物業(yè)公司質量體系文件編碼標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的

確保公司所有的質量體系文件得到統(tǒng)一的編碼,規(guī)范文件和資料管理

2.0適用范圍

適用于公司質量體系文件和資料,包括資料手冊、程序文件、質量計劃、作業(yè)指導書、質量記錄以及被納入公司質量體系的相關外來文件的編碼。

3.0職責

品質部負責質量體系文件和資料編碼的歸口管理。

4.0程序要點

4.1文件和資料的編碼除有行業(yè)特殊規(guī)定外,均按以下條款規(guī)定進行。

4.2文件分類與編碼規(guī)則。

4.2.1質量手冊(采用“QM”作代碼)。

編碼格式:QM/CD―※※

文件發(fā)布年號

公司名稱

質量手冊代碼

4.2.2程序文件(采用“COP”作代碼)。

編碼格式:COP/CD―※※

文件發(fā)布年號

公司名稱

質量手冊代碼

4.2.3質量記錄(采用“QR”縮寫)。

編碼格式:CD/QR―※※―※※

版次

文件發(fā)布年號

公司名稱

記錄代碼

4.2.4標準作業(yè)規(guī)程及作業(yè)指導書(采用“WI”作代碼)。

編碼格式:WI/CD―※※―※※

規(guī)程序號

部門代碼

公司名稱

標準作業(yè)規(guī)程代碼

4.2.5其他文件資料編碼。

(1)審核報告(采用“IQR”縮寫):

編碼格式:×××/IQR―※※―※※

評審年度

評審報告序號

評審報告縮寫

公司名稱

(2)管理評審報告(采用“MQR”縮寫):

編碼格式:×××/MQR―※※―※※

評審年度

評審報告序號

評審報告縮寫

公司名稱

4.3代碼。

4.3.1公司代碼拼音縮寫CD表示。

4.3.2文件和資料名稱代碼:

質量手冊―QM程序文件―COP標準作業(yè)規(guī)程―WI

質量記錄―QR外來文件―ED審核報告―IQR

4.3.3要素號與GB/T19001―2000idtISO9001:2000第4章“質量體系要求”中的條目編號一致。

4.3.4部門代碼:

品質/拓展部―P?Z經營部―J?Y人事行政部―R?Z

財務部―C?W客服部―K?H秩序維護部―Z?H

工程部―G?C景觀環(huán)境部―J?J

4.3.5受控文件:

總經理―01副總經理―02財務部―03行政部―04品質/拓展部―05

經營部―06項目部―07

注:如果一個部門發(fā)放的文件超過2份及以上時,應在上述編號后加分編號,例如工程部發(fā)放3份文件,則受控編號分別為09―1、09―2、09―3以此類推。

4.4文件條款的編號。

4.4.1文件條款用阿拉伯數字和小寫英文字母來表達。

4.4.2文件條款以四個層次為限,分別是條、款、頂、點。

4.5文件標識的識別:

A/0

4.6文件更改狀態(tài)的識別:

A/0

更改狀態(tài)識別數字“O”為此頁文件首版,以此類推。

5.0記錄

5.1《受控文件清單》

6.0相關支持文件

篇2:物業(yè)質量體系文件編碼規(guī)定

1.0目的

1.1本指導書確保每一個質量體系文件都有唯一的編碼。便于文件的識別、追溯和控制。

2.0適用范圍

2.1本指導書適用于本公司質量體系文件的編碼。

3.0職責

3.1行政人事部負責對公司質量體系文件統(tǒng)一編碼和登記。

4.0編碼規(guī)定

4.1質量體系文件在編寫完成后,由行政人事部按照規(guī)定的要求進行登記、編碼。

4.2代號

4.2.1公司內各級部門代號從該部門名稱中取三個漢語拼音字母來表示,如:

*ZB――行政人事部CWB――財務部JYB――經營部

GCB――工程部BAB――保安部YLB――園林清潔部

YCG――怡翠花園管理處DLG――電力大樓管理處N*G――能興大樓管理處

YDG――移動通信管理處FYG――法院管理處RJG――軟件科技園管理處

KTB――怡翠花園康體部(其他依次類推)

4.2.2文件類別代號取兩個漢語拼音字母表示:

ZL――質量手冊C*――程序文件ZY――作業(yè)指導書JL――質量記錄

4.2.3順序號用四位數表示,從左到右前二位表示文件所屬內容,后二位代表順序。程序文件前二位的編號是―00,作業(yè)指導書前二位的編號如下:

a)按職能部門、管理處區(qū)分

10―行政人事部管理20―工程部管理30―保安部管理

40―經營部管理50―財務部管理60―園林清潔部管理

70―其他部管理90―社區(qū)中心康體部管理(其他依次類推)

b)按管理處內部專業(yè)管理區(qū)分

80―接管驗收管理81―公共場地管理82―設備設施管理

83―清潔綠化管理84―消防管理85―保安隊管理

86―綜合管理(其他依次類推)

4.3質量體系文件的編碼方法

4.3.1程序文件的編碼由文件類別代號、順序號組成,表達形式如下圖:

C*――□□□□

順序號

程序文件代號

4.3.2作業(yè)指導書的編碼由文件類別號、執(zhí)行文件主要部門代號、順序號組成表達形式如下圖:

ZY――□□□――□□□□

順序號

部門代號

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nbsp;作業(yè)指導書代號

4.3.3質量記錄表格編碼由文件類別號、填寫表格主要部門代號、順序號組成,表達形式如下圖:

JL――□□□――□□□□

順序號

部門代號

質量記錄代號

4.4文件的版號和修改編號

4.4.1質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書的版本號用英文字母A、B、C、……表示,當文件換版,則依次更換,質量記錄的版號與其支持的文件版號一致。

4.4.2質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書文件每頁均設“修改狀態(tài)”欄,其后的修改編號用阿拉伯數字表示,從0開始,每修改一次某章節(jié),遞加1,依次順序為0、1、2、3、……;質量記錄表格如發(fā)生修改在表格右上角的質量表格編碼后增加修改編號,從1開始,每修改一次遞加,依次順序號是1、2、3……

4.4.3質量記錄表格在未修改前不標注修改狀態(tài),修改后的修改狀態(tài)在表格右上角編碼下用(1)、(2)、(3)、表示,每修改一次均應換頁。

4.5質量體系文件的發(fā)放號由2位阿拉伯數字表示,每一個部門(或人員)用一個2位阿拉伯數字表示。

5.0引用文件和記錄表格