物業服務中心檔案管理規程

1目的

對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。

2范圍

適用于EE物業服務中心檔案管理工作。

3標準作業要求

3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件:

a)管理文件:各部門在經營活動中產生的質量記錄文件。

b)證照文件:經營活動中產生的各類證、照等。

c)合同文件:經營活動中產生的各類合同等。

d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協議、競業限制協議等。

3.2檔案的收集整理

3.2.1質量記錄文件

3.2.1.1質量記錄表單按照規定時限,每月5號前由各部門負責人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;

3.2.1.2質量管理文件由行政人事專員歸檔保存;

3.2.1.3與物業管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。

3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。

3.3檔案保存

3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;一旦出現險情,須立即向部門經理或公司領導報告。

3.3.2嚴禁無關人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

3.3.3檔案發生損毀、丟失時,根據損失程度追究有關人員責任。

3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。

3.4檔案借閱

3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件),須經物業服務中心經理同意后辦理登記手續;使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔相應責任。

3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復制,須經借出部門的負責人同意方可。

3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關責任。

3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續借手續。

3.5檔案移交

3.5.1如檔案需向其他部門移交,須經物業服務中心經理批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經辦人簽字,以明確責任。

3.5.2員工進行公司間調動后,由調入公司人力資源部在員工辦理調動手續后一周內向調出公司人力資源部取回調動人員的人事檔案,調出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經辦人當場簽字,以便查詢。

3.6檔案檢查

3.6.1檢查內容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。

3.6.2檢查時間:每月自行檢查一次。

3.7檔案銷毀

檔案銷毀需經物業服務中心經理批準。

4質量要求

4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。

5記錄表單

5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13

5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14

篇2:電廠會計檔案管理標準規程

1范圍

本標準規定了浙江長興發電有限責任公司會計檔案管理的管理職能、管理內容與要求、檢查與考核。

本標準適用于浙江長興發電有限責任公司會計檔案工作的管理,也適用于長興長風能源有限責任公司會計檔案工作的管理。

2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。

財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法

原國家電力公司國家電力公司會計基礎工作規程(試行)

3管理職能

經營工作部(財務)是公司會計檔案管理的歸口部門,具體負責會計檔案的立卷、歸檔等工作。公司檔案室負責會計檔案的保管、查閱、登記等工作。

4管理的內容與要求

4.1會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據,是企業的重要檔案之一。會計檔案包括:

4.1.1會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。

4.1.2會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片,輔助賬簿、其他會計賬簿。

4.1.3財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

4.1.4其他類:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

4.2公司經濟業務所形成的會計憑證,由財務按照歸檔的要求定期負責整理,裝訂成冊,并編好案卷目錄和說明。要求做到:整潔美觀,憑證按編號順序裝訂成冊,加上封皮,并加蓋年度、月份、起訖號碼、月份次序號、裝訂人簽章等。

4.3會計賬簿每年裝訂一次,統一編號裝訂成冊,印章必須齊全。

4.4財務報告每年裝訂一次,按月份順序排列,裝訂成冊,加上封面。

4.5當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由經營工作部(財務)保管一年,期滿之后,由經營工作部(財務)編制移交清冊,交公司檔案室統一保管,移交時間于每年3月底前。

4.7會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,查閱方便,同時嚴格執行安全保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

4.8會計檔案的借閱和利用按公司檔案管理標準執行。

4.9會計檔案保管期限見規范性附錄A。

4.10會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室編制會計檔案銷毀清冊,經財務主管鑒定、總經理工作部領導審核,報公司檔案鑒定委員會批準后方可銷毀,銷毀清冊同時應報公司董事會備案。

4.11保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.12會計檔案的銷毀,應由檔案、財務、審計共同派員監銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。

4.13電算化的會計檔案以計算機打印的書面形式按前款的規定保存。有關電子數據、會計軟件資料等應視作為會計檔案管理。

4.14會計檔案保管人員因崗位變動,應按規定辦理移交手續。

5檢查與考核

5.1本標準的執行情況由公司分管領導和有關職能部門組織檢查與考核。

5.2按《浙江長興發電有限責任公司考核標準》進行檢查與考核。

篇3:職業健康監護檔案管理規程

(一)職業健康監護管理檔案的基本內容包括

1、職業危害申報材料;

2、公司對職業健康檢查機構出具的的委托書;

3、作業場所職業病危害因素監測檢測結果、作業場所職業病危害評價報告;

4、、從業人員職業健康檢查計劃;

5、職業健康檢查結果的“評價報告書”;

6、對職業病(疑似)患者、健康受到損害的從業人員救治診療資料;

7、對職業病患者和職業禁忌證者處理和安置的記錄;

8、在職業健康監護中提供從業人員體檢結果告知的相關證明材料、需要提供的其他資料和職業健康檢查機構記錄的相關資料;

9、其他相關資料。

(二)公司建立接觸職業危害員工個人職業健康檔案,做到“一人一檔”,職業健康監護檔案包括:

1、勞動者職業史、既往史和職業病危害接觸史(見附錄);

2、相應工作場所職業病危害因素監測結果;

3、職業健康檢查結果及處理情況;

4、職業病診療等健康資料。