化學公司公文處理辦法

第一章總則

　　第一條為使石城化學公司有限責任公司(公下簡稱石城化學公司)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本辦法。

　　第二條石城化學公司的公文，是石城化學公司在生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)和管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹集團公司各項工作要求，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)部署和商洽工作，反映和報告情況，總結(jié)和交流經(jīng)驗的重要工具。

　　第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　　第四條公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、工作秘密的安全。

　　第六條石城化學公司各部門和各單位的負責人應(yīng)當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

　　第七條總經(jīng)理辦公室是石城化學公司公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)各單位的公文處理工作。

　　第八條石城化學公司機關(guān)各部門和各單位辦公室應(yīng)當設(shè)立文秘部門或者配備專(兼)職人員負責公文處理工作。

第二章公文種類

　　第九條石城化學公司公文種類主要有：

　　(一)命令(令)

　　適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。

　　(二)決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

　　(三)公告

　　適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

　　(四)通告

　　適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。

　　(五)通知

　　適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

　　(六)通報

　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　(七)報告

　　適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

　　(八)規(guī)定

　　適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制訂有約束性的措施。

　　(九)請示

　　適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

　　(十)批復(fù)

　　適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

　　(十一)意見

　　適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　(十二)函

　　適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。

　　(十三)會議紀要

　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

　　第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

　　(一)文件眉首。一般指首頁橫線以上，包括秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號和簽發(fā)人等內(nèi)容。發(fā)文機關(guān)標識和橫線用紅色印刷，稱文件紅頭。文件的眉首占首頁的三分之一。

　　(二)涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密、工作秘密的公文，應(yīng)當依據(jù)有關(guān)規(guī)定標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號。

　　(三)緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

　　(四)發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。

　　(五)發(fā)文字號應(yīng)當包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。發(fā)文字號一般置于發(fā)文機關(guān)標識的下面，橫線中央上面。石城化學公司文件字號為石城化學公司×〔200×〕×號。前“×”為石城化學公司機關(guān)部門代字，如：辦公室為“辦”、人力資源部為“人”。

　　(六)上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　　(七)公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。紅頭文件的標題可以省去發(fā)文機關(guān)的名稱。

　　(八)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　(九)公文如有附件，應(yīng)當在正文之后成文時間之前注明附件順序和名稱。

　　(十)公文除“會議紀要”外，應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。

　　(十一)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。

　　(十二)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應(yīng)當加括號標注。

　　(十三)公文應(yīng)當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。主題詞要從集團公司公文主題詞表中選用，最多不得超過5個，排列次序是先標注類別詞，再標注類屬詞，最后標注文種。主題詞印在末頁下部，抄送欄的上面。

　　(十四)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

　　(十五)印發(fā)機關(guān)的名稱印在文件末頁最后一行，印發(fā)日期一般為送印日期。

　　(十六)石城化學公司辦公會議紀要，眉首占首頁的三分之一，印發(fā)日期印在橫線上面發(fā)文機關(guān)標識的右側(cè)，順序號印在發(fā)文機關(guān)標識和印發(fā)日期中央的上面。密級和保密期限印在首頁右上角。

　　第十一條公文各組成部分的其他標識規(guī)則，可參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。

　　第十二條文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用a4型，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第四章行文規(guī)則

　　第十三條行文應(yīng)當確有必要，注重效用。

　　第十四條石城化學公司各部門、各單位的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級請示和報告。

　　第十五條石城化學公司各部門、各單位在各自職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文。必要時，可以向省、市人民政府的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。機關(guān)各部門一般不要直接向下屬單位和下屬單位的業(yè)務(wù)處(科)室行文。各部門之間可以通過電話、面談解決問題的，盡量不要行文。

　　第十六條屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。

　　第十七條部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責令糾正或撤銷。

　　第十八條向下級機關(guān)、單位的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。

　　第十九條“請示”應(yīng)當一文一事;一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

　　“報告”不得夾帶請示事項。

　　第二十條除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第二十一條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。

第五章發(fā)文辦理

　　第二十二條發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　第二十三條草擬公文應(yīng)當做到：

　　(一)符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

　　(二)情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　(三)公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

　　(四)擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

　　(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)言語字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。

　　(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。

　　(七)應(yīng)當使用國家法定計量單位。

　　(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯文。

　　(九)公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

　　第二十四條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文;如有分歧，主辦部門的主要負責人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

　　第二十五條公文送負責簽發(fā)后，再由辦公室審核，審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

　　第二十六條公文由本機關(guān)負責人簽發(fā)。以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。有的公文經(jīng)授權(quán)可由辦公室主任簽發(fā)。

第六章收文辦理

　　第二十七條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第二十八條認真辦理往來文件，是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。從事收文處理工作的人員應(yīng)當遵守以下規(guī)定：

　　1.以高度負責的精神，準確、及時、安全地處理好每一份文件。

　　2.對公文運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，都要建立登記制度，避免延誤、丟失。

　　3.遵守保密紀律和工作紀律，確保國家秘密安全，收文處理過程中的信息(辦理情況、領(lǐng)導(dǎo)批示等)不得擅自對外提供。

　　4.注意把握來文需要辦理事項的緊急和重要程度，切實做到急事急辦，特事特辦。

　　5.加強學習，精通業(yè)務(wù)，全面掌握情況，提高收文處理的工作質(zhì)量。

　　第二十九條公司收文處理由總經(jīng)理辦公室機要秘書統(tǒng)一負責簽收、登記，并進行審核，送由辦公室主任簽署擬辦意見后，按照擬辦意見進行分送、傳閱和內(nèi)部催辦。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

　　第三十條凡上級來文和送總經(jīng)理辦公室的文件都要逐件進行登記。登記內(nèi)容包括收文日期、來文機關(guān)、文號、頁數(shù)、標題等。

　　第三十一條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤，推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當及時退回交辦的機要部門并說明理由。

　　第三十二條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

　　第三十三條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　第三十四條機要秘書要及時掌握領(lǐng)導(dǎo)日程安排，適時提請領(lǐng)導(dǎo)閱處文件。遇有領(lǐng)導(dǎo)同志出差等特殊情況，機要秘書要調(diào)整傳閱流程，避免因此置壓文件，對重要的文件要特別請示辦公室主任進行處理。

　　第三十五條機要秘書按照領(lǐng)導(dǎo)批示進行文件的后續(xù)運轉(zhuǎn)，及時通知責任部門或單位取閱文件，確保領(lǐng)導(dǎo)批示事項得到貫徹落實。各部門和單位要根據(jù)機要秘書通知及時到辦公室取閱文件，取閱文件的人員應(yīng)在《每日文件收轉(zhuǎn)單》上簽署取閱人姓名和取閱日期，歸還時在《每日文件收轉(zhuǎn)單》上簽署歸還人姓名和歸還日期。運轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)延誤、遺失的，由取閱人負責。

　　第三十六條傳閱件應(yīng)在3個工作日內(nèi)退回辦公室機要秘書，在此期間文件的復(fù)印、傳閱等工作由責任部門按照有關(guān)保密規(guī)定進行。文件取閱人對該文件在責任部門運轉(zhuǎn)的全過程負責，遇有部門負責人出差等特殊情況，須由指定的工作負責人進行辦理，不得置壓文件。對特殊文件和急件，要按特事特辦、急事急辦的原則進行辦理。

　　第三十七條轉(zhuǎn)各部門或單位辦理的請示件和領(lǐng)導(dǎo)批示，由機要秘書負責催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。領(lǐng)導(dǎo)明確批示由牽頭部門負責處理的文件，由牽頭部門組織協(xié)調(diào)，直至文件辦理完畢。

　　第三十八條有限公司與分公司間的公文傳閱要做到及時，按照收文口徑做好文件的催辦、歸檔。

　　第三十九條凡符合下列條件之一的，可視為文件辦結(jié)：

　　(一)已按領(lǐng)導(dǎo)批示認真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果;

　　(二)上級機關(guān)公文，已通過行文或其它方式貫徹執(zhí)行;

　　(三)函件已明確答復(fù);

　　(四)要求公司答復(fù)問題的來文已作出明確答復(fù);

　　(五)應(yīng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。

第七章公文歸檔

　　第四十條公文辦理完畢后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和集團公司、石城化學公司的有關(guān)規(guī)定，及時整理(立卷)、歸檔。石城化學公司及其機關(guān)各部門的發(fā)文由總經(jīng)理辦公室負責立卷歸檔。立卷歸檔工作應(yīng)在主管檔案工作部門的指導(dǎo)下進行。

　　個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

　　第四十一條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第四十二條代表石城化學公司外出參加重要會議后，應(yīng)將會議文件、資料交總經(jīng)理辦公室立卷、歸檔。

　　第四十三條本機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)整理(立卷)、歸檔。

　　第四十四條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

　　第四十五條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

　　第四十六條公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第四十七條文秘部門應(yīng)當建立健全本機關(guān)公文處理的有關(guān)制度。

　　第四十八條上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關(guān)經(jīng)負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應(yīng)當注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

　　第四十九條公開發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準，經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

　　第五十條公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。

　　第五十一條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

　　第五十二條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負責人批準，可以銷毀。

　　第五十三條銷毀秘密公文應(yīng)當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應(yīng)當進行登記。

　　第五十四條機關(guān)合并時，全部公文當應(yīng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

　　工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

　　第五十五條密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章附則

　　第五十六條公文處理中涉及電子文件的管理，將依據(jù)國家和集團公司的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前，各單位可以制定本單位的試行規(guī)定。

　　第五十七條機關(guān)各部門和各單位的辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當進行督促檢查并建立督查制度。

　　第五十八條各單位可根據(jù)本辦法，結(jié)合實際情況，制定實施細則。

　　第五十九條本辦法自發(fā)文之日起施行。

　　第六十條本辦法由總經(jīng)理辦公室負責解釋。

篇2:電子公文處理軟件推廣使用工作方案

為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機關(guān)工作作風，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從*年開始大力推廣使用中國計算機軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國家稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件，即《公文處理系統(tǒng)》(officialdocumentsprocesssystem)軟件(以下簡稱oa軟件)，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動化建設(shè)步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機關(guān)在推廣使用oa軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。

一、oa軟件推廣使用過程中存在的問題

oa軟件在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面，一方面是oa軟件本身存在的問題;另一方面是使用oa軟件的外部環(huán)境存在的問題。

(一)oa軟件本身存在的問題

1.oa軟件兼容性較差。隨著oa軟件的推廣使用，目前oa軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于oa軟件開發(fā)時間比較早，目前在用的oa軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的oa軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴展名為doc的word文檔、擴展名為txt的文本文檔和擴展名為bmp的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現(xiàn)為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化)系統(tǒng)開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文檔，oa軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過多個步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁拷入oa軟件進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質(zhì)公文無異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產(chǎn)文字處理軟件--金山軟件編輯的wps文檔，oa軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據(jù)《廣西壯族自治區(qū)國家行政機關(guān)電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發(fā))第十一條規(guī)定：“電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式，應(yīng)當符合《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、……的要求。”《國家行政機關(guān)公文公格式》明確規(guī)定，國家行政機關(guān)的公文從發(fā)文標識到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號的黑體、小標宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，oa軟件在接收自治區(qū)政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。

根據(jù)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯(lián)系應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來完成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多，各級各部門根據(jù)自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業(yè)辦理申請享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時附送的財務(wù)會計資料、產(chǎn)品技術(shù)說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見，oa軟件的兼容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣應(yīng)用的最大障礙。

2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公局域網(wǎng)的建立和擴大，地稅部門內(nèi)部的很多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如及時通訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等都可以通過網(wǎng)絡(luò)來完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發(fā)布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質(zhì)量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公局域網(wǎng)內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補oa軟件的不足，但使用時與oa軟件脫節(jié)，仍不夠方便及時。

3.oa軟件缺少自我完善機制。計算機軟件的特點和開發(fā)目的決定了任何計算機應(yīng)用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發(fā)、應(yīng)用過程中根據(jù)使用環(huán)境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求應(yīng)用軟件的開發(fā)商要有了解使用環(huán)境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過應(yīng)用軟件本身自動收集反饋使用過程中的有關(guān)資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便及時了解有關(guān)情況，并加以修改補充完善。而oa軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加以解決的機制，這一點，從oa軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發(fā)現(xiàn)有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟件開發(fā)商售后跟蹤服務(wù)不到位造成的。

此外，oa軟件還會出現(xiàn)一些不知緣由的錯誤，例如，有時收文方接收到的文件與發(fā)文方發(fā)出的文件不一致，主要是附件收不到;有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發(fā)人簽發(fā)的文稿少一兩個表格附件;有時發(fā)文方遠程封發(fā)文件后，通過查詢功能查詢發(fā)文情況顯示已送達，但一直未見收文方接收等等。

(二)oa軟件應(yīng)用環(huán)境存在的問題

1.oa軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統(tǒng)一的電子公文處理辦法的法規(guī)，根據(jù)自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的《電子公文處理辦法》第七條規(guī)定：“通過認定的電子公文處理系統(tǒng)生成、存儲及傳輸?shù)碾娮庸模c相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等效力。”第二十四條規(guī)定：“各級國家行政機關(guān)建設(shè)的電子公文處理系統(tǒng)，經(jīng)自治區(qū)有關(guān)部門組成的專家審核組審核，并經(jīng)自治區(qū)人民政府批準認定后，方具法定效力”。目前oa軟件還沒有通過自治區(qū)有關(guān)部門的審核認定，因此，oa軟件制發(fā)的電子公文，根據(jù)《全國稅務(wù)機關(guān)公文處理實施辦法》(國稅法〔*〕132號)的規(guī)定，在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部具有行政效力，可以作為本系統(tǒng)、本機關(guān)內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。但是，對系統(tǒng)外是沒有法律效力的。

2.對oa軟件的認識比較片面、膚淺。很多領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都簡單地把oa軟件看作是將在紙質(zhì)上起草、審核、簽發(fā)公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對oa軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產(chǎn)生的深遠影響的認識不深，沒有根據(jù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點去改進、創(chuàng)新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習慣于分人分步進行，不會利用網(wǎng)絡(luò)實時協(xié)同進行;只習慣于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質(zhì)公文，而不善于發(fā)現(xiàn)、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。

3.推廣應(yīng)用工作發(fā)展不平衡。電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效、便捷作用的發(fā)揮要求有通達的網(wǎng)絡(luò)、運轉(zhuǎn)正常的設(shè)備和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)覆蓋面、設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量以及工作人員操作技能水平方面存在發(fā)展不平衡的情況，特別是同一個市內(nèi)的縣與縣之間和縣內(nèi)的單位與單位之間的發(fā)展不平衡對oa軟件的推廣應(yīng)用影響最大;在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術(shù)水平差，人為造成網(wǎng)絡(luò)末端的梗滯、降低了整個網(wǎng)絡(luò)的運行速度的情況也時有發(fā)生。這種發(fā)展不平衡對0軟件的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應(yīng)引起高度重視。以百色市地稅系統(tǒng)為例，根據(jù)*年底統(tǒng)計，百色市城區(qū)和縣城以外的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機構(gòu)(分局或稅所)共有48個，已聯(lián)網(wǎng)運行oa軟件的23個，還有25個因常住工作人員少而未聯(lián)網(wǎng)運行oa軟件，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機構(gòu)總個數(shù)的52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa軟件應(yīng)用的盲點。

4.公文安全隱患大。oa軟件的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由于干部職工計算機信息安全意識差，不按規(guī)定認真防范計算機病毒，使得計算機病毒經(jīng)常破壞服務(wù)器和工作站的計算機操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴重威脅了oa軟件里面的公文的安全。二是操作不規(guī)范，主要是不按規(guī)定備份數(shù)據(jù)，如某縣地稅局*年9月公文處理服務(wù)器操作系統(tǒng)發(fā)生嚴重故障后不得不重新安裝操作系統(tǒng)，但由于事前沒有按規(guī)定定期備份數(shù)據(jù)，至使服務(wù)器重裝操作系統(tǒng)后某一時段的電子公文的數(shù)據(jù)資料無法恢復(fù)。

5.管理制度不健全。*年9月區(qū)局印發(fā)了《廣西壯族自治區(qū)地方稅務(wù)局計算機公文處理規(guī)則(暫行)》，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規(guī)定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結(jié)果的績效考評制度和責任追究制度，導(dǎo)致一些計算機處理公文的工作制度執(zhí)行不到位。例如，為保障公文處理網(wǎng)絡(luò)的安全而采取的內(nèi)部辦公網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)物理隔離后，許多工作人員在公文網(wǎng)上階段性地處理完電子公文后就轉(zhuǎn)到外部互聯(lián)網(wǎng)，不按規(guī)定時間和次數(shù)轉(zhuǎn)回內(nèi)部辦公網(wǎng)查收、處理電子公文，經(jīng)常出現(xiàn)超時辦文。

6.濫用oa軟件發(fā)送公文。公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間性等特點，因此制發(fā)公文應(yīng)當嚴謹，《全國稅務(wù)機關(guān)公文處理實施辦法》(國稅發(fā)〔*〕132號)第四十四條規(guī)定：“行文應(yīng)當確有必要，注重效用。對于可發(fā)可不發(fā)的公文，即無實質(zhì)內(nèi)容、無具體措施、無針對性、無指導(dǎo)性、缺乏可操作性的公文，堅決不發(fā)。對必須印發(fā)的公文嚴格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕亂發(fā)濫送，避免重復(fù)行文。”第一一六條規(guī)定：“各級稅務(wù)機關(guān)應(yīng)當通過稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建立的公文處理計算機應(yīng)用系統(tǒng)，按照本實施辦法和有關(guān)規(guī)定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。《自治區(qū)地方稅務(wù)局辦公室關(guān)于明確公文處理有關(guān)問題的通知》(桂地稅辦發(fā)〔*〕118號)規(guī)定：“轉(zhuǎn)發(fā)公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環(huán)節(jié)提出直接轉(zhuǎn)發(fā)意見，報局領(lǐng)導(dǎo)批示，如局領(lǐng)導(dǎo)同意直接轉(zhuǎn)發(fā)，則原文直接轉(zhuǎn)發(fā)(在公文處理系統(tǒng)中采取遠程轉(zhuǎn)發(fā)方式)，不再另行擬文轉(zhuǎn)發(fā)。”可見，利用oa軟件制發(fā)公文也應(yīng)當遵循嚴謹?shù)脑瓌t。而目前的情況是，由于oa軟件方便、快捷的特點加上公文的嚴肅性，使得很多工作人員產(chǎn)生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務(wù)性電子文檔也被當作電子公文用oa軟件制發(fā)。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領(lǐng)導(dǎo)、文秘人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公文的數(shù)量，降低工作效率，又占用公文處理服務(wù)器的存儲容量，浪費設(shè)備資源。另外，使用oa軟件處理機密文件也是不妥當?shù)摹?/p>

二、解決存在問題的對策分析

(一)解決oa軟件自身存在問題的設(shè)想

oa軟件兼容性差的問題，已經(jīng)成為制約各級地稅部門與政府專網(wǎng)之間快速傳遞、處理電子公文的嚴重問題，必須引起高度重視，應(yīng)盡快加以解決，方法有兩種。

一種方法是完全摒棄oa軟件，重新開發(fā)基于政府電子公文處理規(guī)范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會遇到很多問題，首先是需要投入大量的研發(fā)資金。其次是開發(fā)、試用時間較長。第三是應(yīng)用培訓(xùn)工作量大。第四是政府電子公文處理規(guī)范也只是一個大致的原則性要求，并沒有具體明確的標準，而且這些規(guī)范還會隨著社會政治經(jīng)濟形式和信息科技的發(fā)展而變化，即便重新開發(fā)新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應(yīng)政府電子公文處理規(guī)范。第五是oa軟件在全區(qū)各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經(jīng)過其處理并保存下來的公文也是一個不小的數(shù)目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經(jīng)過oa軟件處理并保存下來的公文，收文部分有12053份，發(fā)文部分有3047份，如果重新開發(fā)應(yīng)用新的電子公文處理軟件，如何銜接、兼容此前用oa軟件處理過并保存下來的大量的電子公文也是一個必須解決的難題。

另一種方法就是改造升級oa軟件，這即可節(jié)約資金投入，又可保證oa軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟件的時間較長，比較了解oa軟件的特點和操作要領(lǐng)，學習使用新版oa軟件自然更容易接受，避免全部從頭開始學習培訓(xùn)，縮短開發(fā)試用的時間和學習使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區(qū)局向國家稅務(wù)總局反映，請求國家稅務(wù)總局和軟件開發(fā)商盡快改造升級oa軟件。區(qū)局也可以組織技術(shù)力量，結(jié)合廣西實際情況改造升級oa軟件。

改造升級oa軟件應(yīng)注意解決以下幾個問題：首先，是擴大oa軟件的兼容范圍，實現(xiàn)與政府專網(wǎng)的高效對接。其次，是整合系統(tǒng)功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會自動顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有在線人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門內(nèi)部工作人員之間的各種工作聯(lián)系。第四，要根據(jù)《電子公文處理辦法》結(jié)合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務(wù)器端oa軟件定時自動備份數(shù)據(jù)的功能，每天定時自動備份兩次，并定期存檔，建立遠程的災(zāi)難備份中心統(tǒng)一保管備份的數(shù)據(jù)，確保文件資料的安全;增加工作站端oa軟件自動記錄、保存登錄oa軟件的時間、次數(shù)的功能，以便開展績效考評和責任追究;增加計算機開機時oa軟件自動運行登錄的功能，減少因疏忽而忘記登錄oa軟件閱處文件的現(xiàn)象發(fā)生;改進信箱欄目新文件到達的提醒功能和已閱文件的標識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟件的信箱欄目有新文件到達時只在軟件屏幕下方狀態(tài)欄左側(cè)有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的文件，已閱欄則標有“√”，這在個人信箱還容易辨認文件是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的文件，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標有“√”，這樣有時候等待閱處的文件多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。這些都是容易造成文件超時辦理的原因，應(yīng)當使用既醒目又悅耳方法的提醒有新文件到達，使用實名標識已閱的文件。通過增加和完善o軟件的功能，充分利用機器設(shè)備和應(yīng)用軟件的機械性能彌補人類健忘的缺點，減少人為造成的失誤，確保能夠按時辦理公文。

社會政治經(jīng)濟在不斷發(fā)展變化，電子計算機及其信息技術(shù)的發(fā)展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應(yīng)用環(huán)境和用戶的需求也在不斷發(fā)展變化之中。因此，無論是重新開發(fā)新的電子公文處理軟件還是改造升級o軟件，都必須建立有效的軟件應(yīng)用情況跟蹤服務(wù)體系，及時發(fā)現(xiàn)并解決軟件應(yīng)用過程中遇到的問題，不斷改進和提高軟件的性能，以滿足實際工作的需要。

(二)改善oa軟件應(yīng)用環(huán)境的建議

1.盡快解決oa軟件的法律地位問題。隨著我國電子政務(wù)的發(fā)展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文和制作電子公文對外傳輸都是不合法的，應(yīng)當按照《電子公文處理辦法》規(guī)定盡快為oa軟件申辦合法的身份。

2.提高思想認識，更新觀念。信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢,是推動經(jīng)濟社會變革的重要力量。地稅部門推廣使用oa軟件處理電子公文，是地稅部門信息化建設(shè)的重要步驟，是地稅部門實現(xiàn)與政府其它部門間的信息共建共享的前提和基礎(chǔ)，是地稅部門建設(shè)電子政務(wù)的具體表現(xiàn)。因此，必須從國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的高度來看待地稅部門推廣使用oa軟件，從我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標和要求來解決地稅部門推廣使用oa軟件存在的各種問題，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的理念對地稅部門公文處理工作進行組織結(jié)構(gòu)的重組和業(yè)務(wù)流程的再造，以適應(yīng)我國電子政務(wù)發(fā)展形勢的需要。

3.切實防范計算機病毒。計算機病毒是oa軟件和辦公網(wǎng)絡(luò)安全的最大的威脅者，而且這種威脅是長期存在的，因此，防范計算機病毒的任務(wù)是長期的也是非常艱巨的，防范措施主要包括：一是嚴格執(zhí)行內(nèi)、外網(wǎng)物理隔離措施，不允許擅自變換內(nèi)、外網(wǎng)的接口，筆記本電腦在內(nèi)、外網(wǎng)上交替使用;二是及時升級計算機上的殺毒軟件，經(jīng)常查殺計算機內(nèi)的病毒;三是使用外來存儲介質(zhì)如光盤、優(yōu)盤前需經(jīng)嚴格病毒查殺。

4.加大資金投入力度，改善使用oa軟件的硬件環(huán)境。當今世界，信息科技飛速發(fā)展，日新月異，技術(shù)和設(shè)備的更新?lián)Q代都很快，為了適應(yīng)信息化發(fā)展形勢的需要，必須加大投入，增添設(shè)備，擴大網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面，爭取做到工作人員人手一臺計算機，消滅網(wǎng)絡(luò)死角。適時更新落后設(shè)備，消除設(shè)備形成的網(wǎng)絡(luò)瓶頸，提高網(wǎng)絡(luò)運行的速度和運行質(zhì)量。

5、加強學習培訓(xùn)。要全面加強學習培訓(xùn)計算機及其網(wǎng)絡(luò)的基本知識和操作技能。要有針對性地加強學習培訓(xùn)oa軟件的操作技能，開發(fā)oa軟件應(yīng)用教程多媒體軟件，增強學習培訓(xùn)的感性認識，分崗位進行專題學習培訓(xùn)，引入oa軟件上崗操作許可證的管理制度，確保學習培訓(xùn)效果，以消除人為造成的網(wǎng)絡(luò)阻滯現(xiàn)象，切實提高辦文速度和質(zhì)量。

6、進一步完善目標管理制度和責任追究制度，加大督促檢查力度。要修訂、完善、統(tǒng)一全區(qū)地稅系統(tǒng)的計算機公文處理規(guī)則，嚴格規(guī)范使用oa軟件的對象和范圍，要建立健全針對計算機處理公文工作的績效考評制度和責任追究制度，定期按制度進行督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正并追究有關(guān)人員責任，確保oa軟件充分發(fā)揮作用，進一步提高地稅系統(tǒng)的行政效率。

篇3:黨政機關(guān)公文處理工作條例（全文）

第一章總則

第一條為了適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機關(guān)和國家行政機關(guān)(以下簡稱黨政機關(guān))工作需要，推進黨政機關(guān)公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

第二條本條例適用于各級黨政機關(guān)公文處理工作。

第三條黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條公文處理工作應(yīng)當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條各級黨政機關(guān)應(yīng)當高度重視公文處理工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化隊伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

第七條各級黨政機關(guān)辦公廳(室)主管本機關(guān)的公文處理工作，并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。

第二章公文種類

第八條公文種類主要有：

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

(十一)請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

(十四)函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。

(十五)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。

(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。

(五)發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。

(七)標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。

(八)主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。

(十三)印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

(十四)附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十六)抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

(十七)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。

(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。

第十一條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。

第十二條公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章行文規(guī)則

第十三條行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。

第十五條向上級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：

(一)原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。

(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán);屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當直接報送上級主管部門。

(三)下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。

(四)請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(五)除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。

(六)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。

第十六條向下級機關(guān)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：

(一)主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。

(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

(三)黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。

(四)涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當責令其糾正或者撤銷。

(五)上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。

第十七條同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。

部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第五章公文擬制

第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十九條公文起草應(yīng)當做到：

(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

(二)一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

(三)內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練。

(四)文種正確，格式規(guī)范。

(五)深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

(六)公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。

(七)機關(guān)負責人應(yīng)當主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

第二十條公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：

(一)行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

(二)內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī);是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。

(三)涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

(四)文種是否正確，格式是否規(guī)范;人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確;文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

(五)其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

需要發(fā)文機關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關(guān)辦公廳(室)進行初核。

第二十一條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當退回起草單位并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第二十二條公文應(yīng)當經(jīng)本機關(guān)負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機關(guān)主要負責人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。

第六章公文辦理

第二十三條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條收文辦理主要程序是：

(一)簽收。對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。

(三)初審。對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。

(四)承辦。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

(五)傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。

(七)答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第二十五條發(fā)文辦理主要程序是：

(一)復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核;需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審。

(二)登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

(三)印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。

(四)核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。

第二十六條涉密公文應(yīng)當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第二十七條需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔。

第七章公文管理

第二十八條各級黨政機關(guān)應(yīng)當建立健全本機關(guān)公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十九條黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委(黨組)的縣級以上單位應(yīng)當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

第三十條公文確定密級前，應(yīng)當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應(yīng)當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。

第三十一條公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行;需要變更的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。

涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定。

經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十二條復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負責人批準。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。

復(fù)制件應(yīng)當加蓋復(fù)制機關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當注明翻印的機關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十三條公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效;公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條涉密公文應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。

第三十五條不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理;機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關(guān)應(yīng)當督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第三十七條新設(shè)立的機關(guān)應(yīng)當向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機關(guān)合并或者撤銷時，相應(yīng)進行調(diào)整。

第八章附則

第三十八條黨政機關(guān)公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關(guān)規(guī)定處理。

第四十條其他機關(guān)和單位的公文處理工作，可以參照本條例執(zhí)行。

第四十一條本條例由*中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳負責解釋。

第四十二條本條例自20**年7月1日起施行。1996年5月3日*中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和20**年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》停止執(zhí)行。