1.0程序目的

通過對業主入伙時各項工作進行明確分工,確保業主入伙時各項手續能順利辦理,使業主滿意。

2.0適用范圍

適用于管理處所管物業內業主入伙工作的管理。

3.0主要職責和權限

3.1管理處經理全面負責業主入伙的各項組織工作。

3.2客服中心負責接待、引導業主辦理入伙手續,落實各項工作。

4.0程序內容

4.1業主入伙前的準備工作

4.1.1客服中心應準備好業主入伙所需的各種資料文件,包括:《管理公約》、《住戶手冊》《治安、消防責任書》等及相關表格。

4.1.2維修部應查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬開發建設單位遺留問題的,應知會客服中心與相關單位落實解決。

4.1.3保潔部應做好入伙樓層及單元的清潔衛生工作。

4.2業主入伙手續的辦理

4.2.1客服中心負責審核業主入伙條件和留存有關資料,主要審核以下內容:

1)入伙通知書(留存原件);

2)房地產買賣合同(附所購物業平面圖)并留存復印件;

3)如屬個人業主,應提供業主身份證或護照,并將以上資料復印件留存;

4)如屬企業法人,應提供營業執照(留存復印件上加蓋企業公章),如法人代表親臨辦理,應提供法人代表身份證或護照。

5)屬業主或企業法人的代理人,應驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權委托書(留存原件)。

4.2.2客服中心應指定人員負責接待、指導業主辦理如下入伙手續:

1)協助業主在財務室繳納各項費用;如業主未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續。

2)填寫《業主檔案登記表》;

3)簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;

4)發放《住戶手冊》、裝修規則》;

5)帶領業主驗收物業,并請業主在《收樓驗收表》中簽字;

6)如業主同意接收,則簽署《收樓書》并發放鑰匙;

4.2.3如業主轉租,除辦理上述手續外,租戶需填寫《住戶基本情況表》,同時要求業主提交租賃合同(留存復印件),不愿提交租賃合同的業主,需由業主簽署委托租戶全權租用及交納一切相關費用的授權書。

4.3租戶(公司直接租賃)入伙手續的辦理

4.3.1客服中心應指定人員負責審核租戶入伙資料,內容包括:

租賃入伙通知書;

房屋租賃合同(附物業平面圖)并留存復印件;

如屬個人租戶,應提供業主身份證或護照,并留存復印件;

如屬企業法人,應提供營業執照(留存復印件上加蓋企業公章),如法人代表親臨辦理,應提供法人代表身份證或護照(留存復印件);

如屬非個人或企業法人的代理人,應驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權委托書(留存原件)。

4.3.2客服中心應指定人員負責接待、指導租戶辦理如下入伙手續:

協助租戶在財務部繳納各項費用;如租戶未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續。

填寫《租戶基本情況表》;

簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;

4)發放《住戶手冊》、《裝修規則》;

5)帶領租戶驗收物業,并請租戶在《收樓驗收表》中簽字;

6)如租戶同意接收,則簽署《收樓書》并發放鑰匙;

4.4業主/租戶特約代辦服務

如業主/租戶需要管理處提供已開設的特約、代辦服務項目,則客服中心應為其填寫《特約代辦服務單》,并安排提供服務。客服中心收費文員負責按表中相關項目,參照《費用收取標準》收取相應費用。

4.5業主/租戶檔案管理

客服中心負責為每個入伙的業主/租戶建立檔案并妥善保管,檔案內容應包括:《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》、《房地產買賣合同》(復印件)或《房屋租賃合同》、《平面圖》、身份證復印件、《收樓驗收表》、《收樓書》、《治安消防責任書》、《業主檔案登記表》、《管理公約》。若業主為法人單位,還需提供:企業法人營業執照復印件、法定代表人證明書、法人授權委托證明書、經辦人身份證復印件。

5.0支持性文件

5.1《管理公約》

5.2《治安、消防責任書》

5.3《費用收取標準》

5.4《住戶手冊》

5.5《裝修規則》

6.0操作記錄

6.1《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》

6.2《業主基本情況表》

6.3《收樓驗收表》

6.4《收樓書》

6.5《特約代辦服務單》

篇2:某廣場業戶入伙辦理作業指導書

廣場業戶入伙辦理作業指導書

1.0目的

通過對業戶入伙時各項工作進行明確分工,向業戶提供快捷、舒適、安全的入伙辦理服務,以確保業戶滿意。

2.0適用范圍

適用于**廣場內業主、租戶入伙工作的管理。

3.0職責

3.1管理處副主任全面負責業戶入伙的各項組織工作。

3.2客戶服務中心主管及管理員負責相關區域業戶入伙時的接待、引導和手續辦理工作。

4.0作業工具

無。

5.0作業準備(安全、環境方面)

5.1準備好相應表格,請業戶填寫并簽章:《收樓書》、《收樓驗收表》、《業戶基本情況表》、《治安消防責任書》、《收費通知單》、《租戶協議書》等,并簽署《銀行繳費托收協議書》。

5.2準備好相應資料提交給業戶:《管理公約》、《住戶手冊》、《裝修指南》等。

5.3入伙現場準備:整潔舒適的辦公室環境(沙發、簽字桌)、飲用水、簽字筆等。

5.4工程組工作:在業主向發展商購樓查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬發展商遺留問題的,應上報管理處主任處理。

5.5環境組工作:做好入伙樓層及單元的清潔衛生工作,以迎接業戶驗樓接收。

6.0作業內容

6.1業主入伙:

6.1.1業主向發展商購樓后入伙,接待人員需審核并復印留存以下資料:

1)入伙通知書(留存原件);

2)房產證或房地產買賣合同(附所購物業紅線圖,留存原件);

3)如屬個人業主,應提供業主身份證或護照;

4)如屬企業法人,應提供營業執照(留存之復印件上應加蓋企業公章),如法人代

表親臨辦理,應提供法人身份證或護照;

5)如為代辦,應驗證代辦人身份證或護照(留存復印件)及授權委托書(留存原

件)。

6.1.2入伙手續的辦理:

1)填寫《收費通知單》并協助業戶在綜合室繳納各項費用;如業戶未繳或未全繳

納入伙費用,則不予辦理入伙手續。請業戶簽署《銀行繳費托收協議書》;

2)填寫《業戶基本情況表》;

3)簽署《管理公約》及《治安消防責任書》;

4)發放《業戶手冊》、《裝修規則》;

5)帶領業戶驗收物業,并請業戶在《收樓驗收表》中簽字;

6)如業戶同意接收,則簽署《收樓書》并發放鑰匙;

7)如業戶需要申請車位、水牌和信箱,引領至收費室辦理;

8)相關區域的客戶服務員負責收集每位入伙的業戶上述入伙資料,建立檔案并妥

善保管;

6.1.3業主產權轉讓后新業主入伙:不須提交入伙通知書、紅線圖及簽署《管理公約》,并無須收樓發放鑰匙,其他均參照6.1.1與6.1.2實行。

6.2租戶入伙:

6.2.1發展商租賃入伙,接待人員需審核并復印留存以下資料:

1)租賃入伙通知書;

2)房屋租賃合同(附物業紅線圖,留存原件);

3)如屬個人租戶,應提供業戶身份證或護照,并留存復印件;

4)如屬企業法人,應提供營業執照(留存之復印件上應加蓋企業公章);

5)如為代辦,應驗證代辦人身份證或護照及授權委托書(留存原件);

6.2.2入伙手續的辦理:除無入伙通知書、房產證或房地產買賣合同外,參照6.1.1實行。

6.2.3業主或第一租戶轉租入伙時:不必提交入伙通知書、紅線圖和簽署《管理公約》以及收樓發放鑰匙,只需簽訂《租戶協議書》,其他均參照6.1.2實行。

6.3業戶入住

6.3.1當業戶提出入住要求時,客戶服務中心相關區域主管應審核業戶的入住資格,包括有關業戶的證明文件、入伙手續是否辦理齊全、市消防部門對其物業單元驗收合格的證明文件等(如有裝修)。

6.3.2如經審核該業戶具備入住條件,該主管應負責入住的具體工作安排,包括與業戶商定具體入住時間、物資的搬運及放行、電梯使用安排和水電、空調的供應等,工程組、保安隊、環境組應全力配合入住工作。

7.0異常情況處理

業戶遷入時,應事先告知其大宗物資可于下午6點以后從大堂搬進,之前只允許從地下-2層經過。如在上班時間,業戶為圖簡便欲強行從大堂經過,保安隊應及時通知客戶服務中心相關區域主管,一起前往解釋并做好其工作,請業戶遵守大廈管理規定。

8.0記錄

《收樓書》

《收樓驗收表》

《業戶基本情況表》

《收費通知單》

篇3:客服業戶入伙工作規定作業指導書

客服作業指導書--業戶入伙工作規定

1.目的:

明確入住工作的過程,為業主迅速有效的提供入住服務。

2.業務范圍:

從業主到物業辦理入住手續到業主辦理入住手續完畢。

3.職責:

引導業主填寫每一份表格,確保填寫的資料準確有效。

4.工作內容:

4.1接待辦理入住手續的業主

1)客服組必須清楚交房程序、手續和所有工作細節;

2)做好交房前的所有準備工作,盡量確保工作無誤;

3)儀容必須整齊清潔,有禮貌和專業地按程序、規定接待辦理入住的業主。

4.2驗明業主/授權人身份

1)客服助理查驗由開發商簽發的《入住會簽單》(或由開發商提供的同等證明資料)和《業主入住通知書》,并留存《入住會簽單》,要求的文件必須有開發商的有效公章。同時將入住證明的復印件交財務部備案。

2)復印業主身份證,并留存。

3)如果業主授權他人進行交接,必須出示并留存授權書,同時復印被委托人身份證及業主身份證進行留存。

4.3引領業主/授權人填寫客戶資料

客服助理引領業主/授權人填寫完整業主情況登記表,并請業主/授權人簽字確認。

4.4協助業主/授權人簽署有關文件

1)協助業主簽訂《前期物業管理服務協議書》、《治安、消防協議書》、《供暖協議》(根據項目情況增減協議);

2)以上協議書業主和管理公司各執一份;

3)以上工作完成后方可進行下列程序。

4.5向業主/授權人發放相關資料,并與業主/授權人確認,提取整套業主資料,包括:

1)《住宅質量保證書》及《住宅使用說明書》(由開發商提供)

2)《業主手冊》

3)《裝修指南》

4)《房屋驗收報告》

5)《房屋交接記錄表》

6)《業主入住資料清單》

7)客服助理需將每一項資料在業主/授權人面前清點清楚,并進行簡單解釋,然后要求業主/授權人在《業主入住資料清單》上簽字確認。

4.6業主/授權人繳納相關費用

1)客服助理帶業主到財務部繳納相關費用:物業管理費(一年)、供暖費(本年)、生活垃圾外運費(全年)三項費用(根據項目實際情況增減業主繳交的費用項目)。

2)如業主享有任何優惠交費政策,必須提供開發商的有效證明文件(有公章),并由客服組驗證,并交財務部再驗證和備案,而財務部必須知道優惠部分是否由開發商負責支付給物業公司。

4.7帶業主/授權人驗房

1)工程員工攜帶《房屋驗收報告》、《房屋交接記錄表》和帶業主/授權人前去驗房,將發現的質量問題登記在《房屋驗收報告》上;

2)與業主/授權人當面確認水表、電表、燃氣表讀數并登記在《房屋交接記錄表》上;

3)驗房完畢后將業主簽字確認的《房屋驗收報告》及《房屋交接記錄表》交回客服組,并匯報所發現的問題(特別是嚴重或特殊問題);

4)客服組負責將驗房報告復印件交工程組負責人,以便聯系開發商進行返修;

5)項目經理應安排專責人員負責跟進施工單位的返修工作(詳見《返修管理規定》),并及時將返修結果報客服組;

6)客服組應及時完善《房屋驗收報告》,并及時通知業主前來驗收已返修完畢的項目,驗收合格后,與業主做好書面確認,以保證日后雙方權責;

7)所有跟進工作完成后,客服組應將《房屋驗收報告》存檔。

4.8與業主/授權人交接鑰匙及物品

1)客服助理必須確認業主/授權人已全部繳清所有相關費用;

2)向業主/授權人查看財務部開具的發票無誤后;

3)將業主鑰匙及各類卡、物品交與業主/授權人;

4)填寫《房屋交接記錄表》;

5)如有必要,客服組需留存一套鑰匙便于返修工作。

4.9確認存檔資料齊全(根據項目情況存檔)

最后客服助理核對下列資料是否已存檔備案:

1)《入住證明書》

2)業主身份證復印件

3)授權書及授權人身份證復印件

4)《業主情況登記表》

5)《業主入住資料清單》

6)《房屋驗收報告》(如業主需要,復印本交給業主)

7)《房屋交接記錄表》(如業主需要,復印本交給業主)

8)《前期物業管理服務協議》

9)《治安、消防協議書》

10)《供暖協議》

4.10注意事項:

1)交房前的準備工作:

a)交房的鑰匙必須準備好,并保證交給業主的鑰匙無問題;

b)房間內清潔基本無問題;

c)基本交接的設備設施齊備無缺等。

2)在業主驗房過程中如有嚴重房屋質量問題、房屋交房標準與購房合同內容不一致、業主嚴重質疑房屋質量、重復發生的返修問題,工程組應配合客服組及時將上述問題(現場)進行拍照,留存影像記錄,并進行簡單的過程描述。

3)客服組保存的返修鑰匙及空房鑰匙應有專人管理,并有詳細的明細及使用記錄。(詳見《客服組鑰匙管理規定》)

4)在手續辦理過程中如需收取業主及其家人的照片,應立即粘貼在相關位置上,如不能立即粘貼,應在照片背面寫清業主名字及房號,并妥善保存。

5)客服組在收取工程人員交回的《房屋驗收報告》、《房屋交接記錄表》時應確認填寫的完整情況。

6)在集中辦理入住過程中,現場保安人員應維持好現場的秩序,保潔人員應及時清理現場內外,確保辦理現場秩序井然,清潔、干凈。

7)所有入住檔案資料均應建立完整的檔案目錄。業主入住資料由客服組專人負責保管,具體要求詳見《業主檔案管理規定》。

5.相關文件

5.1《業主手冊》

5.2《裝修手冊》

5.3《前期物業管理服務協議書》

5.4《治安、消防協議書》

5.5《供暖協議》

5.6《返修管理規定》

5.7《客服鑰匙管理規定》

5.8《業主檔案管理規定》

6.記錄

6.1《業主入住資料清單》

6.2《業主情況登記表》

6.3《房屋交接記錄表》

6.4《房屋驗收報告》