工程有限公司公關(guān)文書(shū)禮儀規(guī)范

(一)公關(guān)信函

主要是指企業(yè)之間、企業(yè)與公眾之間的一些事務(wù)性聯(lián)系的信件,這些信件可以是介紹企業(yè)情況,或交流企業(yè)信息,或解釋企業(yè)有關(guān)規(guī)定,或回復(fù)公眾來(lái)信、投訴,或感謝公眾支持、合作,或慰問(wèn)企業(yè)內(nèi)部公眾等等,將企業(yè)的信息及時(shí)、準(zhǔn)確地告知公眾,起到溝通、協(xié)調(diào)和誘導(dǎo)的作用,以更好地發(fā)展企業(yè)的事業(yè)。

公關(guān)信函的寫(xiě)作與一般信函的寫(xiě)作有相似之處,都有約定俗成的慣用格式,它包括書(shū)寫(xiě)時(shí)的稱(chēng)謂、正文、頌語(yǔ)、署名、日期等,需要大家共同遵守。除此之外,公關(guān)信函的寫(xiě)作與一般信函的寫(xiě)作又有不同之處,概括而言,它主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面:一是公關(guān)信函的寫(xiě)作主體是組織,它是組織與組織,或是組織與公眾間的一種信函交往,而不是一般的個(gè)人與個(gè)人間的信函交往。即使公關(guān)人員有時(shí)需要以個(gè)人的身份與公眾進(jìn)行信函往來(lái),也是代表組織在與公眾進(jìn)行溝通,因而公關(guān)信函寫(xiě)作,十分重視字里行間所表達(dá)的方式使公眾對(duì)組織有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)和建立良好的公共關(guān)系;二是公關(guān)信函的寫(xiě)作更加注重禮儀規(guī)范,這體現(xiàn)在遵循長(zhǎng)期以來(lái)人們寫(xiě)作信函時(shí)形成的固有程式,講究用詞、語(yǔ)氣的得體和禮貌,注重人際間情感的交流。這些是我們?cè)趯?xiě)作公關(guān)信函時(shí)應(yīng)當(dāng)格外注意的。

1、公關(guān)信函的一般禮儀規(guī)范

稱(chēng)謂要禮貌得體。稱(chēng)謂是收信人的稱(chēng)呼,稱(chēng)謂的禮儀要求是準(zhǔn)確和禮貌。

"準(zhǔn)確"是指稱(chēng)謂要和收信人的身份相符合。如果是寫(xiě)給組織的,可以組織的具體名稱(chēng)或具體工作部門(mén)相稱(chēng),如"**二十局集團(tuán)六公司公司**部"。如果是寫(xiě)給個(gè)人的,則可按寫(xiě)信人與收信人間的關(guān)系來(lái)稱(chēng)謂。對(duì)長(zhǎng)輩的稱(chēng)胃不宜用于對(duì)平輩的稱(chēng)謂,對(duì)同事、朋友的稱(chēng)謂不宜用于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的稱(chēng)謂。一般來(lái)講,寫(xiě)給長(zhǎng)輩的信,可按照輩份來(lái)稱(chēng)謂;寫(xiě)給德高望重的領(lǐng)導(dǎo)、著名人士的信,可在其姓后加"老"字,以示尊敬,或在稱(chēng)謂前加"尊敬的"、"敬愛(ài)的"等修飾語(yǔ);寫(xiě)給同事、同行的信,若對(duì)方有職稱(chēng)或職務(wù)也可稱(chēng)其職稱(chēng)或頭銜,這也是一種尊稱(chēng);如果關(guān)系特別密切的,不妨直呼其名,但不宜連姓。過(guò)去人們之間通信一般稱(chēng)"同志",現(xiàn)在較多地使用"先生"、"女士"。總之,信函的稱(chēng)謂要根據(jù)寫(xiě)信人和收信人的關(guān)系而定。

"禮貌",是指要在稱(chēng)謂前或后加修飾詞,以表示尊敬。比如對(duì)長(zhǎng)輩或領(lǐng)導(dǎo)可用"尊敬的"、"敬愛(ài)的"等詞語(yǔ);對(duì)關(guān)系密切的同事、朋友,可用"親愛(ài)的",但注意對(duì)異性不能亂用。

內(nèi)容明確,詞意懇切恭謙。正文寫(xiě)作的禮儀要求是:第一,主旨明確。第二,表述清晰。第一,語(yǔ)言得體,言辭懇切恭謙。信函寫(xiě)作也是一種運(yùn)用語(yǔ)言文字的藝術(shù),其禮儀性在語(yǔ)言、語(yǔ)氣中得以體現(xiàn)。要根據(jù)不同的對(duì)象和信函內(nèi)容來(lái)選擇不同的語(yǔ)言予以正確表達(dá)。介紹組織情況的信函要寫(xiě)得實(shí)事求是;交流組織信息的信函要寫(xiě)得準(zhǔn)確明了;解釋組織有關(guān)規(guī)定的信函要寫(xiě)得清晰詳細(xì);對(duì)公眾的來(lái)信、投訴的回復(fù)要寫(xiě)得誠(chéng)懇親切。

結(jié)尾寫(xiě)上祝頌語(yǔ)。書(shū)信中的祝頌語(yǔ)很多,且大多是舊辭古語(yǔ),有一定的套規(guī);組織間的祝頌語(yǔ),多用"此致敬禮";給長(zhǎng)輩的信,可在"敬頌"、"恭祝"后寫(xiě)"長(zhǎng)壽"、"安康";給老師的信,可在"敬祝"、"謹(jǐn)頌"后寫(xiě)"教安"、"講安";給平輩、同事的信,可在"此致"、"祝您"后寫(xiě)"敬禮"、"順利"或"握手";給晚輩的信,可用"望,向上"、"祝,進(jìn)步"等勉勵(lì)之語(yǔ);給編輯的信,可用"祝您編安";給病人的信,可用"祝你痊安"等。還可隨季節(jié)變化,用"春安"、"夏安"、"秋安"、"冬安"。

署名語(yǔ)中見(jiàn)禮儀。署名的禮儀應(yīng)講究謙虛、恭敬。以個(gè)人名義通信,署名可直署已名,或在自稱(chēng)之前加上謙詞,如"愚"、"敝"、"小"等。名字后面有的還寫(xiě)上其名語(yǔ),這也是一種禮貌的表現(xiàn)。給上級(jí)可用"謹(jǐn)上"、"謹(jǐn)稟";給平輩可用"謹(jǐn)啟"、"手啟";給晚輩可用"字"、"書(shū)"、"白"等。

2、感謝信的禮儀規(guī)范

公關(guān)信函中最典型的形式有感謝信、慰問(wèn)信、公函、便函等。感謝信的禮儀要求有:

書(shū)送感謝信須及時(shí)。對(duì)于他人的幫助,應(yīng)銘記于心并及時(shí)表示感謝,切不可無(wú)動(dòng)于衷或事過(guò)許久才有所反應(yīng)。

書(shū)寫(xiě)感謝信應(yīng)選用紅色紙張,以充分表達(dá)寫(xiě)信人的感激之情和對(duì)致信人的頌揚(yáng)之意。

張貼感謝信要選擇公眾集中的地方,公開(kāi)表示感謝,以顯示寫(xiě)信人的誠(chéng)意和表場(chǎng)好人好事。若與收信人相隔甚遠(yuǎn),直接來(lái)往不便亦可采用信函郵寄的方式寄給對(duì)方。

感謝信的書(shū)寫(xiě)格式一般為:在信的第一行正中用較大較粗的字體醒目地寫(xiě)上"感謝信"三個(gè)字;第二行頂格寫(xiě)被感謝者所在單位名稱(chēng);第三行起空格寫(xiě)正文,寫(xiě)明為何事向何單位(或何人)表示何種謝意。正文要著重寫(xiě)對(duì)方對(duì)自己組織的支持和幫助的具體事跡,所表現(xiàn)出的高尚品質(zhì)和精神對(duì)表達(dá)自己組織的謝意。結(jié)尾寫(xiě)"此致敬禮"等祝頌語(yǔ),并署上單位名稱(chēng),寫(xiě)信的日期。

3、慰問(wèn)信的禮儀規(guī)范

慰問(wèn)信是企業(yè)向有關(guān)公眾表示撫慰、問(wèn)侯、鼓勵(lì)、關(guān)切的專(zhuān)用信件。它是企業(yè)加強(qiáng)與公眾友好關(guān)系的又一種很好的方式。慰問(wèn)信的內(nèi)容可分兩類(lèi),一類(lèi)是對(duì)遇到困難、遭受損失的公眾表示同情、哀痛和關(guān)心,著重鼓勵(lì)對(duì)方戰(zhàn)勝災(zāi)害的勇氣;另一類(lèi)是對(duì)節(jié)假日?qǐng)?jiān)持生產(chǎn)的公眾或在企業(yè)建設(shè)過(guò)程中做出成績(jī)的公眾表示慰問(wèn),著重稱(chēng)頌公眾所做的貢獻(xiàn)。其書(shū)寫(xiě)格式與感謝信基本相同,只是在第一行正中的標(biāo)題當(dāng)中寫(xiě)明慰問(wèn)的主要事由,如"***公司致員工的春節(jié)慰問(wèn)信"。慰問(wèn)信的寫(xiě)作禮儀要求,語(yǔ)言用詞要熱情洋溢,富有感情色彩,使人讀來(lái)感到親切。慰問(wèn)信一般采用郵寄的方式送至慰問(wèn)對(duì)象手中。

4、公函、便函中的禮儀規(guī)范

函是平行單位或不相屬的單位之間洽商工作、詢(xún)問(wèn)或答復(fù)某種問(wèn)題時(shí)使用的一種專(zhuān)用書(shū)信,基本書(shū)寫(xiě)格式與書(shū)信相同,但更為慎重,一般是企業(yè)與組織之間聯(lián)系工作時(shí)的公用信件,不可以以個(gè)人名義發(fā)函。函可分為便函和公函二種形式。作為正式公文作用的叫公函。公函須編號(hào),擬標(biāo)題,一般還須打印。便函無(wú)須編號(hào)和擬標(biāo)題,也不用打印。函可分去函和復(fù)函兩種類(lèi)型。去函是主動(dòng)向?qū)Ψ缴糖⒐ぷ?提出問(wèn)題。復(fù)函則是回答來(lái)函提出的事由。公函的書(shū)寫(xiě)格式一般為:第一行正中寫(xiě)標(biāo)題,如"關(guān)于*****的函";第二行靠右邊寫(xiě)函文的編號(hào),如*字[年]**號(hào);第三行頂格寫(xiě)受函單位;第四行空格起寫(xiě)正文;末屬靠右邊寫(xiě)署名和日期,最后加蓋公章。便函采用書(shū)信格式。函的正文部分主要由發(fā)文原由和發(fā)文要求兩部分組成。結(jié)束時(shí),去函常用"特此函告"、"請(qǐng)函復(fù)"復(fù)函用"此復(fù)"、"特此函復(fù)"等字樣。

公函與便函在行文時(shí)應(yīng)遵循禮儀規(guī)范。既不能像下行文那樣(下行文是指上級(jí)組織要求或答復(fù)下屬單位如何處置某種事務(wù)時(shí)所使用的公文)使用權(quán)威性的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào),如用"此令"、"望遵照辦理"等詞語(yǔ):又不必像上行文(上行文是指下級(jí)單位向上級(jí)組織報(bào)告情況或請(qǐng)示對(duì)某項(xiàng)工作、問(wèn)題做出指示的公文)使用謙示詞敬語(yǔ),如用"當(dāng)否,請(qǐng)批示"、"特此報(bào)請(qǐng)核批"等詞語(yǔ),而應(yīng)采取一種平等但又充分尊重對(duì)方的姿態(tài);另外還要熟練掌握一些平行文(平行文是指無(wú)隸屬關(guān)系的組織之間聯(lián)系工作的一種專(zhuān)用公文)的禮儀用語(yǔ),

如用"為荷"、"為盼"、"為感"、"特此函達(dá)"、"即請(qǐng)查照"等,根據(jù)不同情況而具體地使用。

(二)公關(guān)專(zhuān)用文

公關(guān)專(zhuān)用文是企業(yè)為某些特定的內(nèi)容與公眾進(jìn)行聯(lián)系的函件及文體,它有著特定的寫(xiě)作格式與要求,如邀請(qǐng)書(shū)、請(qǐng)柬、賀詞、歡迎詞、答謝詞以及訃告、悼詞等,這些固定的格式及禮儀規(guī)范,通常不能隨意更改。

1、邀請(qǐng)書(shū)、請(qǐng)柬中的禮儀規(guī)范

邀請(qǐng)書(shū)和請(qǐng)柬是社會(huì)組織為喜慶活動(dòng)或特定聯(lián)歡會(huì),向團(tuán)體或個(gè)人發(fā)出的書(shū)面邀請(qǐng)。邀請(qǐng)多用于團(tuán)體,請(qǐng)柬則多用于個(gè)人。

公關(guān)邀請(qǐng)和請(qǐng)柬的設(shè)計(jì)裝幀頗為講究,其風(fēng)格既可是大方、莊重、淡雅,也可是小巧、精致、濃郁。尤其是封面的設(shè)計(jì)應(yīng)漂亮、醒目,其圖案裝飾、文字書(shū)寫(xiě)均應(yīng)體現(xiàn)出藝術(shù)性。

公關(guān)邀請(qǐng)書(shū)和請(qǐng)柬的書(shū)寫(xiě)應(yīng)講究格式的正確和規(guī)范。封面書(shū)寫(xiě)的基本格式是:居中第一行寫(xiě)明邀請(qǐng)出席的活動(dòng)名稱(chēng);第二行正中用較大字體寫(xiě)上"邀請(qǐng)書(shū)"或"請(qǐng)柬";第三行是發(fā)出邀請(qǐng)的企業(yè)名稱(chēng)。正文書(shū)寫(xiě)的格式是:第一行頂格寫(xiě)被邀請(qǐng)單位名稱(chēng)或個(gè)人的姓名(姓名后應(yīng)寫(xiě)上被邀請(qǐng)者的身份,如***董事、***教授等),第二行空兩格起寫(xiě)正文,正文寫(xiě)明被邀請(qǐng)的事由、出席的時(shí)間、地點(diǎn)、乘車(chē)路線等。有些重要會(huì)議和場(chǎng)合對(duì)與會(huì)者還有一定的禮節(jié)要求(如音樂(lè)會(huì)、舞會(huì)或宴會(huì)等,有時(shí)有對(duì)來(lái)賓著裝的要求),可將其寫(xiě)在注意事項(xiàng)中提請(qǐng)人們注意。正文結(jié)束后,宜寫(xiě)"此致敬禮",并署上邀請(qǐng)單位的名稱(chēng)和日期,為了表示鄭重,邀請(qǐng)書(shū)和請(qǐng)柬在落款處應(yīng)加蓋企業(yè)的公章。

公關(guān)邀請(qǐng)書(shū)和請(qǐng)柬的文字排列有橫、豎式兩種。豎式書(shū)寫(xiě)更富于民族傳統(tǒng)特色,于港澳臺(tái)僑胞來(lái)說(shuō)別有一番情意和韻味,橫式書(shū)寫(xiě)則較為大眾化,顯得親切隨和。

公關(guān)邀請(qǐng)書(shū)和請(qǐng)柬的用語(yǔ)應(yīng)熱情友好,講究禮貌用語(yǔ)。邀請(qǐng)客人出席,應(yīng)寫(xiě)上"敬請(qǐng)參加","敬請(qǐng)光臨"、"敬請(qǐng)蒞臨指導(dǎo)"等字樣;請(qǐng)人講學(xué)或請(qǐng)人做事,應(yīng)事先征得對(duì)方同意后再發(fā)請(qǐng)柬,否則,似有"命令"他人之謙。

公關(guān)邀請(qǐng)書(shū)和請(qǐng)柬寫(xiě)好后,一般應(yīng)提前一周至十天寄出,以便讓受邀請(qǐng)者事先作好安排。對(duì)于一些特殊的重要公眾,企業(yè)可派專(zhuān)人送交,以表示邀請(qǐng)者的慎重和誠(chéng)意。

2、賀詞、賀電、賀信中的禮儀規(guī)范

對(duì)某些喜慶事件,如企業(yè)的紀(jì)念日、開(kāi)業(yè)日、取得重大成績(jī)等時(shí),企業(yè)都會(huì)舉行慶祝活動(dòng)。同樣,如若其他有關(guān)組織在舉辦這類(lèi)活動(dòng)時(shí),為表示友好,一般可采用寫(xiě)賀詞、賀電或賀信的方式進(jìn)行祝賀。前往當(dāng)面祝賀時(shí),可采用賀詞;若距離太遠(yuǎn),不便前往致賀電時(shí),可采用賀信,有時(shí)為了快速和表示慎重,則可用賀電。

慶賀之文,語(yǔ)言要求熱情,充分表達(dá)祝賀者分享對(duì)方喜慶之事的喜悅心情及衷心的祝愿。同時(shí),語(yǔ)句要簡(jiǎn)練,尤其是賀電,更要以極其精煉的文字表達(dá)祝賀的內(nèi)容和感情。其寫(xiě)作格式為:

首先在賀文正中寫(xiě)標(biāo)題"賀詞"(祝賀信);第二行頂格寫(xiě)被祝賀單位的名稱(chēng);第三行空兩格起寫(xiě)正文,寫(xiě)明祝賀的事由、為何事慶賀、為什么要慶賀,尤其要將慶賀的意義寫(xiě)明了,再寫(xiě)上表示祝愿的詞語(yǔ)。最后是署名和注明日期。

賀詞、賀電、賀信是一種常用的禮儀表達(dá)方式,所以,在撰寫(xiě)這類(lèi)文稿時(shí),除了要遵循正確的寫(xiě)作格式外,還應(yīng)注意語(yǔ)言表述上的得體。一方面,要用熱情的語(yǔ)言表達(dá)出鼓勵(lì)、希望、褒揚(yáng)的意思,使對(duì)方感到溫暖和愉快;另一方面,也要避免濫用溢美之詞。

3、歡迎詞、歡送詞、答謝詞中的禮儀規(guī)范

如今,企業(yè)的社際交往日益頻繁,企業(yè)與組織之間的交流,跨省市的參觀學(xué)習(xí)等經(jīng)常進(jìn)行,因而,歡迎、歡送詞及答謝詞等這類(lèi)文體也常被企業(yè)應(yīng)用,它們都是企業(yè)迎送和*時(shí)為表示隆重和友好而使用的講話稿。公眾到來(lái)時(shí)企業(yè)為表示歡迎致歡迎詞;公眾離開(kāi)時(shí)企業(yè)為表示歡送致歡送詞;企業(yè)對(duì)公眾的熱情接待表示感謝時(shí)致答謝詞。

這些文體的名稱(chēng)雖不相同,但就寫(xiě)作格式而言,則基本相同。一般都是先尊稱(chēng)對(duì)方,然后換行,空兩格開(kāi)始正文。正文結(jié)束后通常要有一些祝頌語(yǔ),最后是致詞單位名稱(chēng)、日期。由于歡迎詞、歡送詞、答謝詞一般都是在典型的公關(guān)社交活動(dòng)的場(chǎng)合應(yīng)用的,因而寫(xiě)作這類(lèi)文體的文稿時(shí),尤其要注意其禮儀性,稱(chēng)呼要用尊稱(chēng),在其名稱(chēng)、姓名或頭銜前加尊稱(chēng)。歡迎詞、歡送詞、答謝詞通常都是雙方進(jìn)行友好交往過(guò)程中的所致之詞,代表了自己組織的態(tài)度,因而講話中在措詞上要特別慎重,既要表示出友好之意,又不能喪失自己的原則立場(chǎng),若有不宜直接說(shuō)明的事情,應(yīng)委婉相告。另外,要尊重對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣,不講對(duì)方忌諱的內(nèi)容。無(wú)論歡迎詞、歡送詞還是答謝詞,篇幅都不宜過(guò)長(zhǎng),語(yǔ)言要精煉熱情,感情要真摯親切,切不可虛偽做作或敷衍應(yīng)酬。

4、訃告中的禮儀規(guī)范

這類(lèi)文字的寫(xiě)作有其特殊的禮儀要求:文間行文應(yīng)充滿悲痛的感情色彩;文章的基調(diào)應(yīng)健康積極,既寄托對(duì)死者的哀思,又鼓勵(lì)生者化悲痛為力量;在寫(xiě)法上應(yīng)按照各類(lèi)文體各自的格式寫(xiě)作。

訃告是將某人不幸去世的消息通知死者生前的好友、親屬和有關(guān)組織及個(gè)人的一種文體。一般用白紙黑字書(shū)寫(xiě)或張貼,并用黑框框之。書(shū)寫(xiě)的格式為:在第一行正中寫(xiě)"訃告"兩個(gè)較為醒目的大字。第二行起寫(xiě)正文,正文具體內(nèi)容主要有:其一,去世者的姓名、身份、職務(wù),去世的原因、地點(diǎn)時(shí)間(年、月、日、時(shí)、分)及死者的年齡。年長(zhǎng)者寫(xiě)享年多少歲,一般寫(xiě)終年多少歲;其二,用評(píng)價(jià)性的語(yǔ)言簡(jiǎn)介去世者的生平事跡;其三,寫(xiě)明殯葬的時(shí)間與方式,以通知人們參加追悼會(huì)或遺體告別儀式等。在訃告的右下角寫(xiě)明"***同志治喪委員會(huì)"作為署名,并注明日期。

(三)公關(guān)公文

公關(guān)公文是企業(yè)處理行政公務(wù)的往來(lái)文書(shū),它是企業(yè)加強(qiáng)管理、溝通信息與聯(lián)系的一種有效方式。

根據(jù)國(guó)務(wù)院一九九四年一月一日起實(shí)施的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的規(guī)定,我國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文種類(lèi)主要包括:(一)命令(令);(二)議案;(三)決定;(四)指示;(五)公告、通告;(六)通知;(七)通報(bào);(八)報(bào)告;(九)請(qǐng)示;(十)批復(fù);(十一)函;(十二)會(huì)議紀(jì)要。

1、公關(guān)公文的一般禮儀要求

公關(guān)公文的寫(xiě)作,應(yīng)當(dāng)遵守相應(yīng)的禮儀要求。

首先,要講究行文的格式。禮儀講究的是適宜、恰當(dāng),往往通過(guò)一定的規(guī)范、規(guī)格、格式、程式等體現(xiàn)出來(lái)。注意格式,講究行文用詞的規(guī)范性,是對(duì)收文單位和收文人的尊重、禮貌的表示。在公關(guān)公文的寫(xiě)作中,一篇規(guī)范的公關(guān)公文,包括文件版頭、機(jī)密等級(jí)、緩急程序、公文編號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期,報(bào)送單位等專(zhuān)項(xiàng),書(shū)寫(xiě)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守,缺一不可。

其次,應(yīng)講究行文關(guān)系。組織與上級(jí)組織、平級(jí)組織以及下級(jí)組織之間的種種隸屬關(guān)系,在公關(guān)公文的寫(xiě)作中都應(yīng)明確地體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)上級(jí)組織應(yīng)使用上行文禮儀,對(duì)平級(jí)組織應(yīng)使用平行文禮儀,對(duì)下級(jí)組織應(yīng)使用下行文禮儀,不可錯(cuò)位使用。

再次,應(yīng)講究行文的準(zhǔn)確和明確。公關(guān)公文是組織處理行政公務(wù)的往來(lái)文書(shū),具有嚴(yán)肅性、針對(duì)性和政策性強(qiáng)的特點(diǎn),因此,

行文用詞必須準(zhǔn)確、明確,任何含糊不清、前后矛盾、冗長(zhǎng)雜亂的公文,必然會(huì)影響組織的工作,亦有損組織形象。

為了準(zhǔn)確書(shū)寫(xiě)公關(guān)公文,達(dá)到禮儀的要求,公關(guān)人員應(yīng)熟悉和掌握公關(guān)公文的規(guī)范寫(xiě)作格式。下面以文件為例做一簡(jiǎn)要介紹。

寫(xiě)作公文的一般格式是:公文版頭、秘密等級(jí)及緩急程度、公文編號(hào)、標(biāo)題、受文單位(主送)、正文、附件、發(fā)文單位署名(包括印章或主管人簽名)、發(fā)文日期、抄送抄報(bào)單位等。

公文版頭。公文版頭是由發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加"文件"二字組成,用大字印在文件首頁(yè)上端正中位置,通常都套紅。

秘密等級(jí)。秘密等級(jí)簡(jiǎn)稱(chēng)密級(jí),是關(guān)于密別的問(wèn)題。在公文處理中應(yīng)樹(shù)立保密觀念,來(lái)保證國(guó)家和組織的機(jī)密。密別分絕密、機(jī)密和秘密三種,視公文的具體內(nèi)容而定。密級(jí)的標(biāo)注一般寫(xiě)在標(biāo)題的左下角,加方括號(hào)"[]",或?qū)懺诠陌骖^的左上角或右上角,不加方括號(hào)。

緩急程度。緩急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求,使公文處理部門(mén)可以按具體情況分別對(duì)待。按規(guī)定分為特急件、急件、平件三種,標(biāo)注位置緊靠秘密等級(jí)。

發(fā)文編號(hào)。發(fā)文編號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)"文號(hào)"、"字號(hào)",包括公文的機(jī)關(guān)代號(hào)、發(fā)文年號(hào)和文件順序三部分,位于版頭下方正中右側(cè)。聯(lián)合行文時(shí),一般只用主辦單位的頭號(hào)。

標(biāo)題。公文一般要有標(biāo)題,標(biāo)題由簽發(fā)單位、內(nèi)容事由和公文名稱(chēng)組成,必須準(zhǔn)確,簡(jiǎn)明地概括全文的主要內(nèi)容和要求。

受文單位。受文單位(包括主送和抄送)在公文中叫作主送單位和抄送單位。以報(bào)告、請(qǐng)示或執(zhí)行任務(wù)的對(duì)象為主送單位;以協(xié)助執(zhí)行任務(wù)或需要知道公文內(nèi)容的單位為抄送單位。主送單位是行文的對(duì)象。主送單位在標(biāo)題下方,正文之前頂格書(shū)寫(xiě),后加冒號(hào)。

正文。正文是公文的主體部分。公文的行文,分上行文、平行文和下行文三種。對(duì)上級(jí)使用的行文叫上行文,如請(qǐng)示報(bào)告;對(duì)平級(jí)使用的行文叫平行文,如函;對(duì)下級(jí)使用的行文叫下行文,如通知、批復(fù)等。公關(guān)公文的正文一般包括開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分。第一部分開(kāi)頭主要是表明發(fā)文的目的與依據(jù)。如根據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)行文;根據(jù)事物發(fā)展變化的情況行文;根據(jù)對(duì)方來(lái)文行文;根據(jù)一定的事由行文等。起頭常為"茲為"、"茲因"、"茲介紹"、"據(jù)報(bào)"、"關(guān)于"等詞語(yǔ)。第二部分主體是公文內(nèi)容的中心。若內(nèi)容較多,可分段并用數(shù)字標(biāo)明條款。文字必須簡(jiǎn)明扼要、敘事準(zhǔn)確、層次分明。切勿冗長(zhǎng)紊亂、空洞無(wú)物。向上級(jí)單位寫(xiě)請(qǐng)示性公文。可先提自己的看法,然后提出要求,請(qǐng)上級(jí)單位審批;向平級(jí)單位寫(xiě)商洽性公文,要寫(xiě)明請(qǐng)示協(xié)助解決的具體問(wèn)題;向下級(jí)單位發(fā)布指導(dǎo)性的公文,要寫(xiě)明具體的指導(dǎo)性意見(jiàn)和辦法,以利下級(jí)貫徹執(zhí)行。第三部分是結(jié)尾,結(jié)尾一般用慣用語(yǔ)作結(jié)束,如"特此函達(dá)"、"特此通知"、"特先聯(lián)系"、"希參照?qǐng)?zhí)行"、"承蒙惠允"、"不勝感激"等詞語(yǔ),正文寫(xiě)在主送單位之后,另起一行開(kāi)始書(shū)寫(xiě)。

附件。附件是隨文發(fā)送的附屬文件或報(bào)表材料,是對(duì)正文有關(guān)內(nèi)容的補(bǔ)充或說(shuō)明。詳細(xì)內(nèi)容附在正文后一頁(yè)。附件的標(biāo)題、件數(shù)寫(xiě)在正文的下一行中,并注明"附件"字樣。

發(fā)文單位及印章。發(fā)文單位應(yīng)寫(xiě)在附件(或正文)的右下側(cè)。最后一字不要與正文中各行右邊最后來(lái)個(gè)字排齊,一般以縮回三到四個(gè)字為宜。發(fā)文單位要寫(xiě)明單位全稱(chēng),并清晰地、端莊地在年、月、日字樣之上加蓋單位公章。蓋章時(shí)要注意齊年蓋月。

發(fā)文時(shí)間。發(fā)文時(shí)間應(yīng)寫(xiě)明年、月、日全稱(chēng),位置寫(xiě)在發(fā)文單位名稱(chēng)下方稍向右錯(cuò)開(kāi)。

抄送抄報(bào)單位。抄送(抄報(bào))單位是指主送單位之外其他需要了解公文內(nèi)容的單位,對(duì)上級(jí)單位用抄報(bào),對(duì)同報(bào)、下級(jí)和不相隸屬的單位均用抄送。

2、通知、通報(bào)中的禮儀規(guī)范

通知。通知是公共關(guān)系活動(dòng)使用較多的公文文種。它的主要作用是:傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示,要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或告知下級(jí)單位應(yīng)該知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文。

按通知的性質(zhì)和內(nèi)容分,通知大體可分為發(fā)布性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、指示性通知、知照性通知、會(huì)議通知、任免通知和一般性通知。通知的書(shū)寫(xiě)格式一般為,第一行正中寫(xiě)明"通知:"或"緊急通知","會(huì)議通知"等字樣,第二行起頂格寫(xiě)受文單位名稱(chēng)(知照性通知、會(huì)議通知不必寫(xiě)受文單位),接下去換行空兩格寫(xiě)正文。正文內(nèi)容包括在通知的起因和目的、通知事項(xiàng)、執(zhí)行要求等三部分。其篇幅有長(zhǎng)有短,有復(fù)雜有簡(jiǎn)單,應(yīng)視通知的內(nèi)容而定。

會(huì)議通知正文部分要求寫(xiě)明會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議內(nèi)容、主持單位、開(kāi)會(huì)日期、地點(diǎn)、出席會(huì)議的對(duì)象等內(nèi)容。任免通知用于上級(jí)單位任免下級(jí)單位的負(fù)責(zé)人,或向下級(jí)機(jī)關(guān)知照有關(guān)人員職務(wù)任免的決定。一般要寫(xiě)出任免的機(jī)關(guān)(或會(huì)議)、時(shí)間和任免人員的姓名、具體職務(wù)。

通報(bào)。通報(bào)是公關(guān)工作中使用頻率最高的一種公文文體,它通常被用于表?yè)P(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤的人和事,以及傳達(dá)重要情況和問(wèn)題。表?yè)P(yáng)性通報(bào)旨在宣傳先進(jìn)典型,樹(shù)立榜樣,推動(dòng)工作。通報(bào)的寫(xiě)作格式與公函相同,只是標(biāo)題中應(yīng)寫(xiě)明是"關(guān)于****的通報(bào)"。行文時(shí)要求寫(xiě)明通報(bào)的原因、通報(bào)的事跡、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、表彰決定和提出的要求。批評(píng)性通報(bào)旨在通過(guò)反面典型,提醒人們吸取教訓(xùn)。引以為戒,做好今后的工作,行文時(shí)要寫(xiě)明通報(bào)原因、通報(bào)事情、總結(jié)的教訓(xùn)、處分決定和提出的要求等。傳達(dá)性通報(bào)旨在溝通信息,分析情況,為工作提供參考。行文時(shí)要求準(zhǔn)確、清晰地寫(xiě)明所要通報(bào)的情況,并提出指導(dǎo)性意見(jiàn)。

由于通知、通報(bào)一般為下行文,所以寫(xiě)作時(shí)要遵循下行文的禮儀規(guī)范。

一是應(yīng)充分尊重下級(jí)。對(duì)下級(jí)組織遞交的請(qǐng)示、報(bào)告等,上級(jí)組織應(yīng)及時(shí)處理、給予具體指導(dǎo)意見(jiàn)和信息反饋。漠然置之或拖延多日,都是不禮貌的,也會(huì)有誤組織的公事。

二是應(yīng)注意下行文的用語(yǔ)。行文要莊重嚴(yán)肅,避免使用謙詞敬語(yǔ),以體現(xiàn)下行文的權(quán)威性。如下行文的結(jié)尾常用"特此批復(fù)"、"希即遵照辦理"、"望研究執(zhí)行"、"請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行"等。當(dāng)然,必要的禮貌用語(yǔ)亦不可少,使用時(shí)以合乎雙方的層次關(guān)系為宜。

3、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)中的禮儀規(guī)范

報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)的寫(xiě)作格式是一致的。第一行正中寫(xiě)標(biāo)題。如"關(guān)于****的報(bào)告"、"關(guān)于****的請(qǐng)示"、"關(guān)于*****的批復(fù)";第二行右端寫(xiě)"*字(年)**號(hào)";第三行頂寫(xiě)受文單位;第四行寫(xiě)正文,然后是署名和日期。最后一行空兩格起寫(xiě)報(bào)送單位。

報(bào)告。報(bào)告是一種陳述性公文,主要用于向上級(jí)匯報(bào)、反映情況、陳述問(wèn)題,答復(fù)上級(jí)的查詢(xún)或要求。報(bào)告一般需備案。報(bào)告標(biāo)題要寫(xiě)具體,寫(xiě)明單位名稱(chēng)、事由和公文文體。正文一般寫(xiě)兩部分內(nèi)容,一是報(bào)告的緣由,二是報(bào)告的內(nèi)容。結(jié)尾時(shí)常用"特此報(bào)告"、"如有不妥,請(qǐng)指正"等字樣。報(bào)告行文,內(nèi)容要實(shí)事求是,詳細(xì)明了,用字謙恭簡(jiǎn)潔。由于報(bào)告是向上級(jí)單位所做的工作匯報(bào),因此可以同時(shí)報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。

請(qǐng)示。請(qǐng)示是下級(jí)單位向上級(jí)單位請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)時(shí)使用的文體。與報(bào)告相比,請(qǐng)

示更為具體,它是一事一報(bào),一文一事。由于請(qǐng)示一般要求上級(jí)單位做出答復(fù)和指示,因此,若遇多件事需要請(qǐng)示時(shí),則應(yīng)分別成文,否則,上級(jí)單位無(wú)法作答。請(qǐng)示的標(biāo)題同報(bào)告一樣,一般應(yīng)祥寫(xiě),使人讀來(lái)一目了然。正文中要寫(xiě)清楚所請(qǐng)示問(wèn)題的背景情況和有關(guān)材料,以充分證明請(qǐng)示的合理性和必要性,同時(shí)也要明確地提出自己的處理意見(jiàn),提供領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時(shí)參考。結(jié)尾時(shí)通常寫(xiě)上"妥否,請(qǐng)指示"或"以上意見(jiàn)妥否,請(qǐng)批示"等字樣。請(qǐng)示由于其具體性、針對(duì)性強(qiáng),因此只送一個(gè)主管領(lǐng)導(dǎo)單位審理。

批復(fù)。批復(fù)是上級(jí)單位答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)使用的文體。針對(duì)性強(qiáng),一般是一請(qǐng)示一批復(fù)。行文時(shí)要求針對(duì)所請(qǐng)示的問(wèn)題明確做出同意與否的答復(fù),也可以提出具體意見(jiàn),要求下級(jí)單位認(rèn)真執(zhí)行。批復(fù)正文由批復(fù)的原由和批復(fù)的內(nèi)容兩部分組成。批復(fù)的原由一般引述來(lái)文的編號(hào)、日期、標(biāo)題、再加上"收悉"等慣用詞。批復(fù)的內(nèi)容一般是表明領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度、答復(fù)的依據(jù)等。兩者之間用"現(xiàn)批復(fù)如下"作為上下文的銜接,最后用"此復(fù)"、"特此批復(fù)"等字樣作為結(jié)束語(yǔ)。

報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)中的禮儀規(guī)范也是由這三種文體的性質(zhì)所決定的。報(bào)告與請(qǐng)示均屬上行文,所以寫(xiě)作時(shí)應(yīng)注意下面一些上行文禮儀規(guī)范:1.下級(jí)組織一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系進(jìn)行請(qǐng)示、報(bào)告,無(wú)特殊情況,不要越級(jí),以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。如遇特殊情況必須越級(jí)報(bào)告時(shí),也應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄報(bào)所超過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。2.請(qǐng)示報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)符合客觀實(shí)際。所述事情應(yīng)清晰明了;如有數(shù)據(jù)應(yīng)核查準(zhǔn)確;應(yīng)明確表明本組織的意見(jiàn)供上級(jí)組織審核參考。不得以任何形式要挾上級(jí),這是禮儀之大忌,也是紀(jì)律所不允許的。3.上行文的文字要求鄭重樸實(shí)、簡(jiǎn)明扼要、行文中應(yīng)表現(xiàn)出對(duì)上級(jí)組織的尊重,注意使用謙詞敬語(yǔ),如結(jié)尾時(shí)寫(xiě)上"以上各點(diǎn)請(qǐng)審查"、"當(dāng)否,請(qǐng)批示"、"特此報(bào)請(qǐng)核批"、"即請(qǐng)審核批復(fù)"等字樣。

批復(fù)屬下行文,不必講求詞語(yǔ)的恭謙,但仍須注意使用必要的禮貌用語(yǔ)。同時(shí),批復(fù)總是針對(duì)請(qǐng)示而言的,及時(shí)對(duì)請(qǐng)示做出批復(fù),不僅是工作的需要,也是一種禮儀規(guī)范的具體表現(xiàn)。

篇2:商務(wù)人員公關(guān)禮儀規(guī)范

商務(wù)人員的公關(guān)禮儀

一、公關(guān)禮儀的基本特征:

1、實(shí)用性

2、共同性

3、靈活性

4、民族區(qū)域性

二、現(xiàn)代公關(guān)禮儀的基本原則:

1、誠(chéng)實(shí)守信的原則

2、尊人敬人的原則

3、遵儀守時(shí)的原則

4、入鄉(xiāng)隨俗的原則

5、自律寬容的原則

三、在商務(wù)交往中,對(duì)商務(wù)人員的口才有很高的要求。

商務(wù)人員不一定要伶牙俐齒,妙語(yǔ)連珠,但必須具有良好的邏輯思維能力、清晰的語(yǔ)言表達(dá)能力,必須在克己敬人、“寸土必爭(zhēng)”的前提下,在談話之中保持自己應(yīng)有的風(fēng)度,始終以禮待人。有道是,“有‘禮’走遍天下”,在談話之中也是如此。

四、公關(guān)禮儀的目的是內(nèi)求團(tuán)結(jié),外求發(fā)展,塑造良佳的組織形象。

五、氣質(zhì)指的是一個(gè)人的素質(zhì),它是一個(gè)復(fù)雜的"化合物".是指人的相對(duì)穩(wěn)定的個(gè)性特點(diǎn),是風(fēng)度之靈魂.

風(fēng)度是指一個(gè)人的舉止,姿態(tài).