物業(yè)項目入伙前準備工作程序

1.目的

規(guī)范房屋交付手續(xù)辦理工作,保證為房屋交付順利完成。

2.范圍

適用于各管理處。

3.職責

部門/崗位工作內(nèi)容

分管負責人組織協(xié)調(diào)房屋交付前準備階段及交付辦理期間現(xiàn)場的工作

辦公室負責新建管理處辦公用品及辦公設(shè)備的審核;管理處職員工作服的訂制;協(xié)助管理處房屋交付辦理現(xiàn)場布置;管理處架構(gòu)設(shè)置,擬定人員編制及培訓;房屋交付手續(xù)協(xié)助辦理人員調(diào)配及服務(wù)培訓工作

財務(wù)管理部各類收費項目及標準的核定

品質(zhì)管理部相關(guān)規(guī)章制度及房屋交付資料的審核;房屋交付方案策劃;管理用房的裝修;協(xié)助交付驗收工作;組織空房清潔;標識制作

管理處經(jīng)理各項工作的籌備和實施、組織房屋及設(shè)施的接管,準備房屋交付相關(guān)資料。

4.方法和過程控制

4.1房屋交付前準備工作階段是指管理處成立至房屋交付階段。

4.1.1房屋交付前準備工作內(nèi)容:管理處架構(gòu)設(shè)置、擬定人員編制及人員培訓、內(nèi)部管理流程和制度的建立、公共關(guān)系的建立、房屋交付工作策劃、設(shè)備設(shè)施及房屋的接管驗收。

4.1.2辦公室房屋交付前準備工作

4.1.2.1負責新建管理處辦公用品及辦公設(shè)備的審核、采購。

4.1.2.2負責新建管理處交通運輸工具的調(diào)配工作。

4.1.2.3負責管理處職員工作服的訂制。

4.1.2.4根據(jù)《物業(yè)管理方案》審核新建管理處組織架構(gòu)、人員編制

4.1.2.5負責新建管理處人員的招聘,入職培訓及考核。確保管理人員及專業(yè)技術(shù)人員房屋交付前三個月到位,安全員、保潔員提前一個月到位。

4.1.2.6組織房屋交付工作辦理程序的培訓

4.1.2.7負責調(diào)配房屋交付手續(xù)辦理期間服務(wù)人員及組織相關(guān)培訓

4.1.3財務(wù)管理部房屋交付前準備工作

4.1.3.1制定物業(yè)管理處開辦費使用計劃,包括:辦公用品、辦公設(shè)備及維修工具、設(shè)備、安全保潔工具等預算。并落實到位。

4.1.3.2負責新項目各項服務(wù)收費標準的審定。

4.1.3.3負責指導管理處出納按財務(wù)制度建賬及財務(wù)軟件的使用。

4.1.3.4負責監(jiān)督新建管理處的物資采購工作。

4.1.4品質(zhì)管理部房屋交付前準備工作

4.1.4.1負責質(zhì)量體系文件的發(fā)放及與房屋交付工作辦理程序的培訓。

4.1.4.2指導管理處分類建立物業(yè)管理檔案資料。

4.1.4.3負責管理處接管物業(yè)房屋交付前清潔費用的審定

4.1.4.4負責審核相關(guān)規(guī)章制度、作業(yè)指導文件及房屋交付資料

4.1.4.5負責審核保安器材、檢測儀器儀表、清潔綠化用品及各類工具等物資的采購審核。

4.1.4.6分期開發(fā)項目,從第二期開始由管理處自行負責培訓、資料審核、現(xiàn)場準備。

4.1.5新建管理處經(jīng)理房屋交付前準備工作

4.1.5.1落實各類管理用房的裝修。

4.1.5.2負責擬定房屋交付工作計劃時間表,包括:工作內(nèi)容、負責人及完成時間等,報品質(zhì)管理部審核,分管領(lǐng)導審批。

4.1.5.3負責內(nèi)部管理運作相關(guān)工作:

A.編制管理處組織結(jié)構(gòu)、崗位說明書,報人力資源部審核、分管領(lǐng)導審批。

B.物資的采購:根據(jù)《物業(yè)管理方案》負責辦公用品、辦公設(shè)備及維修工具、設(shè)備、安全保潔工具、設(shè)備的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。包括:

a.辦公用品:家私、各類文具等。

b.辦公設(shè)備:打印機、電話、復印機、傳真機、空調(diào)等。

c.后勤服務(wù)設(shè)施:食堂、宿舍用品、用具等。

d.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備:電腦等。

e.清潔及綠化設(shè)備和工具:洗地機、吸塵器、剪草機等。

f.安全設(shè)備:對講機、電警棍、手電筒等。

g.加工維修設(shè)備工具:萬用表、兆歐表、電焊機、臺虎鉗等。

C.根據(jù)物業(yè)實際情況,監(jiān)督、完善閉路監(jiān)控、停車場設(shè)施、背景音樂、信箱、康樂休閑文化設(shè)施、園林綠化等公共設(shè)施。

D.指定專人記錄房屋交付前后發(fā)生的清潔、返修及配套完善工程等所產(chǎn)生的各項費用,以便與地產(chǎn)公司結(jié)算。

4.1.5.4負責對外公共關(guān)系的建立及有關(guān)證照辦理:與政府、公共事業(yè)部門建立良好的公共關(guān)系,包括:自來水公司、供電局、煤氣公司、有線電視、電信局、工商、稅務(wù)、物業(yè)辦、派出所、街道辦事處、居委會等。

4.1.5.5房屋接管驗收

A.管理處經(jīng)理指定專人與品質(zhì)管理部、地產(chǎn)相關(guān)部門協(xié)調(diào)房屋接管驗收,并將驗收存在的問題提交責任部門限期整改。

B.由工程主管(主辦)與地產(chǎn)相關(guān)部門理順返修流程,與各施工單位建立溝通渠道,包括施工單位負責人聯(lián)系電話、保修期限、現(xiàn)場施工人員聯(lián)系電話等。

C.管理處經(jīng)理指定專人與地產(chǎn)相關(guān)部門移交各管理用房、業(yè)主房屋鑰匙,建立鑰匙清單,保證鑰匙移交清楚、齊全。

4.1.5.6房屋交付工作策劃

A.管理處經(jīng)理與地產(chǎn)相關(guān)部門做好房屋交付策劃工作,對有關(guān)銷售承諾、房屋交付現(xiàn)場布置等問題進行溝通,落實。

B.房屋交付工作人員安排、培訓,明確職責,就業(yè)主關(guān)心的問題形成統(tǒng)一回答口徑。

C.房屋交付現(xiàn)場宣傳資料、宣傳品及相關(guān)房屋交付指引標識制作、安裝,宣傳資料包括房屋交付相關(guān)流程、填寫的樣表、物業(yè)相關(guān)法規(guī)、業(yè)主公約及裝修的各種注意事項。

D.進行房屋交付模擬演練,檢驗房屋交付流程、資源配置等準備工作是否充分。

4.1.5.7房屋交付資料的準備

4.1.5.7.1將《歡迎函》、《房屋交付指引》、《業(yè)主資料卡》提前交地產(chǎn)公司,與《房屋交付通知書》一并發(fā)放業(yè)主。

4.1.5.7.2負責房屋交付前一周準備好房屋交付資料,包括:

A《房屋交付流程》

B《委托銀行代收款協(xié)議書》

C《裝修管理服務(wù)協(xié)議》

D《房屋交付文表簽收單》

E《裝修辦理流程圖》

F現(xiàn)場房屋交付宣傳展板及相關(guān)房屋交付指引標識。

G所有"房

屋交付資料"填寫樣本。

H其他與業(yè)主相關(guān)資料。

4.2房屋交付手續(xù)辦理流程

4.2.1業(yè)主應(yīng)攜帶以下資料前往管理處辦理交付手續(xù)。

4.2.1.1家庭戶應(yīng)帶資料:《天津市商品房買賣合同》、《業(yè)主公約》、《房屋交付通知書》、業(yè)主身份證及業(yè)主和家庭成員身份證復印件、近期免冠1寸照片各一張。

4.2.1.2公司戶應(yīng)帶資料:《天津市商品房買賣合同》、《業(yè)主公約》、《交付通知書》、公司法人代表身份證及其復印件、營業(yè)執(zhí)照及其復印件(加蓋公章)、公司員工名單及其身份證復印件、照片等。

4.2.1.3業(yè)主委托人應(yīng)攜帶資料:業(yè)主書面委托書、業(yè)主及被委托人身份證及其復印件以及4.2.1.1或4.2.1.2所列相關(guān)資料。

4.2.2交付現(xiàn)場指定專人引導業(yè)主辦理交付手續(xù)

4.2.3核對《天津市商品房買賣合同》、《業(yè)主公約》、《房屋交付通知書》、以及顧客所持的身份證對入住顧客的身份進行確認。

4.2.4向顧客發(fā)放交付的相關(guān)資料,并收回經(jīng)業(yè)主簽字確認的《房屋交付通知書》回執(zhí)。

4.2.5引導顧客填寫《業(yè)主資料卡》及相關(guān)資料表格,并保留業(yè)主攜帶的身份證復印件及家人的照片,如委托人代理辦理入住的情況,除要保留業(yè)主及被委托人的身份證復印件之外還要保留委托書。

4.2.6引導業(yè)主填寫完畢交付資料表格后,應(yīng)及時、準確地為業(yè)主核準并收取辦理交付所需的相關(guān)費用。

4.2.7繳費結(jié)束后聯(lián)系驗房人員,并同時通知鑰匙管理人員準備房間鑰匙,由驗房人員領(lǐng)取后陪同客戶進行房屋交付驗收。

4.2.8房屋交付驗收

4.2.8.1驗房人員陪同業(yè)主進行衛(wèi)生間、廚房防水試驗并認真詳實記錄,請業(yè)主于蓄水24小時后,由其本人或委托人進行現(xiàn)場驗收,并在《衛(wèi)生間、廚房閉水試驗記錄單》上簽字確認。

4.2.8.2驗房人員抄錄經(jīng)與業(yè)主共同確認的水、電、煤氣表底,請業(yè)主在《商品房交接驗收記錄單》上簽字確認。

4.2.8.3驗房人員陪同業(yè)主對房屋本體、地面、墻面、上下水等部位進行驗收,并在《商品房交接驗收記錄單》上記錄,對于驗收中業(yè)主提出有關(guān)房屋質(zhì)量問題,驗房人員要予以詳細的記錄并在交付驗收后將《商品房交接驗收記錄單》交由地產(chǎn)客戶服務(wù)中心。

4.2.9在業(yè)主交付驗房后,應(yīng)陪同業(yè)主領(lǐng)取房屋所有鑰匙、電表卡、水卡等各類卡及交付物品,并請業(yè)主核對后在《鑰匙、卡領(lǐng)取登記表》簽字確認。

4.2.10由專人辦理顧客門禁卡手續(xù),并與租車位的顧客簽訂《車位租用協(xié)議書》,對已購車位的顧客應(yīng)與其簽訂《車位服務(wù)協(xié)議書》,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。

4.2.11將業(yè)主交付全部資料整理后及時交由資料管理員確認存檔。

4.2.12資料管理員將交付資料整理存檔后,由資料管理員將業(yè)主地址、業(yè)主及常住人員的資料錄入電腦中。

4.2.13業(yè)主資料屬保密文件,需專人保管,未經(jīng)管理處經(jīng)理批準或授權(quán),任何人員不得查閱或記錄。

4.2.14業(yè)主持有的門禁卡的電腦資料同屬保密文件,未經(jīng)部門經(jīng)理批準,保管人員不得隨意提供查閱。

4.3轉(zhuǎn)讓房新業(yè)主入住手續(xù)的辦理

4.3.1新業(yè)主須提供購房合同原件和復印件(管理處保存復印件),不需提供《房屋交付通知書》,管理處不需陪同業(yè)主驗房,其他規(guī)定參照4.2.1--4.2.7條款執(zhí)行。

4.3.2新業(yè)主入住手續(xù)辦理完畢后,管理處應(yīng)及時將相關(guān)信息以書面或郵件形式知會管理處相關(guān)部門及地產(chǎn)客戶服務(wù)中心。信息內(nèi)容包括:房號、原業(yè)主姓名、新業(yè)主姓名及聯(lián)系方式、新業(yè)主身份證號碼等。

6質(zhì)量記錄

TJzzWY6.1-K01-F1《業(yè)主資料卡》

TJzzWY6.1-K01-F2《衛(wèi)生間、廚房閉水試驗記錄單》

TJzzWY6.1-K01-F3《商品房交接驗收記錄單》

TJzzWY6.1-K01-F4《顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單》

TJzzWY6.1-K01-F5《裝修管理服務(wù)協(xié)議》

TJzzWY6.1-K01-F6《房屋交付文表簽收單》

篇2:X花園一期入伙須知

z花園一期入伙須知

貴業(yè)主:

恭喜您成為****花園的業(yè)主!

深圳市**物業(yè)管理有限公司將竭誠為您提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),為方便您順利地收樓入伙,茲介紹有關(guān)收樓入伙事項和辦理程序,希望您認真閱讀,以免遺漏。

一、請您帶齊下列資料:

1、購房收據(jù)(或發(fā)票)、業(yè)主身份證原件及復印件或護照原件及復印件(若為境外人士);

2、屬單位購買的帶營業(yè)執(zhí)照副本原件及復印件、法人委托書、被委托人身份證原件及復印件;

3、如您不能親自前來辦理入伙,委托他人辦理時,除以上資料還應(yīng)帶上:

(1)您(業(yè)主)的授權(quán)委托書;

(2)業(yè)主身份證原件、代理人的身份證原件及復印件或護照原件及復印件(若代理人為境外人士);

4、購房合同或個人抵押貸款合同原件及復印件;

5、用于繳交辦理入伙手續(xù)的各項費用;

6、本《入伙通知書》原件。

7、業(yè)主及家庭成員近期免冠照片每人兩張(用于《住戶家庭情況登記表》);

8、指定開戶銀行(中國銀行)存折原件和復印件。

二、辦理入伙手續(xù)流程:

1、開發(fā)商處:

業(yè)主出示身份證及購房合同、收據(jù),開發(fā)商工作人員核核驗業(yè)主身份,并在《入伙會簽單》上第一欄蓋章確認。

2、至物業(yè)管理處資料審核組:

(1)繳驗:

a.入伙通知單;

b.業(yè)主身份證原件及復印件;

c.購房合同書(核原件交復印件);

d.入伙會簽單;

e.業(yè)主及家庭成員近期免冠彩色1寸照片兩張;

f.中國銀行存折原件和復印件(核原件留存復印件)。

(2)填寫、簽約:

a.業(yè)主入住登記表;

b.填寫《住戶家庭情況登記表》;

c.簽訂《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》(一式兩份);

d.簽訂《業(yè)主臨時公約》(一式兩份);

e.簽訂銀行代收費協(xié)議書(一式兩份)。

(3)領(lǐng)取資料(業(yè)主留存):

a.《住宅質(zhì)量保證書》一本;

b.《住宅使用說明書》一本;

c.《商品住宅建筑質(zhì)量合格證明》一份;

d.《住戶手冊》一本;

e.《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》一份;

f.《業(yè)主臨時公約》一份;

g.銀行代收費協(xié)議書一份;

h.《裝修管理規(guī)定》一份

i.于《入伙資料簽收表》上簽字確認。

3、至物業(yè)管理處財務(wù)收費組(待入伙前確定具體收費項目):

(1)核入伙會簽單;

(2)交納相關(guān)費用:

a.二個月物業(yè)管理費(按建筑面積計算):元。

b.家庭防火保險費175元/戶(含兩支家庭用滅火器、兩年10萬元家庭防火保險)。

(3)領(lǐng)取交納相關(guān)費用票據(jù)。

4、至物業(yè)管理處驗房組:

(1)核入伙會簽單;

(2)管理處人員陪同驗房,填寫《樓宇交接記錄》。

5、至物業(yè)管理處鑰匙發(fā)放組:

(1)核入伙會簽單;

(2)領(lǐng)取房間鑰匙。

入伙手續(xù)辦理完畢!

三、其它

1、供電局、燃氣公司、有線電視、電信公司咨詢及現(xiàn)場開戶:入伙現(xiàn)場將邀請供電局、燃氣公司、有線電視、電信公司等相關(guān)單位設(shè)咨詢點,屆時業(yè)主如有疑問請到相關(guān)咨詢點詢問,同時可現(xiàn)場辦理開戶手續(xù);

開戶費用、業(yè)主提供資料明細如下(業(yè)主可根據(jù)需要自愿辦理);

電費://元,提供--本地開戶銀行帳號復印件;

有線電視:

電信:新增號碼開戶費**元,市內(nèi)電話遷移免費,寬帶費用現(xiàn)場咨詢。

以上手續(xù)辦理均需提供身份證復印件。

2、裝修咨詢:物業(yè)公司將在入伙現(xiàn)場設(shè)裝修咨詢點,有關(guān)裝修事宜請與物業(yè)管理處相關(guān)人員咨詢。

恭祝全體業(yè)主入伙大吉!

深圳市**房地產(chǎn)開發(fā)有限公司

深圳市**物業(yè)管理有限公司

二○年月日

篇3:物業(yè)入伙管理程序5

物業(yè)入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業(yè)主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續(xù)。

3相關(guān)標準要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相關(guān)文件

4.1質(zhì)量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業(yè)的驗收程序

4.3業(yè)主(客戶)維修安裝服務(wù)

4.4物業(yè)裝修管理

4.5提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制

4.6物業(yè)管理費用收取

5職責

5.1物業(yè)管理部負責入伙管理中的主要事務(wù)。

5.2財務(wù)部負責向業(yè)主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務(wù)。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設(shè)施的驗收。

5.5經(jīng)營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業(yè)管理部在入伙前一個月應(yīng)制定入伙工作計劃,該計劃中應(yīng)明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續(xù);

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應(yīng)由物業(yè)管理部經(jīng)理批準。

6.1.3開發(fā)商應(yīng)提前一個月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業(yè)主(客戶)準備的證明材料;

b.需業(yè)主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續(xù)的程序。

6.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導,以便于業(yè)主(客戶)辦理各項手續(xù)。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應(yīng)建立入伙登記表,管理處對業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發(fā)放資料,應(yīng)包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協(xié)議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發(fā)放的資料應(yīng)在《入伙登記冊》中由業(yè)主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住說明》中應(yīng)明確由業(yè)主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業(yè)主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協(xié)議》。

6.2.4管理處對業(yè)主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內(nèi)容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協(xié)議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協(xié)議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經(jīng)營部應(yīng)根據(jù)政策、法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會的規(guī)定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經(jīng)營部在審查并接收業(yè)主(客戶)提交的文件后,應(yīng)通知業(yè)主(客戶)去財務(wù)部交納相關(guān)的預交費用。(或由管理處代收繳后轉(zhuǎn)交財務(wù)部)。

6.3.3財務(wù)部根據(jù)《入伙預交費標準》向業(yè)主(客戶)收取各項費用,并開立相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務(wù)部應(yīng)通知管理處已交納預交費用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發(fā)放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續(xù)完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協(xié)議》、及各項收費票據(jù)后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記。同時應(yīng)和業(yè)主(客戶)協(xié)定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業(yè)主(客戶)一起驗收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數(shù),雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關(guān)部門。具體參見運作程序《業(yè)主(客戶)維修安裝服務(wù)》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業(yè)管理部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應(yīng)明確裝修管理的要求,具體內(nèi)容參見運作程序《物業(yè)裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表