方案名稱

采購付款控制方案

受控狀態(tài)

編號

執(zhí)行部門

監(jiān)督部門

考證部門

一、背景與目的

在采購環(huán)節(jié)中，采購付款直接或間接地影響著公司的采購成本。如果選擇的付款方式不當，則會導致公司資金運轉(zhuǎn)不足、資金浪費、采購成本提高從而提高生產(chǎn)成本、物流成本、管理費用等問題。因此，為降低采購成本，增加收益，公司須嚴格控制采購付款相關(guān)工作。

二、相關(guān)定義

采購付款指采購過程中因采購物品而需支付給供應商款項，采購付款控制是指采購專員對支付供應商款項相關(guān)活動和內(nèi)容的控制，其主要包括以下3個方面的控制。

(一)采購付款支付方式的控制

采購付款方式包括現(xiàn)金支付、票據(jù)支付等。

(二)付款方式控制

根據(jù)付款進度不同公司可以選擇不同方式支付供應商款項，其主要包括以下幾種方式。

1.預付部分款項。

2.貨到一次性現(xiàn)金支付。

3.貨到票據(jù)支付。

4.貨到后分期付款。

5.貨到延期付款。

6.以上方式的結(jié)合。

(三)供應商優(yōu)惠政策選擇控制

采購過程中，采購專員須結(jié)合公司的具體情況，分析供應商提出的優(yōu)惠政策方案，選擇對公司最合適的優(yōu)惠方案，降低訂購成本。

三、明確職責分工

(一)公司高層

1.計劃外采購須由公司主管副總審批簽字后方可付款。

2.涉及金額重大的采購項目和計劃外采購項目須經(jīng)公司主管副總簽字后方可付款。

3.因公司經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃和公司規(guī)模擴大而發(fā)生采購項目須經(jīng)公司總經(jīng)理和董事會審批后方可付款。

(二)采購部

1.采購部經(jīng)理

(1)審核采購付款方式。

(2)最終選擇供應商提供的優(yōu)惠政策。

(3)簽訂采購合同。

2.采購專員

(1)負責采購付款方式、時間等細節(jié)的談判工作。

(2)負責分析供應商提供的優(yōu)惠政策，并提出選擇意見。

(3)草擬采購合同。

(4)整理付款憑證，提出付款申請。

(三)財務部

1.財務部經(jīng)理

(1)指導監(jiān)督成本會計做好采購成本核算工作。

(2)審核采購合同。

(3)審批支付采購款項。

2.成本會計

(1)負責審核采購付款憑證，按采購合同核算采購款項。

(2)上報財務部經(jīng)理，開具付款憑證。

(3)做相關(guān)賬務處理。

3.出納

負責按照采購合同支付采購款項。

四、付款流程控制

公司須制定合理的付款流程，提高付款工作效率，降低人工成本，從而降低訂購成本。公司的采購付款須按以下操作流程辦理。

1.采購物品運抵倉庫后，倉庫管理員會同采購部采購專員、質(zhì)量管理部質(zhì)檢人員驗收物品。

2.驗收時，采購專員與倉庫管理員將物品與采購合同或訂單、發(fā)貨單等一一核對。確認無誤后，填具驗收單。

3.由質(zhì)檢人員對物品的質(zhì)量按照公司的質(zhì)檢規(guī)范進行入庫質(zhì)檢工作，經(jīng)質(zhì)檢通過后，質(zhì)檢人員在驗收單上簽字。驗收單一式三聯(lián)，一聯(lián)從倉儲部留存，二聯(lián)轉(zhuǎn)送采購部，三聯(lián)轉(zhuǎn)送財務部。

4.采購部將驗收單與采購合同的副本、供應商的發(fā)票、銀行結(jié)算憑證一一核對，以確認采購業(yè)務的完成情況。

5.財務部收到驗收單后，由成本會計將驗收單與采購合同的副本、供應商的發(fā)票、銀行結(jié)算憑證一一核對，并作為是否付款的依據(jù)，報財務部經(jīng)理審批。

6.經(jīng)財務經(jīng)理審批通過后，成本會計根據(jù)付款依據(jù)開具付款憑證，由公司出納按照采購合同規(guī)定的付款方式辦理付款手續(xù)。

7.因物品與訂貨單要求不符或質(zhì)檢未通過等原因無法辦理入庫手續(xù)的，采購專員須及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并上報采購主管。根據(jù)協(xié)商一致的結(jié)果，倉儲部辦理退換貨或入庫手續(xù)(仍按上述流程辦理)，具體退換貨參照公司的《退換貨管理規(guī)定》，相應的付款手續(xù)按以上操作辦理。

五、款項支付方式的控制

(一)不同支付方式對訂購成本的影響

在決定支付訂購款項時，可選擇的支付方式主要現(xiàn)金支付、票據(jù)支付。二者對訂購成本有著不同的影響，具體如下表所示。

不同支付方式對訂購成本的影響分析表

支付方式

對訂購成本的影響

現(xiàn)金支付

采用現(xiàn)金支付，須滿足下列兩個條件

1.公司資金充足

在公司資金充足的情況下，公司選擇現(xiàn)金支付往往能換來供應商提供的比票據(jù)更多的優(yōu)惠或更大的折扣，且付款手續(xù)簡單，減少相關(guān)的人工費用和銀行手續(xù)費，提高工作效率，從而降低采購成本

2.當前銀行利率較低

公司在保證資金運轉(zhuǎn)正常的情況下，如果銀行利率較低，且預測近期并不會上調(diào)時，可采取現(xiàn)金支付

票據(jù)支付

1.票據(jù)是指商業(yè)上由出票人簽發(fā)，無條件約定自己或要求他人支付一定金額，可流通轉(zhuǎn)讓的有價證券，持有人具有一定權(quán)力的憑證

2.票據(jù)有一定時間的貼現(xiàn)期，通過票據(jù)付款，公司相應的資金可用于其它方面投資而獲得投資回報，這種回報往往比由于使用票據(jù)付款而增加的人工費用等要高得多

基于上述兩點，一般情況下，公司鼓勵使用票據(jù)付款

(二)付款方式與付款時間控制

公司采購付款方式和付款時間的不同直接或間接影響著訂購成本，如一次性付款和分期付款兩種付款方式的會計入賬支付等所花費的成本不同，后者所花費的入賬成本明顯比前者高，但因分期付款而獲得的公司資金的利用回報收益卻可能遠比所其多花費的成本高得多。

(三)付款方式與供應商優(yōu)惠條件控制

針對不同的付款方式，其供應商提供的優(yōu)惠價格也不同，公司可根據(jù)公司內(nèi)部的實際情況和供應商提供的優(yōu)惠條件，選擇最合適公司的付款方式進行付款。

1.付款方式

公司可采取的付款方式一般有預付部份款項、貨到現(xiàn)金一次性支付、分期付款、延期付款等。

2.選擇合適的供應商優(yōu)惠條件

(1)公司資金相對充裕，而一次性付款其優(yōu)惠折扣夠高時，公司可采取貨到現(xiàn)金一次性支付的方式付款。

(2)資金不夠充裕時，一次性付款可能導致公司資金不足、喪失其它投資機會等損失，而供應商的優(yōu)惠政策無法彌補這這些損失時，公司須盡可能采用票據(jù)支付、分期付款、延期付款的方式支付款項。

(3)在公司資金短缺時，公司須盡可能以分期付款、延期付款的方式支付款項。

(4)經(jīng)常性的物品采購，公司可選擇固定的供應商建立良好合作關(guān)系，從而獲得相對優(yōu)惠的采購價格，并在公司資金不足時，可獲得供應商提供的信用優(yōu)惠。

篇2:住宅工程付款控制程序范文

住宅工程付款控制程序

1、目的:確保及時、準確向分供商付款。

2、范圍:

本程序適用于:

2.1工程款的審批、支付。[預付款、進度款、結(jié)算款(保修金)]

2.2材料、設(shè)備款的審批、支付。

2.3設(shè)計費的審批、支付。

3、職責:

3.1項目主辦人根據(jù)進度、質(zhì)量狀況及合同提出付款書面申請。

3.2項目主管經(jīng)理負責復核付款申請并簽署意見。

3.3預算部經(jīng)理復核付款申請并簽署意見。

3.4項目分管副總負責審核付款申請并簽署意見。

3.5財務主管經(jīng)理負責審核付款申請并簽署意見。

4、程序:

4.1付款申請。

4.1.1項目主辦人依據(jù)合同、進度及質(zhì)量狀況確定是否申請付款。

4.1.2項目主辦人按以下內(nèi)容填寫《付款通知單》和《付款申請單(試行)》并交項目主管經(jīng)理復核。

4.1.2.1付款緣由。

4.1.2.2質(zhì)量及進度狀況。

4.1.2.3已付款、扣款及本次付款金額。

4.1.2.4隨《付款申請單(試行)》提交預算所需資料。

4.2項目主管經(jīng)理復核:

主管經(jīng)理對照合同、進度、質(zhì)量狀況復核是否付款、付款金額,并在《付款申請單(試行)》上簽署意見后交預算部經(jīng)理復核。

4.3預算部經(jīng)理復核:

4.3.1預算部經(jīng)理復核付款資料的齊全與準確性。

4.3.2預算部經(jīng)理復核已付款、扣款和本次付款金額。

4.3.3預算部經(jīng)理在《付款申請單(試行)》簽署意見并交分管副總審核。

4.4分管副總審核:

分管副總負責審核4.1、4.2、4.3所述內(nèi)容并在《付款申請單(試行)》上簽署意見后交預算部綜合崗(暫定名)。

4.5財務部審核。

4.5.1總經(jīng)理將項目合同內(nèi)付款審批權(quán)賦予財務主管經(jīng)理。

4.5.2財務部經(jīng)辦人及財務部主管經(jīng)理接《付款通知單》、《付款申請單》及相關(guān)資料后察看審批簽名過程,若有分管副總簽字同意字樣,則由經(jīng)辦人在《付款通知單》"復核"欄內(nèi)簽字,財務主管經(jīng)理在《付款通知單》"審批"欄內(nèi)簽字,同時開具支票或交付現(xiàn)金。

4.6支票或現(xiàn)金的領(lǐng)取。

4.6.1預算部綜合崗從財務部出納處領(lǐng)取支票或現(xiàn)金。

4.6.2項目主辦人向分供商索取發(fā)票與綜合崗交換支票或現(xiàn)金。

4.6.3項目主辦人將支票或現(xiàn)金交給分供方入帳。

4.7臺帳。

4.7.1項目主辦人應建立臺帳,登記每筆付款、扣款情況,并接受主管經(jīng)理的檢查、監(jiān)督。

4.7.2預算部綜合崗應建立臺帳、登記每筆付款、扣款情況,并接受預算部經(jīng)理的檢查、監(jiān)督。

4.7.3每月10日(節(jié)假日順延)主辦人、綜合崗、財務部出納根據(jù)各自臺帳進行核對、總結(jié)并形成備忘報總經(jīng)理和分管副總。

4.8核查:

總經(jīng)理隨時可以對付款、進度、質(zhì)量狀況進行抽查、核評。

5、相關(guān)文件:

5.1國家及上海市有關(guān)規(guī)范。

5.2合同及標書。

6、相關(guān)表單。

6.1《付款申請單(試行)》

6.2《付款通知單》

6.3月進度報表及其他相關(guān)預算資料。

6.4相關(guān)資料。

7、本程序文件應發(fā)放到下列人員:

工程部:全體人員。

預算部:經(jīng)理、綜合崗。

財務部:副經(jīng)理、經(jīng)理助理、出納。

注:1、本人保證嚴格按此文件要求執(zhí)行。

2、本人有責任在發(fā)現(xiàn)問題時,第一時間向本文件審批人提出修改意見。

編制:校對:審批:發(fā)放號

篇3:付款控制工作程序

付款控制程序

1、目的:確保及時、準確向分供商付款。

2、范圍:

本程序適用于:

2.1工程款的審批、支付。[預付款、進度款、結(jié)算款(保修金)]

2.2材料、設(shè)備款的審批、支付。

2.3設(shè)計費的審批、支付。

3、職責:

3.1項目主辦人根據(jù)進度、質(zhì)量狀況及合同提出付款書面申請。

3.2項目主管經(jīng)理負責復核付款申請并簽署意見。

3.3預算部經(jīng)理復核付款申請并簽署意見。

3.4項目分管副總負責審核付款申請并簽署意見。

3.5財務主管經(jīng)理負責審核付款申請并簽署意見。

4、程序:

4.1付款申請。

4.1.1項目主辦人依據(jù)合同、進度及質(zhì)量狀況確定是否申請付款。

4.1.2項目主辦人按以下內(nèi)容填寫《付款通知單》和《付款申請單(試行)》并交項目主管經(jīng)理復核。

4.1.2.1付款緣由。

4.1.2.2質(zhì)量及進度狀況。

4.1.2.3已付款、扣款及本次付款金額。

4.1.2.4隨《付款申請單(試行)》提交預算所需資料。

4.2項目主管經(jīng)理復核:

主管經(jīng)理對照合同、進度、質(zhì)量狀況復核是否付款、付款金額,并在《付款申請單(試行)》上簽署

意見后交預算部經(jīng)理復核。

4.3預算部經(jīng)理復核:

4.3.1預算部經(jīng)理復核付款資料的齊全與準確性。

4.3.2預算部經(jīng)理復核已付款、扣款和本次付款金額。

4.3.3預算部經(jīng)理在《付款申請單(試行)》簽署意見并交分管副總審核。

4.4分管副總審核:

分管副總負責審核4.1、4.2、4.3所述內(nèi)容并在《付款申請單(試行)》上簽署意見后交預算部綜合崗

(暫定名)。

4.5財務部審核。

4.5.1總經(jīng)理將項目合同內(nèi)付款審批權(quán)賦予財務主管經(jīng)理。

4.5.2財務部經(jīng)辦人及財務部主管經(jīng)理接《付款通知單》、《付款申請單》及相關(guān)資料后察看審批簽名過程

,若有分管副總簽字同意字樣,則由經(jīng)辦人在《付款通知單》“復核”欄內(nèi)簽字,財務主管經(jīng)理在《付款

通知單》“審批”欄內(nèi)簽字,同時開具支票或交付現(xiàn)金。

4.6支票或現(xiàn)金的領(lǐng)取。

4.6.1預算部綜合崗從財務部出納處領(lǐng)取支票或現(xiàn)金。

4.6.2項目主辦人向分供商索取發(fā)票與綜合崗交換支票或現(xiàn)金。

4.6.3項目主辦人將支票或現(xiàn)金交給分供方入帳。

4.7臺帳。

4.7.1項目主辦人應建立臺帳,登記每筆付款、扣款情況,并接受主管經(jīng)理的檢查、監(jiān)督。

4.7.2預算部綜合崗應建立臺帳、登記每筆付款、扣款情況,并接受預算部經(jīng)理的檢查、監(jiān)督。

4.7.3每月10日(節(jié)假日順延)主辦人、綜合崗、財務部出納根據(jù)各自臺帳進行核對、總結(jié)并形成備忘報總

經(jīng)理和分管副總。

4.8核查:

總經(jīng)理隨時可以對付款、進度、質(zhì)量狀況進行抽查、核評。

5、相關(guān)文件:

5.1國家及上海市有關(guān)規(guī)范。

5.2合同及標書。

6、相關(guān)表單。

6.1《付款申請單(試行)》

6.2《付款通知單》

6.3月進度報表及其他相關(guān)預算資料。

6.4相關(guān)資料。

7、本程序文件應發(fā)放到下列人員:

工程部:全體人員。

預算部:經(jīng)理、綜合崗。

財務部:副經(jīng)理、經(jīng)理助理、出納。

注:1、本人保證嚴格按此文件要求執(zhí)行。

2、本人有責任在發(fā)現(xiàn)問題時,第一時間向本文件審批人提出修改意見。

編制:校對:審批:發(fā)放號: