某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程

1.用戶檔案的管理工作由服務(wù)中心文員負(fù)責(zé)。

2.服務(wù)中心文員每天將當(dāng)天的用戶資料、往來文件按房號整理歸檔。

3.大廈用戶資料按房號一戶一檔建立,以樓層為序,統(tǒng)一存放在客戶資料文件柜內(nèi)。

4.用戶檔案內(nèi)存放現(xiàn)有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內(nèi)。

5.每個用戶檔案的排列順序為:按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:

A.用戶來函、復(fù)函

B.非辦公時間加班申請

C.公司水牌制作申請

D.電話開通通知單(電話開通通知單;電話分機(jī)租用申請表等)

E.室內(nèi)安全及物品放行(關(guān)于下班后鎖好房門的通知;用戶室內(nèi)物品放行協(xié)議書;大門封板申請;破鎖申請等)

F.租戶資料(業(yè)主授權(quán)書;租戶承諾書;用戶資料;租賃合同復(fù)印件;營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件;公司負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件;關(guān)于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責(zé)任人任命書;關(guān)于確定防火責(zé)任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內(nèi)設(shè)施檢驗記錄表)

G.裝修資料(用戶室內(nèi)裝修申請;大門密碼鎖安裝批準(zhǔn)書;用戶室內(nèi)設(shè)施日常巡檢記錄;用戶室內(nèi)裝修整改通知書;用戶室內(nèi)裝修竣工驗收申請;貨梯使用申請表;臨時出入證辦證表等)

H.業(yè)主資料("業(yè)主資料"作為永久性文件保存于用戶檔案內(nèi)。收樓證明書;業(yè)主身份證復(fù)印件或營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等)

I.用戶遷出(用戶變動通知;用戶遷出的通知;業(yè)主同意租戶搬離通知書;安檢資料;遷出用戶調(diào)查問卷等)

J.其他資料

6.用戶檔案的標(biāo)簽須與檔案內(nèi)現(xiàn)用戶的公司名稱吻合。

7.服務(wù)中心文員每月根據(jù)業(yè)主、租戶的聯(lián)系途徑、聯(lián)系人等變更情況,及時更新檔案內(nèi)用戶資料。

篇2:某物業(yè)項目用戶檔案管理規(guī)程

物業(yè)項目用戶檔案管理規(guī)程

1目的

規(guī)范用戶檔案的保管與跟蹤工作。

2適用范圍

適用于管理中心用戶檔案的保管與跟蹤。

3職責(zé)

3.1物業(yè)助理負(fù)責(zé)監(jiān)控用戶檔案保管與跟蹤工作。

3.2物業(yè)管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施用戶檔案的建立、保管與跟蹤。

4工作流程

4.1建立《用戶檔案》,其內(nèi)容包括:

4.1.1《入伙通知書》;

4.1.2購房合同;

4.1.3《用戶檔案資料表》(用戶營業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件張貼于表后面);

4.1.4經(jīng)用戶簽署后的《委托物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》;

4.1.5經(jīng)用戶簽署后的《用戶公約》;

4.1.6經(jīng)用戶簽署后的《裝修管理責(zé)任書》;

4.1.7《房屋交付驗收表》;

4.1.8《裝修申報表》、相關(guān)圖紙及裝修單位資料;

4.1.9《委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書》;

4.1.10《違章處理通知書》及處理結(jié)果資料;

4.1.11各類申請電話、有線電視、管道燃?xì)獾乳_通的申請書等其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒的制作

4.2.1根據(jù)檔案盒的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

4.2.2在檔案標(biāo)簽貼紙上打印出不同字號的檔案類別名稱,其格式一般是由文檔名稱、組織機(jī)構(gòu)、編號、棟號?樓層號?房號等幾部分組成,表達(dá)式如下:

×××-××-×?×?×

以YK大廈為例:CPM-AVIC-001

CPM:**物業(yè)管理有限公司

AVIC:--園管理中心

001:編號001

標(biāo)簽效果圖如右所示:

4.2.3將制作好的檔案標(biāo)簽紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

4.3用戶檔案的建立

4.3.1準(zhǔn)備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有"棟號、樓層號、房號"的標(biāo)簽貼紙貼在檔案袋封面上。

4.3.3將用戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

4.3.4將各用戶的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。

4.3.5按檔案盒內(nèi)的各用戶的檔案排列順序,將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《用戶檔案》內(nèi)。其內(nèi)容包括:序號、用戶姓名、棟號房號、聯(lián)系電話、檔案編號、入住時間、備注等欄目。

4.4用戶檔案的跟蹤

4.4.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,物業(yè)管理員應(yīng)將變化情況記錄在《用戶檔案》中:

a.通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b.用戶產(chǎn)權(quán)發(fā)生更替時;

c.住房使用人發(fā)生變化時。

4.4.2《用戶檔案》跟蹤管理,由事務(wù)管理員每季度進(jìn)行一次用戶情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他費(fèi)用一個月以上的用戶,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

4.5《用戶檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理中心經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)行政部資料檔案員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

4.6《用戶檔案》應(yīng)永久保存。

4.7將各用戶資料輸入電腦進(jìn)行無紙化管理。

4.8本規(guī)程執(zhí)行情況作為行政部資料檔案員績效考評的依據(jù)之一。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《管理處文件、資料管理規(guī)程》

5.2《入伙登記冊》