物業入伙前準備工作程序
物業項目入伙前準備工作程序
1.目的
規范房屋交付手續辦理工作,保證為房屋交付順利完成。
2.范圍
適用于各管理處。
3.職責
部門/崗位工作內容
分管負責人組織協調房屋交付前準備階段及交付辦理期間現場的工作
辦公室負責新建管理處辦公用品及辦公設備的審核;管理處職員工作服的訂制;協助管理處房屋交付辦理現場布置;管理處架構設置,擬定人員編制及培訓;房屋交付手續協助辦理人員調配及服務培訓工作
財務管理部各類收費項目及標準的核定
品質管理部相關規章制度及房屋交付資料的審核;房屋交付方案策劃;管理用房的裝修;協助交付驗收工作;組織空房清潔;標識制作
管理處經理各項工作的籌備和實施、組織房屋及設施的接管,準備房屋交付相關資料。
4.方法和過程控制
4.1房屋交付前準備工作階段是指管理處成立至房屋交付階段。
4.1.1房屋交付前準備工作內容:管理處架構設置、擬定人員編制及人員培訓、內部管理流程和制度的建立、公共關系的建立、房屋交付工作策劃、設備設施及房屋的接管驗收。
4.1.2辦公室房屋交付前準備工作
4.1.2.1負責新建管理處辦公用品及辦公設備的審核、采購。
4.1.2.2負責新建管理處交通運輸工具的調配工作。
4.1.2.3負責管理處職員工作服的訂制。
4.1.2.4根據《物業管理方案》審核新建管理處組織架構、人員編制
4.1.2.5負責新建管理處人員的招聘,入職培訓及考核。確保管理人員及專業技術人員房屋交付前三個月到位,安全員、保潔員提前一個月到位。
4.1.2.6組織房屋交付工作辦理程序的培訓
4.1.2.7負責調配房屋交付手續辦理期間服務人員及組織相關培訓
4.1.3財務管理部房屋交付前準備工作
4.1.3.1制定物業管理處開辦費使用計劃,包括:辦公用品、辦公設備及維修工具、設備、安全保潔工具等預算。并落實到位。
4.1.3.2負責新項目各項服務收費標準的審定。
4.1.3.3負責指導管理處出納按財務制度建賬及財務軟件的使用。
4.1.3.4負責監督新建管理處的物資采購工作。
4.1.4品質管理部房屋交付前準備工作
4.1.4.1負責質量體系文件的發放及與房屋交付工作辦理程序的培訓。
4.1.4.2指導管理處分類建立物業管理檔案資料。
4.1.4.3負責管理處接管物業房屋交付前清潔費用的審定
4.1.4.4負責審核相關規章制度、作業指導文件及房屋交付資料
4.1.4.5負責審核保安器材、檢測儀器儀表、清潔綠化用品及各類工具等物資的采購審核。
4.1.4.6分期開發項目,從第二期開始由管理處自行負責培訓、資料審核、現場準備。
4.1.5新建管理處經理房屋交付前準備工作
4.1.5.1落實各類管理用房的裝修。
4.1.5.2負責擬定房屋交付工作計劃時間表,包括:工作內容、負責人及完成時間等,報品質管理部審核,分管領導審批。
4.1.5.3負責內部管理運作相關工作:
A.編制管理處組織結構、崗位說明書,報人力資源部審核、分管領導審批。
B.物資的采購:根據《物業管理方案》負責辦公用品、辦公設備及維修工具、設備、安全保潔工具、設備的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。包括:
a.辦公用品:家私、各類文具等。
b.辦公設備:打印機、電話、復印機、傳真機、空調等。
c.后勤服務設施:食堂、宿舍用品、用具等。
d.網絡設備:電腦等。
e.清潔及綠化設備和工具:洗地機、吸塵器、剪草機等。
f.安全設備:對講機、電警棍、手電筒等。
g.加工維修設備工具:萬用表、兆歐表、電焊機、臺虎鉗等。
C.根據物業實際情況,監督、完善閉路監控、停車場設施、背景音樂、信箱、康樂休閑文化設施、園林綠化等公共設施。
D.指定專人記錄房屋交付前后發生的清潔、返修及配套完善工程等所產生的各項費用,以便與地產公司結算。
4.1.5.4負責對外公共關系的建立及有關證照辦理:與政府、公共事業部門建立良好的公共關系,包括:自來水公司、供電局、煤氣公司、有線電視、電信局、工商、稅務、物業辦、派出所、街道辦事處、居委會等。
4.1.5.5房屋接管驗收
A.管理處經理指定專人與品質管理部、地產相關部門協調房屋接管驗收,并將驗收存在的問題提交責任部門限期整改。
B.由工程主管(主辦)與地產相關部門理順返修流程,與各施工單位建立溝通渠道,包括施工單位負責人聯系電話、保修期限、現場施工人員聯系電話等。
C.管理處經理指定專人與地產相關部門移交各管理用房、業主房屋鑰匙,建立鑰匙清單,保證鑰匙移交清楚、齊全。
4.1.5.6房屋交付工作策劃
A.管理處經理與地產相關部門做好房屋交付策劃工作,對有關銷售承諾、房屋交付現場布置等問題進行溝通,落實。
B.房屋交付工作人員安排、培訓,明確職責,就業主關心的問題形成統一回答口徑。
C.房屋交付現場宣傳資料、宣傳品及相關房屋交付指引標識制作、安裝,宣傳資料包括房屋交付相關流程、填寫的樣表、物業相關法規、業主公約及裝修的各種注意事項。
D.進行房屋交付模擬演練,檢驗房屋交付流程、資源配置等準備工作是否充分。
4.1.5.7房屋交付資料的準備
4.1.5.7.1將《歡迎函》、《房屋交付指引》、《業主資料卡》提前交地產公司,與《房屋交付通知書》一并發放業主。
4.1.5.7.2負責房屋交付前一周準備好房屋交付資料,包括:
A《房屋交付流程》
B《委托銀行代收款協議書》
C《裝修管理服務協議》
D《房屋交付文表簽收單》
E《裝修辦理流程圖》
F現場房屋交付宣傳展板及相關房屋交付指引標識。
G所有"房
屋交付資料"填寫樣本。
H其他與業主相關資料。
4.2房屋交付手續辦理流程
4.2.1業主應攜帶以下資料前往管理處辦理交付手續。
4.2.1.1家庭戶應帶資料:《天津市商品房買賣合同》、《業主公約》、《房屋交付通知書》、業主身份證及業主和家庭成員身份證復印件、近期免冠1寸照片各一張。
4.2.1.2公司戶應帶資料:《天津市商品房買賣合同》、《業主公約》、《交付通知書》、公司法人代表身份證及其復印件、營業執照及其復印件(加蓋公章)、公司員工名單及其身份證復印件、照片等。
4.2.1.3業主委托人應攜帶資料:業主書面委托書、業主及被委托人身份證及其復印件以及4.2.1.1或4.2.1.2所列相關資料。
4.2.2交付現場指定專人引導業主辦理交付手續
4.2.3核對《天津市商品房買賣合同》、《業主公約》、《房屋交付通知書》、以及顧客所持的身份證對入住顧客的身份進行確認。
4.2.4向顧客發放交付的相關資料,并收回經業主簽字確認的《房屋交付通知書》回執。
4.2.5引導顧客填寫《業主資料卡》及相關資料表格,并保留業主攜帶的身份證復印件及家人的照片,如委托人代理辦理入住的情況,除要保留業主及被委托人的身份證復印件之外還要保留委托書。
4.2.6引導業主填寫完畢交付資料表格后,應及時、準確地為業主核準并收取辦理交付所需的相關費用。
4.2.7繳費結束后聯系驗房人員,并同時通知鑰匙管理人員準備房間鑰匙,由驗房人員領取后陪同客戶進行房屋交付驗收。
4.2.8房屋交付驗收
4.2.8.1驗房人員陪同業主進行衛生間、廚房防水試驗并認真詳實記錄,請業主于蓄水24小時后,由其本人或委托人進行現場驗收,并在《衛生間、廚房閉水試驗記錄單》上簽字確認。
4.2.8.2驗房人員抄錄經與業主共同確認的水、電、煤氣表底,請業主在《商品房交接驗收記錄單》上簽字確認。
4.2.8.3驗房人員陪同業主對房屋本體、地面、墻面、上下水等部位進行驗收,并在《商品房交接驗收記錄單》上記錄,對于驗收中業主提出有關房屋質量問題,驗房人員要予以詳細的記錄并在交付驗收后將《商品房交接驗收記錄單》交由地產客戶服務中心。
4.2.9在業主交付驗房后,應陪同業主領取房屋所有鑰匙、電表卡、水卡等各類卡及交付物品,并請業主核對后在《鑰匙、卡領取登記表》簽字確認。
4.2.10由專人辦理顧客門禁卡手續,并與租車位的顧客簽訂《車位租用協議書》,對已購車位的顧客應與其簽訂《車位服務協議書》,明確雙方的權利和義務。
4.2.11將業主交付全部資料整理后及時交由資料管理員確認存檔。
4.2.12資料管理員將交付資料整理存檔后,由資料管理員將業主地址、業主及常住人員的資料錄入電腦中。
4.2.13業主資料屬保密文件,需專人保管,未經管理處經理批準或授權,任何人員不得查閱或記錄。
4.2.14業主持有的門禁卡的電腦資料同屬保密文件,未經部門經理批準,保管人員不得隨意提供查閱。
4.3轉讓房新業主入住手續的辦理
4.3.1新業主須提供購房合同原件和復印件(管理處保存復印件),不需提供《房屋交付通知書》,管理處不需陪同業主驗房,其他規定參照4.2.1--4.2.7條款執行。
4.3.2新業主入住手續辦理完畢后,管理處應及時將相關信息以書面或郵件形式知會管理處相關部門及地產客戶服務中心。信息內容包括:房號、原業主姓名、新業主姓名及聯系方式、新業主身份證號碼等。
6質量記錄
TJzzWY6.1-K01-F1《業主資料卡》
TJzzWY6.1-K01-F2《衛生間、廚房閉水試驗記錄單》
TJzzWY6.1-K01-F3《商品房交接驗收記錄單》
TJzzWY6.1-K01-F4《顧客鑰匙/物品領用清單》
TJzzWY6.1-K01-F5《裝修管理服務協議》
TJzzWY6.1-K01-F6《房屋交付文表簽收單》
篇2:X花園一期入伙須知
z花園一期入伙須知
貴業主:
恭喜您成為****花園的業主!
深圳市**物業管理有限公司將竭誠為您提供優質的服務,為方便您順利地收樓入伙,茲介紹有關收樓入伙事項和辦理程序,希望您認真閱讀,以免遺漏。
一、請您帶齊下列資料:
1、購房收據(或發票)、業主身份證原件及復印件或護照原件及復印件(若為境外人士);
2、屬單位購買的帶營業執照副本原件及復印件、法人委托書、被委托人身份證原件及復印件;
3、如您不能親自前來辦理入伙,委托他人辦理時,除以上資料還應帶上:
(1)您(業主)的授權委托書;
(2)業主身份證原件、代理人的身份證原件及復印件或護照原件及復印件(若代理人為境外人士);
4、購房合同或個人抵押貸款合同原件及復印件;
5、用于繳交辦理入伙手續的各項費用;
6、本《入伙通知書》原件。
7、業主及家庭成員近期免冠照片每人兩張(用于《住戶家庭情況登記表》);
8、指定開戶銀行(中國銀行)存折原件和復印件。
二、辦理入伙手續流程:
1、開發商處:
業主出示身份證及購房合同、收據,開發商工作人員核核驗業主身份,并在《入伙會簽單》上第一欄蓋章確認。
2、至物業管理處資料審核組:
(1)繳驗:
a.入伙通知單;
b.業主身份證原件及復印件;
c.購房合同書(核原件交復印件);
d.入伙會簽單;
e.業主及家庭成員近期免冠彩色1寸照片兩張;
f.中國銀行存折原件和復印件(核原件留存復印件)。
(2)填寫、簽約:
a.業主入住登記表;
b.填寫《住戶家庭情況登記表》;
c.簽訂《前期物業管理服務協議》(一式兩份);
d.簽訂《業主臨時公約》(一式兩份);
e.簽訂銀行代收費協議書(一式兩份)。
(3)領取資料(業主留存):
a.《住宅質量保證書》一本;
b.《住宅使用說明書》一本;
c.《商品住宅建筑質量合格證明》一份;
d.《住戶手冊》一本;
e.《前期物業管理服務協議》一份;
f.《業主臨時公約》一份;
g.銀行代收費協議書一份;
h.《裝修管理規定》一份
i.于《入伙資料簽收表》上簽字確認。
3、至物業管理處財務收費組(待入伙前確定具體收費項目):
(1)核入伙會簽單;
(2)交納相關費用:
a.二個月物業管理費(按建筑面積計算):元。
b.家庭防火保險費175元/戶(含兩支家庭用滅火器、兩年10萬元家庭防火保險)。
(3)領取交納相關費用票據。
4、至物業管理處驗房組:
(1)核入伙會簽單;
(2)管理處人員陪同驗房,填寫《樓宇交接記錄》。
5、至物業管理處鑰匙發放組:
(1)核入伙會簽單;
(2)領取房間鑰匙。
入伙手續辦理完畢!
三、其它
1、供電局、燃氣公司、有線電視、電信公司咨詢及現場開戶:入伙現場將邀請供電局、燃氣公司、有線電視、電信公司等相關單位設咨詢點,屆時業主如有疑問請到相關咨詢點詢問,同時可現場辦理開戶手續;
開戶費用、業主提供資料明細如下(業主可根據需要自愿辦理);
電費://元,提供--本地開戶銀行帳號復印件;
有線電視:
電信:新增號碼開戶費**元,市內電話遷移免費,寬帶費用現場咨詢。
以上手續辦理均需提供身份證復印件。
2、裝修咨詢:物業公司將在入伙現場設裝修咨詢點,有關裝修事宜請與物業管理處相關人員咨詢。
恭祝全體業主入伙大吉!
深圳市**房地產開發有限公司
深圳市**物業管理有限公司
二○年月日
篇3:物業入伙管理程序5
物業入伙管理程序(五)
1目的
本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入住。
2適用范圍
適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續。
3相關標準要素
GB/T19002-ISO90024.84.94.10
4相關文件
4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章
4.2物業的驗收程序
4.3業主(客戶)維修安裝服務
4.4物業裝修管理
4.5提供給業主(客戶)的文件的控制
4.6物業管理費用收取
5職責
5.1物業管理部負責入伙管理中的主要事務。
5.2財務部負責向業主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。
5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。
5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。
5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。
6實施程序
6.1入伙準備工作
6.1.1物業管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:
a.入伙時間;
b.負責入伙工作的人員及其職責;
c.入伙手續;
d.入伙過程中使用的文件和表格。
6.1.2入伙工作計劃應由物業管理部經理批準。
6.1.3開發商應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》,詳細說明:
a.需業主(客戶)準備的證明材料;
b.需業主(客戶)填寫的表格;
c.辦理入伙手續的程序。
6.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,以便于業主(客戶)辦理各項手續。
6.2入伙審查登記
6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料,應包括:
a.《入住說明》;
b.《住戶手冊》;
c.《住戶公約》;
d.《管理協議》;
e.《預交費用標準》;
f.《裝修須知》;
g.《住戶登記表》;
h.《裝修審批表》;
i.《驗收交接表》。
6.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中由業主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業主(客戶)的文件的控制》進行控制。
6.2.3在提供給業主(客戶)的《入住說明》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:
a.身份證或工作證復印件;
b.《業主(客戶)登記表》;
c.購/租房合同的正本及復印件;
d.已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。
6.2.4管理處對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:
a.表格填寫是否完整、正確和清晰;
b.公約和管理協議是否已簽署;
c.身份證明文件與購/租房合同、及《業主(客戶)登記表》是否一致。
6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協議》一份,在《入住通知書》注明簽收。
6.3預交費用
6.3.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。
6.3.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。
6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。
6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。
6.4發放鑰匙及房屋驗收
6.4.1上述手續完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協議》、及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記。同時應和業主(客戶)協定驗收房屋的時間和方式。
6.4.2管理處與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。
6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業主(客戶)維修安裝服務》。
6.5入伙后的裝修管理
6.5.1物業管理部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業裝修管理》。
7記錄
7.1入伙通知書
7.2入伙登記表
7.3住戶登記表
7.4驗收交接表