園區郵件接收通知單使用方法(一)

管理中心前臺為使**的客戶能夠準確、及時、方便地收到郵件,在通過電話無法與客戶取得聯系的情況下,由物業部工作人員以《郵件接收通知單》通知客戶聯系物業部以便取得郵件;

當物業部收到投遞給**內客戶的郵件,在確認郵件的收取人當前在**后,除普通的信件根據客戶的要求投入信箱或保留在前臺外,其他的郵件根據郵件本身的性質可做如下處理:

收到的郵件為UPS、DHL、EMS等緊急郵政速遞文件,在確認收件人的單元后,應立即通過電話方式聯系客戶到前臺收取郵件或由物業人員將快件送至客戶單元;

收到包裹或其他郵件因體積太大等原因無法投入到客戶信箱內時,可通過電話與客戶取得聯系,由客戶選擇到物業部收取郵件或由物業部人員將快件送至客戶單元;

對于收到郵件后,如無法在當時聯系到客戶,則由物業部人員根據郵件的性質填寫《郵件接收通知單》,并同時在《郵件接收通知單使用記錄》上登記,物業部人員根據《郵件接收通知單》(BSPF-PRO-FG03-04-AO-a)右上角的紅色序號順序使用《郵件接收通知單》;

物業部人員填寫好《郵件接收通知單》之后,可親自將《郵件接收通知單》的首聯(白色)放入客戶公寓戶門的門縫,放入時請將《通知單》頭部向外,從門縫正中平推入,紙張外邊距離戶門外沿1~2公分;

物業部人員將《郵件接收通知單》的第二聯(綠色)用透明膠條粘貼在郵件的背面,并將郵件保存在物業部的妥善位置;

客戶在看到《郵件接收通知單》后,可選擇:

親自到物業部領取郵件,屆時物業部人員應在核實客戶身份后,請客戶交回《郵件接收通知單》的首聯,并請客戶在“客戶簽署”一欄內簽字,如客戶忘記攜帶《郵件接收通知單》的首聯,則物業部人員可請客戶在郵件上粘貼的《郵件接收通知單》第二聯上“客戶簽署”一欄內簽字,但應將此聯取下保存于物業部;

電話通知前臺將郵件送到單元,此時物業部人員自己將相應的郵件送到客戶的單元,同時取回有客戶簽字的首聯《郵件接收通知單》;

客戶收到郵件后,物業部人員須將完成情況在《郵件接收通知單使用記錄》上填寫完整;

物業部人員在交接班時,清點《郵件接收通知單使用記錄》上的未交送郵件是一項必須的工作內容,一旦在交接過程中發現丟失郵件等情況,應立即報告物業助理,并將追究交班人的責任;

對于投送《郵件接收通知單》72小時后客戶仍未取走的郵件,物業部人員應以電話方式聯系客戶,通知他郵件保存在前臺,望其盡快領取;無論是否聯系到客戶,工作人員均應將聯系的日期、時間、經辦人記錄在粘貼郵件上的《郵件接收通知單》第二聯的空白位置;

已完成的《郵件接收通知單》由值班經理審核后交給物業助理,由物業助理按序號倒序排列裝訂后妥善保管,以便查詢所用。

篇2:管理處物業管理收費通知單使用程序

管理處《物業管理收費通知單》使用程序

為規范物業管理中心各種收費行為,物管處設計印制了《物業管理收費通知單》并正式于20**年1月13日投入使用,所有物業管理收費均以該收費通知單按如下程序處理:

1、《物業管理收費通知單》一式四聯,由物管處保安隊、保潔隊、維修隊主管及辦公室信息檔案員根據收費要求填制,并在制單人一項簽名。

2、填制好的《物業管理收費通知單》經交費單位(租戶)確認付費方式是現金還是轉帳,然后根據權限需租戶具備簽字權的授權人簽字。簽字后第四聯由交費單位(租戶)留存。其余三聯交物管處信息檔案員。

3、以上程序完成后,《物業管理收費通知單》由物管處審核簽字,第一聯由信息檔案員留存,第二聯、第三聯交財務部負責收費(現金、轉賬或其他方式),收取費用后由財務部在第三聯(回執單)蓋章并將回執聯轉物管處信息檔案員。

4、信息檔案員收到財務部蓋章的《回執聯》即確認該收費已執行,可為租戶辦理相關業務。

5、如屬先提供服務后收取費用的,或轉賬方式收費的,財務部接收《收費通知單》時,需在第一聯簽字后交物管處,物管處信息檔案員留存備查。

簽署人:物業管理有限公司