1、工作目的

規(guī)范住宅小區(qū)入住的操作程序,簡化用戶入住手續(xù)。

2、工作職責

2.1管理員負責具體辦理入住手續(xù)(見表一)。

2.2財務(wù)人員負責核收各項應(yīng)收費用,辦理銀行托收或現(xiàn)金收繳手續(xù)。

2.3工程主管負責按《樓宇交接書》內(nèi)所列整改項目在限定時間內(nèi)完成整改,屬于保修項目的要組織有關(guān)單位返工,在整改或返工完畢后通知業(yè)主再次驗樓。

3、工作指引

3.1工作流程圖(見表一)

3.1.1業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時,管理員協(xié)助業(yè)主填寫《入住登記表》、簽發(fā)《管理公約》、《業(yè)主公約》和《物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》,并查驗業(yè)主以下資料:

A.入伙通知書

B.購房合同或復(fù)印件

C.核對業(yè)主和身份證

D.代理入住委托證明及代理人身份證

E.發(fā)展商注明應(yīng)具備的其他文件資料

F.在驗證表中蓋章并轉(zhuǎn)財務(wù)

3.1.2財務(wù)人員應(yīng)復(fù)驗入伙證明文件、交清發(fā)展商的各項費用的單據(jù)。收取管理費、其他有關(guān)費用,并在驗證表中蓋章轉(zhuǎn)入負責交樓的管理員。

3.1.3用戶交清費用后,由負責交樓的管理員辦理借鑰匙手續(xù),并陪同業(yè)主對樓宇進行驗收,業(yè)主應(yīng)在《房屋設(shè)施交樓驗收記錄表》中寫明驗樓意見并簽字,對樓宇質(zhì)量不滿意的,要交回鑰匙,約定返工時間,完工后通知業(yè)主再次驗樓;業(yè)戶對房屋滿意時,發(fā)放禮品和交鑰匙,并指引其到管理處相關(guān)人員處辦理室內(nèi)清潔、搬家、裝修、空調(diào)安裝、電話報裝、煤氣點火等有關(guān)事務(wù)及手續(xù)。

3.1.4管理員在辦理用戶《住戶卡》前,應(yīng)查驗用戶身份證、房屋租賃合同、業(yè)主書面證明或單位證明,并復(fù)印存檔。

3.1.5辦《住戶卡》時,實行一人一證,并收取業(yè)主照片4張,家庭成員兩張一寸照片及工本費。出租屋居住人員、非直系親屬辦證時應(yīng)收取《住戶卡》按金。

3.1.6業(yè)主辦理搬出手續(xù)時,詳見《住戶物品出入管理工作規(guī)程》。

3.1.7業(yè)主辦理入伙手續(xù)流程圖

▲流程圖△注意事項

業(yè)主

咨詢組

財務(wù)組

管理服務(wù)組

定期整改

驗收房屋和設(shè)施不同意收樓

同意收樓

管理服務(wù)組

業(yè)主

便民組

入伙●業(yè)主備齊入伙資料,到小區(qū)管理處辦理入伙手續(xù)。

●登記,發(fā)放表格,檢驗入伙文件

●收回入伙通知書

●交納有關(guān)款項

●發(fā)放《服務(wù)手冊》和簽署《管理公約》、《業(yè)主公約》和《委托協(xié)議》

●辦理物業(yè)管理費用的繳交手續(xù)

●辦理相關(guān)手續(xù),并安排驗收房屋和設(shè)施

●填寫檢驗記錄

●如業(yè)主不同意收樓,還要辦理相關(guān)手續(xù)并確定下次驗收時間

●發(fā)放房間鑰匙,辦理入伙手續(xù)

●業(yè)主確定搬家或裝修時間

●辦理裝修手續(xù)(可以另選時間辦理)

●提供:清潔、搬家、裝修、電器安裝等有償服務(wù)

3.1.8租戶辦理退伙手續(xù)流程圖

租戶

租戶到管理處辦理退伙手續(xù),業(yè)主要同意并簽委托書

管理處保安隊審核

限期由租戶出資整改或給業(yè)主等額賠償

管理處及業(yè)主、租戶驗樓有異議

無異議

管理處財務(wù)結(jié)帳并收取規(guī)定款項

管理處保安隊收回出入證、開放行條

租戶搬出小區(qū)

3.2業(yè)戶裝修過程報批程序

開始

填寫《裝修申請表》

工程師審批

交押金及有關(guān)費用

發(fā)裝修許可證

辦通行證

施工

完工申請驗收

工程師驗收簽字

裝修費用結(jié)算(退押金)

結(jié)束

3.3電視尾線領(lǐng)用程序

開始

業(yè)主到管理處前臺要求領(lǐng)電視尾線

管理處前臺查驗業(yè)主身份及是否領(lǐng)過

未領(lǐng)的在登記表上簽字

發(fā)尾線

3.4電話報裝程序

開始

用戶填寫《新裝電話申請單》

向電信部門申請打"189"或親自到電信局辦理

等電信局交費通知

收到交費通知到電信局交費

預(yù)約安裝電話

電信局到用戶家安裝電話

用戶驗收簽字

結(jié)束

3.5煤氣點火程序

開始

用戶申請點火

管理處前臺代收煤氣點火費

管理處到煤氣公司代辦申請點火手續(xù)

煤氣公司預(yù)約點火時間

通知業(yè)主點火時間

煤氣公司上門點火

用戶驗收合格簽字

結(jié)束

3.6租車位程序

開始

到管理處前臺填寫車位協(xié)議書

交租金車卡押金

收費開單

發(fā)車卡

收費數(shù)據(jù)入電腦

車能開入車場

結(jié)束

3.7業(yè)戶投訴、報修處理流程圖

業(yè)戶投訴、報修特殊緊急情況下

日常情況下

管理處調(diào)度員或值班員一般事項管理處各職能組(注)

操作班組特殊事項

實施責任人緊急事項

現(xiàn)場處理

處理完畢,業(yè)戶交費并簽署意見

實施人員退場

有關(guān)人員回訪或調(diào)度員電話回訪

結(jié)束

注:管理處職能組包括:

1、管理服務(wù)組

2、工程維修組

3、清潔綠化組

4、保安隊

3.8查業(yè)戶資料程序

開始

公安部門

前臺

經(jīng)理

驗介紹信及證件

電話通知派出所

查資料

結(jié)束做記錄

說明:管理處業(yè)戶的個人資料為保密資料,任何人不得向外泄露。公安機關(guān)、國家安全機關(guān)如因工作需要查閱業(yè)戶的有關(guān)文件,要按以上程序執(zhí)行。

4、參閱文件、資料

4.1《管理公約》

4.2《業(yè)主公約》

4.3《樓宇交樓書》

4.4《小區(qū)防火責任書》

5、質(zhì)量記錄

5.1《工作日志》

5.2《住宅小區(qū)交樓程序驗證表》

5.3《住宅小區(qū)業(yè)戶室內(nèi)裝修申請表》

5.4《物品出入登記表》

篇2:房屋退租工作制度

資產(chǎn)管理部工作手冊文件

――房屋退租工作制度

一、目的:

規(guī)范租戶退房工作流程,確保退租工作高效辦理,保證房屋設(shè)施設(shè)備、家電家具完好。

二、適用范圍:

適用于*物業(yè)服務(wù)區(qū)域內(nèi)的租戶退租的處理。

三、職責:

1.片區(qū)經(jīng)理負責租戶退租受理、記錄、水電表抄錄、費用結(jié)算、驗收檢查、退租辦理、退租呈批和信息更新匯總;

2.維修技工負責對退房后損壞設(shè)施設(shè)備的修繕工作;

3.資產(chǎn)管理部負責人負責退租工作的監(jiān)督及審批;

4.財務(wù)部負責退租客戶的費用審核與支付;

四、工作程序:

1.退租辦理:

1)退租信息來源--租戶電話、微信或當面通知;

2)退租信息確認--片區(qū)經(jīng)理詢問租戶退租原因,確定退租房號、退租時間、費用繳交情況、須回收物品資料、費用結(jié)算概況,雙方約定退租交接時間;

3)退租辦理--按照約定的退租交接時間,片區(qū)經(jīng)理提前查詢租戶的租期、費用繳交情況,現(xiàn)場雙方交接房屋設(shè)施設(shè)備、回收物品資料、抄寫水電表讀數(shù)并計算核準相關(guān)費用信息后填寫《退租申請表》,雙方簽字確認。

4)退租呈批--片區(qū)經(jīng)理當天內(nèi)將《退租申請表》并遞交至財務(wù)部復(fù)核;

5)退租復(fù)核與審批--財務(wù)部復(fù)核完《退租申請表》后遞交資產(chǎn)管理部負責人審批;

6)退租費用結(jié)算--自退租辦理當日起7天內(nèi),財務(wù)部根據(jù)已審批的《退租申請表》按財務(wù)工作程序結(jié)算和支付退租費用。

2.退租工作要點:

1)在受理退租申請時,即時需查詢租賃合同是否已到期、退租房號的欠費情況,并將退房相關(guān)費用和細節(jié)問題(如退租時租戶應(yīng)自覺解決該房屋衛(wèi)生問題,否則從押金中扣除100-200元的保潔費等)。提前與租戶進行溝通。

2)退房辦理時,租客須交回《房屋出租合同》、押金單、門禁卡、鑰匙、空調(diào)遙控等,具體要查閱《房屋出租合同》附件二《房屋交割清單》,對于丟失押金單的租戶須按規(guī)定填寫提交《押金單遺失聲明》;

3)租賃合同未到期的,應(yīng)提前告知租戶,因違反租賃合同無法退回押金(租戶提前壹個書面通知退租的,可退還押金的70%)。租賃合同到期的,雙方按約定退房交接時間檢查交接房屋內(nèi)設(shè)施設(shè)備完好情況及衛(wèi)生情況,對于損壞的物品當面與租戶確認,按《出租房屋物品配置價格一覽表》確定賠償金額并協(xié)商賠償方式,賠償物品與賠償金額在《退租申請表》寫明雙方簽名確認;

4)完成退租辦理后,片區(qū)經(jīng)理即時完成《房屋租賃信息檔案表》、《租金收繳臺帳表》、《房屋租控情況一覽表》、《服務(wù)站退房明細匯總表》的信息更新;

5)租戶退租辦理完結(jié)收回鑰匙物品后1天內(nèi),片區(qū)經(jīng)理通知社區(qū)將該租戶門禁出入卡注銷。

6)退租時租戶未能處理好房內(nèi)清潔衛(wèi)生的,由片區(qū)經(jīng)理安排公司全職保潔員進行房間清潔處理;

7)退租辦理完結(jié)后該房屋當天內(nèi)清潔完畢,當天內(nèi)進入"翻新配置"或"待租"狀態(tài),進入"翻新配置"的房屋按《新接管、退租房屋翻新配置工作流程圖》標準,填寫《退租空置房翻新配置工作流程表》按工作時限要求跟進處理;待租的房屋原則上優(yōu)先用于出租。

五、相關(guān)記錄(表單):

1.ZC-QR-018《退租申請表》

2.ZC-QR-004《房屋租賃信息檔案表》

3.ZC-QR-013《租金收繳臺帳表》

4.ZC-QR-005《房屋租控情況一覽表》

5.ZC-QR-019《服務(wù)站退房明細匯總表》

6.ZC-QR-020《出租房屋物品配置價格一覽表》

7.《房屋交割清單》(合同附件)

8.ZC-QR-021《押金單遺失聲明》

9.ZC-QR-022《退租空置房翻新配置工作流程表》

六、支持文件

1.《新接管、退租房屋翻新配置工作流程圖》

篇3:商業(yè)物業(yè)退租手續(xù)辦理工作程序

商業(yè)物業(yè)退租手續(xù)辦理程序

退租:指商鋪租賃期限到期,原承租方不愿續(xù)約或在競價中得不到承租權(quán)的,予以辦理退租。

一、工作流程

項目主管約定交回商鋪驗收日期

項目主管、管理中心、租戶一起驗收填寫驗收單

租戶交清租金、管理費、水、電、電話、煤氣等費用

項目主管填寫支付證明單辦退押金附驗收單/客戶到管理中心辦退管理費押金、水電周轉(zhuǎn)金

營銷中心審批

項目公司財務(wù)退款

管理中心收回商鋪及鑰匙

二、工作指引

1、項目主管應(yīng)在租約到期前15天督促原租戶盡快搬遷。

2、驗收日即為合同終止之日,如租戶拖延交鋪,則按合同約定收取延期費用。

3、項目主管對租金交付情況開展檢查,管理中心對工程及管理費、水電費等,開展檢查,雙方應(yīng)按合同的約定驗收無誤。

4、項目主管、管理中心、租戶三方在驗收表上簽名,由管理中心收回鑰匙。

5、項目主管協(xié)助項目公司財務(wù)退回租賃押金、管理中心負責退回管理費、水電費押金。

6、該制度同時適用于寫字樓。

附件:

小區(qū)商鋪退回驗收單

承租方:

合同終止日期年月日

退鋪日期年月日

工程類

費用類

一般

損壞

經(jīng)營部

租金:已交納至年月日

管理中心

記錄

水費:已交納至年月日

電費:已交納至年月日

管理費:已交納至年月日

煤氣費:已交納至年月日

電話費:已交納至年月日

□是□否退鋪

營銷中心:

管理中心:

租戶簽名:

備注:1、費用交至退鋪日期,退鋪日期遲過終止日期的在押金中扣除占用天數(shù)應(yīng)繳納的租金;

2、工程類有損壞的由管理中心核價,賠償費用由租戶承擔,反之則在管理費押金中扣除;