酒店旅游團(tuán)體接待工作程序

1.預(yù)定和接待

(1)預(yù)報(bào)與確認(rèn)

①接到國(guó)內(nèi)外旅行社傳真或書(shū)信訂房,先與預(yù)訂部聯(lián)系,了解要求訂房日期是否能安排,然后交領(lǐng)導(dǎo)批示,匯報(bào)有關(guān)事宜。

②領(lǐng)導(dǎo)批示后,復(fù)傳真或書(shū)信確認(rèn)訂房。

③確認(rèn)傳真,書(shū)信發(fā)出后,復(fù)印一份交預(yù)定部訂房。

④把訂房及批復(fù)的傳真、書(shū)信放到該旅行社的檔案中,同時(shí)要作工作記錄,注意其訂房的時(shí)間變更及人數(shù)增減,及時(shí)匯報(bào)并與預(yù)定部聯(lián)系,通知變更情況。

(2)準(zhǔn)備工作

①按照對(duì)方訂房單(機(jī)、車(chē)票、接送服務(wù)等)要求,與各部門(mén)聯(lián)系落實(shí)。

②團(tuán)隊(duì)抵達(dá)前要檢查房間是否按要求安排好;落實(shí)訂餐,記錄該團(tuán)隊(duì)進(jìn)餐的地點(diǎn)。

③檢查機(jī)、車(chē)票及提出的要求是否落實(shí)。

④了解其準(zhǔn)確的抵達(dá)時(shí)間,與有關(guān)的旅行社聯(lián)系或找到該團(tuán)地方陪同人員,搞清有關(guān)接送及活動(dòng)安排情況。

(3)接團(tuán)

①團(tuán)隊(duì)抵達(dá)時(shí),要與領(lǐng)隊(duì)聯(lián)系,了解是否有另外的問(wèn)題出現(xiàn)或提出什么特別要求,同時(shí)落實(shí)該團(tuán)進(jìn)餐時(shí)間,通知宴會(huì)部或餐廳。

②與行李組聯(lián)系,迅速把該團(tuán)的行李送到樓層、房間,記錄領(lǐng)隊(duì)的房號(hào),以便隨時(shí)聯(lián)系。

2.與旅行社的書(shū)信、傳真來(lái)往和簽訂合同

(1)書(shū)信

①接到書(shū)信后,要了解其內(nèi)容,針對(duì)具體的情況,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)(特別是報(bào)價(jià)信)。

②復(fù)信寫(xiě)好后,要認(rèn)真檢查,交領(lǐng)導(dǎo)審閱認(rèn)可后,蓋上本部門(mén)的印章,復(fù)印一份留檔,把原稿寄出。

(2)傳真

①接傳真后,了解其內(nèi)容,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),請(qǐng)示處理的方法。

②復(fù)傳真時(shí),要注意檢查電文,特別是報(bào)價(jià)傳真,一定要審核價(jià)格是否準(zhǔn)確,以防止出現(xiàn)漏洞。

③復(fù)傳真后,凡要求訂房并需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)的,要復(fù)印一份交預(yù)定部訂房,然后存檔。

(3)合同

①草擬合同前,先要了解該年度(旺、淡季)的團(tuán)體房?jī)r(jià)、餐價(jià),司陪房?jī)r(jià)、餐價(jià)及散客價(jià)、回扣率。

②合同擬好后,先呈領(lǐng)導(dǎo)審閱,批復(fù)后送打字室打印。

③合同取回后要認(rèn)真審核,確信準(zhǔn)確無(wú)誤后,蓋上本部印章,呈領(lǐng)導(dǎo)簽署。

④簽后,復(fù)印一份存檔,把簽好的合同寄發(fā)(或讓對(duì)方旅行社到館簽署)。

⑤收到簽復(fù)合同后,在登記冊(cè)上分類登記,復(fù)印一式三份,一份交預(yù)定,另兩份交財(cái)務(wù)。

3.文件檔案工作

(1)來(lái)往文件、書(shū)信、傳真、計(jì)劃要按日期次序存檔,一些重要的文件要寫(xiě)出內(nèi)容提要。

(2)凡各人處理完的文件,一定要簽署,以便查核。

(3)參加洽談后,要及時(shí)編寫(xiě)備忘錄。

篇2:某酒店大型團(tuán)體接待安全管理守則

酒店大型團(tuán)體接待安全管理守則

為切實(shí)做好酒店接待大型會(huì)議、團(tuán)體房活動(dòng)的消防、治安安全管理和營(yíng)業(yè)場(chǎng)所安全工作,確保各項(xiàng)接待活動(dòng)安全、有序地開(kāi)展,特制定酒店大型接待活動(dòng)安全管理守則如下:

一、凡承接大型會(huì)議、團(tuán)體房、餐飲活動(dòng)時(shí),應(yīng)按要求執(zhí)行通知報(bào)告制度,認(rèn)真填寫(xiě)《宴會(huì)團(tuán)體房接待通知單》,報(bào)送保安部、工程部、西餐廳、前廳部、管家部、總經(jīng)理辦公室,并呈報(bào)總經(jīng)理及董事長(zhǎng)。

二、要求各相關(guān)部門(mén)做好大型接待的安全檢查工作,確保現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)安全設(shè)備、設(shè)施的完好、到位,安全疏散通道的暢通。活動(dòng)接待期間,工程部、保安部必須派員協(xié)助維持大型活動(dòng)接待的現(xiàn)場(chǎng)安全監(jiān)管,落實(shí)活動(dòng)單位按安全規(guī)范進(jìn)行操作,杜絕違規(guī)使用高功率聚光燈,亂扔煙頭等安全隱患。

三、保安部負(fù)責(zé)派員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)消防、治安的巡查監(jiān)控。

四、工程部負(fù)責(zé)派員做好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的用電安全監(jiān)控。

五、西餐廳負(fù)責(zé)抓好食品衛(wèi)生安全工作。

六、管家部負(fù)責(zé)派員做好公共區(qū)域的衛(wèi)生、地面防滑工作。

七、營(yíng)銷(xiāo)員負(fù)責(zé)做好活動(dòng)接待的全部跟蹤,協(xié)調(diào)工作。

八、上述事項(xiàng),要求各相關(guān)部門(mén)加以重視,務(wù)必做好貫徹落實(shí)工作,如有其他問(wèn)題,請(qǐng)及時(shí)與總經(jīng)理聯(lián)系。