《供暖協議》

5.6《返修管理規定》

5.7《客服鑰匙管理規定》

5.8《業主檔案管理規定》

6.記錄

6.1《業主入住資料清單》

6.2《業主情況登記表》

6.3《房屋交接記錄表》

6.4《房屋驗收報告》