某集團總公司公文處理辦法

第一章總則

第一條為使11公司系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和公文質量,根據《總公司辦公管理制度)的有關規定,制定本辦法。

第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書,是上呈下達,用以傳達貫徹總公司領導的意圖和決策,發布規章,請示和答復問題,指導、布置和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具。

第三條總公司辦公室是全系統公文處理工作的管理機構,主管總公司并負責指導各專業公司及子公司的公文處理工作。

第四條各專業公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守,具備有關專業知識。

第五條在公文處理工作中,必須嚴格執行《總公司保密工作條例》,確保公司秘密的安全。

第二章公文種類

第六條總公司的公文種類主要包括。

(一)條例:由總公司制定或批準,規定公司重大事項或某一方面工作等,帶有規章制度性質;

(二)規定:對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施:

(三)制度:在一定時期,對一定范圍的工作實行的慣例性做法;

(四)通知:發布規章制度,傳達總公司領導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執行的事項,人事任免、調動及其他事務性內容的傳達;。

(五)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要事項或情況;

(六)請示:下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

(七)報告:下級向上級匯報工作,反映情況,提出意見或建議,答復上級的詢問;

(八)批復:對請示事項予以答復;

(九)會議紀要:記載和傳達會議情況及主要議定事項;

(十)函:同級或與業務往來單位相互之間商洽工作,資詢答復問題,向政府有關部門提出請示等。

第三章公文辦理

第七條公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。

第八條發文時間以領導簽發的時間為準;聯合行文的,以最后簽發單位領導的簽發日期為準。

第九條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查,明確無誤后方可簽字或蓋章。

第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點,按內部或公開文件分類登記,注明收文日期、標題(簡要內容)、來文單位、密級等并編號。

第十二條總公司辦公室收文,存檔一份,另一份呈送總公司領導,根據總公司領導批示送總公司有關部門或專業公司傳閱,必要時轉發有關子公司。

所屬企業上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

第十三條因業務需要查閱某文件須經辦公室同意,必要時須報有關領導批準。涉及密級文件,按照《總公司保密工作執行條例》。

第十四條密級高的文件,應鎖在保險柜內,不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。

第十五條總公司正式文件須經總公司總經理簽發。總經理離京時,~般事務性行文報請臨時主持工作的副總經理酌定;凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜且需急辦的,由辦公室電話請示總經理后,報臨時主持工作的副總經理簽發。

第十六條總公司正式文件的撰寫、制發由辦公室負責。

第十七條各部門以總公司名義上報或下發的業務性文件,需將打印稿送辦公室審核后制文,按上條規定簽發。

第十八條各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知,經分管領導同意,可以自己名義發出,但應送辦公室進行文字審核。

第十九條會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限于11公司系統內)經副總經理或總經理批準同意,以辦公室名義發出。

第二十條發文的密級按《總公司保密工作條例》有關規定確定。

第四章公文歸檔和銷毀

第二十一條公文辦理完畢,應及時將公文定稿(包括領導的修改或批示稿)、正本和有關材料立卷歸檔。

第二十二條調取、查閱存檔公文須經總公司領導或辦公室主任批準。

第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文,經過鑒別和辦公室主任批準后,可以定期銷毀。銷毀秘密文件,應當進行注銷登記,由二人監銷,保證不丟失、不漏銷。

第五章附則

第二十四條專業公司、子公司應根據本辦法制定實施細則。

第二十五條總公司其它有關公文處理的規定,凡與本辦法不一致的,以本辦法為準。

篇2:工程建設指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,并結合工程建設實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規則

第三條行文要注重實效,少而精。可發可不發的公文不發,可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機關行文,報送的公文應當主送一個上級機關;如需其他相關上級機關閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越級的上級機關。報表、總結材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經處主要領導人審定后,方可報送上級機關或上級領導人。

第五條向上級機關請示問題,應一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業務范圍時,應當經過協商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,::領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文,有關領導和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報。按其內容分別送有關領導和業務部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領導人分工或科室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領導閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關科室摘錄提要后送有關領導批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。對需貫徹執行的文件,要批示貫徹執行的具體方案與意見,對需辦理和答復的要注明承辦部門及承辦時限,經領導同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發送有關業務科室或部門辦理。

(六)承辦。有關業務科室或部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按批示注明的時限辦結。未注明時限的一般公文應在7日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在當天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導批示要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報。

第八條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應由部門負責人或處領導親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應當做到:

1、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

4、結構層次序數,第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發。文稿應由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據、目的。在辦理過程中的發文文稿應做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據,批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

文稿送審過

程中,擬稿人應當與核稿人保持聯系,以便及時說明情況。對內容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應同擬稿人共同研究修改。

對內容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發

經會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權分管領導簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,::領導人一般不接收和簽收未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改動公文內容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復印件后,辦公室裝訂。附件應采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(九)分發傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。

第九條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側裝訂線外簽批和修改。

第十二條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復印件送領導批示。

第十三條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。其他機關人員需要查閱本機關公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經處領導批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負責解釋。

第十五條本辦法自印發之日施行。

篇3:某工程監理公司機關公文處理辦法

工程監理公司機關公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;

(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;

(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;

(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;

(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;

(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;

第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;

第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;

第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;

第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;

(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;

下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;

第十四條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭

指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應做到:

1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;

4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發。繕印好的公文由辦公室統一裝訂、分發、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。