行政中心會議大廈會議服務流程

1.目的

規(guī)范會議大廈會議服務接待,滿足會議組織方之要求,提升會議接待服務的效率和水平,最大限度內提高客戶滿意度。

2.適用范圍

行政中心會議大廈會議服務

3.職權與職責

3.1部門經理或分管經理助理對會議大廈會議服務接待進行指導。對整個會議服務加以督察,并負責各部門間的統(tǒng)籌協(xié)調。

3.2會議大廈客服助理負責會議服務的接洽、報批、通知、會場布置、現(xiàn)場指揮及會后費用追繳,并具體協(xié)調會議期間安全部、會務部、技術部及清潔分包方的分工協(xié)作和任務安排,且對每次會議服務進行總結以持續(xù)改進。

3.3技術保障部負責會議前后的燈光、音響、空調等設備的調試和運行,就會議組織方之要求提供技術支持和現(xiàn)場維護,確保各項設備正常工作。

3.4安全管理部負責外圍指引(如外圍無交警則須提供車輛指引服務)、門崗查驗、現(xiàn)場巡查、地下車庫指引及緊急事件處理,全面負責會議期間的安全保衛(wèi)工作。

3.5會務部負責會議前的會場布置與會議準備、會議期間服務及會后清理工作。

3.6清潔分包方全面負責會場清潔衛(wèi)生及周邊區(qū)域的清潔清掃、花草養(yǎng)護及衛(wèi)生清理工作。

4.會議大廈會議場所分類及用途說明

4.1主會場

接待450人一1200人的大型會議、晚會等。

4.2二樓報告廳

接待100-450人的報告會議、學習會議、討論會議等。

4.3主席團會議廳

定向接待政協(xié)、人大常委會議。

4.4新聞發(fā)布會場

接待30-100人的中型會議。

4.5分組會議室(包括貴賓室、休息室)

接待30人以下的小型會議、接見會議等。

5、過程和方法控制

5.1會議大廈客服助理

5.1.1在接到機關事務局會務服務通知后,會議大廈客服助理應積極籌備,并應合理安排組織單位到相關會場參觀。

5.1.2在機關事務局的許可下,會議大廈客服助理應詳細說明該會場的布置、功能、費用、使用情況及我方所能提供的服務項目.使組織單位對該會場有所全面了解。

5.1.3經機關事務局書面確認同意后,會議大廈客服助理應在當天知悉會議組織方,并將該會議名稱、組織單位、人數(shù)、會議時問與地點、聯(lián)系人與聯(lián)系電話等信息記錄在《會議信息記錄表》上(見附表一)。

5.1.4凡是經由機關事務局批準或其自行確定的會議,會議大廈客服助理應及時與會議組織方聯(lián)系,就該次會議的技術、安全、會務、清潔及代辦服務等具體要求進行了解,并詳細記錄在'會議大廈會議服務通知單》上(見附表二)。

5.1.5會議大廈客服助理制作完《會議大廈會議服務通知單》后,應至少提前2天通知安全、技術、會務、清潔部門。各部門在接到通知后?應馬上組織人力、物力作好前期準備工作,若無特殊情況。各部門應于會議前l(fā)天準備就緒。

5.1.6會議開始前,會議大廈客服助理應到會議現(xiàn)場及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成情況,如未達到《會議大廈會議服務通知單》所列之要求,應通知相關部門人員立即整

改,并將有關情況告知部門主管。

5.1.7會議期間,會議大廈客服助理應負責現(xiàn)場的監(jiān)控、巡查和協(xié)調,及時處理現(xiàn)場急發(fā)事件?如屬重大事件,應及時上報部門經理或分管經理助理,并通知各部門主管。

5.1.8會議結束后,會議大廈客服助理應統(tǒng)籌會場的現(xiàn)場清理工作,發(fā)現(xiàn)遺失物品

應及時與組織單位或當事人取得聯(lián)系。同時,制作好《會議大廈會議費用確認單》(見

附表三)轉組織單位責任人簽字確認,以便事后追繳會議費用。

5.2技術保障部

5.2.1在收到《會議大廈會議服務通知單》后,應根據(jù)通知中技術保障方面的要求,提前對各設備進行檢查并調試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調設備。

5.2.2各設備項操作流程如下:

1)空調設備

a、技術人員應于會議前1天作好空調設備的檢修工作,確保空調設備能夠正常運行;

b、會議當天,應至少提前1小時開啟空調風柜及空調機組,并視具體情況提前開啟其他必要區(qū)域的通道,

c、會議進行當中,應全程跟蹤溫控,保證室溫適中,包括會場、休息室及周邊過道等區(qū)域;

d、會議結束后,關閉所有空調系統(tǒng),并對各設備進行例行檢修。

2)會場照明設施

5.1.6會議開始前,會議人廈客服助理應到會議現(xiàn)場及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成情況。如未達到《會議人廈會議服務通知單》所列之要求,應通知相關部門人員立即整改,并將有關情況告知部門主管。

5.1.7會議期間,會議人廈客服助理應負責現(xiàn)場的監(jiān)控、巡查和協(xié)調,及時處理現(xiàn)場急發(fā)事件,如屬重大事件,應及時上報部門經理或分管經理助理,并通知各部門主管。

5.1.8會議結束后,會議大廈客服助理應統(tǒng)籌會場的現(xiàn)場清理工作,發(fā)現(xiàn)遺失物品應及時與組織單位或當事人取得聯(lián)系。同時,制作好《會議大廈會議費用確認單》(見附表三)轉組織單位責任人簽字確認,以便事后追繳會議費用。

5.2技術保障部

5.2.1在收到《會議大廈會議服務通知單》后,應根據(jù)通知中技術保障方面的要求,提前對各設備進行檢查并調試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調設備。

5.2.2各設備項操作流程如下:

1)空調設備

a、技術人員應于會議前1天作好空調設備的檢修工作,確保空調設備能夠正常運行;

b、會議當天,應至少提前1小時開啟空調風柜及空調機組,并視具體情況提前開啟其他必要區(qū)域的通道,

c、會議進行當中,應全程跟蹤溫控,保證室溫適中,包括會場、休息室及周邊過道等區(qū)域;

d、會議結束后,關閉所有空調系統(tǒng),并對各設備進行例行檢修。

2)會場照明設施

a、技術人員應于會議前l(fā)天檢查會場入口、出口、場內、過道、天頂?shù)葏^(qū)域照明是否正常:

b、會議當天,應提前l(fā)小時開啟所有相關區(qū)域燈光;

c、會議結束后,負責關閉所有照燈。

3)會場燈光、音響設備

a、技術人員應于會議前1天調試好所有燈光及音響設備,如發(fā)現(xiàn)故障,應及時排除或更換;

b、技術人員應嚴格按照會議組織方要求進行調試,并配合會議組織方技術人員進行各設備的調試和使用,并注意燈光的扭轉方向避免破壞周邊的舞臺設施.如避免幕布被烤焦現(xiàn)象發(fā)生;

c、嚴格按照會議組織方要求擺放麥克風及其他設備,按照設備開機程序開啟音響系統(tǒng),并逐一調試每個麥克風音量,力求均衡無反饋聲和嘈雜音,并保證各設各在會議期間的正常使用(如及時更換電池)。

d、根據(jù)會議組織方要求準備好錄音帶和錄音設備,對會議內容全程進行錄音,并做

好標識,會后要根據(jù)會議方的要求對錄音帶進行保存或移交。

e、所有準備工作完成后,需及時將情況反饋至會議大廈消防控制中心。由會議大廈消防控制中心值班人員進行檢查核實。

5.2.3會議結束后,各設備技術人員應統(tǒng)計此次會議的技術物資損耗情況,并上報會議大廈客服助理?由會議大廈客服助理匯總物資損耗并計費于該次會議費用中。

5.3安全管理部

5.3.1收到會議通知后.應根據(jù)要求提前1小時開啟相關區(qū)域門鎖及責任范圍內電源,包括:大堂、電梯廳、會場等,其作業(yè)標準為:

1)崗位設置

在原有崗位基礎上根據(jù)會議通知要求至少提前半小時增設相關警衛(wèi)崗位,包括正門崗、東門崗、會場口崗、會場機動崗、巡查崗、地下車庫崗、地下車庫指引崗。

2)標識指引

協(xié)助擺放會場指引標識和車位導向標識。

3)現(xiàn)場控制

根據(jù)會議組織方要求控制人員出入及崗位查驗,并對現(xiàn)場消防安全情況進行全面監(jiān)控。

4)所有準備工作完成后,需及時將情況反饋至會議大廈消防控制中心,并由消防控制中心當班人員進行檢查核實。

5)會議結束后。應馬上封閉會議現(xiàn)場,檢查現(xiàn)場是否有物品、文件資料遺漏,并將有關情況及時上報消防控制中心及會議大廈客服助理。

5.4會務部

5.4.1其作業(yè)標準和流程分別為:

A、會議大廈主會場:

接到通知后,到倉庫領取相關會議需使用物資。

會議前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右),提前一個小時將會場門、燈打開。

會議席擺水:

會議前一天將礦泉水擺到一樓會議席桌面,按實際參會人數(shù)擺放,如要用到樓座,將水放置于座椅扶手處即可。(如會議組織方要求不擺水或只擺某一部分,按其要求擺放即可)主會場主席臺使用過濾茶水。

會議前一天擺放好會議簽到臺,簽到臺一般擺放在正門大廳的兩側,具體擺放方式及擺放地點按會議組織方要求進行;(簽到臺要求布置桌布及圍裙)會議開始前一天擺放好公共區(qū)域的煙灰盅;

需擺放煙灰盅的區(qū)域包括正門與東門三個服務臺、一樓主會場入口處附近、主會場兩側洗手間附近。煙灰盅用活動長條桌擺放,每張長條桌擺放三個,會議進行中由服務臺會務人員負責更換,服務臺臺人員負責檢查會議區(qū)域內洗手間紙巾準備情況;準備主席臺茶水用具;(如主席臺未安排座位席且主辦方未要求供應茶水可不準備)會議開始前天將茶水用具擺放在舞臺兩側準備好的長條桌上,物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍;(物品準備數(shù)量根據(jù)與會人數(shù)而定)所有物資準備在主席臺兩側臨時茶水臺;

會議前一個小時擺放主席臺上茶杯及杯墊,并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢;

主會場一般連同貴賓室或休息室一起使用,貴賓室服務流程見第五部分《分組討論廳、貴賓室、休息室服務流程》;

9)會議開始前1個小時禮儀崗及負責引導人員上崗:

10)會議開始前十五分鐘開始泡茶,將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進行清洗濾水。然后加入適量白開水浸泡:

11)會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)。倒茶時,如發(fā)現(xiàn)茶水過濃,應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子,加茶水時應換壺加入白開水;

12)會議中加茶;一般為30分鐘加一次,但需根據(jù)現(xiàn)場的實際情況靈活掌握;

13)會議結柬:將與會人員送走后,開始清理物資,如發(fā)現(xiàn)與會人員遺留物資,及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》:

14)清點并歸還會務物資;

15)會務人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會務人員。藍色代表著普通會務服會務人員,黃色表示如需用到樓座需增加的會務人員)。日常會議時,門崗可不設且可根據(jù)實際情況予以靈活安排。

B、會議大廈報告廳:

1)接到通知后,到倉庫領取相關會議使用物資;

2)提前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右),提前一個小時將會場門、燈打開;

3)會議用水;

會議前一天即應按照會議組織方要求將礦泉水放置在報告廳座椅扶手處;

會議前一天擺放好簽到臺;簽到臺一般擺放在二樓報告廳旁大廳,具體擺放方式及擺放地點按會議組織方要求進行;

公共區(qū)域擺放煙灰盅;

煙灰盅擺放的區(qū)域包括報告廳側面休息處的茶幾上,如與會人員較多可在報告廳周圍擺上活動長條桌,每個桌上擺放3個煙灰盅;會議進行中會務人員要及時更換;檢查會議區(qū)域內洗手間紙巾準備情況:

主席臺茶水用具:

會議開始時一個時將茶水用具擺放在二樓7號化妝間,物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、自毛巾、小碟、水桶、垃圾簍:(具體物資準備數(shù)量根據(jù)主席臺人數(shù)而定)席臺上茶杯及杯墊:提前一個小時完成,并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢:報告廳一般連同報告廳休息室一起使用,報告廳休息室服務流程見《分姐討論廳、貴賓室、休息室服務流程》:

會議開始前一小時禮儀人員上崗;

會議開始前十五分鐘開始泡茶,將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡;

開始倒茶:主席臺人員就座后開始上茶(裝8分杯足夠)。倒茶時,如發(fā)現(xiàn)茶水過濃,應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子,加茶水時應換壺加入白開水;

會議中加茶;一般為30分鐘加一次,但需根據(jù)現(xiàn)場的實際情況靈活掌握;

會議結束:將與會人員送走后,開始清理物資,如發(fā)現(xiàn)與會人員遺留物資。及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》:

清點并歸還會務物資;

會務人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會務人員,藍色代表著普通會務服會務人員)。

日常會議時,門崗可不設且可根據(jù)實際情況予以靈活安排。

C、會議大廈主席團會議廳:

接到通知后,到倉庫領取相關會議使用物資;

提前1個小時將空調調至合適溫度(22度左右),提前一個小時將會場門、燈打開;

會議用水準各:

主席團會議廳全部使用過濾好的茶水,并于每個座位上擺放一個裝滿過濾好的茶水的小保溫瓶;

會議開始前一天擺放好簽到臺,簽到臺一般擺放在二樓主席團會議廳門口的右側(玻璃門臺階以下),如會議組織方有特殊要求可作靈活變動;

公共區(qū)域擺放煙灰盅;如與會人員有此需要可在主席團會議廳門口右側準備茶水用具;面(玻璃門外)擺上活動長條桌,每個桌上擺放3個煙灰盅;會議開始前一天將茶水用具準備好。并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、小暖水壺、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍、小推車;(具體物資數(shù)量根據(jù)與會人員的人數(shù)而定)會議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊,擺放好已裝好茶水的小暖水壺,并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢;

主席團會議廳一般連同秘書室一起使用,秘書室提前一個小時將門打開,檢查清潔衛(wèi)生后,隨時作好茶水服務的準備。秘書室內提前準備好5張折疊椅;

會議開始前1個小時上崗禮儀人員上崗;

會議開始前十五分鐘開始泡茶,將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡

會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠):倒茶時,如發(fā)現(xiàn)茶水過濃,應立即加入白開水稀

釋。如參加會議人員自帶杯子,加茶水時應換壺加入白開水;

會議過程中不需要加茶,正門需要有服務人員隨時準備提供服務;

將與會人員送走后,開始清理物資,如發(fā)現(xiàn)與會人員遺留物資,及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》;

清點并歸還會務物資;

會務人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會務人員,藍色代表著普通會務服會務人員)。

日常會議時,門崗可不設且可根據(jù)實際情況予以靈活安排。

茶水準備

D、會議大廈新聞發(fā)布廳:

接到通知后,到倉庫領取相關會議使用物資:

2)提前一個小時將空調調至合適溫度(22度左右),提前一個小時將會場門、燈打開:

會議用水準備:

新聞發(fā)布廳的用水一般有兩種方式:第一種為主席臺提供過濾茶水,座位席發(fā)放礦泉水;第二種為全部席位都提供過濾茶水。

如果采用第一種方式,會務人員需存會議開始前_一天小時將礦泉水擺放在新聞發(fā)布廳

內窿椅扶手處,主席臺的茶水提前15分種泡好,主席臺人員就座后上茶。如果全部席位

用茶水,會務人員需按要求提前準備好茶水用具;

議開始前一天擺放好簽到臺:簽到臺一般擺放新聞發(fā)布廳門口的右側(靠墻擺放),

如會議組織方有特殊要求可作靈活變動;

公共區(qū)區(qū)、域擺放煙灰盅:

如與會人員有此需要可在新聞發(fā)布廳門外兩側擺上活動長條桌,每個桌上擺放3個煙灰盅:

準備茶水用具;

會議開始前一天將茶水用具準備好,并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍:.

會議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊,并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢:

主席團會議廳一般連同秘書室一起使用,秘書室提前一個小時將門打開,檢查清潔衛(wèi)生后,隨時作好茶水服務的準備。秘書室內提前準備好5張折疊椅:

禮儀人員上崗;會議開始前1個小時上崗:

會議開始前十五分鐘開始泡茶,將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡:

會議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠):倒茶時,如發(fā)現(xiàn)茶水過濃,應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子,加茶水時應換壺加入白開水;

會議過程中每隔30分鐘加一次茶;

會議結束:將與會人員送走后,開始清理物資,如發(fā)現(xiàn)與會人員遺留物資,及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》;

清點并歸還會務物資;

會務人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會務人員,藍色代表著普通會務服會務人員)。

日常會議時,門崗可不設且可根據(jù)實際情況予以靈活安排。

E、會議人廈分組討論廳、貴賓室、休息室:

>接到通知后,到倉庫領取相長會議使用物資:

提前一個小時將空調調至合適溫度(22度左右),提前一個小時將室內門、窗、燈打開,于會議開始前30分鐘將窗關閉:

檢查室內衛(wèi)生情況:

會議用水準備:全部提供過濾茶水:

公共區(qū)區(qū)域擺放煙灰盅;分組討論廳樓層內的公共休息區(qū)在會議開始前一個半小時擺放好煙灰盅及紙巾盒,每張茶幾擺放2個煙灰盅、一盒紙巾,會議進行過程中由就近分組討論廳的服務人員及時清理;

準備茶水用具;

會議開始前一天將茶水用具準備好,并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍;

議開始前一個小時完成擺放好茶杯及杯墊,并仔細檢查水杯有沒有破損及有無茶垢;

會議開始前一個小時檢查會議區(qū)域內洗手間的衛(wèi)生及紙巾放置情況并及時處理:

禮儀人員上崗:會議開始前1個小時上崗;

會議開始前十五分鐘開始泡茶:將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進行清洗濾水,然后加入適量白開水浸泡;

室內會務人員全部準備工作完成后到門口迎接與會人員;

開始倒茶:與會人員進入會議室開始倒(茶裝8分杯足夠)。倒茶時,如發(fā)現(xiàn)茶水過濃,應立即加入白開水稀釋。如參加會議人員自帶杯子,加茶水時應換壺加入白開水:

會議過程中每隔30分鐘加一次茶;

會議結束:將與會人員送走后,開始清理物資,如發(fā)現(xiàn)與會人員遺留物資,及時交到會堂中心并填寫《拾遺物品登記表》;

清點并歸還會務物資;

會務人員分布圖:(紅色代表著禮儀服會務人員,藍色代表著普通會務服會務人員)。日常會議時,門崗可不設且可根據(jù)實際情況予以靈活安排。

5.4.2上茶水的順序:

A、正式大會(特指設置主席臺的會議):按照先主席臺后會議席,由前排至后排的總體原則上茶。

B、圓桌及討論廳會議

1)內部會議。如領導集中坐一起,先給領導上茶,然后按照順時針或逆時針方向上茶;如果沒有明顯的界限,從級別最高的領導開始,按照順時針或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。

2)與來訪單位會議。如果主賓分開,先客人再主人;如果主賓混坐,從級別最高的客人開始.按照順時針方向或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。

3)與分承包方會議。如果甲乙方分開,先甲方再乙方;如果甲乙方混坐,從甲方級別最高領導開始按照順時針方向或逆時針方向上茶。具體方向由領導的座位來決定。

5.5環(huán)境管理部

5.5.1部門主管在接到會議通知后,應組織人員于會議前1天做好規(guī)定區(qū)域清潔衛(wèi)生。

5.5.2清潔區(qū)域應包括大廳、大廳至會場沿途路線、

會場、休息室、洗手間等,對地面、門窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席臺、茶幾、沙發(fā)、花盆、垃圾筒等應加以清理。

5.5.3會議結束后,應組織清潔人員清理會議現(xiàn)場

包括垃圾袋、飲用水瓶、花草、廢紙、廢物等,若發(fā)現(xiàn)顧客遺失物品或文件資料等應及時上報消防控制中心或會議大廈客服助理。

5.6質量記錄表格

DGWY(行政中心)-G-05一F1《會議大廈會議信息記錄表》

DGWY(行政中心)-G-05一F2《會議大廈會議服務通知單》

DGWY(行政中心)-G一05一F3《會議大廈會議費用確認單》

篇2:某酒店多功能廳會議服務流程

酒店多功能廳會議服務流程

流程具體內容及程序

工作前準備

(1)上崗前做好自我檢查,做到儀容儀表端莊整潔,符合要求。

(2)備齊各類用料物品,檢查各種設施、設備,確保完好有效,室內衛(wèi)生符合酒店標準。

(3)查閱客人訂單,了解客人情況,根據(jù)預訂情況,擺好會議桌及椅子。

(4)做好最后檢查,精神飽滿,時刻做好迎客準備,有禮貌地接待每一位客人。

迎接客人

(1)面帶微笑,主動招呼客人。

(2)主動引領客人,幫助客人拉椅讓座。

會議服務

(1)會議前十分鐘將水擺好,將毛巾擺好。

(2)根據(jù)客人要求,準確給客人提供服務。

(3)會議期間每隔30分鐘至40分鐘續(xù)一次水。

(4)堅守崗位,隨時提供服務,不能隨便進出多功能廳。

(5)如會議中間休息,要盡快整理和補充物品。

(6)會議結束,服務員應站立兩側,點頭微笑,并主動提醒客人不要遺忘物品。

(7)客人活動結束,準確為客人結帳。

檔案管理制度

篇3:優(yōu)質會議服務操作流程

一、掌握會議情況

(1)和會務組負責人積極聯(lián)系,掌握會議主辦單位的名稱、參會人數(shù)、主要領導人的姓名等。(關鍵點:會務簽單人是誰,聯(lián)系方式)

(2)了解所用會場的類型。

(3)掌握舉行會議的時間、場次。(是否用貴賓接待室)

(4)掌握會場布置的具體要求。

(5)如果需要禮儀小姐提前準備并踩臺。

二、會前準備

(1)檢查所有音響、視聽設備、燈光。(無線話筒要換新電池,并做好應急預案)

(2)制作懸掛會徽、會標、臺簽、歡迎橫幅或標語。(會標一定要以短信或者以電子郵件方式確認,臺簽要多準備幾位,把可能來的領導都準備好)

(3)按所要求的會場形式布置桌椅、沙發(fā),擺放設計精美的花壇、花卉。

(4)擺放茶杯、茶碟、茶葉,按主辦單位要求擺放飲料、干果、水果等。(貴賓接待室要放煙、打火機、果盤、高級茶葉、鮮花、香巾)

(5)根據(jù)要求擺放便箋,鉛筆(鉛筆放右側斜45度,全部字朝上)。準備簽字筆、膠水等常用品

(6)搞好通風換氣,保持室內空氣清新。

(7)檢查消防器材的位置及完好程度。

(8)檢查安全通道,保持暢通。(所有的們都不得鎖閉)

(9)清整會場衛(wèi)生,保持清潔。

(10)按會議人數(shù)備足飲用水。(水一定要開,不要集中打水)

(11)檢查衛(wèi)生間廁紙、洗手液

三、會場時迎接任務

(1)在會前20分鐘應將會議室門打開,安排兩名服務員站在門口迎接參會人員。

(2)參會人員到達時問好,并為接拿或掛好衣帽。

(3)引參會人員到預訂的座位上。

(4)貴賓室人員坐定后,上小毛巾。

(5)由里到外為參會人員沏茶。

(6)入場完畢后,關好門保持安靜。

四、主席臺上參會人員的服務

(1)凡在主席臺上就座的參會人員,都要為其接掛衣帽,隨其到座位上為其拉椅讓座。

(2)參會人員坐定后,為其送上小毛巾。隨即為其沏茶。

(3)主講人開始講話時,不要隨意走動以便于記者攝影攝像。

(4)在一般情況下,第一次續(xù)茶在會議開始后20分鐘左右進行,第二次起一般每隔30分鐘左右進行。

(5)主講人每換一位應更換茶杯。(或放礦泉水,注意立式話筒的傾斜角度以免擋住臉)

(6)隨時注意觀察在主席臺就座的參會人員的動向,隨時為其服務和解決問題。(一定要站在主席臺領導視線范圍之內)