物業公司程序文件信息傳遞管理程序
物業公司程序文件之信息傳遞管理程序
1.目的
規范公司信息傳遞流程,加強信息管理,充分發揮信息管理工作在企業經營管理中的作用。
2.范圍
適用于公司范圍內信息管理工作的全過程。
3.職責
3.1總經理辦公室為公司信息管理工作的主管部門,負責公司所有相關信息的收集、整合、傳遞、跟蹤及分析工作。
3.2各部門經理是本部門信息管理工作第一責任人,對本部門信息管理工作的有效性、及時性、準確性負責。
3.3各部門指定專人擔任信息員,負責本部門各項日常信息管理工作。
4.方法和過程控制
4.1信息的收集
4.1.1總經理辦公室應充分利用互聯網、媒體、政府機關、行業協會、**集團及集團內其它企業等渠道,建立并不斷完善公司的信息收集系統。
4.1.2總經理辦公室負責收集以下信息:
A.物業管理和企業經營的相關法律、法規;政府、主管部門、行業協會的通知、通告、指令及信息等;
B.房地產、物業管理行業的新聞、動態、信息等;
C.公司內部的管理信息、突發事件、重要會議及活動信息等;
D.新聞媒介對本公司、**地產、集團總部及集團內其它企業的報道;
E.與經營管理相關的信息和資訊,如相關產品和服務信息、先進的管理經驗等;
F.**集團總部、**地產公司及集團內其他公司的有關信息。
4.1.3公司各部門負責收集以下信息:
A.公司其他部門發送的各類工作信息;
B.來自顧客的投訴、建議、需求等信息;
C.其他部門的日常管理經驗和舉措;
D.與本部門相關的政府及行業信息;
E.部門的管理信息、緊急事件、重要會議及活動等。
4.2公司內部信息的傳遞
4.2.1每月2日和17日PM17:30前,各部門應將上一期的日常信息,填入《業務(職能)部門信息半月報》并上載到內部信息網(如遇休息日或節假日,報送時限順延)。半月報的信息區間為每月1日至15日為上半月,每月16日至月底為下半月;
4.2.2每月1日前制定本部門月工作計劃,并將上月工作完成情況在月工作計劃表中體現,上載到內部信息網相應欄目;
4.2.3部門級重要會議應在會議結束后3個工作日內完成《會議紀要》,通過郵件形式發送公司總經理辦公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理報告》,并在公司內部網頁相應欄目內發布;
4.2.5公司及各職能部門現行制度所要求即時報送并處理的各類信息,如突發事件、重大投訴等,由各部門按照相關制度或體系文件要求的格式和時限以郵件形式主報歸口部門并抄報總經理辦公室;
4.2.6各部門發生突發事件除按上述要求處理外,還應在事發后1小時內知會總經理辦公室和相關領導,報送形式不限。同時每隔3-5天將處理過程和結果反饋總經理辦公室和相關領導,直至問題處理完畢;
4.2.7信息員若不能確定信息報送部門,重要性較高的信息,工作時間發生的應在發生當日,非工作時間發生的應在事件發生后1個工作日內以《信息快報》的形式上報總經理辦公室;
4.2.8各部門《信息半月報》和《信息快報》的內容原則上不應重復;
4.2.9向公司全體發送的信息,可在內部信息網的網上公告欄目發布,原則上此類信息不再用OUTLOOK形式發送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必須通過郵件形式按限定級別發送,不得通過信息網絡發
4.2.11各部門應定期對本部門網頁內容進行更新和維護,強化內部網的使用效率;
4.2.12職能部門在內部信息網發布的需下發到各部門的信息,應注明傳送級別,由各部門信息員根據要求采取打印、張貼、傳閱或會議等形式傳達到部門內相應級別,未附傳送級別的信息視為要求傳達到全體員工;
4.2.13各部門如需職能部門協助完成某項工作,應同時將郵件抄送對方部門經理或業務主管,否則將視為無效信息。
4.3公司信息的傳遞
4.3.1總經理辦公室每月3日和18日負責匯總公司半月工作信息,完成公司《物業管理半月報》的編輯和上載,報送集團物業管理部,抄報集團辦公室、設計工程部和**地產公司;
4.3.2若公司發生重大事件,總經理辦公室應在事件發生后兩個工作日內編輯公司《物業信息快報》,報送集團物業管理部及地產公司。且在事件發生后及時將處理情況報送集團相關領導和職能部門,并跟蹤事件進展,直至問題妥善處理完畢;
4.3.3公司級會議由總經理辦公室在會議結束后三個工作日內完成會議紀要,并傳遞至相關人員;
4.3.4除在固定時間向集團和地產公司報送固定欄目信息外,總經理辦公室還應及時將公司各類重要管理信息、重要人事變動、活動信息等及時報送集團相關部門和地產公司。
4.4信息的分析和處理
4.4.1各部門上報的信息,由各信息歸口的職能部門負責整合、分析、處理或反饋;
4.4.2沒有明確信息歸口部門的信息,由總經理辦公室負責整合、分析、處理或反饋;
4.4.3各負責信息分析處理的部門應視具體信息內容,知會公司領導并及時就相關事件、部門或個人提出適時處理意見。
4.5信息管理制度
4.5.1各部門應嚴格執行公司有關信息管理的操作流程,以確保公司整個信息系統的正常有效運作。
4.5.2各部門應結合本部門的具體情況,制定包括部門內部收集、傳遞、發布等工作流程的信息管理制度,明確各相關崗位對本部門信息管理工作應負的責任,確保部門各項信息管理工作的順利開展。
4.5.3各部門信息員崗位若發生變動,必須及時通報總經理辦公室,并完善各項交接手續,前任信息員或總經理辦公室應對新信息員進行必要的培訓,以保證信息管理工作的連續性。總經理辦公室應制作并不斷修訂完善《內部網網頁制作教材》,以幫助各部門信息員掌握信息網的各項操作。
4.5.4各部門應保持開放心態,及時、準確地發布或傳遞各類信息,公司賦予各部門信息員越過直屬上級或部門經理直接向公司信息主管部門報送信息的權力,各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報送工作,對因信息報送不及時或漏報造成嚴重后果的,將追究信息員的責任。
4.5.5各部門信息員須對各類信息及時進行跟蹤反饋,信息跟蹤反饋工作
應貫穿事件處理的全過程,直至事件處理完成后關閉,以保證所有問題都能夠得到實時有效地解決。
4.5.6信息傳遞專用郵箱及帳號僅供工作使用,不得用于任何私人目的,損害公司利益,不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。
4.5.7網絡使用人員應嚴格遵守INTERNET國際慣例,遵守國家有關網絡使用法律規定和公司網絡及郵件使用的相關規定,對于違反上述規定對公司造成損失的將追究相關人員的責任。
5、質量記錄表格
**WY5.5.3-Z02-F1《工作計劃安排表》
篇2:物業公司程序文件信息傳遞管理程序
物業公司程序文件之信息傳遞管理程序
1.目的
規范公司信息傳遞流程,加強信息管理,充分發揮信息管理工作在企業經營管理中的作用。
2.范圍
適用于公司范圍內信息管理工作的全過程。
3.職責
3.1總經理辦公室為公司信息管理工作的主管部門,負責公司所有相關信息的收集、整合、傳遞、跟蹤及分析工作。
3.2各部門經理是本部門信息管理工作第一責任人,對本部門信息管理工作的有效性、及時性、準確性負責。
3.3各部門指定專人擔任信息員,負責本部門各項日常信息管理工作。
4.方法和過程控制
4.1信息的收集
4.1.1總經理辦公室應充分利用互聯網、媒體、政府機關、行業協會、**集團及集團內其它企業等渠道,建立并不斷完善公司的信息收集系統。
4.1.2總經理辦公室負責收集以下信息:
A.物業管理和企業經營的相關法律、法規;政府、主管部門、行業協會的通知、通告、指令及信息等;
B.房地產、物業管理行業的新聞、動態、信息等;
C.公司內部的管理信息、突發事件、重要會議及活動信息等;
D.新聞媒介對本公司、**地產、集團總部及集團內其它企業的報道;
E.與經營管理相關的信息和資訊,如相關產品和服務信息、先進的管理經驗等;
F.**集團總部、**地產公司及集團內其他公司的有關信息。
4.1.3公司各部門負責收集以下信息:
A.公司其他部門發送的各類工作信息;
B.來自顧客的投訴、建議、需求等信息;
C.其他部門的日常管理經驗和舉措;
D.與本部門相關的政府及行業信息;
E.部門的管理信息、緊急事件、重要會議及活動等。
4.2公司內部信息的傳遞
4.2.1每月2日和17日PM17:30前,各部門應將上一期的日常信息,填入《業務(職能)部門信息半月報》并上載到內部信息網(如遇休息日或節假日,報送時限順延)。半月報的信息區間為每月1日至15日為上半月,每月16日至月底為下半月;
4.2.2每月1日前制定本部門月工作計劃,并將上月工作完成情況在月工作計劃表中體現,上載到內部信息網相應欄目;
4.2.3部門級重要會議應在會議結束后3個工作日內完成《會議紀要》,通過郵件形式發送公司總經理辦公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理報告》,并在公司內部網頁相應欄目內發布;
4.2.5公司及各職能部門現行制度所要求即時報送并處理的各類信息,如突發事件、重大投訴等,由各部門按照相關制度或體系文件要求的格式和時限以郵件形式主報歸口部門并抄報總經理辦公室;
4.2.6各部門發生突發事件除按上述要求處理外,還應在事發后1小時內知會總經理辦公室和相關領導,報送形式不限。同時每隔3-5天將處理過程和結果反饋總經理辦公室和相關領導,直至問題處理完畢;
4.2.7信息員若不能確定信息報送部門,重要性較高的信息,工作時間發生的應在發生當日,非工作時間發生的應在事件發生后1個工作日內以《信息快報》的形式上報總經理辦公室;
4.2.8各部門《信息半月報》和《信息快報》的內容原則上不應重復;
4.2.9向公司全體發送的信息,可在內部信息網的網上公告欄目發布,原則上此類信息不再用OUTLOOK形式發送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必須通過郵件形式按限定級別發送,不得通過信息網絡發
4.2.11各部門應定期對本部門網頁內容進行更新和維護,強化內部網的使用效率;
4.2.12職能部門在內部信息網發布的需下發到各部門的信息,應注明傳送級別,由各部門信息員根據要求采取打印、張貼、傳閱或會議等形式傳達到部門內相應級別,未附傳送級別的信息視為要求傳達到全體員工;
4.2.13各部門如需職能部門協助完成某項工作,應同時將郵件抄送對方部門經理或業務主管,否則將視為無效信息。
4.3公司信息的傳遞
4.3.1總經理辦公室每月3日和18日負責匯總公司半月工作信息,完成公司《物業管理半月報》的編輯和上載,報送集團物業管理部,抄報集團辦公室、設計工程部和**地產公司;
4.3.2若公司發生重大事件,總經理辦公室應在事件發生后兩個工作日內編輯公司《物業信息快報》,報送集團物業管理部及地產公司。且在事件發生后及時將處理情況報送集團相關領導和職能部門,并跟蹤事件進展,直至問題妥善處理完畢;
4.3.3公司級會議由總經理辦公室在會議結束后三個工作日內完成會議紀要,并傳遞至相關人員;
4.3.4除在固定時間向集團和地產公司報送固定欄目信息外,總經理辦公室還應及時將公司各類重要管理信息、重要人事變動、活動信息等及時報送集團相關部門和地產公司。
4.4信息的分析和處理
4.4.1各部門上報的信息,由各信息歸口的職能部門負責整合、分析、處理或反饋;
4.4.2沒有明確信息歸口部門的信息,由總經理辦公室負責整合、分析、處理或反饋;
4.4.3各負責信息分析處理的部門應視具體信息內容,知會公司領導并及時就相關事件、部門或個人提出適時處理意見。
4.5信息管理制度
4.5.1各部門應嚴格執行公司有關信息管理的操作流程,以確保公司整個信息系統的正常有效運作。
4.5.2各部門應結合本部門的具體情況,制定包括部門內部收集、傳遞、發布等工作流程的信息管理制度,明確各相關崗位對本部門信息管理工作應負的責任,確保部門各項信息管理工作的順利開展。
4.5.3各部門信息員崗位若發生變動,必須及時通報總經理辦公室,并完善各項交接手續,前任信息員或總經理辦公室應對新信息員進行必要的培訓,以保證信息管理工作的連續性。總經理辦公室應制作并不斷修訂完善《內部網網頁制作教材》,以幫助各部門信息員掌握信息網的各項操作。
4.5.4各部門應保持開放心態,及時、準確地發布或傳遞各類信息,公司賦予各部門信息員越過直屬上級或部門經理直接向公司信息主管部門報送信息的權力,各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報送工作,對因信息報送不及時或漏報造成嚴重后果的,將追究信息員的責任。
4.5.5各部門信息員須對各類信息及時進行跟蹤反饋,信息跟蹤反饋工作
應貫穿事件處理的全過程,直至事件處理完成后關閉,以保證所有問題都能夠得到實時有效地解決。
4.5.6信息傳遞專用郵箱及帳號僅供工作使用,不得用于任何私人目的,損害公司利益,不得向他人發送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認識的企業或機構的信箱發送商業廣告。
4.5.7網絡使用人員應嚴格遵守INTERNET國際慣例,遵守國家有關網絡使用法律規定和公司網絡及郵件使用的相關規定,對于違反上述規定對公司造成損失的將追究相關人員的責任。
5、質量記錄表格
**WY5.5.3-Z02-F1《工作計劃安排表》
篇3:圖書館文獻傳遞服務協議書
甲方：________________
乙方：________________
為了充分利用各單位豐富的文獻資源，提高圖書館文獻服務保障水平，實現信息資源共享，本著自愿合作、平等、互惠互利的原則，雙方同意協作開展兩館之間的文獻傳遞服務業務。
1.服務范圍：甲方作為館際互借服務的醫學中心館為乙方服務，本協議服務范圍僅限于非返還式文獻傳遞服務，主要指文獻復印、傳真、郵寄、電子郵件傳遞、掃描傳送(ftp)等方式。文獻提供內容包括圖書、期刊、報紙文章、會議論文、學位論文、報告等文獻復制件。
2.服務方式：本協議不直接面對個人讀者，只限于館與館之間的服務。乙方向甲方通過信函、傳真、e-mail或館際互借系統提出申請，甲方負責接受申請、查詢文獻、計算相關費用并負責將查到的文獻通過各種形式送達乙方。傳送方式由乙方選擇傳真、郵寄、特快傳遞、電子郵件傳遞、掃描傳送(ftp)等方式，傳送費用由甲方依據乙方要求的方式向乙方收取。
3.服務時限：接到申請后甲方館在一天之內(如遇周末順延)反饋確認信息，并對申請情況給予答復，如文獻是甲方館內所有三天之內送出文獻，如果甲方需向其他館進行館際互借所需時間視其他館對甲方的回復而定。
4.操作模式：此項服務操作模式根據甲方管理方式和設備的實際情況，以及依據乙方的要求運作，可提供以下幾種模式：
(1)純手工操作：復印――郵寄
(2)半手工操作：復印――傳真
(3)自動化操作：文獻下載/文獻掃描――電子郵件/ftp傳送
(4)使用________________的傳遞系統。
5.文獻傳遞收費標準：制定文獻傳遞收費標準如下：
(1)_______文獻傳遞收費=復制費+(加急費)：復制費：￥_____/頁(指復印+掃描+普通傳遞);加急費：_____元/篇。
(2)_______代查外館文獻：醫學中心文獻傳遞收費=實際付出的費用+代查外館資源手續費：代查外館資源手續費：_________網內服務館收藏的文獻：_________元;國內圖書館收藏的文獻：_________元;國外圖書館收藏的文獻：_________元;費用結算時間：一年兩次，每年6月和12月為服務費用結算時間。
6.乙方享受的優惠方案詳見《________________》，甲方負責對優惠方案進行解釋、說明。
7.本協議執行過程中，，未盡事宜由雙方協商后，另行修改或解釋。
甲方(公章)：________乙方(公章)：________
館長(簽字)：________館長(簽字)：________
地址：________________地址：________________
電話：________________電話：________________
傳真：________________傳真：________________
郵編：________________郵編：________________
________年____月____日________年____月____日