1、工作目的

規范住宅小區入住的操作程序,簡化用戶入住手續。

2、工作職責

2.1管理員負責具體辦理入住手續(見表一)。

2.2財務人員負責核收各項應收費用,辦理銀行托收或現金收繳手續。

2.3工程主管負責按《樓宇交接書》內所列整改項目在限定時間內完成整改,屬于保修項目的要組織有關單位返工,在整改或返工完畢后通知業主再次驗樓。

3、工作指引

3.1工作流程圖(見表一)

3.1.1業主前來辦理入住手續時,管理員協助業主填寫《入住登記表》、簽發《管理公約》、《業主公約》和《物業管理服務協議》,并查驗業主以下資料:

A.入伙通知書

B.購房合同或復印件

C.核對業主和身份證

D.代理入住委托證明及代理人身份證

E.發展商注明應具備的其他文件資料

F.在驗證表中蓋章并轉財務

3.1.2財務人員應復驗入伙證明文件、交清發展商的各項費用的單據。收取管理費、其他有關費用,并在驗證表中蓋章轉入負責交樓的管理員。

3.1.3用戶交清費用后,由負責交樓的管理員辦理借鑰匙手續,并陪同業主對樓宇進行驗收,業主應在《房屋設施交樓驗收記錄表》中寫明驗樓意見并簽字,對樓宇質量不滿意的,要交回鑰匙,約定返工時間,完工后通知業主再次驗樓;業戶對房屋滿意時,發放禮品和交鑰匙,并指引其到管理處相關人員處辦理室內清潔、搬家、裝修、空調安裝、電話報裝、煤氣點火等有關事務及手續。

3.1.4管理員在辦理用戶《住戶卡》前,應查驗用戶身份證、房屋租賃合同、業主書面證明或單位證明,并復印存檔。

3.1.5辦《住戶卡》時,實行一人一證,并收取業主照片4張,家庭成員兩張一寸照片及工本費。出租屋居住人員、非直系親屬辦證時應收取《住戶卡》按金。

3.1.6業主辦理搬出手續時,詳見《住戶物品出入管理工作規程》。

3.1.7業主辦理入伙手續流程圖

▲流程圖△注意事項

業主

咨詢組

財務組

管理服務組

定期整改

驗收房屋和設施不同意收樓

同意收樓

管理服務組

業主

便民組

入伙●業主備齊入伙資料,到小區管理處辦理入伙手續。

●登記,發放表格,檢驗入伙文件

●收回入伙通知書

●交納有關款項

●發放《服務手冊》和簽署《管理公約》、《業主公約》和《委托協議》

●辦理物業管理費用的繳交手續

●辦理相關手續,并安排驗收房屋和設施

●填寫檢驗記錄

●如業主不同意收樓,還要辦理相關手續并確定下次驗收時間

●發放房間鑰匙,辦理入伙手續

●業主確定搬家或裝修時間

●辦理裝修手續(可以另選時間辦理)

●提供:清潔、搬家、裝修、電器安裝等有償服務

3.1.8租戶辦理退伙手續流程圖

租戶

租戶到管理處辦理退伙手續,業主要同意并簽委托書

管理處保安隊審核

限期由租戶出資整改或給業主等額賠償

管理處及業主、租戶驗樓有異議

無異議

管理處財務結帳并收取規定款項

管理處保安隊收回出入證、開放行條

租戶搬出小區

3.2業戶裝修過程報批程序

開始

填寫《裝修申請表》

工程師審批

交押金及有關費用

發裝修許可證

辦通行證

施工

完工申請驗收

工程師驗收簽字

裝修費用結算(退押金)

結束

3.3電視尾線領用程序

開始

業主到管理處前臺要求領電視尾線

管理處前臺查驗業主身份及是否領過

未領的在登記表上簽字

發尾線

3.4電話報裝程序

開始

用戶填寫《新裝電話申請單》

向電信部門申請打"189"或親自到電信局辦理

等電信局交費通知

收到交費通知到電信局交費

預約安裝電話

電信局到用戶家安裝電話

用戶驗收簽字

結束

3.5煤氣點火程序

開始

用戶申請點火

管理處前臺代收煤氣點火費

管理處到煤氣公司代辦申請點火手續

煤氣公司預約點火時間

通知業主點火時間

煤氣公司上門點火

用戶驗收合格簽字

結束

3.6租車位程序

開始

到管理處前臺填寫車位協議書

交租金車卡押金

收費開單

發車卡

收費數據入電腦

車能開入車場

結束

3.7業戶投訴、報修處理流程圖

業戶投訴、報修特殊緊急情況下

日常情況下

管理處調度員或值班員一般事項管理處各職能組(注)

操作班組特殊事項

實施責任人緊急事項

現場處理

處理完畢,業戶交費并簽署意見

實施人員退場

有關人員回訪或調度員電話回訪

結束

注:管理處職能組包括:

1、管理服務組

2、工程維修組

3、清潔綠化組

4、保安隊

3.8查業戶資料程序

開始

公安部門

前臺

經理

驗介紹信及證件

電話通知派出所

查資料

結束做記錄

說明:管理處業戶的個人資料為保密資料,任何人不得向外泄露。公安機關、國家安全機關如因工作需要查閱業戶的有關文件,要按以上程序執行。

4、參閱文件、資料

4.1《管理公約》

4.2《業主公約》

4.3《樓宇交樓書》

4.4《小區防火責任書》

5、質量記錄

5.1《工作日志》

5.2《住宅小區交樓程序驗證表》

5.3《住宅小區業戶室內裝修申請表》

5.4《物品出入登記表》

篇2:房屋退租工作制度

資產管理部工作手冊文件

――房屋退租工作制度

一、目的:

規范租戶退房工作流程,確保退租工作高效辦理,保證房屋設施設備、家電家具完好。

二、適用范圍:

適用于*物業服務區域內的租戶退租的處理。

三、職責:

1.片區經理負責租戶退租受理、記錄、水電表抄錄、費用結算、驗收檢查、退租辦理、退租呈批和信息更新匯總;

2.維修技工負責對退房后損壞設施設備的修繕工作;

3.資產管理部負責人負責退租工作的監督及審批;

4.財務部負責退租客戶的費用審核與支付;

四、工作程序:

1.退租辦理:

1)退租信息來源--租戶電話、微信或當面通知;

2)退租信息確認--片區經理詢問租戶退租原因,確定退租房號、退租時間、費用繳交情況、須回收物品資料、費用結算概況,雙方約定退租交接時間;

3)退租辦理--按照約定的退租交接時間,片區經理提前查詢租戶的租期、費用繳交情況,現場雙方交接房屋設施設備、回收物品資料、抄寫水電表讀數并計算核準相關費用信息后填寫《退租申請表》,雙方簽字確認。

4)退租呈批--片區經理當天內將《退租申請表》并遞交至財務部復核;

5)退租復核與審批--財務部復核完《退租申請表》后遞交資產管理部負責人審批;

6)退租費用結算--自退租辦理當日起7天內,財務部根據已審批的《退租申請表》按財務工作程序結算和支付退租費用。

2.退租工作要點:

1)在受理退租申請時,即時需查詢租賃合同是否已到期、退租房號的欠費情況,并將退房相關費用和細節問題(如退租時租戶應自覺解決該房屋衛生問題,否則從押金中扣除100-200元的保潔費等)。提前與租戶進行溝通。

2)退房辦理時,租客須交回《房屋出租合同》、押金單、門禁卡、鑰匙、空調遙控等,具體要查閱《房屋出租合同》附件二《房屋交割清單》,對于丟失押金單的租戶須按規定填寫提交《押金單遺失聲明》;

3)租賃合同未到期的,應提前告知租戶,因違反租賃合同無法退回押金(租戶提前壹個書面通知退租的,可退還押金的70%)。租賃合同到期的,雙方按約定退房交接時間檢查交接房屋內設施設備完好情況及衛生情況,對于損壞的物品當面與租戶確認,按《出租房屋物品配置價格一覽表》確定賠償金額并協商賠償方式,賠償物品與賠償金額在《退租申請表》寫明雙方簽名確認;

4)完成退租辦理后,片區經理即時完成《房屋租賃信息檔案表》、《租金收繳臺帳表》、《房屋租控情況一覽表》、《服務站退房明細匯總表》的信息更新;

5)租戶退租辦理完結收回鑰匙物品后1天內,片區經理通知社區將該租戶門禁出入卡注銷。

6)退租時租戶未能處理好房內清潔衛生的,由片區經理安排公司全職保潔員進行房間清潔處理;

7)退租辦理完結后該房屋當天內清潔完畢,當天內進入"翻新配置"或"待租"狀態,進入"翻新配置"的房屋按《新接管、退租房屋翻新配置工作流程圖》標準,填寫《退租空置房翻新配置工作流程表》按工作時限要求跟進處理;待租的房屋原則上優先用于出租。

五、相關記錄(表單):

1.ZC-QR-018《退租申請表》

2.ZC-QR-004《房屋租賃信息檔案表》

3.ZC-QR-013《租金收繳臺帳表》

4.ZC-QR-005《房屋租控情況一覽表》

5.ZC-QR-019《服務站退房明細匯總表》

6.ZC-QR-020《出租房屋物品配置價格一覽表》

7.《房屋交割清單》(合同附件)

8.ZC-QR-021《押金單遺失聲明》

9.ZC-QR-022《退租空置房翻新配置工作流程表》

六、支持文件

1.《新接管、退租房屋翻新配置工作流程圖》

篇3:商業物業退租手續辦理工作程序

商業物業退租手續辦理程序

退租:指商鋪租賃期限到期,原承租方不愿續約或在競價中得不到承租權的,予以辦理退租。

一、工作流程

項目主管約定交回商鋪驗收日期

項目主管、管理中心、租戶一起驗收填寫驗收單

租戶交清租金、管理費、水、電、電話、煤氣等費用

項目主管填寫支付證明單辦退押金附驗收單/客戶到管理中心辦退管理費押金、水電周轉金

營銷中心審批

項目公司財務退款

管理中心收回商鋪及鑰匙

二、工作指引

1、項目主管應在租約到期前15天督促原租戶盡快搬遷。

2、驗收日即為合同終止之日,如租戶拖延交鋪,則按合同約定收取延期費用。

3、項目主管對租金交付情況開展檢查,管理中心對工程及管理費、水電費等,開展檢查,雙方應按合同的約定驗收無誤。

4、項目主管、管理中心、租戶三方在驗收表上簽名,由管理中心收回鑰匙。

5、項目主管協助項目公司財務退回租賃押金、管理中心負責退回管理費、水電費押金。

6、該制度同時適用于寫字樓。

附件:

小區商鋪退回驗收單

承租方:

合同終止日期年月日

退鋪日期年月日

工程類

費用類

一般

損壞

經營部

租金:已交納至年月日

管理中心

記錄

水費:已交納至年月日

電費:已交納至年月日

管理費:已交納至年月日

煤氣費:已交納至年月日

電話費:已交納至年月日

□是□否退鋪

營銷中心:

管理中心:

租戶簽名:

備注:1、費用交至退鋪日期,退鋪日期遲過終止日期的在押金中扣除占用天數應繳納的租金;

2、工程類有損壞的由管理中心核價,賠償費用由租戶承擔,反之則在管理費押金中扣除;