酒店客人接收傳真郵件服務工作程序
酒店客人接收傳真、郵件服務程序
Objectives目標
xtoensurethattheincomingfa*es/Emailsforthehotelguestaredeliveredwithin30minutes.
確保為客人接收的傳真/郵件在30分鐘內被分發。
xtoensurethattheincomingfa*es/Emailsarebilledtotheguestappropriately.
確保對客人收取合理的接收傳真/郵件的費用。
PolicyStatement政策闡述
*Itisthepolicyofthehoteltoprovideefficientfa*/Emailservicestotheguests.
這是酒店關于為客人提供高效的傳真/郵件服務的政策。
Procedures程序
1.TheGROoneveningshiftandtheGuestServiceManageronnightshiftwillcheckallfa*machinesinthehotelduringtheirrounds(e.g.BusinessCentre,Reservations,Sales&Marketing,F&BOffice,E*ecutiveOffice),toensurethatguestfa*esarenotkeptwaitingtillthenextmorningwhentheofficesopen.
夜班賓客關系主任和夜班經理將在其巡查期間檢查酒店內的傳真機(如商務中心、預定部、銷售部、餐飲部辦公室、行政辦公室等),以確保辦公室開門時客人的傳真不會被耽誤到第二天。
2.TheGRO/GuestServiceManagerrecordsdowntheincomingfa*/Emailandchargestheguestaccordingly.
賓客關系主任/大堂經理記錄接收到傳真/郵件的相應費用。
3.HeensuresthatthedoorisproperlylockedandhandstheFa*/EmailovertotheBellmanfordeliverytotheroom.
確保房門上鎖并將傳真/郵件交給行李員送到客人房間。
篇2:酒店客人接收傳真郵件服務工作程序
酒店客人接收傳真、郵件服務程序
Objectives目標
xtoensurethattheincomingfa*es/Emailsforthehotelguestaredeliveredwithin30minutes.
確保為客人接收的傳真/郵件在30分鐘內被分發。
xtoensurethattheincomingfa*es/Emailsarebilledtotheguestappropriately.
確保對客人收取合理的接收傳真/郵件的費用。
PolicyStatement政策闡述
*Itisthepolicyofthehoteltoprovideefficientfa*/Emailservicestotheguests.
這是酒店關于為客人提供高效的傳真/郵件服務的政策。
Procedures程序
1.TheGROoneveningshiftandtheGuestServiceManageronnightshiftwillcheckallfa*machinesinthehotelduringtheirrounds(e.g.BusinessCentre,Reservations,Sales&Marketing,F&BOffice,E*ecutiveOffice),toensurethatguestfa*esarenotkeptwaitingtillthenextmorningwhentheofficesopen.
夜班賓客關系主任和夜班經理將在其巡查期間檢查酒店內的傳真機(如商務中心、預定部、銷售部、餐飲部辦公室、行政辦公室等),以確保辦公室開門時客人的傳真不會被耽誤到第二天。
2.TheGRO/GuestServiceManagerrecordsdowntheincomingfa*/Emailandchargestheguestaccordingly.
賓客關系主任/大堂經理記錄接收到傳真/郵件的相應費用。
3.HeensuresthatthedoorisproperlylockedandhandstheFa*/EmailovertotheBellmanfordeliverytotheroom.
確保房門上鎖并將傳真/郵件交給行李員送到客人房間。
篇3:酒店電訊郵件接收處理工作程序
(一)簡介:
郵件的種類,大約可分為電訊、電報、信件、掛號信、包裹。
a)電訊:由訂房部主任或其他前堂部人員從電訊機取下,交與總臺發送。
b)信件:每天由郵務員直接交與總臺。
c)電報、掛號信及包裹:電報及掛號信是由郵務員送達總臺,一般都要總臺接待員在收據上簽收,由于包裹之體積較大,是由行李部簽收及暫存,再與總臺聯系,送發收件人,因此,在接收電報、掛號信及包裹時,應先察閱有否此人在酒店進住或訂房。
(二)處理郵件的基本規則:
1、不可拆閱或扔掉任何信件及包裹。
2、熟悉各部門主管的名字,不至與客人之信件混淆。
3、如收信時正發覺信件已破壞,應以鉛筆在信面注明,以使其他同事知悉。
(三)程序:
1、總臺在接收任何信件電訊時,都應在打時機下記錄接收的日期及時間。
2、將郵件分為兩類:一類是屬酒店其他部門,另一類是酒店之住客。
3、將屬同一部門的信件,用橡皮膠扎在一起,送交行李部,派發至部門的信箱(如屬急件,應馬上遞交部門辦公室)。
4、從總臺的人名資料架上,查獲住客之房號,并以鉛筆在信面寫上房號。
5、如屬電報、掛號信,應在記錄本上填寫,以便客人簽收。
6、用電話通知客人,請他前來總臺取信,然后將信放在鑰匙架內,如客人要求送到房間,可由行李員送上。
7、如不能接觸客人,應填寫信件通知書,此表一式兩份,正本由行李員從門底送入客房,副本夾在信上,處于鑰匙架上,待客人領取。
8、所在鑰匙架上之普通信、口信便條及電訊,若在晚上十時客人仍未前來領取,總臺便應到與行李部,由行李部填寫送信記錄,然后從客房門底送入。
(四)收件人尚未搬入:
若從訂房資料架上,得知客人交在當天進住,如是團體客人,應將信件夾在團體訂房記錄文件上,交與總臺員交信件放進所編排定的鑰匙信封內,待團體搬入時,即時交與客人;如是散客,應將信件放好,并在訂房記錄卡上寫上(有信件)或(有電訊)等字句,寫上客人預定搬入之日期,并放在暫存郵件盒內。
(五)客人已遷出:
1、若得悉客人是當天遷出,應馬上詢問行李部,查看客人有否仍有行李暫放或仍未離開酒店,晝將信件交送客人。
2、若客人已經離去,可查看客人有否在離開前留下轉郵地址,以便可以將信件轉寄給客人。
3、如信件在暫存郵件盒內放置十四天后仍不有轉交客人,則應寄回給原寄者。
(六)處理寄回原寄者或轉郵地址的信件程序:
1、信件不用再貼任何郵票。
2、在信件收信人的地址上用原子筆劃一斜線。
3、用酒店專用章,在信的空位上蓋章。
4、如果信件是寄回給原寄者,可在圖章的空位上,寫(寄回原寄者)和(PLEASERETURNTOSENDER),中英并照。
5、如果信件是寄去轉郵地址(FORWARDINGADDRESS),可用同樣的圖章在信的空白處蓋章,然后把地址填寫清楚。