××機關公文處理制度

第一章總則

第一條為使廳機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國家有關規定，結合廳機關實際，制定本制度。

第二條廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規定進行，做到準確、及時、安全、保密。

第三條廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是：

（一）依據國家有關規定，制定廳機關公文處理工作的各項具體規章、制度，并負責組織實施；

（二）負責廳機關的收、發文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；

（三）起草、校核以廳和廳辦公室名義制發的公文；

（四）負責公文處理中的督促檢查工作；

（五）負責公文處理中的安全保密工作；

（六）對下級單位公文處理工作進行業務指導，組織業務交流和業務培訓；

（七）負責與公文處理有關的其他工作。

第四條廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質量。

第五條廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內各種事務。

第二章公文種類

第六條公文必須按國家規定的文種行文，公文的種類主要是：

（一）命令（令）

適用于依照有關法律規定發布規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

（三）指示

適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。

（四）公告、通告

“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級的公文，轉發上級機關秒相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。（凡請上級機關指示或者批復的公文，不得用“報告”）

（八）請示

適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）

（九）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（十）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批復。（即使是向有關主管部門“請求”批復，也不得用“請示”）

（十一）會議記要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等部份組成。

（一）發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱；聯合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主辦機關應當排列在前。（文號應編主辦機關的文號）

（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。

（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標注在首頁右角上，有秘級時，收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內，標明“特急”、“加級”、“平級”。

（四）發文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位于發文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

（五）上報公文，應當標明簽發人姓名，一般標注在發文字號右側。聯合上報的簽發人姓名上下排列，排列順序與發文機關一致。

（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內容，一般應當標明發文機關，并準確標明公文種類，標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉公文，標題應當避免使用重復用語。

（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規范化簡稱，位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角注明主件發文字號。

（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯合行文，聯合發文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。

（十）成文時間以領導人簽發日期為準，聯合行文以最后簽發領導人的簽發時期為準；電報以發出日期為準。

（十一）文件應當標注主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞，主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。

（十二）公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發機關和印發時間之上。

第八條公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。

公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文采用國際標準a4型（297×210）。左側裝釘。

第四章行文規則

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sp;第九條湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門，在職權范圍內可以獨立對外行文，

上行文：向省人民政府、省人大、省政協、國家交通部報告、請示工作。根據工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。

平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權范圍內向不相隸屬單位行文。

第十條各行業管理局和二級單位在職權范圍內可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。

第十一條本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業單位聯合行文。

第十二條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。

第十三條報告中不得夾帶請示事項。

第五章收文辦理

第十四條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十五條收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。

第十六條文件分發應當根據文件確定的發送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。

第十七條需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

第十八條承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。

第十九條擬草公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。

（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發文字號。日期應當寫具體年月日。

（四）轉發公文應當轉發文件的責任者和公文標題。

（五）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結構層次不宜過多。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

（八）二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經領導人簽署上報。（并附報文稿磁盤）

第二十條公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十一條公文本機關領導人簽發。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發；經授權，有的公文可以由辦公室主任簽發。

第二十二條審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要注明時間。

第二十三條草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。

第二十四條公文送領導人簽發之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定，是否和有關部門協商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規定。

第二十五條上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經廳領導人或辦公室主任批準，可以翻印、復印，翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復，明電密電混用。

第二十六條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。

第二十七條凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發室應將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發室應提供復制件。如轉發公文，應將該公文送至辦文處室，并注明公文去向。

第二十八條廳辦公室應當根據來文內容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者發送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

除特殊情況外，廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。

第二十九條對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。

第三十條經廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。

第三十一條各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳辦公室并說明理由。

第三十二條送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。

第三十三條公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。

第六章發文處理

第三十四條凡以本廳名義和廳

辦公室名義制發的公文筆調，首頁均應用《湖南省交通廳發文稿紙》。文稿制作后，由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發。

第三十五條行文應確有必要，注重實效，控制數量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發具體措施的表態性或照抄照搬的公文。

第三十六條送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精煉，用語規范，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。

第三十七條廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是：

（一）報批程序是否符合規定；

（二）是否確需行文；

（三）內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現行文意圖，并同現行有關公文相銜接；

（四）涉及有關部門業務的事項是否經過協商并取得一致意見，履行了會簽手續；

（五）所提措施和辦法是否切實可行；

（六）人名、地名、時間、數字、引文、密級、印發傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種、公文格式是否符合有關規定。

核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感，認真學習黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業務，熟練掌握文秘常識，一絲不茍，嚴格把關，防止失誤和疏漏。

第三十八條對確無必要行文的公文文稿，應提出不予行文的建議并說明情況，報分管廳領導審定。經領導批準不予行文的，應終止核稿。

第三十九條文稿如需作較大修改，應與起草單位協商或請其修改。

第四十條文稿由辦公室核稿后，應送分管廳領導審閱并簽發，最后送機要室編寫文號。

轉發文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統對口業務部門發函，一般由處室、部門負責人簽發，重要的經主管廳領導同意后簽發。

第四十一條凡與外單位聯合行文的，應由其他單位簽發后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關處室（部門）提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業務為主的，編我廳文號；業務以其他單位為主的，由其他單位編文號。

第四十二條文稿印發后，應將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。

第四十三條凡本廳產生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文處室（部門）到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發室（送）寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。

文印事務

第四十四條廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業務性材料、簡報等，應由各處室、部門自行打印好后，交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料，須經廳辦公室負責人同意。

第四十五條打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務，需印件應先送廳辦公室，由廳辦公室核定印制數量，統籌安排后，交打字室、復印室印制。催印或發現印制數量、質量上的問題，各處室、部門亦應告知辦公室處理，一般不直接同打字室、復印室聯系。

第四十六條打字室、復印室應熱情為機關服務，準確熟練地掌握和使用公文排印標準，努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下，對緊急或重要公文應在規定的時間內打印完畢。送印件集中時，應按照輕重緩急，抓緊處理。

第四十七條復印室應堅持定時開機復印。非急件，每天上午11：00―12：00，下午4：30―5：30，急件經辦公室負責人同意，隨到隨印。

第四十八條厲行節約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料，打字室、復印室應杜絕浪費，熟練掌握速印、復印技巧，嚴格按核定數量印制公文。

第四十九條廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。

篇2:電子公文處理軟件推廣使用工作方案

為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質量，轉變機關工作作風，提高行政效率，自治區地方稅務局從*年開始大力推廣使用中國計算機軟件與技術服務總公司和國家稅務總局聯合研制的電子公文處理軟件，即《公文處理系統》(officialdocumentsprocesssystem)軟件(以下簡稱oa軟件)，使全區地稅系統的辦公自動化建設步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機關在推廣使用oa軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa軟件未能充分發揮應有的作用，亟待解決。

一、oa軟件推廣使用過程中存在的問題

oa軟件在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面，一方面是oa軟件本身存在的問題;另一方面是使用oa軟件的外部環境存在的問題。

(一)oa軟件本身存在的問題

1.oa軟件兼容性較差。隨著oa軟件的推廣使用，目前oa軟件已成為地稅系統內部縱向發送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質量。但是，由于oa軟件開發時間比較早，目前在用的oa軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的oa軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴展名為doc的word文檔、擴展名為txt的文本文檔和擴展名為bmp的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化)系統開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文檔，oa軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經過多個步驟的轉換后才能逐頁拷入oa軟件進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質公文無異，甚至比手工處理紙質公文還慢，而且轉換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產文字處理軟件--金山軟件編輯的wps文檔，oa軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據《廣西壯族自治區國家行政機關電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發)第十一條規定：“電子公文的顯現格式和還原成紙質公文的格式，應當符合《國家行政機關公文處理辦法》、……的要求。”《國家行政機關公文公格式》明確規定，國家行政機關的公文從發文標識到版記要區分不同的部位使用不同型號的黑體、小標宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，oa軟件在接收自治區政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規定的其它字體。

根據國家信息化發展戰略和我國電子政務建設的總體目標，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯系應該最大限度地利用信息技術通過網絡來完成。隨著信息技術的發展和辦公自動化技術在各行各業的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術將不斷增多，各級各部門根據自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯系涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業辦理申請享受稅收優惠待遇手續時附送的財務會計資料、產品技術說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見，oa軟件的兼容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣應用的最大障礙。

2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公局域網的建立和擴大，地稅部門內部的很多與辦文事務息息相關的工作如及時通訊聯絡、資料傳遞等都可以通過網絡來完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公局域網內加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補oa軟件的不足，但使用時與oa軟件脫節，仍不夠方便及時。

3.oa軟件缺少自我完善機制。計算機軟件的特點和開發目的決定了任何計算機應用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發、應用過程中根據使用環境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求應用軟件的開發商要有了解使用環境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過應用軟件本身自動收集反饋使用過程中的有關資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便及時了解有關情況，并加以修改補充完善。而oa軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加以解決的機制，這一點，從oa軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發現有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟件開發商售后跟蹤服務不到位造成的。

此外，oa軟件還會出現一些不知緣由的錯誤，例如，有時收文方接收到的文件與發文方發出的文件不一致，主要是附件收不到;有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發人簽發的文稿少一兩個表格附件;有時發文方遠程封發文件后，通過查詢功能查詢發文情況顯示已送達，但一直未見收文方接收等等。

(二)oa軟件應用環境存在的問題

1.oa軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統一的電子公文處理辦法的法規，根據自治區人民政府辦公廳印發的《電子公文處理辦法》第七條規定：“通過認定的電子公文處理系統生成、存儲及傳輸的電子公文，與相同內容的紙質公文具有同等效力。”第二十四條規定：“各級國家行政機關建設的電子公文處理系統，經自治區有關部門組成的專家審核組審核，并經自治區人民政府批準認定后，方具法定效力”。目前oa軟件還沒有通過自治區有關部門的審核認定，因此，oa軟件制發的電子公文，根據《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅法〔*〕132號)的規定，在稅務系統內部具有行政效力，可以作為本系統、本機關內部處理公務的依據。但是，對系統外是沒有法律效力的。

2.對oa軟件的認識比較片面、膚淺。很多領導和干部職工都簡單地把oa軟件看作是將在紙質上起草、審核、簽發公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對oa軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產生的深遠影響的認識不深，沒有根據信息化、網絡化的特點去改進、創新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習慣于分人分步進行，不會利用網絡實時協同進行;只習慣于發現、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質公文，而不善于發現、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。

3.推廣應用工作發展不平衡。電子信息網絡系統高效、便捷作用的發揮要求有通達的網絡、運轉正常的設備和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統在網絡覆蓋面、設備的數量和質量以及工作人員操作技能水平方面存在發展不平衡的情況，特別是同一個市內的縣與縣之間和縣內的單位與單位之間的發展不平衡對oa軟件的推廣應用影響最大;在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術水平差，人為造成網絡末端的梗滯、降低了整個網絡的運行速度的情況也時有發生。這種發展不平衡對0軟件的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應引起高度重視。以百色市地稅系統為例，根據*年底統計，百色市城區和縣城以外的鄉鎮地稅機構(分局或稅所)共有48個，已聯網運行oa軟件的23個，還有25個因常住工作人員少而未聯網運行oa軟件，占鄉鎮地稅機構總個數的52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa軟件應用的盲點。

4.公文安全隱患大。oa軟件的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由于干部職工計算機信息安全意識差，不按規定認真防范計算機病毒，使得計算機病毒經常破壞服務器和工作站的計算機操作系統及其應用軟件，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴重威脅了oa軟件里面的公文的安全。二是操作不規范，主要是不按規定備份數據，如某縣地稅局*年9月公文處理服務器操作系統發生嚴重故障后不得不重新安裝操作系統，但由于事前沒有按規定定期備份數據，至使服務器重裝操作系統后某一時段的電子公文的數據資料無法恢復。

5.管理制度不健全。*年9月區局印發了《廣西壯族自治區地方稅務局計算機公文處理規則(暫行)》，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結果的績效考評制度和責任追究制度，導致一些計算機處理公文的工作制度執行不到位。例如，為保障公文處理網絡的安全而采取的內部辦公網與外部互聯網物理隔離后，許多工作人員在公文網上階段性地處理完電子公文后就轉到外部互聯網，不按規定時間和次數轉回內部辦公網查收、處理電子公文，經常出現超時辦文。

6.濫用oa軟件發送公文。公文是具有法定效力和規范體式的公務文書，公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間性等特點，因此制發公文應當嚴謹，《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅發〔*〕132號)第四十四條規定：“行文應當確有必要，注重效用。對于可發可不發的公文，即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，堅決不發。對必須印發的公文嚴格控制發文數量與發文范圍，杜絕亂發濫送，避免重復行文。”第一一六條規定：“各級稅務機關應當通過稅務系統內部建立的公文處理計算機應用系統，按照本實施辦法和有關規定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。《自治區地方稅務局辦公室關于明確公文處理有關問題的通知》(桂地稅辦發〔*〕118號)規定：“轉發公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環節提出直接轉發意見，報局領導批示，如局領導同意直接轉發，則原文直接轉發(在公文處理系統中采取遠程轉發方式)，不再另行擬文轉發。”可見，利用oa軟件制發公文也應當遵循嚴謹的原則。而目前的情況是，由于oa軟件方便、快捷的特點加上公文的嚴肅性，使得很多工作人員產生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務性電子文檔也被當作電子公文用oa軟件制發。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領導、文秘人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公文的數量，降低工作效率，又占用公文處理服務器的存儲容量，浪費設備資源。另外，使用oa軟件處理機密文件也是不妥當的。

二、解決存在問題的對策分析

(一)解決oa軟件自身存在問題的設想

oa軟件兼容性差的問題，已經成為制約各級地稅部門與政府專網之間快速傳遞、處理電子公文的嚴重問題，必須引起高度重視，應盡快加以解決，方法有兩種。

一種方法是完全摒棄oa軟件，重新開發基于政府電子公文處理規范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會遇到很多問題，首先是需要投入大量的研發資金。其次是開發、試用時間較長。第三是應用培訓工作量大。第四是政府電子公文處理規范也只是一個大致的原則性要求，并沒有具體明確的標準，而且這些規范還會隨著社會政治經濟形式和信息科技的發展而變化，即便重新開發新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應政府電子公文處理規范。第五是oa軟件在全區各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經過其處理并保存下來的公文也是一個不小的數目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經過oa軟件處理并保存下來的公文，收文部分有12053份，發文部分有3047份，如果重新開發應用新的電子公文處理軟件，如何銜接、兼容此前用oa軟件處理過并保存下來的大量的電子公文也是一個必須解決的難題。

另一種方法就是改造升級oa軟件，這即可節約資金投入，又可保證oa軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟件的時間較長，比較了解oa軟件的特點和操作要領，學習使用新版oa軟件自然更容易接受，避免全部從頭開始學習培訓，縮短開發試用的時間和學習使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區局向國家稅務總局反映，請求國家稅務總局和軟件開發商盡快改造升級oa軟件。區局也可以組織技術力量，結合廣西實際情況改造升級oa軟件。

改造升級oa軟件應注意解決以下幾個問題：首先，是擴大oa軟件的兼容范圍，實現與政府專網的高效對接。其次，是整合系統功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會自動顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有在線人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門內部工作人員之間的各種工作聯系。第四，要根據《電子公文處理辦法》結合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務器端oa軟件定時自動備份數據的功能，每天定時自動備份兩次，并定期存檔，建立遠程的災難備份中心統一保管備份的數據，確保文件資料的安全;增加工作站端oa軟件自動記錄、保存登錄oa軟件的時間、次數的功能，以便開展績效考評和責任追究;增加計算機開機時oa軟件自動運行登錄的功能，減少因疏忽而忘記登錄oa軟件閱處文件的現象發生;改進信箱欄目新文件到達的提醒功能和已閱文件的標識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟件的信箱欄目有新文件到達時只在軟件屏幕下方狀態欄左側有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的文件，已閱欄則標有“√”，這在個人信箱還容易辨認文件是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的文件，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標有“√”，這樣有時候等待閱處的文件多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。這些都是容易造成文件超時辦理的原因，應當使用既醒目又悅耳方法的提醒有新文件到達，使用實名標識已閱的文件。通過增加和完善o軟件的功能，充分利用機器設備和應用軟件的機械性能彌補人類健忘的缺點，減少人為造成的失誤，確保能夠按時辦理公文。

社會政治經濟在不斷發展變化，電子計算機及其信息技術的發展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應用環境和用戶的需求也在不斷發展變化之中。因此，無論是重新開發新的電子公文處理軟件還是改造升級o軟件，都必須建立有效的軟件應用情況跟蹤服務體系，及時發現并解決軟件應用過程中遇到的問題，不斷改進和提高軟件的性能，以滿足實際工作的需要。

(二)改善oa軟件應用環境的建議

1.盡快解決oa軟件的法律地位問題。隨著我國電子政務的發展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文和制作電子公文對外傳輸都是不合法的，應當按照《電子公文處理辦法》規定盡快為oa軟件申辦合法的身份。

2.提高思想認識，更新觀念。信息化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會變革的重要力量。地稅部門推廣使用oa軟件處理電子公文，是地稅部門信息化建設的重要步驟，是地稅部門實現與政府其它部門間的信息共建共享的前提和基礎，是地稅部門建設電子政務的具體表現。因此，必須從國家信息化發展戰略的高度來看待地稅部門推廣使用oa軟件，從我國電子政務建設的總體目標和要求來解決地稅部門推廣使用oa軟件存在的各種問題，用信息化、網絡化的理念對地稅部門公文處理工作進行組織結構的重組和業務流程的再造，以適應我國電子政務發展形勢的需要。

3.切實防范計算機病毒。計算機病毒是oa軟件和辦公網絡安全的最大的威脅者，而且這種威脅是長期存在的，因此，防范計算機病毒的任務是長期的也是非常艱巨的，防范措施主要包括：一是嚴格執行內、外網物理隔離措施，不允許擅自變換內、外網的接口，筆記本電腦在內、外網上交替使用;二是及時升級計算機上的殺毒軟件，經常查殺計算機內的病毒;三是使用外來存儲介質如光盤、優盤前需經嚴格病毒查殺。

4.加大資金投入力度，改善使用oa軟件的硬件環境。當今世界，信息科技飛速發展，日新月異，技術和設備的更新換代都很快，為了適應信息化發展形勢的需要，必須加大投入，增添設備，擴大網絡的覆蓋面，爭取做到工作人員人手一臺計算機，消滅網絡死角。適時更新落后設備，消除設備形成的網絡瓶頸，提高網絡運行的速度和運行質量。

5、加強學習培訓。要全面加強學習培訓計算機及其網絡的基本知識和操作技能。要有針對性地加強學習培訓oa軟件的操作技能，開發oa軟件應用教程多媒體軟件，增強學習培訓的感性認識，分崗位進行專題學習培訓，引入oa軟件上崗操作許可證的管理制度，確保學習培訓效果，以消除人為造成的網絡阻滯現象，切實提高辦文速度和質量。

6、進一步完善目標管理制度和責任追究制度，加大督促檢查力度。要修訂、完善、統一全區地稅系統的計算機公文處理規則，嚴格規范使用oa軟件的對象和范圍，要建立健全針對計算機處理公文工作的績效考評制度和責任追究制度，定期按制度進行督促檢查，發現問題及時糾正并追究有關人員責任，確保oa軟件充分發揮作用，進一步提高地稅系統的行政效率。

篇3:黨政機關公文處理工作條例（全文）

第一章總則

第一條為了適應中國共產黨機關和國家行政機關(以下簡稱黨政機關)工作需要，推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化，制定本條例。

第二條本條例適用于各級黨政機關公文處理工作。

第三條黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

第七條各級黨政機關辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。

第二章公文種類

第八條公文種類主要有：

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

(十一)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

(十二)批復。適用于答復下級機關請示事項。

(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

(十四)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

(十五)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

(五)發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

(六)簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

(七)標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。

(八)主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

(十三)印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

(十四)附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十六)抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

(十七)印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。

(十八)頁碼。公文頁數順序號。

第十條公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

第十一條公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當地通用的少數民族文字。

第十二條公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章行文規則

第十三條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

第十五條向上級機關行文，應當遵循以下規則：

(一)原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權;屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

(三)下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

(四)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(五)除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

(六)受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

第十六條向下級機關行文，應當遵循以下規則：

(一)主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。

(三)黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

(四)涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

(五)上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

第十七條同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。

黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第五章公文擬制

第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。

第十九條公文起草應當做到：

(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

(二)一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

(三)內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

(四)文種正確，格式規范。

(五)深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

(六)公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。

(七)機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十條公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：

(一)行文理由是否充分，行文依據是否準確。

(二)內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規;是否完整準確體現發文機關意圖;是否同現行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。

(三)涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。

(四)文種是否正確，格式是否規范;人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。

(五)其他內容是否符合公文起草的有關要求。

需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳(室)進行初核。

第二十一條經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由;符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第二十二條公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳(室)根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

第六章公文辦理

第二十三條公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第二十四條收文辦理主要程序是：

(一)簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

(三)初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

(四)承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理;需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

(五)傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

(七)答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第二十五條發文辦理主要程序是：

(一)復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核;需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

(二)登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

(三)印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

(四)核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

第二十六條涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

第二十七條需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第七章公文管理

第二十八條各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規范，充分發揮公文效用。

第二十九條黨政機關公文由文秘部門或者專人統一管理。設立黨委(黨組)的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

第三十條公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十一條公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行;需要變更的，應當經發文機關批準。

涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。

經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第三十二條復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十三條公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效;公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。

第三十五條不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條機關合并時，全部公文應當隨之合并管理;機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第三十七條新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調整。

第八章附則

第三十八條黨政機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規定處理。

第四十條其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本條例執行。

第四十一條本條例由*中央辦公廳、國務院辦公廳負責解釋。

第四十二條本條例自20**年7月1日起施行。1996年5月3日*中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和20**年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。