1、客戶的投訴可能有以下幾種形式

通過書面形式進行投訴(包括信函、傳真、電子郵件等)。

通過電話形式進行投訴。

直接到各區管理處面對面進行投訴。

2、針對不同形式的投訴,采取以下相應的處理操作程序

(1)對書面形式的投訴處理操作程序。

①詳細閱讀所來的投訴資料,必須弄清楚業主的投訴目的(如有疑惑之處,應立即致電業主了解清楚)。

②致電業主表明我們已收到其投訴資料,正著手安排解決,并表示歉意,請求諒解。

③按投訴資料的投訴情況填寫《投訴處理記錄表》(附表17),并連同投訴資料交由主任簽署。

④按主任已簽署的《投訴處理記錄表》上的處理意見開出相應的通知單,由跟進人員送往相關處理部門與相關部門達成處理共識,主要是投訴處理開始及完成時間要相關部門予以明確。

⑤再次致電業主,[[表述我們的處理意見及計劃完成時間,征詢業主之意見。

⑥跟進人員必須緊密跟進有關部門的處理情況,在處理過程中發現影響處理執行的情況應立即向主任匯報,由主任親自與其他部門進行協調解決。

⑦如主任也無法協調解決的問題,應立即通知客戶服務部協助跟進,仍無法解決的由經理進行協調解決。

⑧投訴處理完后,由跟進人員致電業主對處理情況及結果進行意見征詢。

⑨跟進人員將業主對處理情況及結果的意見詳細記錄在《投訴處理記錄表》上,并由主任簽署后交收費文員歸存。

⑩客戶服務部定期到各區收取業主的書面投訴資料及《投訴處理記錄表》(副本),進行整理分析,并向上級部門提出分析報告和整改方案。

(2)對來電形式的投訴處理操作程序

①對投訴來電應耐心聽取,盡量避免在電話里進行解釋,對關鍵要點應在便條上即時記錄(以便準確完整記錄在《投訴處理記錄表》上)。對不清楚之問題應在業主投訴完后,客氣地進行詢問明確,目的要準確無誤地了解業主的投訴要求。

②在來電結束前應向客戶表示歉意,請求業主的諒解。

(3)對直接到各區管理處面對面進行投訴的處理。

①在業主進行投訴時,接待人員要耐心平靜地聆聽,對關鍵問題要及時在便條上予以記錄(以便準確完整記錄在《投訴處理記錄表》上),不要在業主投訴過程中進行申辯解釋。

②待業主投訴完后,視投訴情況對業主表示歉意并請求諒解,并在對業主的投訴情況發生之原因在有充分了解情況的條件下作恰當的解釋(這點可靈活掌握)。

③向業主表示我們將盡快與有關部門聯系解決業主的投訴,并客氣禮貌地陪送業主至門口外。

篇2:物業綠化管養投訴處理程序

(上半年工作總結會議文件之七)

物業公司綠化管養投訴處理程序

一、目的

規范對住戶的綠化管養質量問題進行處理的程序,使之能得到及時、有效、合理的處理。

二、工作程序

1、對住戶對綠化管養質量問題的口頭或書面投訴,各小區管理處必須在相應的記錄表上做好記錄。

2、各管理處須將綠化管養質量問題的投訴在當日內及時以口頭或書面報告等形式向物業公司工程部匯報。

3、工程部須將各小區有關綠化管養投訴的問題及時登記,并將問題集中,第二天轉交給綠化部。

4、綠化部接到投訴的當天須派技術人員趕到受投訴的小區。

5、綠化部技術人員須與小區管理人員一起到現場察看,分析情況,并制定相應的處理方案。

6、對綠化部權限內能處理的問題,分項做相應解決承諾。

(1)對壞死苗木的投訴,應在一周內補植。

(2)對修剪的投訴,按新梢不超過40CM為標準,若超過一周內給予修剪。

(3)對花木缺肥料投訴,15天內施用相應的肥料,使草坪或花灌木在二個月內長勢良好,喬木在半年內恢復生長。

(4)對花木發生病蟲害的投訴,應在三天內噴施相應農藥。一周后再次噴施,一個月內基本消滅病蟲害。

(5)對澆水及除草的投訴綠化部有責任指導并督促各小區綠化清潔工及時處理。

7、處理結果須經小區管理人員證實簽名認可。

8、對超出綠化部權限的投訴,綠化部需以書面形式將問題報請公司決定。

三、綠化部應把綠化管養質量問題投訴的處理記錄在《zz物業綠化管養投訴處理表》上。

四、附《zz物業綠化管養投訴處理表》。

**市zz物業管理有限公司

二0**年*月**日

篇3:物業顧客投訴處理規定

1.0目的

規范顧客投訴的處理程序,使客戶投訴問題能夠按照規定處理。

2.0范圍

顧客提出的關于物業管理服務問題的合理意見、合理建議。

3.0職責

3.1各區域管理處/配套服務部前臺負責受理業戶的投訴,并針對業戶的投訴按照有關規定轉職責部門、單位進行處理。投訴處理完畢由處理部門、單位回復投訴人,完善過程記錄,并交回配套服務部存檔。

3.2配套服務部負責檢查各管理處、部門對顧客投訴的處理情況。

4.0內容

4.1投訴分類:立即可以處理的和不能即時處理的投訴。

4.1.1立即可以處理的投訴記錄《麗江花園物業管理公司事務受理記錄表》上。每月份進行分類統計。

4.1.2不能即時處理的投訴記錄在《顧客意見處理表》上,按照《顧客投訴處理工作流程圖》進行處理,每月匯總。

4.2保安部和各管理處負責具體的投訴,于每月匯總顧客的投訴處理情況,做出歸納、統計分析,報配套服務部。

5.0相關文件

《顧客投訴處理工作流程圖》

6.0相關表格

《服務前臺事務受理記錄表》

《顧客意見處理表》

《顧客意見處理登記表》