投資開發公司檔案管理補充規定

為進一步規范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準確和及時歸檔,結合公司現有的檔案管理規定及其他相關制度,現將檔案管理作以下補充規定:

一、檔案移交

1.公司檔案實行統一管理制度,任何人不得將檔案資料據為己有,由辦公室統一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案,各經辦人應負責將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進行歸檔。有關公司的重大事件重要資料應隨時向辦公室移交。

2.所有歸檔材料內容必須填寫完整,特別是合同、協議日期及簽字欄。

3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應以復印件存檔。所有合同、協議(除財務合同)完成簽訂后,應及時移交辦公室歸檔;財務合同由計劃財務部負責于每季度末月25日前向辦公室統一移交一次。

4.建設項目的檔案工作,應做到與項目建設進程同步。在項目申請立項后,項目主管要按照檔案清單內容開始進行資料的積累、整理工作:

(1)施工許可證申領完成后1個月內,應將項目前期資料移交至公司檔案室;

(2)項目竣工驗收合格,取得建設工程質量監督報告后,應在15天內完成后期業主檔案資料的移交工作;

(3)施工、監理方除按規定直接將檔案交至區城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項目主管驗收后移交至公司檔案室。

5.項目前期資料自上交區城建檔案館起三個月內,項目主管需完成資料的補齊完善工作。

6.會計檔案由計劃財務部負責歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統一保管。

7.檔案移交工作需堅持誰項目誰負責原則,并將此項工作納入個人年度績效考核中,如超出規定期限未移交或整改的,酌情扣分。

各類檔案歸檔移交期限表

檔案類型歸檔內容移交時限責任部門/責任人

文書檔案各類合同、協議等(除財務合同)簽訂后一周內各部門

其他資料次年三月底前各部門

財務檔案財務合同每季度末25日前計劃財務部

所有會計檔案每年三月計劃財務部

工程檔案公司歸檔前期業主

檔案資料待施工許可證申領完成后1個月內項目主管公司歸檔后期業主

檔案資料竣工驗收合格,取得建設工程質量監督報告后15天內項目主管

移交城建檔案館資料上交城建檔案館起三個月內完成檔案前期資料移交工作項目主管

二、檔案利用

(一)公司內部借閱、查閱

公司檔案內部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。

1.借閱、查閱檔案時,需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負責人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負責人審批簽字;重要檔案及機密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經理批準同意。

2.借閱檔案需限時歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計入個人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續。

3.借閱人必須嚴格保密,不準泄露檔案內容,如發現遺失必須及時匯報,并報辦公室備案,嚴重者追究責任。

4.必須愛護檔案,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。

(二)外部人員借閱、查閱

公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關程序辦理。

1.未經許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。

2.外部人員查閱相關檔案,須經公司分管領導批準;如重要檔案,須經公司總經理批準。

3.外部人員借閱相關檔案,須經公司總經理批準,限期歸還,并由檔案管理員負責跟蹤催討。

附件:檔案借閱查閱申請表

附件:檔案借閱查閱申請表

□借閱□查閱

申請人:

檔案名稱:

事由:

時間:

借閱檔案:□原件□復印件

借閱期限:

歸還日期:

部門領導審批:

年月日

辦公室審批:

年月日

分管副總審批:

年月日

總經理審批:

年月日

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。