營運管理類標準指引

制定部門:營運部

購物中心客戶檔案管理規程

1.目的

為確保資料及租戶檔案的建立、管理等得到有效地控制,更好、更有效地開展工作,特制訂租戶檔案管理規程。

2.范圍

適用于各項目租戶檔案建立與管理。

3.職責

3.1營運部人員負責收集整理租戶(客戶)存檔資料。

3.2營運部專人管理檔案資料。

4.作業內容

4.1工作日志的存檔工作:工作日志中應包含有當天工作重點、投訴、工程維修跟進情況、突發事件報告等相關內容。

4.2對外的發函、通知應根據年度存檔。

4.3租戶檔案資料管理

4.3.1根據每一個租戶設置不同的檔案資料盒,租戶檔案需遵循保密原則,妥善保管,目錄清晰、易查。

4.3.2租戶檔案資料應包含以下信息:

A、租戶基本情況記錄表;

B、租戶消防驗收單、租戶簽訂的消防責任書;

C、租戶裝修資料、裝修竣工驗收記錄等各項裝修資料;

D、非餐飲店鋪每季度巡場記錄表(餐飲店鋪月度巡場記錄表)及整改通知;

E、餐飲租戶油煙管道、四害消殺合同備案及油煙管道清潔實施記錄;

F、租戶的工作聯系函;

G、其它。

4.4租戶檔案資料由客戶服務部或相關業務責任部門保存,未經部門經理同意,任何人不得借閱、查詢及復印。經理同意借閱的,借閱人應在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時間、借閱目的。

4.5檔案保存

4.5.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺,一旦出現險情,須立即向部門經理或公司領導報告。

4.5.2嚴禁無關人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

4.5.3檔案發生損毀、丟失時,根據損失程度追究有關人員責任。

4.6檔案借閱

4.6.1租戶檔案資料由客戶服務部及相關責任部門保存,未經部門經理同意,任何人不得借閱、查詢及復印。經理同意借閱的,借閱人需在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時間、借閱目的。

4.6.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制。不準在檔案上作記號、涂改、污損。確因工作需摘抄、復制,須經借出部門的負責人同意方可。

4.6.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內容。由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關責任。

4.6.4短期使用檔案借閱期不得超過3天,長期使用檔案借閱期不得超過7天,如確需延期須提前辦理續借手續。

4.7檔案移交

4.7.1如檔案需向其他部門移交,須經部門負責人批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經辦人簽字,以明確責任。

4.7.2員工進行部門間調動后,由調入部門文員在員工辦理調動手續后一周內向調出部門文員取回調動人員的人事檔案,行政人事部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經辦人當場簽字,以便查詢。

4.8檔案檢查

4.8.1檢查內容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。

4.8.2檢查時間:每月自行檢查一次。

4.9檔案銷毀需經部門負責人批準并做好記錄工作。

5.支持性文件

6.相關記錄

篇2:企業市場部客戶檔案管理人員職責

公司市場部客戶檔案管理人員職責

⒈服從市場部經理領導,按要求完成下達任務。

⒉根據業務員反饋的客戶資料經市場監察人員核實后,據《客戶檔案管理制度》建立客戶檔案。

⒊嚴格保守商業秘密。

⒋根據信息反饋管理人員及市場監察人員、業務員提供的資料及時更新客戶檔案。

⒌客戶檔案評估,及時、準確向市場部經理提供依據。(或:非現款交易方式應經歷"簽字"程序)

⒍其他臨時性相關工作。

檔案管理制度

篇3:公司銷售客戶檔案管理制度

銷售客戶檔案管理制度

1、客戶檔案由與客戶直接聯系的人一周內負責建立,交直接上級審核,專人負責保管。

2、與公司有長期合作關系的主要經銷商、醫院、藥店、零售商等每季度由直接責任人負責對客戶檔案進行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內容按時交檔案管理人。

3、客戶檔案管理人按照公司有關規定妥善保管,分類整理。

4、檔案的保管應嚴格執行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。

5、客戶檔案是公司的重要財產,任何人不得據為己有。