酒店的宴會營銷及接待工作(2)

一、宴會、會議的洽談:

舉辦宴會,顧客所采取的第一個步驟便是向中意的酒店咨詢相關的信息,

采取的方式大約可分為3種----來電、來傳真、親自前來洽談。一般客人的問題不外乎場是否有空、宴會、會議的費用、宴會廳規模、宴會廳能提供的相關儀器設備、菜單的內容、最低消費額、現場平面圖、訂金以及宴會活動相關廠商資料的獲得等。面對諸如此類的疑問,銷售人員中須一一為顧客說明,努力掌握每一個可能的生意機會。

首先,一旦獲悉顧客有舉辦宴會的意愿,銷售人員最好能邀請顧客新自到宴會廳現場看場地。畢竟光通過電話進行解說,無實物可供參照,往往無法讓顧客真正了解宴會場的實際情況,反而使其對場地的認識模糊不清,不論銷售人員如何詳盡介紹場地的完善,客人也很難體會。因此盡量邀請客人親臨宴會廳面對面解說,由銷售人員就現場設備清楚地為其解答問題,不但可以增加說服力,讓顧客不愿前往,銷售人員要考慮登門拜訪。一般來說,宴會生意大概只有75%是自己找上門來的,其他25%必須依靠銷售人員進行促銷活動,主動爭取客源。

在洽談的過程中,負責接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考,例場地的平面圖、各式菜單的價格表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表。接受咨詢時,首先要讓客戶了解場地大小和形狀,即使顧客已親臨現場,銷售人員仍需準備場地平面圖,為其解說。由于不同桌數與不同形態的宴會所適合的場地類型不盡相同,所以宴會廳要設多種平面擺設圖,滿足顧客需求。

二、宴會、會議的預訂及確認:

假使顧客有意預約宴會,銷售人員需問清楚宴會的日期、時間、宴會名稱、性質及聯絡人員姓名、電話、并書面記錄下來。另外,菜單內容、飲料種類、與宴會人數、宴會預算、擺設方式、顧客的付款方面也應如實記錄。當然,在預約步驟中,銷售人員要提供報價單給顧客,因為大多數顧客在簽訂合約后可能還會與其他飯店進行比價。無論如何,銷售人員應詳細記錄每次跟顧客洽談的結果,除存檔備查外,也需正確無誤地將資料轉達給其他相關人員。只有如此,方能確保宴會的成功。

為方便記錄起見,預訂宴會所需的資料都已經包括在宴會洽談表中。有了宴會洽談表,銷售人員與客人洽談時便可以馬上將所有資料填妥,并將客人的要求選出,等到將宴會通知單發給各部門時,所有宴會需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席,酒店則必須對其保持追蹤,直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席,也要詢問取消宴會的原因,并予以記錄,作為日后改進的參考。

通常,除熟客不收預訂金外,其他所有宴會及會議確認時,都必須先交30%的訂金,付完訂金才表示該宴會場地確實被訂下。否則一個宴會如果臨時取消,對酒店勢必造成重大損失,因此預收訂金酒店是另一種自保方式,誠屬必要。除此之外,若在原來預訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地,銷售人員應打電話給先預訂的顧客,詢問其意愿。如果顧客表示確定要使用該場地,就必須請其先繳付訂金,否則將讓給下一位想預訂的顧客。假使客戶看中的宴會廳已被預訂,銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機會,而應積極推薦其他可替代的宴會廳,或嘗試說服客人更改宴會日期。只要銷售人員永保一顆熱誠的心,往往能成功促每筆宴會生意。

雖然在預訂時銷售人員已記下顧客所有的要求,但是客人日后可能變卦卻仍是個潛在的問題。所有銷售人員必須將雙方同意的事項記錄在合約書上并請客人簽字,以保障客人與飯店自身的權利。倘若客人沒時間親自到酒店進行簽約手續,銷售人員可能通過書面傳真或郵寄的方式,將文件送至顧客手中,請顧客在確認書上簽字,簽妥后再傳真或郵寄回飯店以示慎生。在簽訂確認書時,酒店通常會要求收取30%作為訂金。有時銷售人員忘記與客人簽確認書而平白蒙受許多損失。所以為了確保宴會的正常營運,與客人簽約是不可忽略的。

三、宴會、會議接待跟進工作要領:

1、宴會、會議跟進人員應將客戶的每個細節要求,清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上,以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作,而無誤、遺漏之處。

2、宴會、會議跟進人員的責任是確保宴會、會議的每個細節能夠符合客戶要求,故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯系,確實各部門已清晰各項宴會要求。

3、宴會、會議跟進人員在宴會前需仔細檢查各項安排的落實情況,如發現遺漏、有誤之處,需及時通知宴會負責人,處理解決。對各部門提前一天以發文形式通知,以方面相關部門做好協助準備。

4、每個客戶對宴會的要求各不相同,但大致上以下幾點,都是宴會跟進人員在每個宴會前必須跟進的。

A、宴會開始前一小時,檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經放好,文字有無錯誤;

B、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、謝謝是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;

C、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、設施是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;

D、在宴會、會議開始前一小時,檢查地毯、門、墻壁、洗手間及裝飾物是否干凈;

E、協助餐飲部在宴會、會議開始前一小時,召集相關部門跟進人員開會,講解宴會的內容和注意事項,包括人數、宴會形式、服務方式、食品和飲料、參加宴會的重要客人,以及客人提出的特殊要求,分配具體工作,指定各工作環節的檢查人;

F、若需要演出公司、禮儀小姐,事先應審核演出節目有無破壞酒店形象之內容,并安排他們提前到達;

G、檢查餐臺上杯具是否與酒水相對應,如白酒擺烈酒杯,紅酒擺紅酒杯,汽水、啤酒擺水杯;

H、檢查宴會、會議期間專用洗手間是否有PA值守,宴會空調是否已提前找開,溫度是否適合;

I、宴會前三小時通知保安部協助客人泊車;

J、若是重要宴會、會議,提前安排美工到場拍攝;

K、請客戶宴會、會議負責人提前到達檢查場地,若有不甚滿意之處,可即協商更正;

L、告訴宴會、會議負責人你會一直留在宴會中,若有需要之處,請他隨時找你;

四、宴會、會議的追蹤服務:

宴會、會議結束后,由負責的銷售人員親自拜訪或打電話給客戶表達感謝之意,并追蹤客戶對此次宴會的滿意度以及酒店所需改進之處,表示對客戶的一種售后服務。如果顧客反面反映居多,產生誤解之處便應及時解釋清楚,但若情況屬實,則可借以得知改進方向。如果客人反映是正面的,即可作日后推廣宴會銷售的賣點。所有追蹤的結果均應列入記錄并存檔,作為將來評核改善成果的參考,同時也可作為此客戶下次光臨時應特別

注意的服務咨詢,以提供較高的服務品質。

宴會對我們酒店的餐飲很重要,請餐飲部和營銷部應該大力推廣餐飲宴會,并做好每一場宴會的接待工作!宴會客人也是我們餐飲的最重要宣傳員和潛在消費客人,各部門也盡力協助酒店餐飲的宴會推廣及接待工作。

篇2:酒店宴會部宴席菜單制作

酒店宴會部宴席菜單的制作

宴會的設計是指酒店宴會部在受理客人的宴會預定到宴會結束全過程中組織管理的內容和程序,在計劃組織環節中,根據宴會規格要求,編制一份宴會組織實施計劃的書面資料。

宴席宴會安排技巧

宴會部必須嚴格執行宴會的活動計劃,這是為了確保宴會的質量--企業的生命。從宴會的程序分為三個階段,即準備階段、進行階段和結束階段,這三個階段又可細分為受理預定--計劃組織--執行準備--全部檢查--宴前接待--開宴服務--結帳送客--整理結束等幾個環節。

接受宴會預定時,應根據宴會的人數、要求、標準為宴會作好準備工作、準備工作應以宴會通知單和工作程序的形式通知有關部門。對于大型宴會和高規格宴會,在宴會前應召集所有的宴會服務人員和廚師長開會,介紹宴會程序,安排任務,使所有工作人員都了解情況,特殊菜肴的制作過程和上菜技藝,這樣,可以防止宴會服務過程中出現手忙腳亂的情況,確保宴會能有條不紊地進行。各項工作準備好后,宴會經理應對每一項工作仔細地進行檢查,及時糾正發現問題,使整個宴會舉行做好各項準備工作,各就各位。

在客人預餐的同時,向顧客了解所有同宴會有關的要求,如舉行宴會的日期、參加宴會的人數、宴會的形式、每人消費的標準以及所需提供的額外服務和物品、客人口味有什么特殊要求等,如果客人已決定預訂,可將這些信息直接記入宴會登記本,這樣可以防止與其它宴會重疊。宴會登記本上應把所有預訂好的宴會和此有關的事項記錄下來,如宴會的時間、地點等,必須有專人組織和布置這些事項,對未定下來的宴會,要與舉辦者保持聯系,以求得最終的確定。對已定宴會的舉辦者同樣需要保持聯系,以便及時了解人數,日期的變更等信息,如果客人取消預訂,則應和藹地了解取消的原因。

對于大型宴會和高檔次宴會,必須與客戶簽定合同,合同中要明確雙方的權利和義務,所有經雙方同意的特殊要求的項目亦要記入合同,簽完合同后,通常應收取一定比例的預付金,假如舉辦者臨時取消宴會,則根據合同規定將全部預付金或部分預付金還與客人,收取預付金及退回預付金的數目各餐廳是不同的,一般由餐廳根據情況而定。

在簽置合同后,就應當畫出宴會的場地安排圖,這一般是對大型宴會而言,這些安排圖應送至到有關部門并對用戶出宴會通知單,宴會通知單也稱為工作指令,宴會單是根據合同制定的,是指食品飲料和安排員工工作的依據,有些規定很細的合同復印件可作為宴會單使用,但應將價格抹去。

宴會開始前,客房與餐廳應確定宴會的所有細節安排,以使雙方滿意,購買好所有原料。

客人開始進餐后,應通知廚房,以便安排熱炒烹調及時上桌,上菜應按照菜單的順序一道道上,對于大型宴會,上菜的時間要聽從宴會經理流一安排,以免錯上、漏上或造成各桌進餐速度不一致的現象,上菜的速度與節奏須掌握好,如太快會顯得倉促忙亂,客人享受不到品嘗的樂趣,太慢了則可能使宴會出現中斷,造成尷尬的局面,每上一道菜都應向客人介紹菜名和烹制方法,如客人有興趣則可以簡單介紹與地方名菜相關的民間故事。有些特殊的菜應介紹食用方法,在介紹前,將菜放在轉臺上展示菜的造型,使客人能領略到菜的色、香、味形態,邊介紹邊轉圈、轉臺,讓所有客人均看清楚。

宴會結束后,應當以文字形式征詢客人的意見,這將加深經營者與顧客之間感情,為進一步的合作奠定基矗一個負反饋可指出需要改進的地方,正反饋將增強餐廳的信心,宴會部門所做的每月宴會詳細業務表是一種有效的工具,它將有助于分析宴會的收入和成本,使今后的宴會預算有一個數字依據。

最后要建立客源形式檔案系統,可以為今后的業務提供歷史資料,如某些企業的周年慶典日、某個領導生日等,這樣推銷人員便可有目的地進行推銷。

宴會反映了特殊的市場需要,宴會的銷售往往帶來較高的利潤,從而提高了企業的效益,如果宴會的推銷業務較多,則需要設置專門的宴會經理來完成此項工作,宴會管理人員應具備有關的食品服務管理,技術的全面知識能成功地籌辦一個宴會,主要表現三個方面:經營的財務控制、員工的組織以及在已定的費用標準下安排好合適菜單制作和服務標準。事先精心計劃和預測,對可能發生的問題做到心中有數,這是宴會成功的關鍵,宴會負責人應將所有需檢查問題以表格形式列出,然后按表逐項檢查,將所有疵漏都在萌芽狀態時處理好,并要將宴會程序中所有的細節告訴員工,因為大家心中有數比一人心中有數要好。

中式宴席菜單制作

中式宴席菜單一般分三步;酒水涼菜,熱菜大菜,面點主食。一般而言,越是高檔的宴席,酒水的配置越高,涼財陪置的道數越多講究的菜單在配置酒水的時候,除了樣將酒水的品牌寫出來以外,還要注明是燙杯還是冰鎮。其實即便是一般的宴席,標明著點并不費勁,但標出來卻不能體現這家酒店的服務水平。

在第二步中,第一道菜可以說是整個宴席的主題,對整個宴席起決定性作用,它是為整個宴席定調、定規格的菜,如果第一道菜是鮑魚,那這個宴席就叫鮑魚宴,如果是魚翅,就叫魚翅宴,如果是蔥燒海參,就叫海參宴。依此類推。

舊頂了形式,內容才是宴席的重中之重,配菜即是整個宴席的內容,配菜也稱開席菜單。開席菜單有許多講究,也就是宴席菜單的設計原則。一般來說,無論是大小宴席,都必須符合以下原則:味型搭配要合理,原料搭配要合理,做法要有層次。掌握這點是非常重要的,在2005年7月高等教育自學考試宴會設計試題中,就有一道這樣的題:一桌成功的宴席菜點應具備多樣化的特點,其多樣化表現在哪里當然口味的豐富性是最重要的。

味型搭配合理即指整桌宴席的層次感,如果滿桌都咸鮮味型的菜品,會讓食客覺得這桌菜很平淡,吃上幾個就乏味了。許多風味餐廳最容易犯這個錯誤,比如魯菜與粵菜餐廳,因為味型單調,讓人吃不出激情來,而“出了川”的川菜餐廳容易犯的錯誤,則是太過激情:一桌宴席配上五六個麻辣味的菜品,會讓貴客吃得胃不能承受。所以說,宴席菜品搭配要有起伏,同一味的菜品不能重復太多。

同理,原料的搭配也要有曾次告,要有多元化何局,葷菜里最好是肉類和海鮮混搭,素菜里豆腐、菌類、時蔬要多姿多彩,這樣不僅能使營養均?,而且能增添食用的情趣。一般來說,一桌菜品也應分清主次,突出重點,不要將鮑魚、海參、魚翅、燕窩一股腦全上桌,這樣不僅中心不突出,也有暴發戶的嫌疑了。一桌宴席有兩三道高檔菜品就會顯示出來,而全是高檔菜,反而顯得很沒品位。

當然,除了傳統宴席必須遵循這兩點,先如今流行許多同種原料制作的宴席,比如廣東的全蛇宴、特色豆腐宴,這些宴席因其本身的獨特性就要在做法上下功夫了,如果不能確保同一款原料能做出麻、辣、鮮、香,清淡與濃重并重,口味層次豐富的多種菜肴,那就不要輕易去嘗試這樣的宴席。中國許多這類宴席,一般都以幾菜系的做法融于一桌,才能讓顧客吃出諸多味道來。如果用同一菜系的烹調方法,則取原材料不同的部位做出不同的味道,比如廣東的全蛇宴,就是采用粵菜的烹飪技藝,取蛇的眼、舌、腦、

肝、皮、肉、骨及蛇鞭、蛇子宮,分別配以中藥材??調。正堂宴席具有滋強身、延年益壽之功效,為還內外食家所鐘情。

篇3:國旅酒店宴會主管崗位職責

酒店宴會主管崗位職責(五)

崗位名稱:宴會廳主管

直接上司:樓面經理

管理對象:宴會廳領班

具體職責:

1.了解客情,根據客情編排員工班次和休息日,負責對員工的考勤;

2.參與制定宴會,會議服務標準及工作程序,并組織和確保這些服務程序和標準的實施;

3.負責與相關部門的協調,處理各種突發事件;

4.與廚師長保持良好的合作關系,及時將客人對菜肴的建議和意見轉告廚師長,供廚師長在研究制定菜單時作為參考;

5.在開餐期間,負責對整個餐廳的督導、巡查、迎送重要客人并在服務中給予特殊關注,認真處理客人的投訴,并就客人的投訴意見及時向上級匯報;

6.檢查對客服務的結帳過程,杜絕舞弊現象;

7.督導員工正確使用餐廳、會議廳各項設備及用品,做好清潔保養工作,控制物品的損耗;

8.建立物資管理制度,組織管好餐廳的各種物品;

9.簽署餐廳各種用品的領用單、設備維修單、損耗報告單等保證餐廳的正常運轉;

10.督導下屬保持始終如一的餐廳衛生水準;

11.負責所轄員工工作表現和定期評估,并組織落實員工培訓;

12.組織并主持餐廳內部會議,督促員工遵守酒店的各項規章制度;

13.完成餐飲部經理布置的其他各項工作。