##省地質礦產勘查開發局公文處理辦法第一章總則第一條為使局的公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據**年8月24日新發布的《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔*〕23號）和國家質量技術監督局1999年10月2日批準發布的gb/t9704～1999《國家行政機關公文格式》國家標準，制定本辦法。第二條局的公文（包括電報，下同）是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布規范性文件，部署工作，請示和答復問題，指導、部置和商洽工作，報告情況、交流經驗及聯系公務、記載工作活動的重要工具。第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。第四條公文處理應貫徹“黨政分開”原則。以行政名義行文，不得對下級黨組織布置任務，作指示。第五條公文處理必須嚴格執行國家有關保密規定。確?！踩?。第六條局、隊（公司）辦公室是公文處理的管理機構，主管局、隊（公司）公文處理工作。局機關各處室（部門）應確定一名兼管文書處理的工作人員，負責本處室（部門）文書處理和立卷、歸檔工作。第二章公文種類第六條局公文種類主要有：（一）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適應的決定事項。（二）通知適應于批轉下級公文，轉發上級不相隸屬公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。大體分為4種。第一種是印發、轉發性通知。一般由兩部分組成：一是帶有要求的正文部分，二是作為附件的被印發或轉發的文件。兩者缺一不可。第二種是布置工作、傳達領導意圖的指示性通知。帶有指示性和指導性，要求被通知機關貫徹執行。第三種是傳達事項、信息的一般性通知。是一種周知性通知，如人事任免、成立機構等。第四種是召開會議的通知。如發布本機關的規章制度、領導講話用“印發”，如發布領導機關或同級不相隸屬機關的文件用“轉發”。（三）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。表彰和批評的通報，應選好具有典型意義的人和事。寫表彰通報要深入調查研究，實事求是，切忌夸張；寫批評通報要求事實準確、簡要，處理內容要明確具體，分析原因要抓住本質，提出要求要有針對性。（四）報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。起草報告要求情況真實，內容簡單扼要，即使是綜合報告，也只著重寫幾個問題，其他從簡，要有分析，寫且出問題的實質，說明已做工作或擬采取的措施，還要注意反映新情況、新問題。報告中不得夾帶請示事項。（五）請示適用于向上級機關請求指示、批準。就內容和性質來分，請示可分為求準性請示、求示性請示和批轉性請示。求準性請示要明確具體，簡明扼要，提出要求要切實可行，忌空話、大話、套話。求示性請示寫作時指導思想要明確，突出要點和疑慮點，語言表達準確。批轉性請示要經過認真調研，要有解決問題的具體措施和辦法。（六）批復適用于答復下屬單位請示事項。批復下屬單位的請示，要明確具體表示同意什么，批準什么，不同意什么，或什么暫不處理等。一般事項，也可口頭或電話通知，不做書面批復，但必須在文件上注明什么時間、以什么形式通知某單位某人，同意或不同意。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函要求一事一函。（九）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。如下發執行，以“通知”發出。由局領導主持召開的局工作會、業務會、座談會等會議形成的會議紀要和會議文件，以局或局辦公室名義印發。局領導在處室（部門）召開的工作和業務會議上的講話，原則上不專門行文印發，可將講話內容簡要地概括到紀要中，有的可在局“地勘信息”上刊出。第八條局發文形式主要包括以下幾種：（一）##省地質礦產勘查開發局文件（代字“晉地發”，用“##省地質礦產勘查開發局文件”版頭，蓋局章）。主要適用于傳達貫徹黨和國家的方針、政策及上級機關的指示；部署全局性工作；發布決定；向上級部門報告、請示工作；批轉下屬單位涉及重大的全局性問題的報告；其他必須以局名義辦理的重要事項，其中地質設計、報告審批意見等業務性文件，編有關處室字號。（二）##省地質礦產勘查開發局函（代字“晉地函”，用“##省地質礦產勘查開發局”版頭，蓋局章）。主要適用于必須以局名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括向省有關部門報送有關材料；與省有關部門及兄弟?。▍^、市）地勘局聯系、商洽某些具體工作事宜；批復局屬各單位諸如設置機構、興辦大中型企業等一些重要事項的請示。（三）##省地質礦產勘查開發局辦公室文件（代字“晉地辦發”，用“##地質礦產勘查開發局辦公室文件”版頭，蓋辦公室章）。適用于傳達局關于某一方面工作的政策和決定；印發重要會議文件和局領導重要講話；通知有關事項；轉發省政府及有關主管部門重要文件（附有重要貫徹執行要求或規定）；轉發局屬單位就涉及面較大的重要工作問題的報告。（四）##省地質礦產勘查開發局辦公室函（代字“晉地辦函”，用“##地質礦產勘查開發局”版頭，蓋辦公室章）。主要適用于必須以局辦公室名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括批復局屬單位就一般工作問題向局的請示；就某些具體工作事項向有關局屬單位和處室（部門）下達通知；代表局聯系、商洽、詢問或答復某一具體問題；下達會議通知；辦理辦公室機關工作方面某些具體事務。（五）##省地質礦產勘查開發局處室發文（代字“晉地×發，用“##省地質礦產勘查開發局文件”版頭，蓋處室章）。主要適用于就處室職責范圍以內的一般性業務問題發通知；印發一般性業務會議紀要；轉發省有關主管部門一般性文件；轉發局屬單位具有普遍意義的業務工作問題的報告。（六）##省地質礦產勘查開發

局處室發函（代字“晉地×函，用“##地質礦產勘查開發局”版頭，蓋處室章）。主要適用于可以以處室名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括批復局屬單位就一般工作問題向處室的請示；下達一般性業務會議通知。（七）##省地質礦產勘查開發局黨委文件（代字“晉地黨發”，用“##省地質礦產勘查開發局黨委文件”版頭，蓋黨委章）。主要適用于黨委范圍內發文。（八）##省地質礦產勘查開發局黨委函（代字“晉地黨字”，用“##省地質礦產勘查開發局黨委”版頭，蓋黨委章）。（九）##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室文件（代字“晉地黨辦發，用“##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室文件”版頭，蓋黨委辦公室章）。主要適用于黨委辦公室按職責范圍發文，主要有干部任免，工作安排和總結，工作匯報等。（十）##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室函（代字“晉地黨辦字”，用“##省地質礦產勘查開發局黨委辦公室”版頭，蓋黨委辦公室章）：主要適用于黨委辦公室宜用函發的公文。第三章行文規則第九條局和局屬各單位的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。第十條除非確有必要，一般不能越級行文。第十一條處室（部門）之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，局有權責令糾正或撤銷。第十二條兩個以上的機關在必要時可以聯合行文，聯合行文的機關應當是同級機關。第十三條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送下屬單位。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導個人。第十四條機關各處室不得直接向局屬各單位業務科室發文，應將文發送下屬單位辦公室。第四章發文辦理第十五條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序，擬以本辦法所列公文形式發出的文稿，都必須按規定程序辦理。第十六條草擬公文應該做到：（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明了，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先寫出發文機關名稱和公文標題，再于其后以括號注明發文字號。日期應當寫明具體的年、月、日。人名要寫全，地名一般不要簡稱，不要用時間概念不準確或過時的詞來表述時間。不能濫用縮寫。（六）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。（九）公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。第十七條凡以局或辦公室名義的發文，承辦人擬稿后，先送本處室（部門）負責人審核并簽字，再送有關處室（部門）會簽，最后送辦公室復核。并由承辦人員送局領導或辦公室領導審簽。辦公室在復核中發現問題作較大的修改時，應與辦文處室（部門）協商研究修改；問題較多的文稿，退回辦文處室（部門）重辦。修改較多或字跡潦草的，由辦文處室（部門）謄清后再送領導簽發。第十八條局內發文需要會簽時，由承辦處室（部門）送有關處室（部門）會簽，因不同意見而有關處室（部門）之間又協調不成的，主辦處室（部門）寫明情況，由辦公室協調處理；重要事項，辦公室協調解決不了，即提出意見報局領導協調、裁定。我局送外單位會簽的公文，需經局領導審定簽字后，由辦公室負責送出；外單位送我局會簽的公文，由辦公室先送主管業務處室（部門）盡快提出意見，再送局領導會簽。第十九條公文按發文形式分別由局和處室（部門）領導簽發。局和辦公室發文，由主管局領導簽發；重要的或涉及面廣的公文，必須由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發；經授權，有的公文可由辦公室主任簽發。處室（部門）發文，由處室（部門）領導簽發，重要的或涉及面廣的公文，應由分管局領導簽發。第二十條審批公文，審批人應明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。第二十一條局、辦公室的發文簽發后，由辦公室登記編號，確定緩急級別，遞文印室打印，同時通知擬稿人。文印室要根據公文的緊急程度和時間要求安排打印。公文清樣打好后，文印室要及時通知擬稿人校對，校對時使用統一的校對符號。公文清樣校對無誤，必須由校對人簽字才能制印。對打印好的公文要及時到辦公室蓋章、存檔，并由辦文單位自行封發。處室（部門）發文，由處室（部門）領導簽發的，在簽批后，送辦公室，由辦公室再把關、簽字后，送文印室或自行打印。二十二條上級機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經局領導或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，要注明翻印的機關、時間、份數或印發范圍。從機要室領取的文件、刊物，一般不得翻印復制。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。第五章收文辦理第二十三條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。第二十四條辦公室文書負責局、辦收文、信件啟封、登記、分發。收到上級或下級的公文后，辦公室領導應根據文件內容和緊急程度及時提出擬辦意見，送有關局領導批示，根據領導批示轉有關處室（部門）辦理；或直接批交有關處室（部門）辦理；緊急公文，應當提出辦理時限。處室（部門）收到公文后，應視公文情況辦理或送局辦公室分批。第二十五條&n

bsp;公文運轉程序和辦法。送領導傳閱的文件，按規定的閱讀范圍送閱，不得隨意擴大傳閱范圍。公文都要經辦公室直接傳遞，領導和領導，領導和處室（部門），處室（部門）和處室（部門）之間都不要橫傳公文。局辦公室要根據公文的具體內容，按下列辦法做好公文運轉工作。（一）循序漸進運轉：即傳閱文件按領導或處室（部門）排列的順序從上到下傳閱；需領導指示的文件，按順序從最后一位領導開始閱批。（二）按業務分管路線運轉：將文件送分管業務領導批示后，送業務處室（部門）辦理，從業務處室（部門）返回后，再報領導批準或簽發。（三）一步到位運轉：辦公室直接將文件分批到業務處室（部門），由處室（部門）直接處理答復，或提出處理意見，或擬好答復文稿，報領導批準或簽發。第二十六條公文承辦處室（部門）應當抓緊辦理不得延誤、推諉。對不屬于本處室（部門）職權范圍或者不適宜由本處室（部門）辦理的，應當迅速退回辦公室并說明情況，由幾個承辦處室（部門）共同辦理的公文，主辦處室（部門）要主動與協辦處室（部門）研究辦理。第二十七條送領導人批示或者交有關處室（部門）辦理的公文，局辦公室要負責及時催辦、查辦。對上級機關有時限要求辦理的公文，要按時限要求辦理；對需要幾個處室（部門）閱知或辦理的公文，要盡快傳閱、辦理，不得拖壓。對局屬單位需要批復的公文，急事要急復，一般事項要在一周內批復。局辦公室和處室（部門）文書人員要認真記錄，掌握有時限要求的公文和領導批交辦事項的辦理情況，及時催辦、查辦。第六章公文立卷、歸檔和銷毀第三十條公文辦理完畢后，應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷，電報隨同文件一起立卷。第三十一條公文立卷應以本機關形成的文件為重點。應根據公文的特征、相互關系和保存價值分類整理立卷。保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。第三十二條聯合辦理的公文，原則上由主辦單位和處室（部門）立卷，其他單位或處室（部門）可保存復制件。第三十三條公文復制件作為正式文件利用時，應當加蓋復制單位證明章，視同正式文件妥善保管。第三十四條整理完備案卷，應當確定保管期限，并按照有關規定及時向檔案部門移交。個人不得保存應當存檔的公文。第三十五條沒有歸檔和存查價值的公文，經主管領導批準后，可以定期銷毀。銷毀涉密公文，要進行登記，有二人監銷，保證不丟失，不漏銷。第七章附則第三十六條本辦法由局辦公室負責解釋。第三十七條本辦法自～年1月1日起施行。

篇2:電子公文處理軟件推廣使用工作方案

為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質量，轉變機關工作作風，提高行政效率，自治區地方稅務局從*年開始大力推廣使用中國計算機軟件與技術服務總公司和國家稅務總局聯合研制的電子公文處理軟件，即《公文處理系統》(officialdocumentsprocesssystem)軟件(以下簡稱oa軟件)，使全區地稅系統的辦公自動化建設步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機關在推廣使用oa軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa軟件未能充分發揮應有的作用，亟待解決。

一、oa軟件推廣使用過程中存在的問題

oa軟件在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面，一方面是oa軟件本身存在的問題;另一方面是使用oa軟件的外部環境存在的問題。

(一)oa軟件本身存在的問題

1.oa軟件兼容性較差。隨著oa軟件的推廣使用，目前oa軟件已成為地稅系統內部縱向發送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質量。但是，由于oa軟件開發時間比較早，目前在用的oa軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的oa軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴展名為doc的word文檔、擴展名為txt的文本文檔和擴展名為bmp的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化)系統開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文檔，oa軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經過多個步驟的轉換后才能逐頁拷入oa軟件進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質公文無異，甚至比手工處理紙質公文還慢，而且轉換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產文字處理軟件--金山軟件編輯的wps文檔，oa軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據《廣西壯族自治區國家行政機關電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發)第十一條規定：“電子公文的顯現格式和還原成紙質公文的格式，應當符合《國家行政機關公文處理辦法》、……的要求?！薄秶倚姓C關公文公格式》明確規定，國家行政機關的公文從發文標識到版記要區分不同的部位使用不同型號的黑體、小標宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，oa軟件在接收自治區政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規定的其它字體。

根據國家信息化發展戰略和我國電子政務建設的總體目標，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯系應該最大限度地利用信息技術通過網絡來完成。隨著信息技術的發展和辦公自動化技術在各行各業的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術將不斷增多，各級各部門根據自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯系涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業辦理申請享受稅收優惠待遇手續時附送的財務會計資料、產品技術說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見，oa軟件的兼容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣應用的最大障礙。

2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公局域網的建立和擴大，地稅部門內部的很多與辦文事務息息相關的工作如及時通訊聯絡、資料傳遞等都可以通過網絡來完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公局域網內加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補oa軟件的不足，但使用時與oa軟件脫節，仍不夠方便及時。

3.oa軟件缺少自我完善機制。計算機軟件的特點和開發目的決定了任何計算機應用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發、應用過程中根據使用環境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求應用軟件的開發商要有了解使用環境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過應用軟件本身自動收集反饋使用過程中的有關資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便及時了解有關情況，并加以修改補充完善。而oa軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加以解決的機制，這一點，從oa軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發現有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟件開發商售后跟蹤服務不到位造成的。

此外，oa軟件還會出現一些不知緣由的錯誤，例如，有時收文方接收到的文件與發文方發出的文件不一致，主要是附件收不到;有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發人簽發的文稿少一兩個表格附件;有時發文方遠程封發文件后，通過查詢功能查詢發文情況顯示已送達，但一直未見收文方接收等等。

(二)oa軟件應用環境存在的問題

1.oa軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統一的電子公文處理辦法的法規，根據自治區人民政府辦公廳印發的《電子公文處理辦法》第七條規定：“通過認定的電子公文處理系統生成、存儲及傳輸的電子公文，與相同內容的紙質公文具有同等效力。”第二十四條規定：“各級國家行政機關建設的電子公文處理系統，經自治區有關部門組成的專家審核組審核，并經自治區人民政府批準認定后，方具法定效力”。目前oa軟件還沒有通過自治區有關部門的審核認定，因此，oa軟件制發的電子公文，根據《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅法〔*〕132號)的規定，在稅務系統內部具有行政效力，可以作為本系統、本機關內部處理公務的依據。但是，對系統外是沒有法律效力的。

2.對oa軟件的認識比較片面、膚淺。很多領導和干部職工都簡單地把oa軟件看作是將在紙質上起草、審核、簽發公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對oa軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產生的深遠影響的認識不深，沒有根據信息化、網絡化的特點去改進、創新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習慣于分人分步進行，不會利用網絡實時協同進行;只習慣于發現、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質公文，而不善于發現、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。

3.推廣應用工作發展不平衡。電子信息網絡系統高效、便捷作用的發揮要求有通達的網絡、運轉正常的設備和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統在網絡覆蓋面、設備的數量和質量以及工作人員操作技能水平方面存在發展不平衡的情況，特別是同一個市內的縣與縣之間和縣內的單位與單位之間的發展不平衡對oa軟件的推廣應用影響最大;在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術水平差，人為造成網絡末端的梗滯、降低了整個網絡的運行速度的情況也時有發生。這種發展不平衡對0軟件的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應引起高度重視。以百色市地稅系統為例，根據*年底統計，百色市城區和縣城以外的鄉鎮地稅機構(分局或稅所)共有48個，已聯網運行oa軟件的23個，還有25個因常住工作人員少而未聯網運行oa軟件，占鄉鎮地稅機構總個數的52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa軟件應用的盲點。

4.公文安全隱患大。oa軟件的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由于干部職工計算機信息安全意識差，不按規定認真防范計算機病毒，使得計算機病毒經常破壞服務器和工作站的計算機操作系統及其應用軟件，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴重威脅了oa軟件里面的公文的安全。二是操作不規范，主要是不按規定備份數據，如某縣地稅局*年9月公文處理服務器操作系統發生嚴重故障后不得不重新安裝操作系統，但由于事前沒有按規定定期備份數據，至使服務器重裝操作系統后某一時段的電子公文的數據資料無法恢復。

5.管理制度不健全。*年9月區局印發了《廣西壯族自治區地方稅務局計算機公文處理規則(暫行)》，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結果的績效考評制度和責任追究制度，導致一些計算機處理公文的工作制度執行不到位。例如，為保障公文處理網絡的安全而采取的內部辦公網與外部互聯網物理隔離后，許多工作人員在公文網上階段性地處理完電子公文后就轉到外部互聯網，不按規定時間和次數轉回內部辦公網查收、處理電子公文，經常出現超時辦文。

6.濫用oa軟件發送公文。公文是具有法定效力和規范體式的公務文書，公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間性等特點，因此制發公文應當嚴謹，《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅發〔*〕132號)第四十四條規定：“行文應當確有必要，注重效用。對于可發可不發的公文，即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，堅決不發。對必須印發的公文嚴格控制發文數量與發文范圍，杜絕亂發濫送，避免重復行文?！钡谝灰涣鶙l規定：“各級稅務機關應當通過稅務系統內部建立的公文處理計算機應用系統，按照本實施辦法和有關規定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔?！蹲灾螀^地方稅務局辦公室關于明確公文處理有關問題的通知》(桂地稅辦發〔*〕118號)規定：“轉發公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環節提出直接轉發意見，報局領導批示，如局領導同意直接轉發，則原文直接轉發(在公文處理系統中采取遠程轉發方式)，不再另行擬文轉發。”可見，利用oa軟件制發公文也應當遵循嚴謹的原則。而目前的情況是，由于oa軟件方便、快捷的特點加上公文的嚴肅性，使得很多工作人員產生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務性電子文檔也被當作電子公文用oa軟件制發。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領導、文秘人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公文的數量，降低工作效率，又占用公文處理服務器的存儲容量，浪費設備資源。另外，使用oa軟件處理機密文件也是不妥當的。

二、解決存在問題的對策分析

(一)解決oa軟件自身存在問題的設想

oa軟件兼容性差的問題，已經成為制約各級地稅部門與政府專網之間快速傳遞、處理電子公文的嚴重問題，必須引起高度重視，應盡快加以解決，方法有兩種。

一種方法是完全摒棄oa軟件，重新開發基于政府電子公文處理規范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會遇到很多問題，首先是需要投入大量的研發資金。其次是開發、試用時間較長。第三是應用培訓工作量大。第四是政府電子公文處理規范也只是一個大致的原則性要求，并沒有具體明確的標準，而且這些規范還會隨著社會政治經濟形式和信息科技的發展而變化，即便重新開發新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應政府電子公文處理規范。第五是oa軟件在全區各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經過其處理并保存下來的公文也是一個不小的數目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經過oa軟件處理并保存下來的公文，收文部分有12053份，發文部分有3047份，如果重新開發應用新的電子公文處理軟件，如何銜接、兼容此前用oa軟件處理過并保存下來的大量的電子公文也是一個必須解決的難題。

另一種方法就是改造升級oa軟件，這即可節約資金投入，又可保證oa軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟件的時間較長，比較了解oa軟件的特點和操作要領，學習使用新版oa軟件自然更容易接受，避免全部從頭開始學習培訓，縮短開發試用的時間和學習使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區局向國家稅務總局反映，請求國家稅務總局和軟件開發商盡快改造升級oa軟件。區局也可以組織技術力量，結合廣西實際情況改造升級oa軟件。

改造升級oa軟件應注意解決以下幾個問題：首先，是擴大oa軟件的兼容范圍，實現與政府專網的高效對接。其次，是整合系統功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會自動顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有在線人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門內部工作人員之間的各種工作聯系。第四，要根據《電子公文處理辦法》結合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務器端oa軟件定時自動備份數據的功能，每天定時自動備份兩次，并定期存檔，建立遠程的災難備份中心統一保管備份的數據，確保文件資料的安全;增加工作站端oa軟件自動記錄、保存登錄oa軟件的時間、次數的功能，以便開展績效考評和責任追究;增加計算機開機時oa軟件自動運行登錄的功能，減少因疏忽而忘記登錄oa軟件閱處文件的現象發生;改進信箱欄目新文件到達的提醒功能和已閱文件的標識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟件的信箱欄目有新文件到達時只在軟件屏幕下方狀態欄左側有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的文件，已閱欄則標有“√”，這在個人信箱還容易辨認文件是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的文件，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標有“√”，這樣有時候等待閱處的文件多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。這些都是容易造成文件超時辦理的原因，應當使用既醒目又悅耳方法的提醒有新文件到達，使用實名標識已閱的文件。通過增加和完善o軟件的功能，充分利用機器設備和應用軟件的機械性能彌補人類健忘的缺點，減少人為造成的失誤，確保能夠按時辦理公文。

社會政治經濟在不斷發展變化，電子計算機及其信息技術的發展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應用環境和用戶的需求也在不斷發展變化之中。因此，無論是重新開發新的電子公文處理軟件還是改造升級o軟件，都必須建立有效的軟件應用情況跟蹤服務體系，及時發現并解決軟件應用過程中遇到的問題，不斷改進和提高軟件的性能，以滿足實際工作的需要。

(二)改善oa軟件應用環境的建議

1.盡快解決oa軟件的法律地位問題。隨著我國電子政務的發展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文和制作電子公文對外傳輸都是不合法的，應當按照《電子公文處理辦法》規定盡快為oa軟件申辦合法的身份。

2.提高思想認識，更新觀念。信息化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會變革的重要力量。地稅部門推廣使用oa軟件處理電子公文，是地稅部門信息化建設的重要步驟，是地稅部門實現與政府其它部門間的信息共建共享的前提和基礎，是地稅部門建設電子政務的具體表現。因此，必須從國家信息化發展戰略的高度來看待地稅部門推廣使用oa軟件，從我國電子政務建設的總體目標和要求來解決地稅部門推廣使用oa軟件存在的各種問題，用信息化、網絡化的理念對地稅部門公文處理工作進行組織結構的重組和業務流程的再造，以適應我國電子政務發展形勢的需要。

3.切實防范計算機病毒。計算機病毒是oa軟件和辦公網絡安全的最大的威脅者，而且這種威脅是長期存在的，因此，防范計算機病毒的任務是長期的也是非常艱巨的，防范措施主要包括：一是嚴格執行內、外網物理隔離措施，不允許擅自變換內、外網的接口，筆記本電腦在內、外網上交替使用;二是及時升級計算機上的殺毒軟件，經常查殺計算機內的病毒;三是使用外來存儲介質如光盤、優盤前需經嚴格病毒查殺。

4.加大資金投入力度，改善使用oa軟件的硬件環境。當今世界，信息科技飛速發展，日新月異，技術和設備的更新換代都很快，為了適應信息化發展形勢的需要，必須加大投入，增添設備，擴大網絡的覆蓋面，爭取做到工作人員人手一臺計算機，消滅網絡死角。適時更新落后設備，消除設備形成的網絡瓶頸，提高網絡運行的速度和運行質量。

5、加強學習培訓。要全面加強學習培訓計算機及其網絡的基本知識和操作技能。要有針對性地加強學習培訓oa軟件的操作技能，開發oa軟件應用教程多媒體軟件，增強學習培訓的感性認識，分崗位進行專題學習培訓，引入oa軟件上崗操作許可證的管理制度，確保學習培訓效果，以消除人為造成的網絡阻滯現象，切實提高辦文速度和質量。

6、進一步完善目標管理制度和責任追究制度，加大督促檢查力度。要修訂、完善、統一全區地稅系統的計算機公文處理規則，嚴格規范使用oa軟件的對象和范圍，要建立健全針對計算機處理公文工作的績效考評制度和責任追究制度，定期按制度進行督促檢查，發現問題及時糾正并追究有關人員責任，確保oa軟件充分發揮作用，進一步提高地稅系統的行政效率。

篇3:黨政機關公文處理工作條例（全文）

第一章總則

第一條為了適應中國共產黨機關和國家行政機關(以下簡稱黨政機關)工作需要，推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化，制定本條例。

第二條本條例適用于各級黨政機關公文處理工作。

第三條黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

第七條各級黨政機關辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。

第二章公文種類

第八條公文種類主要有：

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

(十一)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

(十二)批復。適用于答復下級機關請示事項。

(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

(十四)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

(十五)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

(五)發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

(六)簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

(七)標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。

(八)主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

(十三)印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

(十四)附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十六)抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

(十七)印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。

(十八)頁碼。公文頁數順序號。

第十條公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

第十一條公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當地通用的少數民族文字。

第十二條公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章行文規則

第十三條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

第十五條向上級機關行文，應當遵循以下規則：

(一)原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權;屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

(三)下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

(四)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(五)除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

(六)受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

第十六條向下級機關行文，應當遵循以下規則：

(一)主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。

(三)黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

(四)涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

(五)上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

第十七條同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。

黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第五章公文擬制

第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。

第十九條公文起草應當做到：

(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

(二)一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

(三)內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

(四)文種正確，格式規范。

(五)深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

(六)公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。

(七)機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十條公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：

(一)行文理由是否充分，行文依據是否準確。

(二)內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規;是否完整準確體現發文機關意圖;是否同現行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。

(三)涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。

(四)文種是否正確，格式是否規范;人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。

(五)其他內容是否符合公文起草的有關要求。

需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳(室)進行初核。

第二十一條經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由;符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第二十二條公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳(室)根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

第六章公文辦理

第二十三條公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第二十四條收文辦理主要程序是：

(一)簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

(三)初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

(四)承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理;需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

(五)傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

(七)答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第二十五條發文辦理主要程序是：

(一)復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核;需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

(二)登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

(三)印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

(四)核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

第二十六條涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

第二十七條需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第七章公文管理

第二十八條各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規范，充分發揮公文效用。

第二十九條黨政機關公文由文秘部門或者專人統一管理。設立黨委(黨組)的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

第三十條公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十一條公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行;需要變更的，應當經發文機關批準。

涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。

經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第三十二條復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十三條公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效;公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。

第三十五條不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條機關合并時，全部公文應當隨之合并管理;機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第三十七條新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調整。

第八章附則

第三十八條黨政機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規定處理。

第四十條其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本條例執行。

第四十一條本條例由*中央辦公廳、國務院辦公廳負責解釋。

第四十二條本條例自20**年7月1日起施行。1996年5月3日*中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和20**年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。