置業(yè)集團公司采購合同管理規(guī)定

第一章總則

第一條為確保合同談判、簽訂、評審、檔案管理、分析評估的嚴(yán)肅性、有效性及規(guī)范性,特制訂本規(guī)定。

第二條本規(guī)定適用于采購管理中心。

第二章各業(yè)務(wù)階段的合同管理

第三條合同談判:

(一)談判人員必須通過公司組織的正規(guī)商務(wù)談判和合同知識培訓(xùn);

(二)在和客戶談判之前,主談人員必須用規(guī)范的表格做好詳盡的談判計劃;

(三)所談物資為固定資產(chǎn)時,必須按公司相關(guān)文件的要求向請購部門索要董事長的批文;

(四)所談物資含有較強的專業(yè)性、技術(shù)性時,必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與談判,并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認;

(五)大型安裝項目合同,除商務(wù)談判外,還必須連同總經(jīng)辦、工程項目人員一起到供應(yīng)商處實地考察,以全面了解其實力、資質(zhì)和以往的工程業(yè)績等。

(六)無論何種物資,原則上杜絕獨家供貨,必須找至少三家以上的客戶進行投標(biāo)、洽談

(七)工程部等其他部門配合談判的合同,采購人員須嚴(yán)格遵守公司的前后臺管理,做好各方人員的協(xié)調(diào)工作。

(八)所談供應(yīng)商為新客戶時,則其必須提供相關(guān)的證件(稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書);

(九)物資漲價時,必須有確鑿的信息來源,并經(jīng)部門經(jīng)理批示后方有權(quán)漲價。

第四條合同簽訂

(一)所有進行洽談的合同必須有需求部門正規(guī)的物資申購單,并經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后方可進入采購程序;

(二)屬于招標(biāo)采購的,必須嚴(yán)格按照部門的《招標(biāo)手冊》開展工作,開標(biāo)、議標(biāo)、談判增值表等各項資料必須齊備。

(三)所用合同文本必須是我司法務(wù)人員頒布的標(biāo)準(zhǔn)版本,不得隨意更改。

(四)在簽訂合同前,須要求供應(yīng)商提供各項有效的證件,作為合同附件一起評審、存檔。

(五)買賣雙方單位名稱要做到"四一致"(抬頭、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí)照),不可相差一厘一毫。

(六)若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時,要單獨以合同附件的形式簽訂,附件號可按簽訂合同時的日期編號,如:2006年12月2日簽訂合同的附件可編號為2006-12-02號附件。

(七)合同上所有欄目都必須認真填寫,若有些欄目不需填寫時可用"/"代替。

(八)"標(biāo)的"中單位欄的填寫應(yīng)符合現(xiàn)行國家計量標(biāo)準(zhǔn),不能以"捆、扎、堆、斤"等模糊或不規(guī)范詞語填寫;合計金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫文字填寫。

(九)我方簽約人員須向?qū)Ψ秸J真講解我公司合同文本的相關(guān)條款,特別是保密、商品生產(chǎn)、變更、商業(yè)賄賂之禁止等。

(十)合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改,特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改,應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字認可,并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。(不準(zhǔn)在合同文本上涂改任何文字)

(十一)所談對方是個體戶時,則必須填寫對方家庭住址,并附有身份證復(fù)印件。

(十二)除合同外,還須和供應(yīng)商簽訂單獨的《廉政協(xié)議》,作為合同附件一起評審、存檔。

第五條合同評審

(一)合同簽訂后,首先由供應(yīng)商簽字蓋章,之后由我司的合同簽訂人員認真填寫合同評審表進行合同評審,合同評審表上各項內(nèi)容必須完備、真實、準(zhǔn)確。

(二)合同評審表上除中標(biāo)單位外,還必須認真填寫各競標(biāo)單位的信息。原則上只找一家供應(yīng)商洽談合作的合同,拒絕評審。若是特殊情況,須認真在評審表上詳盡說明。

(三)合同原件要求一式五份,并要求供應(yīng)商在每份合同上蓋騎縫章。一份檔案室存檔,一份財務(wù)部保存,一份部門留存,一份供應(yīng)商,一份備用。

(四)合同簽訂人在填寫好的合同評審表上簽字確認后,按照如下流程進入評審程序:合同簽訂人

篇2:A公司采購合同管理制度

某公司采購合同管理制度

第1章總則

第1條為加強公司對采購合同的管理,規(guī)范采購作業(yè),根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度,特制定采購合同管理制度。

第2條本制度適用于公司化工生產(chǎn)物料、設(shè)備、辦公用品等的采購管理工作。

第3條公司采購部在授權(quán)范圍內(nèi)負責(zé)采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務(wù)部負責(zé)審核采購合同,并按合同進行付款。

第4條公司嚴(yán)格遵循平等自愿、互惠互利、誠實信用的原則訂立采購合同。

第5條合同必須采取書面形式,經(jīng)協(xié)商有關(guān)修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。

第6條合同內(nèi)容必須完整,條款應(yīng)當(dāng)明確、具體,文字表達嚴(yán)謹(jǐn),書寫工整。

第2章合同簽訂

第7條公司總經(jīng)理是采購合同的法定簽訂人,采購部經(jīng)理在總經(jīng)理的授權(quán)下代表公司簽訂采購合同。

第8條未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán),任何部門和個人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。

第9條采購部根據(jù)經(jīng)審批通過的采購申請制定采購方案,經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后嚴(yán)格執(zhí)行。

第10條采購合同的簽訂流程如下。

1.采購員采集供應(yīng)商信息

(1)采購員從使用部門的需求、價格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商,并根據(jù)考察結(jié)果編寫《供應(yīng)商情況分析表》,詳細登記供應(yīng)商各個方面的信息。

(2)采購員提出對供應(yīng)商的分析意見和采購建議,填寫《供應(yīng)商情況分析表》,將《供應(yīng)商情況分析表》交給采購部經(jīng)理。

2.確定備選供應(yīng)商。采購部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》,初步篩選符合條件的供應(yīng)商,分析各供應(yīng)商優(yōu)劣,確定兩家以上備選合作供應(yīng)商,并分配采購份額給各供應(yīng)商。

3.采購合同談判。采購部經(jīng)理與備選供應(yīng)商進行談判,共同擬訂采購合同。需要時,可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。

4.合同評審。采購部協(xié)同使用部門負責(zé)人、質(zhì)量管理部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》、備選合作供應(yīng)商的采購合同進行評審,提出評審意見,并確定各供應(yīng)商的采購份額,報公司總經(jīng)理審批。

5.合同審批。總經(jīng)理總和評審意見,若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi),總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行;若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限,總經(jīng)理將采購合同上報董事會審批,同時遞交評審意見。

6.合同簽訂。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。

第3章合同履行

第11條合同蓋章生效后,合同雙方按照合同規(guī)定的內(nèi)容,全面地履行各自承擔(dān)的權(quán)利與義務(wù)。

第12條公司采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺賬,每一合同設(shè)一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。

第13條在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。

第4章合同的變更和解除

第12條合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經(jīng)采購部、財務(wù)部、法律顧問等相關(guān)負責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

第13條變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)采用書面形式符合公文收發(fā)的要求,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第14條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規(guī)定的管理范圍。

第15條合同變更后,合同編號不予改變。

第16條在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一時,采購部應(yīng)及時上報公司總經(jīng)理,并按照國家法律法規(guī)和本公司相關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能履行的。

2.由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同的。

3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的

4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

第17條合同發(fā)生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第五章其他

第18條采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等,按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。

第19條公司定期對采購合同管理進行考核,合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結(jié)果。

第20條凡因未按公司規(guī)定處理合用事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟和行政責(zé)任。

第21條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國家機關(guān)和司法機關(guān)追究其法律責(zé)任。

第六章附則

第22條本制度未盡事宜,依照國家有關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

第23條本制度由采購部制定,解釋權(quán)歸采購部所有。

第24條本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。

篇3:房地產(chǎn)公司《經(jīng)濟合同審批表A小額緊急采購審批表》規(guī)定

地產(chǎn)公司《經(jīng)濟合同審批表A、小額/緊急采購審批表》試用規(guī)定

為簡化經(jīng)濟合同的審批流程,公司制定了《經(jīng)濟合同審批表A》及《小額/緊急采購審批表》。現(xiàn)將有關(guān)表格試用規(guī)定通知如下:

1、適用范圍

a)市場營銷系統(tǒng)、行政人事部

b)兩部門負責(zé)的全部經(jīng)濟合同和采購事項

2、試用日期:20**年4月30日起

3、《經(jīng)濟合同審批表A》中的"合同負責(zé)人"應(yīng)是能獨立對外承擔(dān)責(zé)任的人,一般是主任或主任級以上的員工。"合同負責(zé)人"和"審批人",均由公司簽發(fā)相應(yīng)的《授權(quán)表》統(tǒng)一規(guī)定。

4、合同負責(zé)人對合同的合理性、合法性、完整性負責(zé),并應(yīng)保證該合同符合公司及本部門的各項管理流程。合同負責(zé)人應(yīng)在合同送審前作出認真審核,在需要時可及時直接聯(lián)系公司法務(wù)專員。

人事行政部----------zz(分機8108)

市場部----------zz(分機8609)

----------zz(分機6806)

5、合同負責(zé)人在遇到較大額的對外合作合同、銀行信貸或抵押合同、長期高額的租賃合同及其他可能給公司帶來較大影響的合同(包括對公司商譽的影響)時,需通知公司法務(wù)專員提前參與合同的談判、協(xié)商過程中。

6、《經(jīng)濟合同審批表A》中的法務(wù)專員意見欄和法律顧問意見欄右欄中的幾種合同類型選擇項,由法務(wù)專員審核填寫。

7、各部門經(jīng)理應(yīng)對本部門的"一次性小金額合同"作出書面規(guī)定,并抄送給法務(wù)部作指引。

8、部門法務(wù)專員在接到合同文本后,如有意見,會向合同負責(zé)人提出,如需要,可要求合同負責(zé)人安排直接與簽約對方溝通。

9、各部門如遇有以下采購:

a)緊急而無法于交付前簽定合同的采購:指一次性且金額在[30000元]以下,因急需有關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)而無法于交付前完成議定和審批程序的采購。

b)小額零星采購:指金額在10000元以下的產(chǎn)品或服務(wù),而在市場慣例下一般采取即時結(jié)清、無須簽訂書面合同的采購。

經(jīng)辦人必須事先與合同對方就