物業內部溝通控制程序
1.0目的
規定體系內部信息的發布、接收處理,以促進體系的不斷改進。對公司內的職能及其相互關系予以規定和溝通,以促進有效的質量環境管理。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業管理公司對質量環境管理體系有關的管理層及各職能部門和有關人員的職責、權限的規定及溝通。
3.0職責
3.1總經理全面領導公司的日常工作,向公司傳達滿足業主和住戶及法律法規要求的重要性,負責召集和主持管理例會;
3.2管理者代表:向總經理報告質量管理體系的業績,包括改進的需求,在整個組織內提高滿足顧客要求的意識。
3.3技術部、配套服務部負責有關維護和服務質量方面的信息匯總并確認結果,必要時進一步處理。
3.4各責任部門應協助行政部、配套服務部對來自公司內外部的信息進行處理。
3.5行政部負責對各管理處與業主委員會、開發商、社區活動等有關的信息的確認,必要時進一步處理。
3.6在報刊、電臺、電視臺、INTERNET等新聞媒體上發布的涉及公司的信息由行政部申報,經總經理批準后發布。
4.0定義
質量信息:反映產品質量和產、供、銷以及服務等各個環節質量活動中的各種數據、報表、資料、文件以及企業外部的有關情報資料等。質量信息是質量管理的反饋情報,也是一種重要的資源。通過收集有關質量信息情報,可以及時掌握產品質量或服務質量的各種因素和生產技術、經營活動的動態,產品的使用狀況,國內外產品質量及市場需求的發展動向。它是改進產品質量、改善各環節工作質量最直接的原始資源和信息來源。
5.0工作程序
5.1公司內部在不同層次和職能之間就質量管理體系的過程包括質量方針、目標及完成情況以及實施有效性進行溝通,達到了解、相互信任、實現全員參與的效果。
5.2公司建立管理例會制度,每月按《管理例會規定》要求,至少召開一次管理例會對質量管理工作進行評價,保證產品及服務質量的持續改進,并形成《會議紀要》。
5.3各部門間的溝通可以通過公司發文/部門發文/口頭等形式進行。
5.4公司員工對質量管理體系方面的信息和問題向本部門反饋,必要時以書面形式越級申訴。
5.5行政部以受控文件和資料的形式向公司內各部門傳達體系方面的信息,各部門應通過適當的培訓將相關信息傳達給所屬員工。
5.6行政部負責就與物業管理行業部門、法律支持、相關業務的信息與外部機構溝通。
5.7財務部負責就公司財、稅、收費標準方面的問題與外部機構溝通。
5.8技術部負責就有關供水、電及設施設備年檢問題與外部機構溝通。
5.9保安部負責就治安、消防、交通等有關與外部機構溝通。
5.10除上述規定外,各部門必須根據需要與總經理溝通后確定與外部的溝通。
5.11對可能導致體系產生重大不合格的信息必須及時報告管理者代表。
5.12各管理處所涉及的各類維護和服務問題直接與相關職能部門溝通。
6.0相關文件
6.1《管理例會規定》RGPM
篇2:金屬制品公司內部溝通控制程序
金屬制品公司程序文件:內部溝通控制程序
1.目的:
為使本公司生產經營活動全過程中有關質量信息的收集、整理、傳遞、管理得到有效控制,從而能迅速制訂糾正和預防措施,并付諸實施。
2.適用范圍:
適用于本公司整個生產經營活動中產品質量形成及質量體系改進全過程的控制。
3.職責:
3.1管理者代表負責檢查質量信息控制、執行、落實及考核;
3.2工程部負責質量信息的整理、匯總并傳遞至相關部門,各相關部門處理后返回的質量信息由工程部分類歸檔。
3.3各職能部門負責收集各自的質量信息并及時報到工程部。
4.定義:無
5.工作程序
5.1質量信息的收集:
5.1.1本公司外出人員每次出差回來要填寫《信息傳遞表》經部門負責人審閱后報工程部;
5.1.2各職能部門把收集到的本公司外部質量信息,通過《信息傳遞表》報工程部;
5.1.3需要填寫《信息傳遞表》的內容包括:
a.有關本公司產品質量方面的信息;
b.有關本公司服務質量方面的信息;
c.有關同類型產品市場需求信息;(如:市場暢銷品牌、規格、客戶對產品包裝及交付方式要求等)
d.有關國內外產品技術信息,新產品發展方向等;
e.有關國家、地區的質量、技術和貿易政策、法規等;
f.其它填寫人認為有價值的信息。
5.2各生產車間及有關部門把收集到的本公司內的質量信息,通過《信息傳遞表》及時反饋到各有關職能部門和其它車間。
5.2.1需要填寫《信息傳遞表》的內容包括:
a.生產設備發生故障,本部門不能解決時;
b.生產人員不足,本部門不能解決時;
c.生產工藝不適應生產實際而嚴重影響生產時;
d.生產材料不足或材料不合格,嚴重影響生產時;
e.發現安全事故隱患,需有關部門解決時;
f.產品質量發現嚴重異常,需要有關部門解決時;
g.其它填寫人員認為需填報之事項。
5.3質量信息的整理、匯總
5.3.1工程部負責把各部門、車間報上來的質量信息及工程部本身收集到的質量信息進行分類、整理和匯總;
5.3.2整理后的質量信息由工程部負責人審閱;
5.3.3審閱后的質量信息經傳遞返回后由工程部分類存檔、備查。
5.4質量信息的傳遞
5.4.1經審閱的質量信息由工程部及時傳遞到各相關部門;
5.4.2重大信息要立即向管理者代表和總經理匯報。工程部要跟蹤落實及考核。
5.5貫徹落實狀況
5.5.1各有關部門收到質量信息傳遞后必要時應制訂糾正與預防措施,按《糾正措施控制程序》和《預防措施控制程序》執行;
5.5.2《信息傳遞表》傳遞到有關部門后,各部門應在當日進行處理;
5.5.2工程部把收集到的糾正與預防措施執行情況報管理者代表;
5.5.3管理者代表負責檢查質量信息控制與落實執行情況。
6.相關文件和記錄
6.1Q/BFB8.5.2-01-2003《糾正措施控制程序》
6.2Q/BFB8.5.3-01-2003《預防措施控制程序》
6.3Q/BFB4.2.3-01-2003《文件控制程序》
6.4BF/QJ-008《信息傳遞表》
批準審核編制
日期日期日期
篇3:物業:內部溝通控制程序
物業程序文件:內部溝通控制程序
1.0目的
公司應建立適當的內部溝通渠道,保證有效的溝通過程,確保對體系的有效性進行充
分的溝通。
2.0范圍
公司內部各單位、層次之間的溝通。
3.0職責
3.1管理者代表負責保障溝通渠道的建立,匯總各單位的溝通信息。
3.2單位主管負責本部門內部溝通,并積極與相關單位進行有效溝通。
3.3每位員工應注意日常信息收集,為內部溝通提供良好的素材。
4.0程序
4.1部門間的溝通
4.1.1各部門應建立每周一次的例會制度,會議由部門主管負責召開。
4.1.2例會內容以總結上周工作完成情況和部署下周工作為主,并以會議簽到的形式保留相關記錄。
4.1.3部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關系,有必要對本部門下周開展工作的情況與相關部門聯系,并將聯系的情況填寫在《內部溝通記錄》上。
4.1.4各部門保留本部主動溝通的有關記錄,對協助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認可。
4.1.5部門間的溝通的形式有以下幾種:
1)參與對方例會
2)與對方人員溝通
3)由主管領導組織有關部門主管的會議
4.1.6部門間的問題傳遞由發現部門填寫《公司總部問題轉呈單》,并由對方簽字確認。
4.1.7各部門應對本部門接手的事項按時、認真處理。
4.2部門與管理處的溝通
4.2.1在管理處發現問題后,對一般的問題由管理處電話通知或*到相關部門即可。
4.2.2對較復雜或較嚴重的問題,由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉呈單》,并及時反饋到相關部門。
4.2.3相關部門應及時處理,并及時反饋到管理處,并由經理簽字認可。
4.2.4部門主動反饋到管理處的信息,接聽電話人員必須及時將有關信息準確登記,屬公司內部事務的登記在工作記錄上,屬顧客信息類的應登記在《與顧客溝通登記表》中,并加以注明由部門轉告。
4.3管理處間的溝通
4.3.1管理處間應主動加強交流和溝通,方式由互相參觀、派人培訓、學習等方式進行。
4.3.2管理處間的溝通應記錄在經理和辦公室的工作記錄上,接待方還應登記在有關表格上,如員工培訓記錄、出席會議人員簽到表等。
4.4信息分為內部信息和外來信息兩部分,識別有價值的信息予以登記,并以"*"表示外來信息。
4.4.1管理層每位員工都應建立自己的信息記錄,操作層可將有關信息記錄在對應表格上。
4.4.2信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在,務必做到記錄準確、清晰,有追溯性。
4.4.3對于內部有價值的信息,相關人員以工作日志的形式登記即可。
4.4.4對于外部信息,管理處應登記在《與顧客溝通登記表》上。
4.4.5全體員工都有責任接受信息和記錄相關信息,各單位應將信息的處理情況在周例會上進行有關評審,并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。
5.0相關文件與記錄
5.1《內部溝通記錄》
5.2《公司總部問題轉呈單》
5.3《管理處對公司部門問題轉呈單》
5.4《與顧客溝通登記表》