物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程

1目的

對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。

2范圍

適用于EE物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。

3標準作業(yè)要求

3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件:

a)管理文件:各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。

b)證照文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。

c)合同文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。

d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復(fù)印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。

3.2檔案的收集整理

3.2.1質(zhì)量記錄文件

3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限,每月5號前由各部門負責人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;

3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;

3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。

3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。

3.3檔案保存

3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報告。

3.3.2嚴禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時,根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責任。

3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。

3.4檔案借閱

3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔相應(yīng)責任。

3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負責人同意方可。

3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責任。

3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

3.5檔案移交

3.5.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責任。

3.5.2員工進行公司間調(diào)動后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當場簽字,以便查詢。

3.6檔案檢查

3.6.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。

3.6.2檢查時間:每月自行檢查一次。

3.7檔案銷毀

檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準。

4質(zhì)量要求

4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。

5記錄表單

5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13

5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14

篇2:電廠會計檔案管理標準規(guī)程

1范圍

本標準規(guī)定了浙江長興發(fā)電有限責任公司會計檔案管理的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標準適用于浙江長興發(fā)電有限責任公司會計檔案工作的管理,也適用于長興長風能源有限責任公司會計檔案工作的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。

財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法

原國家電力公司國家電力公司會計基礎(chǔ)工作規(guī)程(試行)

3管理職能

經(jīng)營工作部(財務(wù))是公司會計檔案管理的歸口部門,具體負責會計檔案的立卷、歸檔等工作。公司檔案室負責會計檔案的保管、查閱、登記等工作。

4管理的內(nèi)容與要求

4.1會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù),是企業(yè)的重要檔案之一。會計檔案包括:

4.1.1會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。

4.1.2會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿、其他會計賬簿。

4.1.3財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。

4.1.4其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

4.2公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)所形成的會計憑證,由財務(wù)按照歸檔的要求定期負責整理,裝訂成冊,并編好案卷目錄和說明。要求做到:整潔美觀,憑證按編號順序裝訂成冊,加上封皮,并加蓋年度、月份、起訖號碼、月份次序號、裝訂人簽章等。

4.3會計賬簿每年裝訂一次,統(tǒng)一編號裝訂成冊,印章必須齊全。

4.4財務(wù)報告每年裝訂一次,按月份順序排列,裝訂成冊,加上封面。

4.5當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由經(jīng)營工作部(財務(wù))保管一年,期滿之后,由經(jīng)營工作部(財務(wù))編制移交清冊,交公司檔案室統(tǒng)一保管,移交時間于每年3月底前。

4.7會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,查閱方便,同時嚴格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

4.8會計檔案的借閱和利用按公司檔案管理標準執(zhí)行。

4.9會計檔案保管期限見規(guī)范性附錄A。

4.10會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室編制會計檔案銷毀清冊,經(jīng)財務(wù)主管鑒定、總經(jīng)理工作部領(lǐng)導(dǎo)審核,報公司檔案鑒定委員會批準后方可銷毀,銷毀清冊同時應(yīng)報公司董事會備案。

4.11保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.12會計檔案的銷毀,應(yīng)由檔案、財務(wù)、審計共同派員監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。

4.13電算化的會計檔案以計算機打印的書面形式按前款的規(guī)定保存。有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)視作為會計檔案管理。

4.14會計檔案保管人員因崗位變動,應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)。

5檢查與考核

5.1本標準的執(zhí)行情況由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門組織檢查與考核。

5.2按《浙江長興發(fā)電有限責任公司考核標準》進行檢查與考核。

篇3:職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理規(guī)程

(一)職業(yè)健康監(jiān)護管理檔案的基本內(nèi)容包括

1、職業(yè)危害申報材料;

2、公司對職業(yè)健康檢查機構(gòu)出具的的委托書;

3、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測檢測結(jié)果、作業(yè)場所職業(yè)病危害評價報告;

4、、從業(yè)人員職業(yè)健康檢查計劃;

5、職業(yè)健康檢查結(jié)果的“評價報告書”;

6、對職業(yè)病(疑似)患者、健康受到損害的從業(yè)人員救治診療資料;

7、對職業(yè)病患者和職業(yè)禁忌證者處理和安置的記錄;

8、在職業(yè)健康監(jiān)護中提供從業(yè)人員體檢結(jié)果告知的相關(guān)證明材料、需要提供的其他資料和職業(yè)健康檢查機構(gòu)記錄的相關(guān)資料;

9、其他相關(guān)資料。

(二)公司建立接觸職業(yè)危害員工個人職業(yè)健康檔案,做到“一人一檔”,職業(yè)健康監(jiān)護檔案包括:

1、勞動者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史(見附錄);

2、相應(yīng)工作場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;

3、職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;

4、職業(yè)病診療等健康資料。