大型酒席/宴會接待程序/標準

一:準備工作

1.宴會的人員分工與崗位職責

宴會服務的崗位設有迎賓員,值臺服務員,傳菜服務員,宴會組織指揮員,每個崗位人員的工作量要根據宴會的類別具體確定。

中餐宴會服務:看臺服務員1名,要為20位左右客人提供餐桌的就餐服務;傳菜服務員1名,要為40位客人提供傳菜的服務工作,迎賓員1名,要為50-80位客人提供歡迎及引位的服務。

他們各崗位的職責如下:

A.看臺服務員:

(1)宴會前做到8知3了解,即知臺數、人數,宴會標準開餐時間,菜肴品種和出菜順序,主辦單位或房號、收費辦法、邀請對象。了解賓客風俗習慣,了解賓客生活忌諱,賓客特殊需要。

(2)餐前準備好各種餐用具,保證干凈,無破損。

(3)準備好餐廳服務所用餐具、茶葉和開水、毛巾/紙巾。

(4)準備好各種調味品,調味小菜(根據酒店的實際情況)。

(5)按要求擺臺,準備好酒水飲料。

(6)整理好個人的儀表儀容,做到整潔、干凈、精神飽滿。

(7)客人來到時主動打招呼問好,拉椅讓座。

(8)主動斟酒。

(9)按要求上菜,介紹菜點,分讓菜肴(根據酒店的實際情況),撤換骨碟,煙缸,為賓客點煙。

(10)主動為客人上毛巾(根據酒店的實際情況),洗手盅等。

(11)禮貌服務,做到敬請服務,規范服務。

B、傳菜服務員:

(1)服從指揮,統一行動。

(2)餐前協同看臺服務員做好各項準備工作,準備好傳菜工具。

(3)掌握宴會服務要做到的“八知”、“三了解”的各項內容。

(4)及時將菜肴、點心/主食、水果等送到看臺服務員的手中,不錯、不漏、不提前、不落后。

(5)餐中協助看臺服務員做好聯系工作,當好助手。

(6)注意個人的儀表著裝。

(7)熟悉指定的傳菜行走路線。

C、迎賓服務員:

(1)宴會前做到“八知”、“三了解”。

(2)儀表儀容符合要求。

(3)提前進入工作崗位。

(4)迎客人主動熱情,主動打招呼問好,主動引領客人進入宴會場地。

(5)主動為賓客接拿衣帽并妥善保管(具體根據各店的規定執行)。

(6)客人離開時,主動相送,使用敬語,主動向客人表示感謝。

(7)用餐高峰期,解決客人的相關問題。

D、宴會指揮員:

(1)將宴會的各種情況了解清楚,掌握宴前的全部準備工作。

(2)認真審閱宴會菜單,擬定宴會服務的組織方案和具體服務措施。

(3)根據主辦單位的要求,確定宴會場地布置的形式,布置的具體時間,并指揮落實。

(4)及時與客人溝通,了解客人的滿意度,

(4)與有關部門協作配合(與宴會有關的各部門)。

(5)根據宴請的標準,擬定宴會成本核算單,擬定酒和飲料所需種類和數量。

(6)擬定宴會服務人員的需要量。

(7)籌備宴會所使用的餐具、酒具及其它一切用品。

(8)確定各服務區域的負責人和負責貴賓席、主賓席的服務人員及其他各個崗位人員的名單。

(9)確定宴會前準備工作會議的內容、要求及注意、事項。

(10)向酒店有關領導匯報宴會組織安排。

(11)餐中掌握宴會的進餐速度,控制好宴會的進度,一般大型宴會的時間不少于100分鐘。具體應服從宴會主辦單位的要求,確定各道菜肴之間的間隔時間應在3分左右,如在宴會進行過程中賓主臨時有其它活動需要加快速度或延緩時間時應馬上對宴會速度進行調整,并及時通知廚師宴會中的巡視及時糾正服務上的各種問題重點放在主賓席的服務上,檢查服務是否按規范的程序進行,發現不規范之處立即糾正保證宴席圓滿成功。

篇2:酒店宴會營銷接待工作規定（2）

酒店的宴會營銷及接待工作(2)

一、宴會、會議的洽談:

舉辦宴會,顧客所采取的第一個步驟便是向中意的酒店咨詢相關的信息,

采取的方式大約可分為3種----來電、來傳真、親自前來洽談。一般客人的問題不外乎場是否有空、宴會、會議的費用、宴會廳規模、宴會廳能提供的相關儀器設備、菜單的內容、最低消費額、現場平面圖、訂金以及宴會活動相關廠商資料的獲得等。面對諸如此類的疑問,銷售人員中須一一為顧客說明,努力掌握每一個可能的生意機會。

首先,一旦獲悉顧客有舉辦宴會的意愿,銷售人員最好能邀請顧客新自到宴會廳現場看場地。畢竟光通過電話進行解說,無實物可供參照,往往無法讓顧客真正了解宴會場的實際情況,反而使其對場地的認識模糊不清,不論銷售人員如何詳盡介紹場地的完善,客人也很難體會。因此盡量邀請客人親臨宴會廳面對面解說,由銷售人員就現場設備清楚地為其解答問題,不但可以增加說服力,讓顧客不愿前往,銷售人員要考慮登門拜訪。一般來說,宴會生意大概只有75%是自己找上門來的,其他25%必須依靠銷售人員進行促銷活動,主動爭取客源。

在洽談的過程中,負責接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考,例場地的平面圖、各式菜單的價格表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表。接受咨詢時,首先要讓客戶了解場地大小和形狀,即使顧客已親臨現場,銷售人員仍需準備場地平面圖,為其解說。由于不同桌數與不同形態的宴會所適合的場地類型不盡相同,所以宴會廳要設多種平面擺設圖,滿足顧客需求。

二、宴會、會議的預訂及確認:

假使顧客有意預約宴會,銷售人員需問清楚宴會的日期、時間、宴會名稱、性質及聯絡人員姓名、電話、并書面記錄下來。另外,菜單內容、飲料種類、與宴會人數、宴會預算、擺設方式、顧客的付款方面也應如實記錄。當然,在預約步驟中,銷售人員要提供報價單給顧客,因為大多數顧客在簽訂合約后可能還會與其他飯店進行比價。無論如何,銷售人員應詳細記錄每次跟顧客洽談的結果,除存檔備查外,也需正確無誤地將資料轉達給其他相關人員。只有如此,方能確保宴會的成功。

為方便記錄起見,預訂宴會所需的資料都已經包括在宴會洽談表中。有了宴會洽談表,銷售人員與客人洽談時便可以馬上將所有資料填妥,并將客人的要求選出,等到將宴會通知單發給各部門時,所有宴會需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席,酒店則必須對其保持追蹤,直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席,也要詢問取消宴會的原因,并予以記錄,作為日后改進的參考。

通常,除熟客不收預訂金外,其他所有宴會及會議確認時,都必須先交30%的訂金,付完訂金才表示該宴會場地確實被訂下。否則一個宴會如果臨時取消,對酒店勢必造成重大損失,因此預收訂金酒店是另一種自保方式,誠屬必要。除此之外,若在原來預訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地,銷售人員應打電話給先預訂的顧客,詢問其意愿。如果顧客表示確定要使用該場地,就必須請其先繳付訂金,否則將讓給下一位想預訂的顧客。假使客戶看中的宴會廳已被預訂,銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機會,而應積極推薦其他可替代的宴會廳,或嘗試說服客人更改宴會日期。只要銷售人員永保一顆熱誠的心,往往能成功促每筆宴會生意。

雖然在預訂時銷售人員已記下顧客所有的要求,但是客人日后可能變卦卻仍是個潛在的問題。所有銷售人員必須將雙方同意的事項記錄在合約書上并請客人簽字,以保障客人與飯店自身的權利。倘若客人沒時間親自到酒店進行簽約手續,銷售人員可能通過書面傳真或郵寄的方式,將文件送至顧客手中,請顧客在確認書上簽字,簽妥后再傳真或郵寄回飯店以示慎生。在簽訂確認書時,酒店通常會要求收取30%作為訂金。有時銷售人員忘記與客人簽確認書而平白蒙受許多損失。所以為了確保宴會的正常營運,與客人簽約是不可忽略的。

三、宴會、會議接待跟進工作要領:

1、宴會、會議跟進人員應將客戶的每個細節要求,清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上,以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作,而無誤、遺漏之處。

2、宴會、會議跟進人員的責任是確保宴會、會議的每個細節能夠符合客戶要求,故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯系,確實各部門已清晰各項宴會要求。

3、宴會、會議跟進人員在宴會前需仔細檢查各項安排的落實情況,如發現遺漏、有誤之處,需及時通知宴會負責人,處理解決。對各部門提前一天以發文形式通知,以方面相關部門做好協助準備。

4、每個客戶對宴會的要求各不相同,但大致上以下幾點,都是宴會跟進人員在每個宴會前必須跟進的。

A、宴會開始前一小時,檢查指示牌、橫幅、席珍是否已經放好,文字有無錯誤;

B、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、謝謝是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;

C、在宴會、會議開始前一小時,檢查各種設備、設施是否運轉正常,如照明設備、空調電話、背景音樂、麥克風、接待臺、席號的位置是否擺放正確;

D、在宴會、會議開始前一小時,檢查地毯、門、墻壁、洗手間及裝飾物是否干凈;

E、協助餐飲部在宴會、會議開始前一小時,召集相關部門跟進人員開會,講解宴會的內容和注意事項,包括人數、宴會形式、服務方式、食品和飲料、參加宴會的重要客人,以及客人提出的特殊要求,分配具體工作,指定各工作環節的檢查人;

F、若需要演出公司、禮儀小姐,事先應審核演出節目有無破壞酒店形象之內容,并安排他們提前到達;

G、檢查餐臺上杯具是否與酒水相對應,如白酒擺烈酒杯,紅酒擺紅酒杯,汽水、啤酒擺水杯;

H、檢查宴會、會議期間專用洗手間是否有PA值守,宴會空調是否已提前找開,溫度是否適合;

I、宴會前三小時通知保安部協助客人泊車;

J、若是重要宴會、會議,提前安排美工到場拍攝;

K、請客戶宴會、會議負責人提前到達檢查場地,若有不甚滿意之處,可即協商更正;

L、告訴宴會、會議負責人你會一直留在宴會中,若有需要之處,請他隨時找你;

四、宴會、會議的追蹤服務:

宴會、會議結束后,由負責的銷售人員親自拜訪或打電話給客戶表達感謝之意,并追蹤客戶對此次宴會的滿意度以及酒店所需改進之處,表示對客戶的一種售后服務。如果顧客反面反映居多,產生誤解之處便應及時解釋清楚,但若情況屬實,則可借以得知改進方向。如果客人反映是正面的,即可作日后推廣宴會銷售的賣點。所有追蹤的結果均應列入記錄并存檔,作為將來評核改善成果的參考,同時也可作為此客戶下次光臨時應特別

注意的服務咨詢,以提供較高的服務品質。

宴會對我們酒店的餐飲很重要,請餐飲部和營銷部應該大力推廣餐飲宴會,并做好每一場宴會的接待工作!宴會客人也是我們餐飲的最重要宣傳員和潛在消費客人,各部門也盡力協助酒店餐飲的宴會推廣及接待工作。

篇3:酒店宴會營銷接待工作規定（1）

酒店的宴會營銷及接待工作

一、宴會的基本概念:

何謂宴會簡而言之,宴會指以餐飲為中心的聚會,其特色為通過一件特殊的事件使許多人共聚一堂,采用同一款菜單或自助餐形式,進行聚會活動。

二、我店宴會廳所能舉辦的會議形式:

目前使用宴會廳所舉辦的會議并非僅限于餐會,如下所述的10類活動都是宴會廳的服務對象,由此可知宴會形式的多樣性。

1、訂喜宴、婚宴;

2、滿月宴、壽宴;

3、團拜會、春茗會、尾牙宴(限于每年12月―2月新年前后);

4、同學聚會、謝師會、畢業餐會、慶功宴;

5、記者招待會;

6、座談會、培訓會、會員或職工大會、說明會、新產品發布會、產品展示會;

7、雞尾酒會(如:開幕酒會、周年酒會、結婚酒會等);

8、服裝表演、同城各種俱樂部友交友會;

9、官方宴會;

10、其他(如:才藝表演及選美大賽、各種培訓會、簽約儀式等)。

三、宴會的經營形式:

因為宴會形式不一,有些宴會需要豪華的裝飾與布置,例如:婚宴、慶功宴、發表會、各類展示會等。有些只需要一般桌椅陳設及視聽器材即可,如:說明會、培訓會等。因此,一般宴會廳的基本裝飾通常較為簡單,若遇特殊需求,例如婚禮、壽宴等場合則需根據顧客需要,增設舞臺、紅地毯、花卉、氣球、燈光、特效、樂團、背景等,以便營造出宴會的華麗氣氛。

四、宴會營銷人員的基本職責:

對內負責與相關部門的溝通協調,對外代表酒店接洽會議、宴會及相關業務,并負責與老客戶保持良好關系的同時拓展、開發新客戶,并通過業務活動和了解市場信息,協助上級制定策略一求達到酒店年度計劃和預算收入目標。

五、職責與任務;

1、與酒店的客戶群體保持聯系、滿足其合理需求;

2、與現有客戶維持良好的關系,同時開發新客戶;

3、促銷酒店現有的宴會產品、設施、場地及各項服務;

4、將客戶資料整理存檔,并保持完整的性及準確性;

5、服從部門主管指派,到酒店外拜訪客戶、接洽業務或戡察外大會場地;

6、在當班時間內及其他餐廳尚未營業前,負責接洽并協助各餐廳的訂席的事宜;

7、負責帶鄰來訪賓客參觀、介紹酒店宴會廳設施必要時交由上級處理,爭取生意;

8、參加部門定期舉行的業務溝通會議,提交每天的業務簡報以及任何指定出席的會議;

9、追蹤任何有潛力的生意來源,對市場信息保持高度警覺性,及時報告上級,以制定對應策略;

10、將客戶意見及同行評語予以記錄,并報告上級以求改進;

11、隨時保持積極主動的態度招呼客人,注意個人的儀容,保持端莊;

12、每周上交工作重點報告,包括確定及待追蹤的生意,每月上交業績報告;

13、按值班表所排定的時間上、下班,遇業務繁忙及人手不足時,應機動調整予以協助;

14、負責填寫宴會預訂本,并與客人進行跟進;

15、對灑店宴會廳、餐廳、服務設施、設備了如指掌,以便對顧客作全面的介紹。