投資開發公司文書處理制度

1.綜合辦公室收文后,送公司領導班子和有關部門輪閱,輪閱者必須加快文件輪閱速度,如業務上需要,可復印一份參閱。

2.以公司或管委會名義的發文,由業務部門起草,綜合辦公室把關,按程序簽發。

3.下屬公司或業務單位的請示件,由綜合辦公室提出擬辦意見,交相關部門承辦,由分管領導審核后,報總經理批示。

4.對閱辦文件、下屬公司或業務單位的請示件,相關業務部門閱辦后應及時送綜合辦公室歸檔。

5.凡參加上級召開的重要會議的文件和領導講話稿,應在一周內交綜合辦公室歸檔。

6.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。

篇2:G公司文書處理制度

(一)總則

第一條范圍

本公司文書處理均按本制度執行。在特殊情況下的應急處理,事后也須按本制度補齊有關手續。

第二條定義

本制度所指文書,包括以下內容:

1.高層決策文書以及基層下達的文件。熱點欄目:20**年個人總結

2.部門會議文書與轉閱文件。

3.合同書、證券、證書和勞動協議書。

4.志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。

5.收支預算與決算書、賬本票據、憑證、各種明細表、各種規定與計劃書。

6.往來書信、電報、任命書、意見書。

7.各種報告、各種統計表。

其中“1”與“2”項文書的處理,原則上按會議決定處理。

第三條類別劃分

上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類:

1.機密文書

(1)絕密。

(2)秘密。

(3)保密。

2.普通文書,即機密文書以外的文書。

3.其他文書,如公開發行的書籍、雜志、報紙,以及調查資料類的印刷品或復印謄寫物品的。

第四條適用原則

(二)文書的收發

第五條收發

到達本公司的文書,原則上由總務部或者另行規定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發:

1.普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時,編上文書的收發編號,注明收發日期;在文書登記簿上作好登記;由接受部門的主管,或者由指定的文書保管員送交有關部門有關人員;文書當事人必須簽名蓋章領取文書。但是不涉及特別事項的文書,可以簡化登記手續。

2.絕密文書或親啟文書,必須直接送交當事者,由文書當事者開封與處置。

第六條制度時間外的處理

1.值班人員能夠判定為是緊急重要的文書,或者直接寫給公司高層領導的文書,應立即通知秘書室主任;其他次重要文書,只需通知收發室的主任,并按其指示處理。

2.所有到達的文書,值班人員都必須一一作好登記,于此后第一個工作日早晨轉交收發室。

第七條收發決定

所有文書的接受、轉交、登記與領取事宜,都必須由收發室主任做出決定與指示。

第八條設立信使

在文書的接受與處理過程中,各部門間經常需要相互傳遞文書;因此,在文書檔案室設一名信使,來回傳遞各類文書。

(三)文書的處理

第九條處理原則

文書處理的基本原則是“準確”與“及時”,并且明確文書處理的責任者。

第十條成文原則

凡重要的往來交涉,都必須形成“文書”或形成記錄,即使情況特殊,也必須事后追憶,形成“備忘錄”。

第十一條特例

對那些并不重要的事項,或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項,只需要事后將處理結果的要點記錄下來即可。

第十二條處理手續

領取文書的部門,按下列規定及時予以處理。

1.凡重要事項,或者異常事項,應立即向所在部門主管做出報告,并逐級向上請示,必要情況下必須與其他部門取得聯系,等候并按照上級指示,處理文書中涉及的有關事項。

2.如果文書中涉及的事項,與其他部門有關,必須在與其他部門取得聯系后達成一致意見再行事。

3.在具體處理時,如果認為有必要請其他部門做出配合,并且其他部門提供配合需要一定的時間,在這種情況下,應事先征得對方的意見。

4.如果事情涉及兩個以上的部門,并且難以判斷由何部門出面主持時,應聽取其他部門的處理意見。

第十三條防止拖延

文書檔案部門有責任督促有關部門處理文書指定的事項,以防止文書的處理延遲或停頓,如發生延遲或停頓現象,應立即交文書檔案部門處理。

第十四條重要文書的保管

機要或絕密文書以及其他重要文件,必須存放在帶鎖的檔案文件柜中,予以嚴格保管。

文件柜的存放,必須選擇在發生意外時,能夠安全、迅速轉移出去,放在容易發現的醒目位置。

(四)文書的制作

第十五條用紙的規格

制作文書的用紙,除特殊情況外,原則上采用規格。

第十六條字句

文書應以簡單明了的文體記述,采用標準的簡體漢字,避免使用艱澀的詞句。

第十七條文體

全部文書一律采用書面文體。

第十八條復印

絕密文書未經主管認可不得擅自制作或復印副本,在特別有必要的情況下,必須注明包括正本在內共復印多少份,送往何部門等等。

第十九條署名

在文書發送與轉交時必須按下列要求署名,特殊情況或有專項指示的情況除外。

1.代表公司名義締結的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構提交的報告,全部署名“董事會代表”。

2.對外廣告及宣傳,采用公司名稱。

3.除此之外的文書,署上相關業務部門名稱,以及部門經理的職務與姓名。

不重要的文書,只需署上經辦人姓名。