東莞企業內部溝通制度

一、總則

（一）制定目的

建立公司內部正常、順暢的溝通管道并形成制度。

（二）適用范圍

公司內部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。

（三）管理權責

1.總經理室權責

（1）總經理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準備,會議記錄，會議決議追蹤及呈報；

（2）總經理信箱（傳統信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；

（3）企業制度、正式文件的頒布、發行；

（4）公司決議事項和總經理指令的通知、傳達；

（5）有關事務的聯絡、協調、催辦。

2.各部門主管權責

（1）出席要求參加的會議、執行會議決議；

（2）根據會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規章、要求等；

（3）定期或不定期向總經理或分管副總作述職匯報，及相關業務狀況的呈報；

（4）部門會議的通知、召集、會議資料的準備、會議決議追蹤及呈報；

（5）有關事務的聯絡、協調、催辦。

二、內容

（一）規定

1.總則

公司組織內部的正常溝通管道有如下三種形式：

（1）正式的文件(含文書)溝通。

（2）會議溝通(例行會議、臨時性會議)。

（3）非正式場合、形式的溝通(總經理信箱、個別交談等)。

2.文件(含文書)溝通

（1）規章、制度類文件

A.規定各種規章制度及作業程序、作業規范、操作標準并經相關權責主管審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應范圍內必須遵循的基礎性制度；

B.公司制定的制度規章，由（總）經理室頒布、發放。

（2）聯絡、通知類文書

A.進行各種具體事務聯絡、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。

B.各部門之間、公司內部之間具體事務聯絡、協調、知會等事宜辦理都可用《聯絡單》形式體現、傳遞。

C.上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達、發布,也都可用《聯絡單》形式體現。

（3）簽（呈）、報告、報表類文書

A.下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司或總經理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業務報表等，分為定期及不定期的呈遞；

B.須定期呈報有：

●生產計劃報表、生產月報表、品質分析報表、毛利預算表、財務收支預算、采購資

金計劃表等；

●業務部的業務報表、銷售及費用月計劃表及相關分析報告等；

●財務部的財務報表、財務分析報告、責任單位成本績效報告；

●下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。

C.不定期呈報

●專項工作報告；

●具體事項呈報核準。

（4）會議記錄類文書

A.各類會議由主持人指定人員做《會議記錄》，（副）總經理主持召集的會議原則上由（總）經理室負責《會議記錄》；

B.對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結果，由會議記錄者形成《決議事項追蹤表》，經主持人指定專人進行追蹤、確認。（副）總經理主持會議的決議事項的追蹤、確認，除非總經理另行指定，原則上由（總）經理室負責；

C.對會議決議涉及一般事項的規定須傳達、通知、知會的，由會議記錄者形成《聯絡單》，經主持人簽名確認后，發放相關單位人員；

D.重要會議的《會議記錄》，經主持人簽名確認后，由會議記錄者復印分發或傳閱與會人員或相關人員。

（5）文件溝通途徑說明

A.審批、發布

●公司性制度由（總）經理室組織制定，經相關權責主管審核，總經理批準后，頒布、

發放；

●各單位部門內部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制定，經部

門經（副）理審核，總經理批準后，頒布、發放；

●報批前須送（總）經理室會審，確認同公司相關制度無矛盾、抵觸。

①發出的“聯絡單”須經發出部門（單位）主管簽章確認并抄送（復印）上二級主管，須回復者須經受文部門（單位）主管簽章確認，并抄送（復印）其上二級主管；

②對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執行；

③對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發布前，由（總）經理室負責審稿，必要時，上呈總經理審閱(核)方可；

④所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級主管。

B.發放記錄

●對傳閱的文件、文書，由發放部門要求傳閱對象在《傳閱記錄表》簽章記錄；

●對正式發放文件，由發放部門要求收件者在《文件分發記錄表》上簽收登錄；

●對《聯絡單》、《決議事項追蹤表》等的文書，必要時，發出部門可要求收文者在《文

件分發記錄表》簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。

C傳遞規定

●文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“××部門專用”字樣外，用不同

顏色色標區分文件性質；

●“急件”使用紅色色標，“密件”使用白色色標，一般性呈閱文件使用黃色色標，部

門間傳遞文件或部門內傳閱文件采用綠色色標；

●收文者在接收來文后需在規定的時間內著手處理文件中的相關事宜，其中“急件”

時限為1小時，其他文件為4小時；

D文件存檔由（總）經理室負責，所有頒布、發放的文件必須存檔一份。

3.會議溝通

（1）會議類別

A.例行性會議；

B.臨時性會議。

（2）例行性會議

（3）臨時性會議由總經理或相關權責主管依需要時動議召集

（4）會議管理

A.例行性會議如有變更原則上應提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知；

B.臨時性會議原則上應至少提前1小時通知參加人員；

C.會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應向主持人報備)，遲到、早退者須向主持人報備,取得諒解及同意；

D.會議應事先明確主題，與會人員應依據本職工作做好各種準備(包括資料、數據)；

E.主持人應控制會議時程，盡量在規定的時間內結束會議；

F.會議決議的落實實施情況，應作為下次會議議題之一。

4.非正規場合、形式的溝通

（1）由（總）經理室設置總經理信箱，并負責定期的收集、呈遞總經理；

（2）除工作接觸外，各級主管應定期或不定期與下屬進行交談溝通，以增進彼此了解，掌握各層次人員的動態信息，幫助決策層把握方向，適當準確地制定相關政策，原則上：

A.總經理、部門經（副）理等直接部屬每個月應有一次交談溝通，總經理同下二級部屬，每季度應有一次交談溝通；

B.經（副）理同直接部屬每周應有一次交談、溝通，同其他部屬每月應有一次交談、溝通。

員工倒休單

.員工核對表

員工核對表

篇2:外部聯系內部溝通合理化建議管理制度

根據《金屬非金屬礦山安全標準化規范》要求,制定本制度

一、外部聯系

1、外部聯系主要指與全事項相關的各級政府安全生產監管部門,蔻人事部門、當地公安部門、當地監察部門、礦山救護隊、消防部門、醫院、工傷保險單位、上級主管單位及礦區周邊居民等。

2、根據已識別的外部聯系對象采用文件化的形式及時向外界披露和溝通企業重大安全事項。對外溝通事項包括:外部關注的安全和事項,外部團體或個人的報怨、直接的社會要求等。

3、保存外部的安全投訴記錄。

4、外部聯系由企業安環部管理,指定專人外部聯系和協調安全安全產事項。

二、內部溝通

1、建立文件化的內部溝通制度,明確溝通方式,時機、內容、職責及信息處理。

2、企業在每季度末召開一次全員安全工作會議,就企業安全生產形勢、存在安全問題,今后安全工作要求向全體員工溝通。

3、企業安環部每月組織召開一次安全事項討論會,吸收各部門主管安全工作的負責人,專職安全員,員工代表、“問題解決小組”組長,標準化負責人參加,回顧前段安全工作情況,收集員工關心國家大事的安全和健康問題,并對問題及時處理。

4、基層管理要每月召開一次安全工作會議,討論安全生產事項,對重要安全生產事項與員工進行計劃性對話,收*議中員工關心國家大事的安全生產事項。

5、基層管理所在以在向職工分派任務時,要進行了正確執行任務說明。

6、每次內部溝通活動,要做好記錄保存。

三、合理化建議

1、建立員合理化建議制度。

2、企業總部和基層單位均設合理化建議箱或建議表格,并放置于醒目的位置,以方便員工獲取。

3、對收集的合理化建議進行了評估,對已采納的建議進行認可,對建議以進行表揚,對未采納的建議,給予建議以必要的解釋。

4、基層要設立專欄展示安全設備善和使用情況。

5、企業安環部負責合理化建議管理,并指定專人負責。

6、認真保管合理化建議,并做好合理化建議評估記錄。

篇3:外部聯系與內部溝通制度

一內部聯系

完善的企業內部溝通體系有利于保證企業戰略的實施、營運流程和過程的控制,保證執行過程與執行結果與計劃目標的一致。通過對公司中所存在的不足分析,制訂構建企業內部溝通體系的初步方案:確定溝通目標,創建鼓勵性的溝通氛圍,構建內部溝通的多種網絡,根據溝通內容確定溝通方式及方法和建立內部溝通監督評估機制。

企業內部溝通渠道單一或不完善,缺乏靈活性,進而企業內部的信息傳遞進程緩慢,嚴重影響了企業的運作進程和決策效率。因此,建立完善的企業內部溝通體系,有利于提高組織決策的正確性和員工的歸屬感,及時化解組織的危機,實現組織的目標,從而為企業創造良好的內部工作環境,更好地實現企業的戰略目標。

1、確定溝通目標

構建公司內部溝通體系的總體目標,是為了配合企業管理的根本經濟和社會目的。更具體的來講,是通過構建企業內部溝通體系,實現提高員工滿意度和歸屬感,降低離職率,為企業創造經濟效益,保證企業戰略目標的實現。

2、根據溝通內容確定溝通方式及方法

企內部溝通的內容可歸納為:情感溝通,業務信息溝通,戰略決策溝通,制度溝通,企業文化溝通五大類。

二外部聯系

為推動我公司安全標準化在全國范圍內全面、持久地開展,促進礦山不斷提高安全管理水平,制訂了外部聯系制度,具體內容如下:

組織職工到周邊企業相關單位進行參觀走訪和調查。

通過對周邊企業相關單位進行參觀走訪和調查,組織其他員工進行學習。

通過進行參觀走訪和調查,組織其他員工進行學習,將先進思想和技術應用到各自崗位上,并定期對改進后的實際情況進行檢查和分析總結。