房地產(chǎn)開發(fā)公司信息管理與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理制度

1目的

通過對溝通管理、信息管理、數(shù)據(jù)管理,及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息,開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析,識別改進(jìn)的機(jī)會,確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜和有效。

2范圍

適用于對內(nèi)、外部信息的管理以及對數(shù)據(jù)分析的管理。

3職責(zé)

3.1總經(jīng)辦是本公司信息和數(shù)據(jù)分析的管理歸口部門。負(fù)責(zé)有關(guān)質(zhì)量管理體系的信息管理、外部有關(guān)信息數(shù)據(jù)收集和分析管理。

3.2各職能部門根據(jù)其職能管轄范圍,收集和分析相關(guān)信息、數(shù)據(jù),并實(shí)施管理。

4程序

4.1溝通管理

4.1.1總經(jīng)辦是公司信息管理中心,依此建立的信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成了內(nèi)、外部溝通的系統(tǒng),通過內(nèi)外部溝通實(shí)現(xiàn)本公司質(zhì)量管理活動(dòng)。

4.1.2各部門負(fù)責(zé)按本規(guī)定要求,開展內(nèi)外部溝通活動(dòng),實(shí)施信息管理和數(shù)據(jù)分析、處理和利用。

4.1.3內(nèi)部溝通

a)內(nèi)部溝通的形式:

縱向溝通:適用于在行政、業(yè)務(wù)管理中上下級之間的信息流傳遞。主要溝通形式有員工大會、經(jīng)理例會、工作會議、請示匯報(bào)、文件、報(bào)表;

橫向溝通:適用于在業(yè)務(wù)管理中同級之間的信息流傳遞。主要溝通形式有內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電活、內(nèi)部刊物、工作聯(lián)系;

員工大會--向全體員工通報(bào)公司經(jīng)營活動(dòng)信息、傳達(dá)各項(xiàng)政策法規(guī)、下達(dá)經(jīng)營工作和質(zhì)量管理工作的要求、實(shí)施思想意識教育、宣傳滿足法律、法規(guī)和顧客要求的重要性;

經(jīng)理例會--總經(jīng)理了解各分管副總經(jīng)理及各部門的階段工作內(nèi)容和工作進(jìn)展情況,布置工作任務(wù)、處理落實(shí)措施、檢查貫徹執(zhí)行

工作會議--向下屬傳達(dá)公司政令、工作要求。布置階段工作任務(wù)、處理問題、障礙,落實(shí)實(shí)施方案、檢查實(shí)施效果;

請示匯報(bào)--超出自已的職責(zé)權(quán)限范圍,需要得到上級指示后才能進(jìn)行工作的,應(yīng)向上級請示。下級應(yīng)當(dāng)向上級匯報(bào)下列事項(xiàng):上級布置的工作及交辦事項(xiàng)的完成情況、在質(zhì)量活動(dòng)過程中,所遇到的問題、難點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及改進(jìn)建議。請示匯報(bào)的方式有口頭或書面請示匯報(bào);

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)--發(fā)布共享信息,實(shí)現(xiàn)行政、業(yè)務(wù)管理溝通;

內(nèi)部刊物--是公司信息交流平臺,傳布企業(yè)文化、宣揚(yáng)公司經(jīng)營理念、發(fā)布行業(yè)信息,開辟內(nèi)部論壇,提供綜合信息;

文件溝通--總經(jīng)辦以行政文件的形式向各部傳達(dá)有關(guān)政策、董事會或公司的工作要求。實(shí)現(xiàn)上下信息的傳遞溝通;

表式文件溝通--公司的表式文件根據(jù)其作用不同,可分為業(yè)務(wù)報(bào)表和體系表式二大類,執(zhí)行《記錄控制程序》的要求,各職能管理部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)并規(guī)定業(yè)務(wù)報(bào)表及其傳遞要求,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和體系信息的溝通和傳遞。

4.1.4外部溝通

通過外部溝通,了解和掌握顧客的需求、市場需求和市場動(dòng)態(tài),并及時(shí)將顧客的需求轉(zhuǎn)化為對服務(wù)質(zhì)量控制的要求。

4.2信息

信息是以事實(shí)為依據(jù),實(shí)施質(zhì)量管理、進(jìn)行決策的基礎(chǔ)資源,信息由量化信息和非量化信息構(gòu)成。

4.2.1信息源的分類

a)內(nèi)部信息源:來自公司內(nèi)部的信息;(管理活動(dòng)、內(nèi)部溝通的信息)

b)外部信息源:來自公司外部相關(guān)方的信息(供方、顧客、合作者或社會等方面的信息)。

4.2.2外部信息主要包括:

a)法律、法規(guī)及行政管理部門的信息;

b)市場情報(bào)和業(yè)內(nèi)動(dòng)態(tài)的信息;

c)相關(guān)方的信息:

供方的信息(物資供方、施工方、提供服務(wù)供方的資信、能力、業(yè)績)

投資商、業(yè)主、社會的信息(需求、期望、社會發(fā)展及趨勢)

d)顧客對本公司提供的工程產(chǎn)品、營銷服務(wù)的評價(jià)信息(顧客滿意、顧客投訴、顧客建議)。

4.2.3內(nèi)部信息主要包括:

a)公司質(zhì)量方針質(zhì)量目標(biāo)貫徹、實(shí)施方面的信息;

b)質(zhì)量管理體系運(yùn)行方面信息(內(nèi)審、管理評審);

c)工程產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)測及其分析、處置方面的信息;

d)營銷服務(wù)過程及服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)測及其分析、處置方面的信息;

e)開發(fā)項(xiàng)目調(diào)研、策劃方面的信息;

f)工程產(chǎn)品特性、服務(wù)特性實(shí)現(xiàn)及其開發(fā)策劃方面的信息;

g)工程產(chǎn)品質(zhì)量動(dòng)態(tài)、銷售動(dòng)態(tài)分析及其控制方面的信息;

h)持續(xù)改進(jìn),糾正和預(yù)防措施及實(shí)施方面的信息;

i)員工的信息(員工滿意及合理要求);

j)人力資源管理方面的信息。

4.3信息的管理

4.3.1各職能管理部門負(fù)責(zé)收集各自職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)的信息。

4.3.2信息的識別

a)信息的形式可以是書面材料及其他介質(zhì)形式;

b)對收集的信息,收集部門應(yīng)進(jìn)行核證,把由于人為原因造成的失真信息篩選剔除,保證傳遞信息的真實(shí)性。

4.3.3信息的分類

根據(jù)信息的特征及其對質(zhì)量活動(dòng)的影響程度,信息可分為常規(guī)信息和異常信息。

a)異常信息

重大的工程質(zhì)量、安全事故:(包括施工單位)

突發(fā)性事件且構(gòu)成對公司的聲譽(yù)和形象影響的事件;

違反有關(guān)管理規(guī)定構(gòu)成的責(zé)任事故(質(zhì)量、安全);

顧客投訴或抱怨并已構(gòu)成嚴(yán)重不合格事件;

體系發(fā)生嚴(yán)重不合格。

b)常規(guī)信息

經(jīng)營活動(dòng)、質(zhì)量活動(dòng)中獲取的大量的非異常信息。

4.4信息的受理和處置

4.4.1常規(guī)信息的受理和處置

a)常規(guī)信息發(fā)生后,應(yīng)按相關(guān)質(zhì)量活動(dòng)的規(guī)定進(jìn)行溝通和傳遞。由相關(guān)職能部門處理并作好記錄;

b)對于本部門無法處理或必須跨部門銜接的,信息獲得部門應(yīng)以"信息單"報(bào)總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦組織協(xié)調(diào)處置;

c)信息的溝通和傳遞

由上向下傳遞的信息:由上級主管部門審批后,層層向下傳遞,由相關(guān)職能部門進(jìn)行監(jiān)督檢查;

由下往上傳遞的信息:經(jīng)主管部門審核后逐級向上傳遞,由職能管理部門進(jìn)行監(jiān)督檢查;

橫向傳遞的信息:經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后按質(zhì)量活動(dòng)規(guī)定的溝通渠道,在相關(guān)部門間交流。

4.4.2異常信息的受理和處置

由信息獲取部門編制"信息單":

a)顧客投訴--報(bào)營銷部受理處置;

>b)工程質(zhì)量、安全質(zhì)量事故--報(bào)工程部處置,處置部門必須在二小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場處理,工程部應(yīng)即時(shí)報(bào)總工辦、總經(jīng)理;

c)其他信息--由總經(jīng)辦受理處置。異常信息處置部門必須在受理后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行處理;

d)異常信息的全部處置資料必須報(bào)總經(jīng)辦備案。

4.5數(shù)據(jù)分析

數(shù)據(jù)即量化信息。對量化信息的開發(fā)和利用,應(yīng)采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù),從中尋找數(shù)據(jù)變化的規(guī)律。

4.5.1數(shù)據(jù)的范圍

數(shù)據(jù)主要來自對市場的調(diào)研和預(yù)測、體系運(yùn)行過程的監(jiān)視和分析、工程建設(shè)管理營銷過程的監(jiān)測和分析、工程產(chǎn)品和服務(wù)結(jié)果的監(jiān)測及分析、顧客反饋的統(tǒng)計(jì)和分析等活動(dòng)。

4.5.2數(shù)據(jù)的收集

通過信息網(wǎng)絡(luò)渠道,系統(tǒng)地收集數(shù)據(jù),應(yīng)做到:準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。使數(shù)據(jù)能如實(shí)地反映客觀事實(shí)的特征及變化情況,便于及時(shí)分析、有效地確定并采取改進(jìn)措施。減少或避免損失。

4.5.4數(shù)據(jù)的分析和利用

執(zhí)行《統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用》的相關(guān)要求,對收集的各類數(shù)據(jù)正確運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,尋求數(shù)據(jù)變化的規(guī)律,以便在以下方面提供證實(shí)或應(yīng)用;

a)質(zhì)量管理體系的適宜性,有效性和充分性,以及識別體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會;

b)銷售趨勢以及對營銷策略的調(diào)整;

c)顧客滿意程度與公司管理目標(biāo)的符合性,以及識別顧客的期望并轉(zhuǎn)化為管理和工程技術(shù)控制要求,持續(xù)提高工程產(chǎn)品質(zhì)量;

d)質(zhì)量意識、經(jīng)營理念與市場規(guī)律的符合性,以及企業(yè)文件建設(shè);

e)持續(xù)改進(jìn)的有效性的必要性;

f)對供方控制的有效性,以及戰(zhàn)略上的調(diào)控;

g)經(jīng)營活動(dòng)的決策。

4.5.4信息、數(shù)據(jù)管理有效性評價(jià)

a)部門應(yīng)定期向職能管理部門提交各類報(bào)表、分析報(bào)告。職能管理部門應(yīng)進(jìn)行匯總、分析、提煉、積累素材,呈報(bào)總經(jīng)辦備案,提供高層領(lǐng)導(dǎo)決策;

b)總經(jīng)辦應(yīng)于每年十二月份定期評估信息管理在質(zhì)量管理工作中的作用,找出存在的問題,持續(xù)改進(jìn)信息管理工作。

4.6有關(guān)信息及數(shù)據(jù)按《記錄控制程序》,由相關(guān)部門予以保存。

5相關(guān)文件

5.1記錄控制程序DH/QP-4.2.4

5.2與顧客有關(guān)要求的評審程序DH/QP-7.2

5.3統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用DH/QC-8.4-01

6相關(guān)記錄

6.1信息單QR/ZB-35

圖例:信息工作流程示意圖

重要問題

部門或分公司自報(bào)

重要問題

總經(jīng)辦對口信息員

總經(jīng)辦綜合信息科科長

總經(jīng)辦主任

總裁助理級部門經(jīng)理級

董事長

備注:

1、信息管理的原則是客觀性、真實(shí)性、及時(shí)性、公正性、有效性。

2、信息的流程首先是各部門、分子公司當(dāng)天將各部門、分子公司所完成的工作情況傳遞給總經(jīng)辦對口信息員。

3、總經(jīng)辦信息員對信息去偽存真、刪減增添,并至少能夠作出淺度分析,最后將信息整理匯報(bào)給總經(jīng)辦綜合信息科。

4、總經(jīng)辦綜合信息科將信息進(jìn)一步處理分析,提煉出關(guān)鍵信息及深度分析,并分成部門經(jīng)理級閱讀信息、總裁助理級閱讀信息、董事長閱讀給總經(jīng)辦主任。

5、總經(jīng)辦主任對信息進(jìn)行最終把關(guān),并傳遞給部門經(jīng)理、總裁助理,匯報(bào)給董事長。

篇2:電能計(jì)量原始數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度

電能計(jì)量原始數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度

1為明確原始數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的建立、使用和保管的程序和權(quán)限,確保數(shù)據(jù)真實(shí)、可靠、齊全、準(zhǔn)確、保管完善,特制定本制度。

2電能計(jì)量原始數(shù)據(jù)是原始記錄的重要組成部分。原始記錄是通過建立在觀察、測量、試驗(yàn)或其它手段所獲事實(shí)的基礎(chǔ)上證明已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。它是計(jì)量人員的工作記錄,是考核計(jì)量工作質(zhì)量、處理計(jì)量差錯(cuò)或事故、仲裁計(jì)量糾紛的原始憑證,也是企業(yè)制訂計(jì)量工作計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)核算的重要素材。因此,要求做到齊全(不散失)、清晰(字跡工整、不隨意涂改),準(zhǔn)確(不錯(cuò)記、不漏記)、保管完善。原始記錄可以是手寫或打印,要推行現(xiàn)代化管理手段,積極采用計(jì)算機(jī)有效完成對工作記錄中原始計(jì)量數(shù)據(jù)檔案資料的貯存、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、查詢、打印等工作。

3電能計(jì)量原始記錄應(yīng)格式規(guī)范,填寫符合要求。

a)電能計(jì)量原始記錄的分類:

1)檢定或校準(zhǔn)(含原始觀測記錄、計(jì)算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)在內(nèi))等溯源記錄;

2)計(jì)量管理工作記錄(實(shí)施計(jì)量管理手冊及程序文件、計(jì)量檢測體系的審核、評審等過程中的反饋記錄);

3)計(jì)量檢測記錄。

b)電能計(jì)量原始記錄的作用:

1)計(jì)量器具測量能力及其所處狀況的證明;

2)為測量工作連續(xù)性、繼承性提供保證;

3)擔(dān)負(fù)計(jì)量檢測體系過程控制,以及采取預(yù)防和糾正措施的憑證;

4)證實(shí)計(jì)量數(shù)據(jù)的可溯性(包含有足夠的信息,使之具有復(fù)現(xiàn)性、可追溯性)。

c)電能計(jì)量原始數(shù)據(jù)(記錄)的要求:

1)格式設(shè)計(jì)規(guī)范、統(tǒng)一;

2)如實(shí)、詳細(xì)、完整,應(yīng)保持其“原始性”;

3)填寫必須字跡清楚、數(shù)據(jù)可靠,嚴(yán)禁弄虛作假;

4)更改、保存、銷毀應(yīng)符合一定的要求;

5)使用應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。

4電能計(jì)量部應(yīng)配合公司計(jì)量管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對計(jì)量原始數(shù)據(jù)(記錄)的監(jiān)督管理,定期進(jìn)行抽查,并做好記錄。發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)(記錄)不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不齊全、弄虛作假等行為要及時(shí)處理。

5電能計(jì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表是綜合評價(jià),以電能計(jì)量管理工作實(shí)施情況為主要內(nèi)容的有關(guān)報(bào)表,為確保其數(shù)據(jù)真實(shí)有效、有據(jù)可查,必須做好原始數(shù)據(jù)的收集、歸類、分析、整理前期工作,做到填寫正確無誤、數(shù)據(jù)認(rèn)可簽章手續(xù)完整,上報(bào)及時(shí)。

6計(jì)量原始數(shù)據(jù)是電能計(jì)量檢測體系第一性原始記錄,由部指定專人負(fù)責(zé)保管(登記、造冊),并明確保存期限。計(jì)算機(jī)檢測數(shù)據(jù)由部檔案員配合計(jì)算機(jī)管理員進(jìn)行軟盤備份(每季至少一次)。計(jì)量原始數(shù)據(jù)(記錄)的保存期如下:

a)檢定(含現(xiàn)場檢驗(yàn))或校準(zhǔn)記錄:

1)屬于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)長期保存,直至報(bào)廢或不再有參考價(jià)值為止;

2)高壓在用電能計(jì)量器具:3倍于檢定周期;

3)低壓在用電能計(jì)量器具:2倍于檢定周期。

b)計(jì)量器具周期檢定計(jì)劃:三倍于檢定周期(至少3年);

c)能源、經(jīng)營、工藝控制檢測記錄:3年;

d)環(huán)境參數(shù)記錄:3年;

e)其它記錄:視其重要性,另行自定。

7統(tǒng)計(jì)報(bào)表由部主任或?qū)Ｘ?zé)人負(fù)責(zé)收集資料進(jìn)行填報(bào),在上報(bào)時(shí)應(yīng)自備一份,交部檔案管理員歸類存檔,并明確保存有效期限(至少3年)。

8原始數(shù)據(jù)(記錄)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到安全貯存、保管妥善、安全并保密。

9原始數(shù)據(jù)(記錄)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按類別保存,以便查詢,并指定專人保管。

10確因工作需要保管原始數(shù)據(jù)(記錄)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表,須辦理借用手續(xù)。未經(jīng)部檔案管理員或部主任同意,不得私自外借或復(fù)制。