一、目的:

為規(guī)范酒店會議、團(tuán)隊(duì)接待,本著對酒店經(jīng)營利益負(fù)責(zé)、廣泛收集各類信息的原則,實(shí)行酒店規(guī)范管理、特制定本程序。

二、會議、團(tuán)隊(duì)接待規(guī)則:

接到相關(guān)會議、團(tuán)隊(duì)接待的信息后,部門經(jīng)理可出面相關(guān)單位、確立合作議項(xiàng),并按如下內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)要求協(xié)議相關(guān)單位。

1、會議、團(tuán)隊(duì)接待優(yōu)惠標(biāo)準(zhǔn):

(1)客房房價(jià)標(biāo)準(zhǔn):①普通標(biāo)準(zhǔn)間五折,即200元/間、100元/人?天,不含早餐;如需含早餐,普通標(biāo)準(zhǔn)間220元/間、110元/人?天;

②如遇特殊情況在普通標(biāo)準(zhǔn)間加床,加床費(fèi)不得低于50元/人?天。

③確定房間數(shù)及房號,確定預(yù)留房間總數(shù)可上浮2間,入住房未滿,空房按60%收取賠償金,并確定會務(wù)組房間號。

備注:協(xié)議單位客人消費(fèi)自付內(nèi)容:

A.客人如需提供鮮花、水果或洗衣服務(wù)等按實(shí)際開支另行收費(fèi)。

B.會議、團(tuán)隊(duì)入住房間不提供小酒吧及MiNiBar服務(wù)。

C.入住客人如需開通房間長話,需到總臺支付電話費(fèi)押金或直接到總臺通話。

(2)餐飲:確定早、中、晚餐標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)、酒水及其他特殊要求,并確定每日菜單內(nèi)容,餐飲團(tuán)體餐消費(fèi)無折扣,并注意協(xié)商客人按桌數(shù)結(jié)算餐費(fèi),盡量避免以用餐人數(shù)為餐費(fèi)結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)。

(3)夜總會:共6間包房,小包房150元/間,中包房280元/間,大包房380元/間,日場:14:00―18:00包價(jià)800元

夜場:19:00―24:00包價(jià)2500元

(4)健身房:團(tuán)隊(duì)、會議客人不提供使用。

(5)會議室:

①四樓大會議室可容納120人左右會議,租金1500元/天、800元/半天,最低折扣5折,即750元/天、400元/半天。

②二樓小會議室可容納30人左右會議,租金1000元/天、500元/半天,最低折扣5折,即500元/天,300元/半天。

(6)其他宣傳用橫幅、條幅、高空氣球按有關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)。

備注:以上標(biāo)準(zhǔn)即為最低收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與客戶協(xié)商時應(yīng)注意針對不同單位協(xié)議價(jià)按先高后低再確定的原則,且同一系統(tǒng)或單位協(xié)議價(jià)應(yīng)統(tǒng)一。

二、會議團(tuán)隊(duì)接待程序

(1)了解團(tuán)隊(duì)單位名稱、會議名稱、抵店時間、離店時間、聯(lián)系人電話及會務(wù)組情況。

(2)按會議、團(tuán)隊(duì)接待優(yōu)惠標(biāo)準(zhǔn)確定各項(xiàng)消費(fèi)相關(guān)內(nèi)容。

(3)征詢團(tuán)隊(duì)、會議其他要求如:會標(biāo)、站牌、環(huán)境布置等要求,如需代辦確定相關(guān)收費(fèi)。

(4)協(xié)商客人結(jié)帳方式,并確定預(yù)付金,一般為估計(jì)總費(fèi)用的30%。

(5)介紹相關(guān)酒店會議接待人姓名、部門及職務(wù)。

(6)與相關(guān)單位簽定協(xié)議書。

(7)將協(xié)議匯總至酒店?duì)I銷部,報(bào)財(cái)務(wù)部確認(rèn)后,經(jīng)總經(jīng)理審核發(fā)至各相關(guān)部門執(zhí)行。

篇2:客房部會議接待工作程序

到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后,應(yīng)做到:

1、會議接待的前期工作1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;(2)了解結(jié)算方式,收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人;(3)落實(shí)是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;(5)落實(shí)參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達(dá);(6)負(fù)責(zé)會議嘉賓報(bào)到時房卡的分發(fā)等。

會議室的接待程序

接到會議的使用會議通知單后,首先了解會議日期、時間、人數(shù)、會議地點(diǎn),提前做好清潔并布置好會場。

在會議開始前半小時。提前打開會場大門,再次清潔會場并核準(zhǔn)會議要求避免遺漏。

安排專人迎接會議代表,并為所有會議代表提供茶水及其它臨時性服務(wù)。

詢問清楚場租的付款方式,及時開出雜項(xiàng)憑證請會議負(fù)責(zé)人簽字。

在會議休息期間進(jìn)入會場清潔桌面、地面、更換茶水,為客人繼續(xù)開會做好準(zhǔn)備。

會議結(jié)束后立即檢查會場內(nèi)物品有無缺少、損壞,如發(fā)現(xiàn)遺留物品或客人損壞酒店物品,應(yīng)立即與會議負(fù)責(zé)人聯(lián)系解決。

檢查完會場后,將會議借用物品歸還原處,并將會場內(nèi)火種熄滅,關(guān)閉電源,鎖好門、窗,方可離開。

篇3:酒店會議接待流程規(guī)范

會議接待程序一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后,應(yīng)著手做以下工作:

1、及時與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)

(1)清楚了解會議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動,是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若屬大型、重要的會議接待,在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后,應(yīng)及時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議,統(tǒng)籌整個會議的接待工作。

2、落實(shí)會議場地和房間數(shù)量

在會議洽談協(xié)商的過程中,應(yīng)和會務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會議細(xì)節(jié),做好記錄,尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后,應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。

3、商談價(jià)格

當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動涉及多項(xiàng)內(nèi)容,應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。

價(jià)格政策是相對固定的,如超出自己的權(quán)限,應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。

4、簽訂會議協(xié)議,收取會議押金

當(dāng)會務(wù)方已確認(rèn)所有會議細(xì)節(jié)后,雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議,并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議押金;

5、下發(fā)會議接待通知單

簽訂好會議協(xié)議后,根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié),填寫會議接待通知單,經(jīng)核對無誤,下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;

6、會議接待

發(fā)出會議接待通知單后,需和會務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系,協(xié)調(diào)會場的布置,跟蹤會議進(jìn)程;

7、會議結(jié)賬

會議結(jié)束,若客戶消費(fèi)掛賬,其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收,餐飲部給予協(xié)助;

8、會議送別

恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人,為賓客留下美好感受;同時擇機(jī)贈送精美小紀(jì)念品給會務(wù)方負(fù)責(zé)人,加深友情;

9、會議結(jié)束

會議結(jié)束,視需要召開總結(jié)會,分析會議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關(guān)部門,同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價(jià)值的會議接待活動,可撰稿送媒體發(fā)表。

二、房務(wù)部接待程序:

房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后,應(yīng)做到:

1、會議接待的前期工作

(1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;

(2)了解結(jié)算方式,收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人;

(3)落實(shí)是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

(4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;

(5)落實(shí)參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達(dá);

(6)負(fù)責(zé)會議嘉賓報(bào)到時房卡的分發(fā)等。