物業公司業務、會議接待工作要求及程序

一、接待要求:接待工作應做到熱情、細致、周到、以禮相待。

二、接待分類

1、公司業務(或會議)接待

2、部門業務(或會議)接待

3、業主(住戶)的接待

三、接待職責分工

1、無論是公司(或會議)接待和部門(或會議)接待,相關負責人均需提前一日通知總辦,以便做好協調和會務準備。

2、公司業務(或會議)接待,由總辦負責,包括會務安排、物品采購、會議室音響設備的使用、會議記錄和全程服務。

3、部門業務(或會議)接待,由部門負責,包括會務安排、物品采購、會議記錄和全程服務。會議室音響設備的使用可由總辦配合。

4、兩個部門以上人員參加屬于公司會議;所有會議記錄由業務主辦部門負責。

5、相關負責接待人需落實來訪賓客的姓名、身份、時間、地點、人數,并做好登記,必要時向領導匯報,以便妥善安排。

6、根據賓客身份決定是否安排工作餐或宴請及食宿、用車、接送等事項。

7、根據來訪賓客的行程,安排工作日程和工作內容。

四、接待程序

1、接待來訪:

①門崗接待來訪人員時應面帶微笑、目視對方并問好:“請問您找誰或有什么事情”同時做好相關記錄。如若住戶領取信件或報紙,應雙手遞到住戶手中。

②辦公室人員接待業訪人員時,應面帶微笑、態度誠懇并問好:、“早上(下午)好、請進、請坐、請用茶、請問您有什么事”停止手中一切工作仔細聽取來訪顧客的要求。

③所有員工在小區內見到住戶、公司領導或同事時,在相距10米內均應面帶微笑,5米內應主動問好。

2、接待來電:

①接到來電(電話鈴響不超過三聲),問候:您好,民安物業,請問您有什么事

②問明來電來訪人事由后,應迅速判斷解決問題的方法、時間,能當時解決的問題應當給予答復:我們將在()時間內為您解決(服務);不能馬上解決的要與顧客約定解決時(對不起、請原諒,這個問題我不能及時對你做出答復,等我請示公司領導后,立即予以答復;公司未提供服務或不能做到的事情應耐心解釋,不得與顧客發生爭執,并將來電內容做好相關記錄,重要事項請示有關領導;

③事情處理完畢后,應問顧客還有沒有其他事,如有按以上程序解決;如沒有,向顧客道辭別語:再見、您慢走、謝謝您對我們工作的指導或建議等。

五、接待流程圖

篇2:酒店會議接待流程規范

會議接待程序一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后,應著手做以下工作:

1、及時與會務方負責人進行聯絡

(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動,是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若屬大型、重要的會議接待,在和客戶商定有關接待細節后,應及時向部門主管領導匯報情況,由部門主管領導召開協調會議,統籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數量

在會議洽談協商的過程中,應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節,做好記錄,尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后,應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題后,應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容,應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的,如超出自己的權限,應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協議,收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節后,雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議,并依照協議收取相應的會議押金;

5、下發會議接待通知單

簽訂好會議協議后,根據雙方協商的具體內容和有關細節,填寫會議接待通知單,經核對無誤,下發至各部門,并保存該次會議的檔案;

6、會議接待

發出會議接待通知單后,需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系,協調會場的布置,跟蹤會議進程;

7、會議結賬

會議結束,若客戶消費掛賬,其帳務由銷售部和財務部共同催收,餐飲部給予協助;

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人,為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人,加深友情;

9、會議結束

會議結束,視需要召開總結會,分析會議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關部門,同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動,可撰稿送媒體發表。

二、房務部接待程序:

房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后,應做到:

1、會議接待的前期工作

(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;

(2)了解結算方式,收費項目、聯系人和費用簽單人;

(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;

(5)落實參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達;

(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

篇3:宴會會議接待跟進工作要領

宴會、會議接待跟進工作要領:

1、宴會、會議跟進人員應將客戶的每個細節要求,清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上,以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作,而無誤、遺漏之處。

2、宴會、會議跟進人員的責任是確保宴會、會議的每個細節能夠符合客戶要求,故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯系,確實各部門已清晰各項宴會要求。

3、宴會、會議跟進人員在宴會前需仔細檢查各項安排的落實情況,如發現遺漏、有誤之處,需及時通知宴會負責人,處理解決。

4、每個客戶對宴會的要求各不相同,但大致上以下幾點,都是宴會跟進人員在每個宴會前必須跟進的。

A、宴會開始前一小時,檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經放好,文字有無錯誤;B、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、謝謝是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;C、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、設施是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;D、在宴會、會議開始前一小時,檢查地毯、門、墻壁、洗手間及裝飾物是否干凈;E、協助餐飲部在宴會、會議開始前一小時,召集相關部門跟進人員開會,講解宴會的內容和注意事項,包括人數、宴會形式、服務方式、食品和飲料、參加宴會的重要客人,以及客人提出的特殊要求,分配具體工作,指定各工作環節的檢查人;F、若需要演出公司、禮儀小姐,事先應審核演出節目有無破壞酒店形象之內容,并安排他們提前到達;G、檢查餐臺上杯具是否與酒水相對應,如白酒擺烈酒杯,紅酒擺紅酒杯,汽水、啤酒擺水杯;H、檢查宴會、會議期間專用洗手間是否有PA值守,宴會空調是否已提前找開,溫度是否適合;I、宴會前半小時安排保安協助客人泊車;J、若是重要宴會、會議,提前安排美工到場拍攝;K、請客戶宴會、會議負責人提前到達檢查場地,若有不甚滿意之處,可即協商更正;L、告訴宴會、會議負責人你會一直留在宴會中,若有需要之處,請他隨時找你;