1.1查驗、收取業主/收樓受托人帶來的資料

1.1.1售樓部/財務部發出的收樓憑證:單元、業主姓名、兩個部門的簽章、付款方式等等。

1.1.2買賣契約或其補充協議。

1.1.3業主身份證。

1.1.4其它:

――若聯名業主購房,一個業主收樓的,需有其他業主的收樓委托書、身份證復印件。

――若私人業主委托收樓,需有業主收樓委托書、業主身份證復印件及受托人身份證。

――若公司業主委托收樓,需有公司營業執照復印件、公司收樓委托書及受托人身份證。

1.2檔案需留檔的資料

1.2.1收樓憑證、收樓委托書、公司營業執照復印件留檔。

1.2.2復印補充協議相關資料、業主身份證、受托人身份證留檔。

1.3收樓費用的核收

按管理處辦理收樓手續公示的相關費用(包括:首季管理費、物業維修基金)文件,前臺收款員向業主/受托人說明并核收相關費用。

1.4檢查業主/受托人帶來資料的同時,請業主/收樓受托人協助填寫業主資料表。

1.5填寫業主資料表后,管理處工作人員出具擬定已簽好一式兩份的《業主公約》及一式兩份的《裝修管理規定》請業主簽署,管理處工作人員在上述四份文件上面寫上日期后,一份交業主,一份放業主檔案。簽署后,管理處工作人員向業主/收樓受托人發放管理區內各項管理規定資料如《業主手冊》、《入住指南》、繳費指南、通電申請表、驗樓指引、《樓宇質量反饋表》等(文件及資料根據各區實際情況配備)。著重講解管理費的收取、裝修事項、居民證的辦理、驗樓手續等,要求業主及時交還《樓宇質量反饋表》。

1.6管理處人員在《收樓確認書》上記錄鑰匙的數量,并按《收樓確認書》上所列交付業主/受樓受托人的資料及文件(文件及資料根據各區實際情況配備)清單,再次清點交付,由業主/收樓受托人在《收樓確認書》上簽章確認交收情況。

1.7簽訂《收樓確認書》后,管理處工作人員陪同業主對房屋進行驗收。

1.7.1業主將驗樓中發現不合格項需返修的,將各項返修要求填寫于《樓宇質量反饋表》,于48小時內交回各分區管理處,如有需要可留匙并在表格留匙欄記錄,業主/收樓受托人及管理處工作人員共同簽名確認。由管理處將相關項目轉交發展商通知相關承建單位進行返修。

1.7.2以上有關資料由管理處工作人員負責按單元號歸檔裝訂,建立業主檔案。并把業主資料輸入電腦。

1.8業主檔案

1.8.1業主檔案每季度至少整理一次,把散放的資料全部裝訂。

1.8.2以下資料裝訂在檔案的右側,其中標有*號的為必須的資料;其他未標*號的資料則視乎當時各管理處收樓情況而定。

業主更改資料

*業主資料

*業主身份證復印件

*簽匙單

樓宇質量反饋表

*收樓憑證

合同復印件

*公共契約

1.8.3裝修資料、來往信函、搬出登記等裝訂在檔案的左側

1.9檔案使用:

注意為業主保密,未有非政府職能部門出示有關證明或未經公司認可,不能透露或提供區內業主的情況及資料予他人。

篇2:客戶服務辦理業主收樓工作程序

客戶服務程序:辦理業主收樓的工作

客戶服務部負責業主辦理收樓手續,以保證業主順利入住。辦理業主收樓的工作程序主要包括:辦理收樓手續、介紹日常服務、協助用戶驗收、處理用戶資料等。

(一)確認業主辦理收樓手續須帶備如下資料:

1、發展商發出《收樓通知書》、《收樓證明》;

2、《廣州市房地產買賣合同》原件;

3、本人身份證原件及復印件(如業主未成年請帶戶口本);

4、辦理入住需交的費用(見附表);

5、如需委托他人代收樓,請被委托人攜帶身份證原件和復印件及收樓委托證明(收樓委托證明須經公證才有效);

6、聯名購房的業主,請一起前來辦理收樓手續。.若其中一名業主不能前來,則須出示收樓委托證明(收樓委托證明須以經公證才有效);

7、未成年業主由法定監護人代辦有關收樓手續;

8、如外籍人士,港澳同胞請攜帶本人護照原件;如委托他人需有中國司法部門委托辦理內地公證文書的香港律師樓開出的《委托書》或廣州公證處開出的授權委托《公證書》;

9、公司業主的,需《營業執照》、《商業登記證》《法人代表證明》、《法人代表授權委托書》、《董事會記錄(授權委托)》、公司印章;

10、凡業主/住戶每人需兩張免冠小一寸彩照交管理處,以便日后辦理業主/住戶證。

(二)發給業主相關資料

1、需業主簽收的《臨時管理公約》、《業主手冊》、《裝修指南》、《使用說明書》、《質量保證書》;

2、需業主簽訂的《區域防火協議書》、《業主收樓確認書》、《入住承諾書》;

3、需要業主填寫《業主聯絡資料登記表》、《業主/住戶情況登記表》。

(三)向業主介紹相關文件

詳細解釋管理公司各項基本規章制度(包括:用戶室內裝修規定、大件物品放行規定、管理費收繳規定、業主證辦理規定等)及各種表格(如《物品放行條》、《動用明火申表》等)的使用方法。

(四)業主須繳納的費用

1、預繳三個月物業管理服務費;

2、水電周轉金;

3、專項物業維修資金;

5、約定的其它費用。

(五)驗收

(1)客戶服務部工作人員與業主到單元驗收,將結果記錄于《收樓驗收表》;

(2)業主確認水表、電表、氣表讀數,簽收鑰匙后,填寫《收樓確認書》;

(3)如果單元須進行返修工程或其它需要,業主須填寫《遺留工程申報表》、《鑰匙托管承諾書》。

(五)新業主/住戶資料的日常處理程序

客戶服務部前臺助理初審業主、住戶交回的資料和文件,并將資料存檔。具體文件處理方法如下:

發展商致業主的收樓通知書---原件存檔

購房合同書----復印件存檔

業主身份證復印件或代辦人身份證復印件----原件存檔

(六)操作流程圖

辦理業主收樓手續流程圖(圖1)

(七)相關記錄

《業主聯絡資料登記表》(表1)

《業主/住戶情況登記表》(表2)

《收樓確認書》(表3)

《鎖匙托管承諾書》(表4)

《區域防火協議書》(表5)

《入住承諾書》(表6)

《遺留工程申報表》(表7)

《車輛出入證登記表》(表8)

《收樓驗收表》(表28)

(八)客戶服務中心業主檔案管理規程

客戶服務中心業主/住戶檔案管理規程

1、業主/住戶檔案的管理工作由客戶服務部物業助理(前臺)負責。

2、客戶服務部物業助理(前臺)將當日的業主/住戶資料、往來文件按房號歸檔。

3、小區業主/住戶資料按單元一戶一檔建立,統一存放在業主/住戶資料文件柜內。

4、業主/住戶檔案內存放現有用戶資料,產權轉讓原業主資料另造冊存檔。

5、每個業主/住戶檔案的排列順序為:按其發生時間排列,如下:

A、業主收樓通知書

B、業主/住戶聯絡資料登記表

C、業主/住戶身份檔案資料(業主/住戶身份證復印件)

D、業主/住戶情況登記表

E、單元驗收表

F、收樓確認書

G、鎖匙托管承諾書

H、區域防火協議書

I、入住承諾書

J、質量反饋表

K、裝修申請表、裝修各類表、圖

L、裝修整改通知書

M、管理處發客戶函

N、其他資料

6.客戶服務部物業助理(前臺)每月根據業主的聯系途徑、聯系人等變更情況,及時更新檔案內業主資料。