工程項目文件管理程序2

對項目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關(guān)場所都能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本。

1職責

項目經(jīng)理部辦公室是文件控制活動的主責部門。負責質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、企業(yè)標準的管理以及施工圖紙、設(shè)計變更、技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程等外來技術(shù)文件和有關(guān)工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別和管理,負責各職能部門所收集的有關(guān)經(jīng)營管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生等法律法規(guī)的統(tǒng)一管理和發(fā)放;負責外來和內(nèi)部行政文件的管理。負責建立文件清單。

項目經(jīng)理部安全監(jiān)察科負責有關(guān)環(huán)境保護、職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等文件的擬定、收集和識別。

項目經(jīng)理部質(zhì)量保證科負責技術(shù)標準、程序文件、規(guī)程、規(guī)范等文件的擬定、收集和識別。

項目經(jīng)理部經(jīng)營科負責有關(guān)經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)的擬定、收集和識別。

項目經(jīng)理部工程科負責施工圖紙、設(shè)計變更等外來技術(shù)文件和有關(guān)工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別。

項目經(jīng)理部各專業(yè)分公司負責施工技術(shù)措施的編制和管理工作。

2程序

2.1文件的分類

內(nèi)部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術(shù)措施以及公司內(nèi)部編制的行政文件等;

一定途徑獲得的外來文件:上級、業(yè)主或其他相關(guān)單位提供的文件,包括施工圖紙、設(shè)計變更等;

公開途徑獲得的外來文件:法律、法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集等。

2.2文件的編制、收集、審批和發(fā)布

文件發(fā)布前應(yīng)得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。

質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定。

管理性文件和技術(shù)性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項目經(jīng)理部各職能部門編制、收集,相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核,主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

施工技術(shù)措施由各專業(yè)分公司負責編制,工程科、質(zhì)量保證科、安全監(jiān)察科進行匯簽。

有關(guān)工程施工質(zhì)量管理方面的技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集以及法律法規(guī)等,由質(zhì)量保證科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項目總工審批后報項目部辦公室,實施動態(tài)管理。

有關(guān)職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程等,由安全監(jiān)察科負責擬定、收集和識別,經(jīng)項目總工審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。

有關(guān)經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)由經(jīng)營科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項目項目副經(jīng)理審批后項目部辦公室統(tǒng)一進行購買、管理。

行政文件的管理,執(zhí)行《山西電建三公司公文管理規(guī)定》。外來行政文件由辦公室負責登記接收,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,進行傳閱、轉(zhuǎn)發(fā);內(nèi)部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領(lǐng)導(dǎo)批準發(fā)布。

有關(guān)環(huán)境保護方面的法律法規(guī),由安全監(jiān)察科根據(jù)公司生產(chǎn)和服務(wù)過程對法律法規(guī)的適用性進行識別和確認,并將其有關(guān)要求摘錄轉(zhuǎn)化,形成文件,由項目總工程師審批后,轉(zhuǎn)發(fā)給各有關(guān)職能部門及相關(guān)場所。

法律法規(guī)等文件可從專業(yè)報刊、網(wǎng)站和國家有關(guān)主管部門等渠道獲取。

文件編號:

行政文件編號,由項目經(jīng)理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規(guī)定》統(tǒng)一進行編號。

手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術(shù)性文件編號:

其中:工程代號用兩位數(shù)字表示,工程開工前由公司經(jīng)營管理部通知經(jīng)理工作部檔案室工程開工時間,由經(jīng)理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。

類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。

文件序號指文件資料在同一年度內(nèi)的順序流水號。

產(chǎn)生年份指文件產(chǎn)生、年度,用四位數(shù)字表示。

文件的登記發(fā)放:

行政文件由項目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規(guī)定》進行登記、傳閱和發(fā)放。

質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、施工技術(shù)措施、施工圖紙、圖集、設(shè)計變更以及企業(yè)標準等,由工程科負責登記、進行編號、發(fā)放,并建立現(xiàn)行有效文件清單,并及時分發(fā)到各相關(guān)場所。

技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程等,由質(zhì)量保證科統(tǒng)一進行登記造冊,進行有效標識、發(fā)放到各相關(guān)場所,以確保其使用場所都能及時使用到現(xiàn)行有效的版本。

各職能部門自行編制、接收與專業(yè)有關(guān)的管理性文件和技術(shù)性文件,由本部門負責登記、發(fā)放。

文件發(fā)放前由部門負責人審批發(fā)放范圍,填寫文件發(fā)放審批單和文件發(fā)放記錄單,履行發(fā)放手續(xù),進行發(fā)放,確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系的關(guān)鍵崗位和相關(guān)場所都獲得有關(guān)文件的現(xiàn)行有效版本。

文件更改、作廢和銷毀:

文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進行。

文件的更改應(yīng)由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據(jù)的有關(guān)資料。

文件的更改經(jīng)批準后,該文件管理部門負責按原文件發(fā)放范圍發(fā)出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應(yīng)及時按要求實施修改,并對修改的及時性、正確性負責。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據(jù),確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。

法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程等外來文件,各職能部門應(yīng)及時跟蹤掌握其更新信息,進行重新識別和確認。質(zhì)量管理部要及時發(fā)布現(xiàn)行有效文件清單,以防止文件的非預(yù)期使用。

文件失效作廢時,應(yīng)由原文件管理部門下發(fā)通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應(yīng)及時撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應(yīng)加蓋"作廢"章進行標識,防止作廢文件的誤用。

文件保管、移交和歸檔:

各職能部門、專業(yè)分公司收到文件后,應(yīng)注意妥善保管和使用,并將質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生法律法規(guī)等要求傳達給全體員工和其他相關(guān)方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識別和檢索。

項目經(jīng)理部質(zhì)量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續(xù)。

需要歸檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規(guī)定進行分類、編目、歸檔。

各部門根據(jù)職責范圍各自保存相應(yīng)的文件,保存期限按各自文件規(guī)定的保存期限執(zhí)行。

3記錄

文件資料接收審批表

文件發(fā)放審批表

文件發(fā)放記錄單

文件資料回收記錄單

表1文

件資料接收審批表

序號文件名稱文件編號文件類別來文單數(shù)量接收日期接收人

表2文件發(fā)放審批表

文件發(fā)放范圍以"√"為準發(fā)放份數(shù):編制

日期

文件名稱:批準

日期

發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)備注

項目經(jīng)理項目副經(jīng)理

項目總工質(zhì)量保證科

工程科安全監(jiān)察科

經(jīng)營科供應(yīng)科

辦公室專業(yè)分公司

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調(diào);負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經(jīng)營部主管負責檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財務(wù)部負責經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負責財務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負責經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務(wù)部對經(jīng)濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認標書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負責人進行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負責人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補充完整進行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負責人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負責人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟獎勵。

5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關(guān)條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應(yīng)對與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發(fā);

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業(yè)指導(dǎo)書,安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標準、施工組織設(shè)計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過受控標識,在項目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經(jīng)理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準記錄