物業公司《質量手冊》之控制要求

5.0控制要求

5.1.1.1物業管理公司質量管理體系文件分類

a.質量手冊

b.質量管理體系其他支持文件(如:作業文件等)

c.質量記錄(表格、報告等)

5.2文件編碼規定

5.2.1各部門編寫的質量體系文件,由總辦按照本規定的要求進行登記編碼,每一份文件只允許有唯一的一個編號,各部門根據《文件記錄編碼規定》執行。

5.2.2代碼識別:

CPM---物業總經理(英文縮寫)RCPM---管理者代表(英文縮寫)

EO---總辦HR---人事行政

EM---工程部AM---財務部

SM---秩序維護部PM---客戶服務部

5.2.3文件代碼識別:

SC----質量手冊

ZY----作業文件JL---質量記錄表格

5.2.4文件編碼:

5.2.4.1《質量手冊》

BC*R----SC---*(A、B、C)

版次

質量手冊代碼

物業管理公司代碼

5.2.4.2部門作業文件

BC*R--ZY--***--***---**

序號

章節號

部門代號(英文)

作業文件

物業管理公司代碼

例:客戶服務部作業文件的編碼:BC*R-ZY-PM-章節號

5.2.4.3《質量記錄》

JL--***---**---**

序號

部門代號

章節代號

質量記錄

5.3質量體系文件和資料的制定、審核、批準

5.3.1物業管理公司所有質量體系文件和資料、審核、批準按下列規定執行。

序號文件類別制定審核批準

1質量手冊相關部門管理者代表物業總經理

2作業文件相關部門部門經理管理者代表

3質量記錄表格相關部門部門經理管理者代表

5.3.2物業管理公司質量體系文件按下表要求設置:

序號文件類別頁眉頁腳

1質量手冊每頁均有

2作業文件首頁批準頁

3記錄表格

5.3.3凡以物業管理公司名義與外單位簽署的協議、合同等文件由物業總經理批準發文。

5.4.4總辦定期通過內審等方法對現行的質量體系文件進行評審更新,并按規定再批準。

5.4質量體系文件和資料的標識與發放

5.4.1質量體系文件和資料分為受控、非受控。受控僅限于在物業管理公司內部使用,非受控一般是為某種需要提供給物業管理公司以外的人員使用?？傓k負責指定"受控"與"非受控"文件目錄,及《受控文件清單》。

5.4.2總辦管理人員根據物業管理公司的具體情況制定《受控文件清單》,經審批后復印質量體系文件,于首頁的右上方加蓋紅色"受控"或藍色"非受控"印章,并列出分發號,統一發放,讓持有者在《文件發放回收登記表》上簽字,并列入部門《受控文件清單》中。

5.5質量體系文件的保管

5.5.1質量體系文件的受控原版由總辦管理人員按《檔案管理制度》負責、存檔保存。

5.5.2質量體系文件的受控副本由文件持有部門文員或文件持有人負責保管。

5.6質量體系文件的有效控制

5.6.1為確保物業管理公司質量體系文件的有效性能夠得到控制,對其采用版本號、修改狀態號來控制最新版本,版本號采用英文字母A、B、C...表示第一版、第二版、第三版…;用阿拉伯數字0,1,2..表示未經修改、第一次修改、第二次修改..。版本號與修改狀態號之間的關系為:每一版質量體系文件可以允許修改5次,即修改狀態號最高是5,當超過5次時,全部文件換版,即由A版升為B版,特殊情況下,換版可不受此限制。

5.6.2總辦管理員應按質量體系文件的類別編制《文件受控清單》,確保物業管理公司各部門使用最新有效版本之文件。當質量體系文件更新后,相應的《文件受控清單》應于以更新。

5.6.3物業管理公司內所使用的質量體系文件均為加蓋紅色"受控"印章的受控文件,各部門不得使用私自復印的文件,物業管理公司內部不允許使用加蓋藍色"非受控"印章文件。

5.7外來文件的控制

5.7.1收到外來文件的部門,由文件收集人送總辦統一識別其適用性,由管理者代表批準使用,并控制分發以確保其有效。

5.7.2外來文件資料由總辦統一收集登記,編制《外來文件清單》,妥善保存,重要文件應及時呈送物業總經理審閱,如需分發應經物業總經理批準控制其分發量。

5.7.3直接引用的國家或行業技術標準、管理標準,使用前應由總辦統一編號,填寫《法律法規清單》加蓋受控印章,經物業總經理批準后使用。

5.8質量體系文件的更改

5.8.1物業管理公司質量體系運作過程中的各種因素均可導致質量體系文件更改或增減,其更改或增減的原因由各相關部門提出,并填寫《文件更改申請表》(附更改內容)按4.2.1規定審批后,交與總辦檔案人員。

5.8.2總辦接到更改或增減的質量體系文件后,應將更改的原件存檔,復印更改頁加蓋紅色"受控"印章后,按《受控文件清單》交給所有的部門文員或持有人并換回原頁銷毀。

5.9質量體系文件廢棄

5.9.1作廢的質量體系文件經原文件審批人審批后,由總辦人員統一銷毀。

5.9.2已作廢的質量體系文件,如有保存價值,留存待查,應由總辦人員統一集中保管,其上加蓋"作廢"印章并予以登記。

6.0相關文件

6.1《檔案管理制度》

6.2《印章管理規定》

7.0質量記錄

7.1《受控文件清單》

>7.2《文件發放回收登記表》

7.3《文件更改申請表》

7.4《外來文件清單》

7.5《法律法規清單》

篇2:某某物業公司質量手冊說明

某物業公司質量手冊說明

1手冊內容

本手冊系依據GB/T19001--2000《質量管理體系要求》和本公司的實際相結合編制而成,它包括了:

(1)公司質量管理體系的范圍,包括GB/T19001--2000標準的全部要求;

(2)質量管理標準和公司質量管理體系要求的所有程序文件;

(3)對質量管理體系所包括的過程順序和相互作用的表述。

2術語和定義

本手冊采用GB/T19000--2000《質量管理體系基礎和術語》的術語和定義。

3本手冊為公司的受控文件,由總經理批準頒布執行。手冊管理的所有相關事宜均由辦公室統一負責,未經管理者代表批準,任何人不得將手冊提供給公司以外人員。手冊持有者調離工作崗位時,應將手冊交還辦公室,辦理核收登記。

4手冊持有者應使其受到妥善保管,不得損壞、丟失、隨意涂抹;

5在手冊使用期間,如有修改建議,各部門負責人應匯總意見,及時反饋到辦公室,辦公室應根據需要對手冊的適用性、有效性進行評審,必要時應對手冊予以修改,執行《文件控制程序》的有關規定。

篇3:深圳萬科物業質量手冊:資源管理

深圳VK物業質量手冊

――資源管理

6資源管理

6.1資源的提供

為保證質量管理活動的順利開展,公司將提供足夠的人力資源、設施、工具、資金、技術、證照、印章、材料、方法、制度、信息、工作環境等資源,以滿足質量管理體系過程的需求,確保顧客滿意:

A.對新項目的物業管理或新服務項目進行策劃時,須確定滿足要求所需的各種資源,確保提供顧客滿意的服務。

B.公司制定《物業管理前期準備程序》,在新物業接管前,由分管總經理助理組織新項目管理處和相關職能部門,按照程序要求配置管理服務所需的資源。

C.對于本公司的各類服務項目,由各部門報相關職能部門進行合理的資源配置。

D.公司按照《信息傳遞管理程序》傳遞各種信息,確保信息資源及時、準確、完整、有效,滿足管理服務對信息資源的需求。

E.如發生資源不足的情況時,由總經理負責協調解決。

*支持性文件

VKWY6.1-G01《物業管理前期準備程序》

VKWY5.5.3-Z02《信息傳遞管理程序》

6.2人力資源

6.2.1總則

公司通過人員招聘、調配、培訓開發、考核等,使全體員工具備勝任本職工作的能力,確保人力資源滿足管理服務需求。

6.2.2能力、意識和培訓

公司通過以下方法確保員工具備相應的能力和意識:

A.公司在相關文件中對從事影響服務質量工作的人員所必須的能力、經驗、資格要求予以確定,并由人力資源部對須持證上崗人員的證書進行檢查、核實,督促其定期年審和參加培訓考核,以確保其相應資格符合要求。

B.按照《人力資源管理程序》對員工開展培訓、考核工作,評估培訓效果,確保各崗位員工具備相應的能力,并認識到自己從事的工作對確保服務質量、實現公司質量目標的重要性。

C.公司按《人力資源開發程序》開發管理服務所需的各類人才,以不斷提升服務質量,并為公司的可持續發展提供支持。

*支持性文件

VKWY6.2-Z01《人力資源管理程序》

VKWY6.2-Z02《人力資源開發管理程序》

6.3基礎設施

本公司基礎設施包括:辦公場地、辦公設備設施、證照、印章以及服務過程中使用的設備、設施、工具、檢測儀器、圖紙資料等。

A.公司制定《基礎設施管理程序》,確保基礎設施能滿足服務要求。

B.檢測儀器按《檢測儀器管理程序》予以控制、維護。

*支持性文件

VKWY6.3-Z01《基礎設施管理程序》

VKWY7.6-S01《檢測儀器管理程序》

6.4工作環境

A.按《工作環境管理程序》,由責任部門對辦公設備、設施,對工作環境進行管理。

B.所有工作場所應保證溫度、濕度、噪音、粉塵、輻射等應符合國

家勞動保護有關規定,對環境不達標的場所應采取相應措施,防止員工的身體和心理受到損傷。

C.各部門辦公環境設置應符合萬科物業企業形象策劃手冊要求。

*支持性文件

VKWY6.4-Z01《工作環境管理程序》