物業公司程序文件:公司內部溝通程序

1.目的

提倡良好、融洽、簡單的人際關系,為內部溝通提供指引,重視信息溝通,提高工作積極性,增加團隊凝聚力,強調資源共享。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

3.1人力資源部負責員工關系的管理,指導督促各部門與員工的良好溝通。

3.2部門經理負責組織、落實與本部門員工溝通的方式、方法和內容,并將有關信息傳遞到公司。

4.方法和過程控制

4.1各部門應耐心、禮貌傾聽員工意見,對員工的意見及困難予以重視并做好回復工作。

4.1.1員工如有疑問可在工作例會上提出或咨詢直屬上級。

4.1.2各部門經理(助理)、人事管理員每年至少對每一位員工進行一次正式單獨面談,面談內容包括工作生活中的收獲與疑問、職業生涯規劃等內容。

4.1.3各部門經理負責對基層管理人員管理溝通技能的指導監督工作,以保障部門內容溝通管理良好、順暢。

4.2溝通渠道

職員工可以通過以下五種溝通渠道反饋與溝通信息。

4.2.1員工如有疑惑或認為問題未得到及時有效解決,可按順序與所在部門直屬上級→主辦/主管→部門人事管理員→部門經理→公司人力資源部逐級進行溝通,也可以向分管總經理助理反映,每周二上午是總經理接待日,如有必要可直接同總經理溝通,但請事先作好預約。

4.2.2員工可撥打公司24小時客戶服務熱線5771717,公司將及時給予回復。

4.2.3公司組織各級員工的座談會及各類培訓,員工可以在座談會上暢所欲言,也可以利用培訓機會與培訓助理溝通。

4.2.4員工可以通過內部網絡郵件等形式溝通自己的意見,也可登錄公司內部網站BBS發表自己觀點、見解。

4.2.5公司將不定期組織公司領導與公司職員工進行座談,相互溝通信息。

4.3公司鼓勵員工以主人翁姿態積極參與公司的經營管理活動,從各方面對公司的經營管理提出合理化建議。建議內容可包括:

4.3.1提高工作效率,包括提高物品的利用率,節省不必要的工作時間,改進工作方法,改進勞動工具等。

4.3.2及時反映員工中存在的影響正常工作的思想苗頭和不良情緒,協助公司消除員工思想隱患,提高員工工作士氣。

4.3.3改進工作質量,針對質量管理體系運行過程中出現的問題提出改進意見和建議,幫助公司不斷完善質量管理體系。

4.3.4減少浪費、節約成本。開源與節流,是公司在經營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增收節支的方法和建議。

4.3.5其他合理化建議。

4.4申訴處理

4.4.1員工如認為部門管理中存在不合理時,可向人力資源部申訴,人力資源部須對員工的申訴進行核查,并填寫《面談表》,將處理結果通知申訴人。

4.4.2員工在向人力資源部申訴后,未得到合理的答復時,可向分管總經理助理或總經理申訴,受理人須對員工的申訴進行核查,核查后將處理結果通知申訴人。

4.4.3對員工申訴須在三個工作日內予以回復,回復內容包括事情調查結果、擬采取措施等,以鼓勵員工對改善工作進一步提出意見和建議。

5.質量記錄表格

**WY6.2-Z01-01-F3《面談表》

篇2:金屬制品公司內部溝通控制程序

金屬制品公司程序文件:內部溝通控制程序

1.目的:

為使本公司生產經營活動全過程中有關質量信息的收集、整理、傳遞、管理得到有效控制,從而能迅速制訂糾正和預防措施,并付諸實施。

2.適用范圍:

適用于本公司整個生產經營活動中產品質量形成及質量體系改進全過程的控制。

3.職責:

3.1管理者代表負責檢查質量信息控制、執行、落實及考核;

3.2工程部負責質量信息的整理、匯總并傳遞至相關部門,各相關部門處理后返回的質量信息由工程部分類歸檔。

3.3各職能部門負責收集各自的質量信息并及時報到工程部。

4.定義:無

5.工作程序

5.1質量信息的收集:

5.1.1本公司外出人員每次出差回來要填寫《信息傳遞表》經部門負責人審閱后報工程部;

5.1.2各職能部門把收集到的本公司外部質量信息,通過《信息傳遞表》報工程部;

5.1.3需要填寫《信息傳遞表》的內容包括:

a.有關本公司產品質量方面的信息;

b.有關本公司服務質量方面的信息;

c.有關同類型產品市場需求信息;(如:市場暢銷品牌、規格、客戶對產品包裝及交付方式要求等)

d.有關國內外產品技術信息,新產品發展方向等;

e.有關國家、地區的質量、技術和貿易政策、法規等;

f.其它填寫人認為有價值的信息。

5.2各生產車間及有關部門把收集到的本公司內的質量信息,通過《信息傳遞表》及時反饋到各有關職能部門和其它車間。

5.2.1需要填寫《信息傳遞表》的內容包括:

a.生產設備發生故障,本部門不能解決時;

b.生產人員不足,本部門不能解決時;

c.生產工藝不適應生產實際而嚴重影響生產時;

d.生產材料不足或材料不合格,嚴重影響生產時;

e.發現安全事故隱患,需有關部門解決時;

f.產品質量發現嚴重異常,需要有關部門解決時;

g.其它填寫人員認為需填報之事項。

5.3質量信息的整理、匯總

5.3.1工程部負責把各部門、車間報上來的質量信息及工程部本身收集到的質量信息進行分類、整理和匯總;

5.3.2整理后的質量信息由工程部負責人審閱;

5.3.3審閱后的質量信息經傳遞返回后由工程部分類存檔、備查。

5.4質量信息的傳遞

5.4.1經審閱的質量信息由工程部及時傳遞到各相關部門;

5.4.2重大信息要立即向管理者代表和總經理匯報。工程部要跟蹤落實及考核。

5.5貫徹落實狀況

5.5.1各有關部門收到質量信息傳遞后必要時應制訂糾正與預防措施,按《糾正措施控制程序》和《預防措施控制程序》執行;

5.5.2《信息傳遞表》傳遞到有關部門后,各部門應在當日進行處理;

5.5.2工程部把收集到的糾正與預防措施執行情況報管理者代表;

5.5.3管理者代表負責檢查質量信息控制與落實執行情況。

6.相關文件和記錄

6.1Q/BFB8.5.2-01-2003《糾正措施控制程序》

6.2Q/BFB8.5.3-01-2003《預防措施控制程序》

6.3Q/BFB4.2.3-01-2003《文件控制程序》

6.4BF/QJ-008《信息傳遞表》

批準審核編制

日期日期日期

篇3:物業:內部溝通控制程序

物業程序文件:內部溝通控制程序

1.0目的

公司應建立適當的內部溝通渠道,保證有效的溝通過程,確保對體系的有效性進行充

分的溝通。

2.0范圍

公司內部各單位、層次之間的溝通。

3.0職責

3.1管理者代表負責保障溝通渠道的建立,匯總各單位的溝通信息。

3.2單位主管負責本部門內部溝通,并積極與相關單位進行有效溝通。

3.3每位員工應注意日常信息收集,為內部溝通提供良好的素材。

4.0程序

4.1部門間的溝通

4.1.1各部門應建立每周一次的例會制度,會議由部門主管負責召開。

4.1.2例會內容以總結上周工作完成情況和部署下周工作為主,并以會議簽到的形式保留相關記錄。

4.1.3部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關系,有必要對本部門下周開展工作的情況與相關部門聯系,并將聯系的情況填寫在《內部溝通記錄》上。

4.1.4各部門保留本部主動溝通的有關記錄,對協助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認可。

4.1.5部門間的溝通的形式有以下幾種:

1)參與對方例會

2)與對方人員溝通

3)由主管領導組織有關部門主管的會議

4.1.6部門間的問題傳遞由發現部門填寫《公司總部問題轉呈單》,并由對方簽字確認。

4.1.7各部門應對本部門接手的事項按時、認真處理。

4.2部門與管理處的溝通

4.2.1在管理處發現問題后,對一般的問題由管理處電話通知或*到相關部門即可。

4.2.2對較復雜或較嚴重的問題,由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉呈單》,并及時反饋到相關部門。

4.2.3相關部門應及時處理,并及時反饋到管理處,并由經理簽字認可。

4.2.4部門主動反饋到管理處的信息,接聽電話人員必須及時將有關信息準確登記,屬公司內部事務的登記在工作記錄上,屬顧客信息類的應登記在《與顧客溝通登記表》中,并加以注明由部門轉告。

4.3管理處間的溝通

4.3.1管理處間應主動加強交流和溝通,方式由互相參觀、派人培訓、學習等方式進行。

4.3.2管理處間的溝通應記錄在經理和辦公室的工作記錄上,接待方還應登記在有關表格上,如員工培訓記錄、出席會議人員簽到表等。

4.4信息分為內部信息和外來信息兩部分,識別有價值的信息予以登記,并以"*"表示外來信息。

4.4.1管理層每位員工都應建立自己的信息記錄,操作層可將有關信息記錄在對應表格上。

4.4.2信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在,務必做到記錄準確、清晰,有追溯性。

4.4.3對于內部有價值的信息,相關人員以工作日志的形式登記即可。

4.4.4對于外部信息,管理處應登記在《與顧客溝通登記表》上。

4.4.5全體員工都有責任接受信息和記錄相關信息,各單位應將信息的處理情況在周例會上進行有關評審,并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。

5.0相關文件與記錄

5.1《內部溝通記錄》

5.2《公司總部問題轉呈單》

5.3《管理處對公司部門問題轉呈單》

5.4《與顧客溝通登記表》