20*年采購合同管理規(guī)定[1]

采購合同管理制度

總則

1.為規(guī)范公司對(duì)采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2.本制度適用于對(duì)采購合同管理的相關(guān)事宜。

采購合同的編寫

1.公司采購部是采購合同的對(duì)口管理單位，負(fù)責(zé)公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項(xiàng)。

2.公司一次性采購物品金額高于

3.采購合同的編寫程序。

1)選擇供應(yīng)商。必須是公司認(rèn)可合格供應(yīng)商。

2)進(jìn)行談判。采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物料的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對(duì)公司最有利的供應(yīng)商。

3)擬定草案并評(píng)審。采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報(bào)送法律顧問審核及總經(jīng)理/分管副總進(jìn)行審批。

4)擬寫正式的采購合同。采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、法律顧問及總經(jīng)理/分管副總的意見對(duì)采購合同草案進(jìn)行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同。

4.正式的采購合同必須包括以下九個(gè)方面的主要內(nèi)容。

1)合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2)采購物品的單價(jià)、總價(jià)。

3)采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號(hào)。

4)采購物品的品質(zhì)和技術(shù)要求。

5)采購物品的履約方式、期限、到貨地點(diǎn)。

6)采購物品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。

7)付款方式和期限。

8)售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。

9)違約責(zé)任和解決爭議的方法。

5.采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。

采購合同的簽訂

1.與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應(yīng)審驗(yàn)其委托證明。

2.公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

3.對(duì)于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進(jìn)行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí)，視為合同成立。

4.簽訂后的合同由財(cái)務(wù)部保管。

采購合同的執(zhí)行與控制

1.合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單，使供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備公司所需的物品。

2.采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物料的進(jìn)廠驗(yàn)收工作，當(dāng)所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時(shí)，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。

3.采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺(tái)賬，對(duì)雙方的履約進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

4.對(duì)于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排，采購部根據(jù)進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，進(jìn)行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時(shí)運(yùn)送到公司。如果供應(yīng)商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在供應(yīng)商處的采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

5.在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時(shí)能夠及時(shí)供應(yīng)，在生產(chǎn)淡季時(shí)能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。

6.采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)型的原則做好物料的采購進(jìn)度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時(shí)還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。

采購合同的修改與終止

1.在合同執(zhí)行過程中，因供應(yīng)商的原因造成無法按量供應(yīng)的采購物料，采購部經(jīng)調(diào)查核實(shí)，可與供應(yīng)商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件進(jìn)行執(zhí)行。

2.在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化(例如原材料價(jià)格或工資出現(xiàn)上漲，供應(yīng)商無法按合同規(guī)定的價(jià)格交貨)采購部可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂新的供貨價(jià)格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

3.在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨，采購部經(jīng)過核實(shí)后，可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。

4.有下列情形之一者，視為合同終止。

1)因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2)因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3)出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4)逾期沒有履行合同約定的。

5)發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項(xiàng)。

合同糾紛的處理與合同管理

1.當(dāng)公司與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時(shí)，其一般采取如下處理方法。

1)與供應(yīng)商協(xié)商解決

2)請(qǐng)第三方協(xié)調(diào)解決。

3)由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁。

4)通過法律途徑解決。

2.采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。

1)泄露合同內(nèi)容。

2)私自更改合同內(nèi)容。

3)丟失合同。

4)在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。

3.參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其法律責(zé)任。

附則

1.本制度未盡事宜，依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

2.本制度自總經(jīng)理/分管副總辦公會(huì)議審議后執(zhí)行。

篇2:辦事處合同管理規(guī)定

1．目的

加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。

2．適用范圍

銷售分公司駐外辦事處

3．執(zhí)行

銷售分公司駐外辦事處人員

4．職責(zé)

銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂，駐外辦事處經(jīng)理審核，銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

5．制度

5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況，主要包括：對(duì)方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信情況以及對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益，又要考慮對(duì)方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。

5.2營銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴(yán)格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí)，必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公，造成我方經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任，經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。

5.3銷售合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限，以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查，經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。對(duì)合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付，必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。

5.4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人，對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證，并妥善保管。

5.5如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題，需要變更、補(bǔ)充或解除的，一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來的函電等)，執(zhí)行合同簽訂的審批程序，獲得批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行。

5.6如合同履行過程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，簽訂書面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。

5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用，不準(zhǔn)濫用、代用或借用，嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外，還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。

5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等，均應(yīng)妥善保管，如有丟失，公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。

6管理

6.1綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案，由分公司統(tǒng)一編號(hào)，檔案內(nèi)容包括：

6.1.1合同正本、副本、附件。

6.1.2文本簽收記錄。

6.1.3變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。

6.2綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案，內(nèi)容包括。

6.2.1用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。

6.2.2用戶自然情況。

6.2.3我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

6.2.4履行合同情況

6.2.5質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況(表格)

6.3綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式二份，一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部，一份銷售分公司保管備查，內(nèi)容包括：

6.3.1合同號(hào)

6.3.2合同標(biāo)的

6.3.3簽約日期，結(jié)算日期，經(jīng)辦人。

6.3.4用戶名稱

6.3.5產(chǎn)品/備件名稱，數(shù)量/明細(xì)

6.4合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，嚴(yán)禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，無關(guān)人員不得查閱。

6.5公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對(duì)營銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予開除處理，并追究其法律責(zé)任。

7本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。