房地產開發公司文書管理制度

一、發文

1、起草:公文文體、格式等使用準確、符合規范要求;文字要準確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規范,公司本部各部門的文件由各部門負責人起草辦公室審核,總經理簽發。公司的文件由辦公室負責起草和審核,公司總經理簽發。

2、審批:據文件性質、范圍、密級由相應權屬范圍內的管理人員審批。

3、發送:文件簽發后,送辦公室統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存備查。

二、收文

1、屬于秘密的文件,核稿人應該注明"秘密"字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。

2、文件統一由辦公室負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

3、外來的文件由辦公室專人負責簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。

三、文印工作

1、公司的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

2、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門經理不在時,可經總經理辦公室主任同意后辦理。

免影響公司的正常工作。

4、文印室工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。

5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。

6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。

7、文印室工作人員初次違反上述規定的,給予批評或處50元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經濟損失的,處50元以上罰款直至辭退。

篇2:X房地產公司行政辦文書崗位說明書

房地產開發公司行政辦文書崗位說明書

崗位名稱:行政辦文書

工作概述負責公司日常行政事務管理,確保公司事務不受影響。

工作職責與任務

1.負責公司會議記錄及紀要整理,保證會議室清潔、有序。

2.負責公司圖書、報刊裝訂、上架

3.負責公司文件檔案的整理、傳遞、歸檔。

4.負責公司信息收集的整理和公司對外宣傳工作,做到全面、及時、完整。

5.完成上級交給的其他任務。

工作績效標準

1.會議記錄全面,思路清晰,要點明確。

2.文檔的管理整潔、有序、科學、合理。

3.圖書管理完整無損,報刊裝訂整齊,資料保管齊全。

4.信息收集及時,對外宣傳資料準備全面,發布及時,效果突出。

崗位工作關系

(一)內部關系

1.所受監督:在行政事務方面,接受主任的指示和監督。

2.所施監督:文件檔案、圖書借閱實施監督。

3.合作關系:在文檔管理、圖書管理及信息收集等方面,與員工發生協作關系。

(二)外部關系

1.在對外宣傳方面與政府及相關部門發生聯系。

2.在信息收集方面與客戶發生聯系。

工作權限

1.會議的記錄權和紀要的整理權。

2.文檔、圖書的管理權。

3.信息收集的報告權。

4.公司對外宣傳權。

工作時間在規定時間內上班,有時需要加班加點。

工作環境在辦公室

任職要求

知識及教育水平要求擁有文書、計算機及經濟管理方面的專業知識,了解房地產基本知識。熟悉計算機軟件應用與操作。

技能要求文書工作的處理能力,較強的文字書寫能力。熟悉行政事務管理工作程序。

工作經驗要求專科以上學歷,計算機、中文或經濟管理專業。二年以上相關工作經驗。

基本素質要求身體健康、精力充沛、責任心強、仔細認真的個人特征。女性,30歲以下。

篇3:X房地產公司文書管理制度

房地產開發有限公司文書管理制度

第一章總則

第一條為使公司文書管理制度化、規范化,以增進文書處理的品質及效率,特制定本制度。

第二條范圍

本公司各部門與外界往來文書的收發均由行政管理部負責。

第二章收文

第三條簽收文件時,要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。

第四條簽收文件時,要對文件的分數、標題等內容逐分清查核對,如發現其中一項不對口,應及時報告主管領導。

第五條簽收文件應簽寫姓名并注明時間。

第六條文件的登記編號:對收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料,在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管,個人不得存放。

第七條內部制發文件流轉,由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第三章發文

第八條公司的文件由行政管理部負責起草和審核,由總經理簽發;公司文件由各部門負責起草的,應報辦公室審核,由總經理簽發。

第九條以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發。

第十條在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件的形式發布。

第四章分文

第十一條外來文件由行政管理部登記收文后,根據業務性質分送各有關部門處理。

第十二條內部制發文件流轉時,由發文部門登記簽發后,直接送收文部門登記簽收。

第五章會簽

第十三條許多部門或多人會簽處理的文件應附上《收文處理單》。

第十四條各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。

第十五條文件收文后,再依《收文處理單》內所指定的會簽順序,轉送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后見本文件轉送行政管理部。

第十六條重要文件的審核、批示與執行涉及公司總體協調或應由總經理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經理或交其他授權者做最終的審核、批示,并下發相關部門予以執行。

第六章立檔

第十七條經辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業務文件由相關業務部門立檔管理,次年移交檔案室管理。

第十八條立檔按年度、機構、問題分類立卷,卷中按規定編頁碼號,卷首有案卷目錄。

第十九條文件檔案用卷宗按規定裝訂保存。

第七章文書日常管理

第二十條借閱

1、凡因工作需要借閱文件時,必須履行手續,一般文件經部門經理簽字同意,重要文件經總經理同意方可借閱。

2、文件借出室外需登記,借閱期間應保證文件的完整與安全,閱后在規定時間內歸還。

3、翻印(復印)如需復印文件,應經領導同意方可復印。

第二十一條保管

1、文件應妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。

2、所有文件應有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動、通風、防潮。

3、機密文件按密級保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或對外泄露。

第二十二條文件的銷毀

文件的銷毀應請示領導簽字同意,并建賬登記,經兩人以上監督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。

第八章附則

第二十三條本制度報總經理批準后頒布實施,由行政管理部負責解釋。