行政中心及會議大廈會議服務質量標準

1.職責

1)部門經理全面監督會議、參觀接待工作流程;

2)大堂經理(分管經理助理)負責協調、跟蹤會務、參觀接待前期準備工作;

3)客戶服務中心

A.負責受理各類會議、參觀信息并填寫《行政中心會議服務通知單》交由會務都負責人安排落實并跟蹤服務過程。

B.中心負責人需在每天下班前由客服中心負責人將后兩天會議室預定信息以郵件或復印的形式上報機關事務局指定部門/人(目前為行政事務科杜婉華小姐處)。

C.根據會議組織方要求聯系落實會議用水(用水需提前填寫《會議采購通知單》交物業服務中心采購員進行相關用品采購)、用花、會標等代購事宜;

D.會后根據會議準備中產生的費用額,制作《行政中心會議費用清單》并附上發票交由會議組織方報銷。

4)3.4技術保障部負責燈光、影音、空調設備調試工作;

5)3.5安全部負責會場周邊警戒,控制噪音及閑雜人員出入并引導車輛進出及停放工作;

6)3.6會務部負責會場布置、會中服務及會后現場清理等工作。

7)3.7清潔綠化部負責會議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。

2.會議/接待保密規定

1)甲方的會務/接待內容不得向外界透露任何信息。

2)會務/接待中產生錄音、錄像、文件資料,在會務/接待結束后第一時間交會議主辦單位或機關事務管理局處理。

3)甲方有保密要求的會務/接待,按甲方要求執行。

3.會議場所分類

1)根據行政辦事中心各類會議場所特點,現將各類會議場所分為A、B、C三類。

2)分類說明:

A)A類(40座以下小型接待室、座談式會議室):各會議主辦單位需至少提前一個小時致電客戶服務中心(TEL:)提出會議要求,客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》,再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

B)B類(150座以下課堂式會議室),各會議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務中心(TEL:)提出會議要求,客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》,再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

C)C類:戲院式會議廳(主樓240人會議廳、北樓500人會議廳)

△由會議主辦單位向物業服務中心提出使用申請,明確使用時間;

△由物業服務中心將會議信息向機關事務局進行反饋匯總;

△由機關事務局根據會場檔期安排進行確認并由物業服務中心回復會議主辦方;

△進行會議準備及服務。

在明確該類會議服務要求后,客戶服務中心或管理專員也需按要求填寫《行政中心會議服務通知單》并通知相關部門進行準備。特別說明:物業服務中心可提供鮮花、會標、飲水等代購代訂服務。

4.方法和過程控制

1)客戶服務中心(或項目管理專員)

A.電話預定

當各辦公單位通過電話進行會議預定時,客服中心值班人員(或專員)應要求會議組織方明確:

a)會議時間b)會議地點c)會議組織單位

d)聯系人/電話e)會議主題

B.服務要求(含:會標、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺、麥克風、指引標識、

主席臺擺位)等,根據以上要求填寫《行政中心會議服務通知單》,如有代訂、代購服務的,應請會議組織單位聯系人簽名確認后通知物業服務中心相關部門進行準備:同時需對會議服務各個環節進行跟進及時掌握服務動態。

代訂、代購項目有:瓶裝水、會標、鮮花、錄音帶、指示標識(噴繪)、復印等。

2)口頭(書面)預定

當各辦公單位直接與物業服務中心相關人員進行口頭或書面預定時,接洽人員需及時做好相關記錄或根據其書面要求補填寫"行政中心會議服務通知單>)并及時交客戶服務中心進行通知落實。

5.工程技術部

接獲會議通知后,應根據會議通知中設備方面的要求,提前對設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。

如屬C類會議。按以下流程進行:

1)空調設備

技術人員在會議前兩小時開啟相關會議室空調風柜;會議前一小時開啟空調設備,視具體情況提前開啟其他必要區域的通道并視會場人數和溫度加開主機和水泵。

2)會場照明設施

會議開始前一小時開啟所有場地燈。

3)舞臺燈光、音響設備

A.嚴格按照會議主辦方要求進行調試,一般技術要求燈光開啟不要太強或太弱。

B.嚴格按照會議主辦方的要求穩固擺放麥克風,按照設備開機程序開啟音響設備,并逐一調試每個麥克風音量,力求均衡無反饋聲和嘈雜音。

C.根據會議主辦方要求準備好錄音帶和錄音設備,對會議內容全程進行錄音,并做好標識。

4)所有準備工作完成后,需及時將情況反饋至客戶服務中心,由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

6.安全管理部

接獲會議通知后,根據要求提前一小時開啟相關區域門鎖及責任范圍內電源,包括:大堂、電梯廳等,安排人員在會議區域進行巡查,及時制止噪音及閑雜人員進出。

如屬C類會議,按以下流程進行:

1)崗位設置

在原有崗位基礎上根據會議通知要求至少提前半小時增設相關警衛崗位。

2)標識指引

協助客服負責人擺放人員指引標識和車位導向標識。

3)現場控制

根據會議主辦方要求控制人員出入,并對現場消防安全情況進行全面監控。

4)所有準備工作完成后,需及時將情況反饋至客戶服務中心,并由客戶服務中心主辦或

其它相關人員進行檢查核實。

7.會議服務部

按獲會議通知后,及時到客戶服務中心領取《行政中心會議服務通知單》,并根據要求進行準備。

如屬C類會議.按以下流程進行準備:

1)現場布置

按獲會議

通知后,根據通知要求,提前組織人員清潔相關區域;并根據會議主辦方要求。提前布置會場。

2)物資準備

根據會議人數,提前準備熱水瓶、茶壺(兩個)、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾(兩條,大、小各一)等會務用品;并視會議、接待人數和主辦方要求,擺放瓶裝飲用水和水果等。

3)會務準備

在會議開始前,會務人員提前l小時到場準備茶水、擺好杯子,待賓主到場后即斟茶。

4)所有準備工作完成后,需及時將情況反饋至客戶服務中心,并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

8.清潔綠化部

根據客服中心會場布置通知,協調清潔公司提前半天進行會場清潔,同時協調綠化公司按會議組織方要求進行會場綠化布置。

篇2:優質會議服務操作流程

一、掌握會議情況

(1)和會務組負責人積極聯系,掌握會議主辦單位的名稱、參會人數、主要領導人的姓名等。(關鍵點:會務簽單人是誰,聯系方式)

(2)了解所用會場的類型。

(3)掌握舉行會議的時間、場次。(是否用貴賓接待室)

(4)掌握會場布置的具體要求。

(5)如果需要禮儀小姐提前準備并踩臺。

二、會前準備

(1)檢查所有音響、視聽設備、燈光。(無線話筒要換新電池,并做好應急預案)

(2)制作懸掛會徽、會標、臺簽、歡迎橫幅或標語。(會標一定要以短信或者以電子郵件方式確認,臺簽要多準備幾位,把可能來的領導都準備好)

(3)按所要求的會場形式布置桌椅、沙發,擺放設計精美的花壇、花卉。

(4)擺放茶杯、茶碟、茶葉,按主辦單位要求擺放飲料、干果、水果等。(貴賓接待室要放煙、打火機、果盤、高級茶葉、鮮花、香巾)

(5)根據要求擺放便箋,鉛筆(鉛筆放右側斜45度,全部字朝上)。準備簽字筆、膠水等常用品

(6)搞好通風換氣,保持室內空氣清新。

(7)檢查消防器材的位置及完好程度。

(8)檢查安全通道,保持暢通。(所有的們都不得鎖閉)

(9)清整會場衛生,保持清潔。

(10)按會議人數備足飲用水。(水一定要開,不要集中打水)

(11)檢查衛生間廁紙、洗手液

三、會場時迎接任務

(1)在會前20分鐘應將會議室門打開,安排兩名服務員站在門口迎接參會人員。

(2)參會人員到達時問好,并為接拿或掛好衣帽。

(3)引參會人員到預訂的座位上。

(4)貴賓室人員坐定后,上小毛巾。

(5)由里到外為參會人員沏茶。

(6)入場完畢后,關好門保持安靜。

四、主席臺上參會人員的服務

(1)凡在主席臺上就座的參會人員,都要為其接掛衣帽,隨其到座位上為其拉椅讓座。

(2)參會人員坐定后,為其送上小毛巾。隨即為其沏茶。

(3)主講人開始講話時,不要隨意走動以便于記者攝影攝像。

(4)在一般情況下,第一次續茶在會議開始后20分鐘左右進行,第二次起一般每隔30分鐘左右進行。

(5)主講人每換一位應更換茶杯。(或放礦泉水,注意立式話筒的傾斜角度以免擋住臉)

(6)隨時注意觀察在主席臺就座的參會人員的動向,隨時為其服務和解決問題。(一定要站在主席臺領導視線范圍之內)

篇3:各種大型會議服務流程規范

各種大型會議服務流程

流程具體內容

(1)根據任務要求,將家具、茶具、煙具、鮮花準備好。

(2)室內四周擺放花草,屏風等裝飾物。

(3)設專人領位崗,主動禮貌迎賓、領位。

(4)客人就座后,送茶送毛巾,或送飲料。

(5)在客人談話間歇時,添斟茶水飲料。

(6)等候服務時勤觀察,不走動,不交談。

(7)貴賓進入會場,宴會廳,按領位服務流程引領。

(1)會議氣氛莊嚴隆重,會場布置長會議桌或環形會議桌,

桌上鋪設會議桌臺布,座椅用扶手椅,椅座與參加會議

的人數相等,會場綠化高雅。

(2)高規格的會議,要在會議桌中央安放會談兩國國旗,東

道主國國旗在左。

(3)會談桌上必須準備文具、用品,為了保持會場安靜,茶

底盤上放一塊折成四方的小毛巾或茶墊底。

(4)凡屬保密會談,應按接待部門規定,嚴格遵守進入會場

的時間。

(5)參加會談的服務員,必須嚴守國家機密。

重要會議

(1)按會議類型與規格,選擇合適的會議廳。

(2)按會議形式與人數,擺放會議桌和座椅。

(3)按客戶要求,布置會場,掛條幅,設簽到臺,主席臺,

講臺,話筒等會議設施設備等,并適當布置花草。

(4)準備會議所需的文具,用品,席位卡等。

(5)準備會議期間的茶水,咖啡,點心等。

(6)服務員站在門口迎接客人。

(7)客人入座后,要及時送上茶水,毛巾等,做到熱情服務,

并保持安靜。

會議開始后,服務員應退至一旁,并隨時觀察客人對茶

水、飲料、酒等需求量,一般半小時添加一次,遇到舉

杯時,應及時送上酒杯。

(9)會議結束,在門口送客道別感謝。

貿易洽談會

貿易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品,陳列工作由承辦單位負責,但餐廳要保證陳列品的安全。

還要根據要求,準備若干小型會議室,供洽談業務,會議室要保持整潔衛生,當中外雙方業務人員洽談時,要及時供應茶水,咖啡或飲料,派送小毛巾,熱情服務,保持安靜。

一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡,對晚餐要求豐盛些,因此在一日三餐的供應上,重點放在晚餐。

洽談會期間,一般都要舉行多次招待會或宴請,因此必須抓好宣傳推銷工作,提高菜肴質量和服務質量。

簽字儀式

根據接待單位選定的會議室,經全面清掃后,在廳的中央部位安放一長條形簽字臺,要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫或用長屏風,二邊放綠化,并準備好會議音響設備。

簽字臺鋪設優質臺布,桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具,另備一個吸干墨水器,并在相應地位安放兩把座椅,鮮花放在中間。

在距離座約1米處,放置一排高低層踏腳板,以便簽字雙方人員站立合影。

應事先按要求準備好祝賀用的香檳和香檳杯,供雙方簽字交換文本后,及時送上舉杯共賀,如時間和條件允許,雙方舉杯慶祝后,為客人派上一道小毛巾,待客人干杯后,要立刻用托盤將空酒杯撤去。

茶話會

茶話會因其優點眾多,故廣泛風行,會議多設圓桌椅子,自由入座,不排席位。

茶話會應根據接待單位規定準備,一般只供應咖啡、紅茶、綠茶、中西式點心、糖果、可樂。

客人邊吃邊談,要隨時觀察客人對飲料的需求量,一般半小時添加一次,過程添加2-3次就差不多了。

茶話會中期和臨近結束時,應各分送毛巾一次。

茶話會的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口迎送。