第一章總則

　　“總則”共八條,主要闡述了制定《辦法》的目的,公文和公文處理的定義,公文處理的基本原則,對各級行政機關負責人的要求,公文處理的管理機構和職責等。

　　第一條為使國家行政機關(以下簡稱行政機關)的公文處理工作規范化、制度化、科學化,制定本辦法。

　　主要闡述制定《辦法》的目的,目的是使行政機關的公文處理工作實現“三化”(規范化、制度化、科學化)。規范化,是指公文處理的每一項工作都符合統一規定的標準,包括公文的語言文字規范、文種使用規范、公文格式規范、公文辦理程序規范,符合本《辦法》統一規定的標準。制度化,是指公文處理的各個環節都有大家共同遵守的明確規定,而且制度完善、配套。科學化,一是指公文運轉機制符合客觀規律,二是指公文處理手段先進,辦公自動化水平高,公文辦理業務實現數字化和網絡化,逐步實現無紙化辦公。

　　第二條行政機關的公文(包括電報,下同),是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

　　主要闡述公文的定義。第一句是定義。公文是什么?公文是文書。是什么樣的文書?一是在行政管理過程中形成的文書;二是具有法定效力的文書;三是具有規范體式的文書。這個定義,體現了公文的四個特性,即鮮明的政策性,法定的權威性,嚴格的規范性,較強的時效性。第二句是作用。一是指公文是貫徹依法行政方針的重要工具(具體到我省來說,也可以說是公文是貫徹實施省政府提出的“為民執政、科學理政、依法行政、從嚴治政”施政方針的重要工具);二是指公文是公務活動的重要工具。公務活動包括傳達貫徹黨和國家的方針、政策,發布行政法規和規章,施行行政措施,請示和答復問題,指導、布置和商洽工作,報告情況,交流經驗等等。這里概括了公文的四個作用,即傳達政令,指導工作,公務聯系,記載憑證。

　　公文包括文件和電報,當我們說文件的時候不包括電報。

　　第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　主要闡述公文處理的定義,《辦法》第一次對公文處理下定義。這個定義,文字雖少,但容量很大。公文處理包括公文辦理、公文管理、公文整理(立卷)、公文歸檔等一系列工作。公文辦理包括發文辦理和收文辦理。發文辦理包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序;收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。公文管理包括翻印管理、公開發布管理、復印管理、銷毀管理、密電管理以及其他有關公文管理制度等。公文處理是一個系統工程,各個要素之間相互關聯、銜接有序,每一個環節都不是孤立的。因此公文處理要運用系統思想、系統方法。

　　第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。

　　第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定,確保國家秘密的安全。

　　第四條、第五條主要闡述了公文處理的總原則:實事求是、精簡、高效、及時、準確、安全、保密。實事求是、精簡、高效的原則,是首次提出的,它們與“及時、準確、安全、保密”構成了公文處理的總原則。《總則》刪去了“黨政分開”的原則。“黨政分開”易生歧義,但在公文處理過程中,仍需視情況分別按《中國共產黨機關公文處理條例》和《辦法》處理公文。行政機關黨組向批準其設立黨組的地方黨委行文,應執行《中國共產黨機關公文處理條例》的規定。行政機關的公文不得向黨組織作指示、發號令。

　　第六條各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

　　主要闡述國家行政機關負責人在公文處理工作中的職責,是《辦法》第一次對行政機關的負責人提出要求。《辦法》對行政機關負責人(包括政府領導同志和政府部門領導同志)提出的要求是:一要“高度重視公文處理工作”,二要“模范遵守本辦法”,三要“加強對本機關公文處理工作的領導和檢查”。《辦法》對行政機關負責人的要求是很高的,是高度重視,不是一般重視;是模范遵守,不是一般遵守;不僅要加強領導,而且要進行檢查。

　　第七條各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構,主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

　　主要闡述辦公廳(室)在公文處理工作中的地位、職責和作用。明確辦公廳(室)是公文處理的管理機構,其職責是主管本機關并指導下級機關的公文處理工作。辦公廳(室)是公文運轉的中心樞紐,通過公文處理為領導決策發揮參謀助手作用,同時按照本《辦法》的規定指導下級機關的公文處理工作。對本《辦法》的貫徹實施,包括宣講培訓、制定制度、督促檢查等,辦公廳(室)責無旁貸。

　　第八條各級行政機關的辦公廳(室)應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。

　　規定辦公廳(室)必須設立文秘部門或配備專職人員。只要是行政機關的辦公廳(室),就應當設立文秘部門,起碼要有專職文秘人員負責這項工作。就我們辦公廳來說,文秘部門不只是指文電處,《吉林省人民政府辦公廳公文運轉規則》自*年10月實施后,辦公廳所有負責公文辦理的處室都應視為文秘部門。

第二章公文種類

　　第二章只有一條,即第九條。第九條共分十三項,主要是規范國家行政機關的公文種類及各文種的適用范圍。這次發布的《辦法》對公文種類,只分種,不分類,將原來的12類13種,規范為13種,增加了“意見”,刪去了“指示”。對一些公文的適用范圍也作了調整。

　　第九條行政機關的公文種類主要有:

　　“行政機關的公文種類主要有”,這個表述,對行政機關的公文種類的使用留下了余地。本《辦法》規范的13個文種,肯定是行政機關的通用文種,但根據工作需要,這13個文種不敷使用的時候,也可以考慮增加新的文種。《辦法》取消了“指示”這個文種,但《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》中規定地方各級人民政府所屬工作部門可以發命令、指示。這說明“指示”這個文種并不是絕對不可使用。上述是個人理解,作為學術問題進行研究,不是權威說明。

(一)命令(令)

　　適用于依照有關法律公布行政法規和規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。

　　“命令”和“令”是一個文種,“令”可視為“命令”的簡稱。什么時候用“命令”,什么時候使用“令”,要視情況。命令(令)是下行文,法定文種。

　　按照《憲法》和《地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》的規定,國務院和國務院各部委可以發布命令,地方各級人民政府(包括鄉鎮政府)均可以發布命令,地方各級政府所屬的工作部門也可以發布命令。依照有關法律公布行政法規,這一規定只適用于國務院,因為只有國務院才有權制定公布行政法規:如《中華人民共和國國務院令》;

　　依照有關法律公布規章,這一規定只適用于有制定公布規章權的行政機關,即國務院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府、國務院批準的較大市政府,我省有規章制定公布權的機關是省政府、長春市政府、吉林市政府,如:《吉林省人民政府令》、《長春市人民政府令》、《吉林市人民政府令》;

　　原《辦法》是“發布行政法規和規章”,新《辦法》改為“公布行政法規和規章”。一是與新公布的《立法法》保持提法一致;二是根據《立法法》的規定,行政法規和規章,必須公開發布。行政法規,必須在全國發行的報紙上公布,國務院公報刊登的行政法規文本為標準文本。政府規章,必須在規章制發機關所轄行政區域公開發行的報紙上公布,政府政報刊登的規章文本為標準文本。

　　宣布施行重大強制性行政措施:如《國務院關于在我國統一實行法定計量單位的命令》、《國務院關于在北京部分地區實行戒嚴的命令》;

　　嘉獎有關單位和人員:如《國務院對勝利粉碎劫機事件的民航楊繼海機組的嘉獎令》。

　　原《辦法》規定“命令(令)”適用于懲戒有關人員和撤銷下級機關不適當的決定,新《辦法》刪去了“命令(令)”的這個適用范圍,調整為“決定”的適用范圍。

(二)決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

　　下行文,法定文種。各級國家行政機關均可使用。

　　對重要事項或者重大行動做出安排:如《國務院關于全面推進依法行政的決定》、《國務院關于設立中華人民共和國澳門特別行政區的決定》;

　　獎懲有關單位及人員,嘉獎的:如《國務院關于授予包頭鋼鐵(集團)有限責任公司等集體為全國民族團結進步模范集體吳登云等同志為全國民族團結進步模范個人稱號的決定》;懲戒的:如《吉林省監察廳關于對×××停職審查的決定》。“決定”的這個適用范圍是新增加的。

　　變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項,原《辦法》是“命令(令)”的適用范圍,新《辦法》納入“決定”的適用范圍。使用“決定”變更或撤銷下級機關不適當的決定事項,很少使用,目前尚未找到例文。

(三)公告

　　適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

(四)通告

　　適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　原《辦法》將“公告”與“通告”列為一類兩種,新《辦法》將“公告”和“通告”列為兩個文種,不再作為一類。“公告”的行文方向是面向國內外,必須通過媒體公開發布,其內容必須是重要事項或者是法定事項。如:《國務院辦公廳關于夏時制的公告》。地方國家行政機關很少使用“公告”。“通告”的行文方向是面向社會公眾,公開發布,可以張貼,其內容是社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。如:《國務院關于保障民航安全的通告》。

(五)通知

　　適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。

　　下行文,也可以是平行文。“通知”的使用頻率最高,據省政府辦公廳統計,約占行政機關下行文的80%,約占行政機關全部發文的45%。刪去了原《辦法》規定的“通知”適用于發布規章的職能。

　　批轉下級機關的公文:如《國務院批轉審計署關于審計民政事業費報告的通知》;

　　轉發上級機關的公文:如《吉林省人民政府轉發國務院××文件的通知》;

　　轉發不相隸屬機關的公文:如《吉林省人民政府轉發財政部關于節減行政經費幾項具體措施的通知》;

　　傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項:如《國務院辦公廳關于加強基礎設施工程質量管理的通知》、《吉林省人民政府辦公廳關于召開全省經濟工作會議的通知》等;

　　任免人員:如《關于××、×××任免職的通知》。

(六)通報

　　適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

　　下行文,各級行政機關均可使用。

　　表彰先進:如《吉林省人民政府、吉林省軍區關于表彰1998年征兵先進單位的通報》;批評錯誤:如《國務院關于克服官僚主義進一步轉變工作作風提高辦事效率有關問題的通報》,《國務院辦公廳關于福建省人民政府違反規定征收基礎設施建設附加費的通報》;

篇2:省地勘局公文處理辦法

##省地質礦產勘查開發局公文處理辦法第一章總則第一條為使局的公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據**年8月24日新發布的《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔*〕23號）和國家質量技術監督局1999年10月2日批準發布的gb/t9704～1999《國家行政機關公文格式》國家標準，制定本辦法。第二條局的公文（包括電報，下同）是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布規范性文件，部署工作，請示和答復問題，指導、部置和商洽工作，報告情況、交流經驗及聯系公務、記載工作活動的重要工具。第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。第四條公文處理應貫徹“黨政分開”原則。以行政名義行文，不得對下級黨組織布置任務，作指示。第五條公文處理必須嚴格執行國家有關保密規定。確保～安全。第六條局、隊（公司）辦公室是公文處理的管理機構，主管局、隊（公司）公文處理工作。局機關各處室（部門）應確定一名兼管文書處理的工作人員，負責本處室（部門）文書處理和立卷、歸檔工作。第二章公文種類第六條局公文種類主要有：（一）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適應的決定事項。（二）通知適應于批轉下級公文，轉發上級不相隸屬公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。大體分為4種。第一種是印發、轉發性通知。一般由兩部分組成：一是帶有要求的正文部分，二是作為附件的被印發或轉發的文件。兩者缺一不可。第二種是布置工作、傳達領導意圖的指示性通知。帶有指示性和指導性，要求被通知機關貫徹執行。第三種是傳達事項、信息的一般性通知。是一種周知性通知，如人事任免、成立機構等。第四種是召開會議的通知。如發布本機關的規章制度、領導講話用“印發”，如發布領導機關或同級不相隸屬機關的文件用“轉發”。（三）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。表彰和批評的通報，應選好具有典型意義的人和事。寫表彰通報要深入調查研究，實事求是，切忌夸張；寫批評通報要求事實準確、簡要，處理內容要明確具體，分析原因要抓住本質，提出要求要有針對性。（四）報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。起草報告要求情況真實，內容簡單扼要，即使是綜合報告，也只著重寫幾個問題，其他從簡，要有分析，寫且出問題的實質，說明已做工作或擬采取的措施，還要注意反映新情況、新問題。報告中不得夾帶請示事項。（五）請示適用于向上級機關請求指示、批準。就內容和性質來分，請示可分為求準性請示、求示性請示和批轉性請示。求準性請示要明確具體，簡明扼要，提出要求要切實可行，忌空話、大話、套話。求示性請示寫作時指導思想要明確，突出要點和疑慮點，語言表達準確。批轉性請示要經過認真調研，要有解決問題的具體措施和辦法。（六）批復適用于答復下屬單位請示事項。批復下屬單位的請示，要明確具體表示同意什么，批準什么，不同意什么，或什么暫不處理等。一般事項，也可口頭或電話通知，不做書面批復，但必須在文件上注明什么時間、以什么形式通知某單位某人，同意或不同意。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函要求一事一函。（九）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。如下發執行，以“通知”發出。由局領導主持召開的局工作會、業務會、座談會等會議形成的會議紀要和會議文件，以局或局辦公室名義印發。局領導在處室（部門）召開的工作和業務會議上的講話，原則上不專門行文印發，可將講話內容簡要地概括到紀要中，有的可在局“地勘信息”上刊出。第八條局發文形式主要包括以下幾種：（一）##省地質礦產勘查開發局文件（代字“晉地發”，用“##省地質礦產勘查開發局文件”版頭，蓋局章）。主要適用于傳達貫徹黨和國家的方針、政策及上級機關的指示；部署全局性工作；發布決定；向上級部門報告、請示工作；批轉下屬單位涉及重大的全局性問題的報告；其他必須以局名義辦理的重要事項，其中地質設計、報告審批意見等業務性文件，編有關處室字號。（二）##省地質礦產勘查開發局函（代字“晉地函”，用“##省地質礦產勘查開發局”版頭，蓋局章）。主要適用于必須以局名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括向省有關部門報送有關材料；與省有關部門及兄弟省（區、市）地勘局聯系、商洽某些具體工作事宜；批復局屬各單位諸如設置機構、興辦大中型企業等一些重要事項的請示。（三）##省地質礦產勘查開發局辦公室文件（代字“晉地辦發”，用“##地質礦產勘查開發局辦公室文件”版頭，蓋辦公室章）。適用于傳達局關于某一方面工作的政策和決定；印發重要會議文件和局領導重要講話；通知有關事項；轉發省政府及有關主管部門重要文件（附有重要貫徹執行要求或規定）；轉發局屬單位就涉及面較大的重要工作問題的報告。（四）##省地質礦產勘查開發局辦公室函（代字“晉地辦函”，用“##地質礦產勘查開發局”版頭，蓋辦公室章）。主要適用于必須以局辦公室名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括批復局屬單位就一般工作問題向局的請示；就某些具體工作事項向有關局屬單位和處室（部門）下達通知；代表局聯系、商洽、詢問或答復某一具體問題；下達會議通知；辦理辦公室機關工作方面某些具體事務。（五）##省地質礦產勘查開發局處室發文（代字“晉地×發，用“##省地質礦產勘查開發局文件”版頭，蓋處室章）。主要適用于就處室職責范圍以內的一般性業務問題發通知；印發一般性業務會議紀要；轉發省有關主管部門一般性文件；轉發局屬單位具有普遍意義的業務工作問題的報告。（六）##省地質礦產勘查開發

局處室發函（代字“晉地×函，用“##地質礦產勘查開發局”版頭，蓋處室章）。主要適用于可以以處室名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括批復局屬單位就一般工作問題向處室的請示；下達一般性業務會議通知。（七）##省地質礦產勘查開發局黨委文件（代字“晉地黨發”，用“##省地質礦產勘查開發局黨委文件”版頭，蓋黨委章）。主要適用于黨委范圍內發文。（八）##省地質礦產勘查開發局黨委函（代字“晉地黨字”，用“##省地質礦產勘查開發局黨委”版頭，蓋黨委章）。（九）##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室文件（代字“晉地黨辦發，用“##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室文件”版頭，蓋黨委辦公室章）。主要適用于黨委辦公室按職責范圍發文，主要有干部任免，工作安排和總結，工作匯報等。（十）##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室函（代字“晉地黨辦字”，用“##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室”版頭，蓋黨委辦公室章）：主要適用于黨委辦公室宜用函發的公文。第三章行文規則第九條局和局屬各單位的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。第十條除非確有必要，一般不能越級行文。第十一條處室（部門）之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，局有權責令糾正或撤銷。第十二條兩個以上的機關在必要時可以聯合行文，聯合行文的機關應當是同級機關。第十三條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送下屬單位。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導個人。第十四條機關各處室不得直接向局屬各單位業務科室發文，應將文發送下屬單位辦公室。第四章發文辦理第十五條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序，擬以本辦法所列公文形式發出的文稿，都必須按規定程序辦理。第十六條草擬公文應該做到：（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明了，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先寫出發文機關名稱和公文標題，再于其后以括號注明發文字號。日期應當寫明具體的年、月、日。人名要寫全，地名一般不要簡稱，不要用時間概念不準確或過時的詞來表述時間。不能濫用縮寫。（六）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。（九）公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。第十七條凡以局或辦公室名義的發文，承辦人擬稿后，先送本處室（部門）負責人審核并簽字，再送有關處室（部門）會簽，最后送辦公室復核。并由承辦人員送局領導或辦公室領導審簽。辦公室在復核中發現問題作較大的修改時，應與辦文處室（部門）協商研究修改；問題較多的文稿，退回辦文處室（部門）重辦。修改較多或字跡潦草的，由辦文處室（部門）謄清后再送領導簽發。第十八條局內發文需要會簽時，由承辦處室（部門）送有關處室（部門）會簽，因不同意見而有關處室（部門）之間又協調不成的，主辦處室（部門）寫明情況，由辦公室協調處理；重要事項，辦公室協調解決不了，即提出意見報局領導協調、裁定。我局送外單位會簽的公文，需經局領導審定簽字后，由辦公室負責送出；外單位送我局會簽的公文，由辦公室先送主管業務處室（部門）盡快提出意見，再送局領導會簽。第十九條公文按發文形式分別由局和處室（部門）領導簽發。局和辦公室發文，由主管局領導簽發；重要的或涉及面廣的公文，必須由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發；經授權，有的公文可由辦公室主任簽發。處室（部門）發文，由處室（部門）領導簽發，重要的或涉及面廣的公文，應由分管局領導簽發。第二十條審批公文，審批人應明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。第二十一條局、辦公室的發文簽發后，由辦公室登記編號，確定緩急級別，遞文印室打印，同時通知擬稿人。文印室要根據公文的緊急程度和時間要求安排打印。公文清樣打好后，文印室要及時通知擬稿人校對，校對時使用統一的校對符號。公文清樣校對無誤，必須由校對人簽字才能制印。對打印好的公文要及時到辦公室蓋章、存檔，并由辦文單位自行封發。處室（部門）發文，由處室（部門）領導簽發的，在簽批后，送辦公室，由辦公室再把關、簽字后，送文印室或自行打印。二十二條上級機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經局領導或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，要注明翻印的機關、時間、份數或印發范圍。從機要室領取的文件、刊物，一般不得翻印復制。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。第五章收文辦理第二十三條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。第二十四條辦公室文書負責局、辦收文、信件啟封、登記、分發。收到上級或下級的公文后，辦公室領導應根據文件內容和緊急程度及時提出擬辦意見，送有關局領導批示，根據領導批示轉有關處室（部門）辦理；或直接批交有關處室（部門）辦理；緊急公文，應當提出辦理時限。處室（部門）收到公文后，應視公文情況辦理或送局辦公室分批。第二十五條&n

bsp;公文運轉程序和辦法。送領導傳閱的文件，按規定的閱讀范圍送閱，不得隨意擴大傳閱范圍。公文都要經辦公室直接傳遞，領導和領導，領導和處室（部門），處室（部門）和處室（部門）之間都不要橫傳公文。局辦公室要根據公文的具體內容，按下列辦法做好公文運轉工作。（一）循序漸進運轉：即傳閱文件按領導或處室（部門）排列的順序從上到下傳閱；需領導指示的文件，按順序從最后一位領導開始閱批。（二）按業務分管路線運轉：將文件送分管業務領導批示后，送業務處室（部門）辦理，從業務處室（部門）返回后，再報領導批準或簽發。（三）一步到位運轉：辦公室直接將文件分批到業務處室（部門），由處室（部門）直接處理答復，或提出處理意見，或擬好答復文稿，報領導批準或簽發。第二十六條公文承辦處室（部門）應當抓緊辦理不得延誤、推諉。對不屬于本處室（部門）職權范圍或者不適宜由本處室（部門）辦理的，應當迅速退回辦公室并說明情況，由幾個承辦處室（部門）共同辦理的公文，主辦處室（部門）要主動與協辦處室（部門）研究辦理。第二十七條送領導人批示或者交有關處室（部門）辦理的公文，局辦公室要負責及時催辦、查辦。對上級機關有時限要求辦理的公文，要按時限要求辦理；對需要幾個處室（部門）閱知或辦理的公文，要盡快傳閱、辦理，不得拖壓。對局屬單位需要批復的公文，急事要急復，一般事項要在一周內批復。局辦公室和處室（部門）文書人員要認真記錄，掌握有時限要求的公文和領導批交辦事項的辦理情況，及時催辦、查辦。第六章公文立卷、歸檔和銷毀第三十條公文辦理完畢后，應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷，電報隨同文件一起立卷。第三十一條公文立卷應以本機關形成的文件為重點。應根據公文的特征、相互關系和保存價值分類整理立卷。保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。第三十二條聯合辦理的公文，原則上由主辦單位和處室（部門）立卷，其他單位或處室（部門）可保存復制件。第三十三條公文復制件作為正式文件利用時，應當加蓋復制單位證明章，視同正式文件妥善保管。第三十四條整理完備案卷，應當確定保管期限，并按照有關規定及時向檔案部門移交。個人不得保存應當存檔的公文。第三十五條沒有歸檔和存查價值的公文，經主管領導批準后，可以定期銷毀。銷毀涉密公文，要進行登記，有二人監銷，保證不丟失，不漏銷。第七章附則第三十六條本辦法由局辦公室負責解釋。第三十七條本辦法自～年1月1日起施行。

篇3:化學公司公文處理辦法

化學公司公文處理辦法

第一章總則

　　第一條為使石城化學公司有限責任公司(公下簡稱石城化學公司)的公文處理工作規范化、制度化、科學化，特制定本辦法。

　　第二條石城化學公司的公文，是石城化學公司在生產經營建設和管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹集團公司各項工作要求，發布規章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導部署和商洽工作，反映和報告情況，總結和交流經驗的重要工具。

　　第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定，確保國家秘密和企業商業秘密、工作秘密的安全。

　　第六條石城化學公司各部門和各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門本單位公文處理工作的領導和檢查。

　　第七條總經理辦公室是石城化學公司公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導各單位的公文處理工作。

　　第八條石城化學公司機關各部門和各單位辦公室應當設立文秘部門或者配備專(兼)職人員負責公文處理工作。

第二章公文種類

　　第九條石城化學公司公文種類主要有：

　　(一)命令(令)

　　適用于依照有關法律公布行政法規和規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。

　　(二)決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

　　(三)公告

　　適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

　　(四)通告

　　適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　(五)通知

　　適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

　　(六)通報

　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　(七)報告

　　適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

　　(八)規定

　　適用于對特定范圍內的工作和事務制訂有約束性的措施。

　　(九)請示

　　適用于向上級機關請求指示、批準。

　　(十)批復

　　適用于答復下級機關的請示事項。

　　(十一)意見

　　適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　(十二)函

　　適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

　　(十三)會議紀要

　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

　　第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

　　(一)文件眉首。一般指首頁橫線以上，包括秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號和簽發人等內容。發文機關標識和橫線用紅色印刷，稱文件紅頭。文件的眉首占首頁的三分之一。

　　(二)涉及國家秘密和企業商業秘密、工作秘密的公文，應當依據有關規定標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

　　(三)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

　　(四)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱;聯合行文，主辦機關排列在前。

　　(五)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。發文字號一般置于發文機關標識的下面，橫線中央上面。石城化學公司文件字號為石城化學公司×〔200×〕×號。前“×”為石城化學公司機關部門代字，如：辦公室為“辦”、人力資源部為“人”。

　　(六)上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　(七)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。紅頭文件的標題可以省去發文機關的名稱。

　　(八)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　(九)公文如有附件，應當在正文之后成文時間之前注明附件順序和名稱。

　　(十)公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

　　(十一)成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　　(十二)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。

　　(十三)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。主題詞要從集團公司公文主題詞表中選用，最多不得超過5個，排列次序是先標注類別詞，再標注類屬詞，最后標注文種。主題詞印在末頁下部，抄送欄的上面。

　　(十四)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　(十五)印發機關的名稱印在文件末頁最后一行，印發日期一般為送印日期。

　　(十六)石城化學公司辦公會議紀要，眉首占首頁的三分之一，印發日期印在橫線上面發文機關標識的右側，順序號印在發文機關標識和印發日期中央的上面。密級和保密期限印在首頁右上角。

　　第十一條公文各組成部分的其他標識規則，可參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

　　第十二條文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用a4型，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章行文規則

　　第十三條行文應當確有必要，注重效用。

　　第十四條石城化學公司各部門、各單位的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告。

　　第十五條石城化學公司各部門、各單位在各自職權范圍內，可以互相行文。必要時，可以向省、市人民政府的有關業務部門行文。機關各部門一般不要直接向下屬單位和下屬單位的業務處(科)室行文。各部門之間可以通過電話、面談解決問題的，盡量不要行文。

　　第十六條屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。

　　第十七條部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

　　第十八條向下級機關、單位的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

　　第十九條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

　　“報告”不得夾帶請示事項。

　　第二十條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第二十一條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第五章發文辦理

　　第二十二條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

　　第二十三條草擬公文應當做到：

　　(一)符合國家的法律、法規及其它有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

　　(二)情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

　　(四)擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

　　(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發言語字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　(六)結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。

　　(七)應當使用國家法定計量單位。

　　(八)文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯文。

　　(九)公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　第二十四條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文;如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級領導協調或裁定。

　　第二十五條公文送負責簽發后，再由辦公室審核，審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

　　第二十六條公文由本機關負責人簽發。以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。有的公文經授權可由辦公室主任簽發。

第六章收文辦理

　　第二十七條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第二十八條認真辦理往來文件，是辦公室工作的一項重要內容。從事收文處理工作的人員應當遵守以下規定：

　　1.以高度負責的精神，準確、及時、安全地處理好每一份文件。

　　2.對公文運轉的每一個環節，都要建立登記制度，避免延誤、丟失。

　　3.遵守保密紀律和工作紀律，確保國家秘密安全，收文處理過程中的信息(辦理情況、領導批示等)不得擅自對外提供。

　　4.注意把握來文需要辦理事項的緊急和重要程度，切實做到急事急辦，特事特辦。

　　5.加強學習，精通業務，全面掌握情況，提高收文處理的工作質量。

　　第二十九條公司收文處理由總經理辦公室機要秘書統一負責簽收、登記，并進行審核，送由辦公室主任簽署擬辦意見后，按照擬辦意見進行分送、傳閱和內部催辦。審核的重點是：是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

　　第三十條凡上級來文和送總經理辦公室的文件都要逐件進行登記。登記內容包括收文日期、來文機關、文號、頁數、標題等。

　　第三十一條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤，推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦的機要部門并說明理由。

　　第三十二條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。

　　第三十三條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　第三十四條機要秘書要及時掌握領導日程安排，適時提請領導閱處文件。遇有領導同志出差等特殊情況，機要秘書要調整傳閱流程，避免因此置壓文件，對重要的文件要特別請示辦公室主任進行處理。

　　第三十五條機要秘書按照領導批示進行文件的后續運轉，及時通知責任部門或單位取閱文件，確保領導批示事項得到貫徹落實。各部門和單位要根據機要秘書通知及時到辦公室取閱文件，取閱文件的人員應在《每日文件收轉單》上簽署取閱人姓名和取閱日期，歸還時在《每日文件收轉單》上簽署歸還人姓名和歸還日期。運轉過程中出現延誤、遺失的，由取閱人負責。

　　第三十六條傳閱件應在3個工作日內退回辦公室機要秘書，在此期間文件的復印、傳閱等工作由責任部門按照有關保密規定進行。文件取閱人對該文件在責任部門運轉的全過程負責，遇有部門負責人出差等特殊情況，須由指定的工作負責人進行辦理，不得置壓文件。對特殊文件和急件，要按特事特辦、急事急辦的原則進行辦理。

　　第三十七條轉各部門或單位辦理的請示件和領導批示，由機要秘書負責催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。領導明確批示由牽頭部門負責處理的文件，由牽頭部門組織協調，直至文件辦理完畢。

　　第三十八條有限公司與分公司間的公文傳閱要做到及時，按照收文口徑做好文件的催辦、歸檔。

　　第三十九條凡符合下列條件之一的，可視為文件辦結：

　　(一)已按領導批示認真承辦，履行了處理程序并有結果;

　　(二)上級機關公文，已通過行文或其它方式貫徹執行;

　　(三)函件已明確答復;

　　(四)要求公司答復問題的來文已作出明確答復;

　　(五)應閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。

第七章公文歸檔

　　第四十條公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和集團公司、石城化學公司的有關規定，及時整理(立卷)、歸檔。石城化學公司及其機關各部門的發文由總經理辦公室負責立卷歸檔。立卷歸檔工作應在主管檔案工作部門的指導下進行。

　　個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第四十一條歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第四十二條代表石城化學公司外出參加重要會議后，應將會議文件、資料交總經理辦公室立卷、歸檔。

　　第四十三條本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理(立卷)、歸檔。

　　第四十四條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　　第四十五條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

　　第四十六條公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第四十七條文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

　　第四十八條上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

　　第四十九條公開發布行政機關公文，必須經發文機關批準，經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

　　第五十條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

　　第五十一條公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第五十二條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。

　　第五十三條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

　　第五十四條機關合并時，全部公文當應隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

　　工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　　第五十五條密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第九章附則

　　第五十六條公文處理中涉及電子文件的管理，將依據國家和集團公司的有關規定另行制定。統一規定發布之前，各單位可以制定本單位的試行規定。

　　第五十七條機關各部門和各單位的辦公室對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。

　　第五十八條各單位可根據本辦法，結合實際情況，制定實施細則。

　　第五十九條本辦法自發文之日起施行。

　　第六十條本辦法由總經理辦公室負責解釋。