物業(yè)項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范文件收發(fā)管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經(jīng)辦責(zé)任能安全及時(shí)收到文件。

2.0適用范圍

**集團(tuán)下屬各物業(yè)公司。

3.0職責(zé)

3.1公司總部負(fù)責(zé)確定意見征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。

3.2服務(wù)中心、管理處或項(xiàng)目物業(yè)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)意見征詢工作的組織與實(shí)施。

3.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)意見征詢結(jié)果的審核、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)與通報(bào),并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。

3.4被征詢對象包括有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機(jī)電部、綠化部、園建、機(jī)電、土建、財(cái)務(wù)等部門及因工作需要征詢的其他單位或個(gè)人。

4.0概念

4.1征詢意見設(shè)為五個(gè)等級,分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評價(jià)為"很滿意"、"滿意"視為滿意;評價(jià)為"一般"、"不滿意"及"很不滿意"視為不滿意。

4.2在《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果表》內(nèi),用數(shù)字作為評標(biāo)注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價(jià)。

4.3單項(xiàng)滿意率=評價(jià)為"滿意"的單位數(shù)量/被征詢單位總數(shù)。

4.4項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人是指主管項(xiàng)目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經(jīng)理、服務(wù)中心經(jīng)理/主任或項(xiàng)目物業(yè)部主管負(fù)責(zé)人。

4.5意見征詢表編號:項(xiàng)目拼音第一個(gè)字母縮寫+年號+兩位數(shù)月份+三位數(shù)流水號,如YW,表示**銀灣六月份序號為001的意見征詢表,序號不能重復(fù)。

4.6綜合滿意率=單項(xiàng)滿意率加權(quán)平均值。

5.0操作規(guī)程

5.1每月10號前發(fā)出《意見征詢表》,在《意見征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見征詢表發(fā)放記錄》表的"項(xiàng)目"、"征詢表編號"、"部門"、"被征詢?nèi)?和《意見征詢表》表的"編號"、"項(xiàng)目"、"被征詢部門"和"被征詢?nèi)?和預(yù)計(jì)"收回日期"項(xiàng);發(fā)放時(shí)填寫好送達(dá)人姓名和送達(dá)日期,并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。

5.2公司主張發(fā)放《意見征詢表》時(shí),及時(shí)請被征詢?nèi)藢ξ宜疚飿I(yè)工作給予評價(jià)和提出具體意見,由征詢?nèi)颂顚懞煤笳埍徽髟內(nèi)撕灻_認(rèn)。

5.3如因各種原因被征詢?nèi)瞬荒芗皶r(shí)提供意見或簽收時(shí),被征詢?nèi)嘶虿块T在簽收表格時(shí)要提醒具體收回日期,一般不超過3個(gè)工作日后收回。

5.4收回《意見征詢表》時(shí),收表人負(fù)責(zé)審核記錄是否有項(xiàng)缺,無誤后連同填寫好《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》表一并遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱,一般情況下《意見征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的"被征詢?nèi)朔答佉庖?欄的填寫人為同一人,便于跟蹤和準(zhǔn)確的填寫被征詢?nèi)怂答佉庖姟?/p>

5.5對于評價(jià)為"一般"或以下,但被征詢?nèi)擞治刺岢鼍唧w意見的征詢表,回收人應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系被征詢?nèi)?了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。

5.6項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人根據(jù)收回《意見征詢表》填寫結(jié)果,批示相關(guān)意見并組織跟進(jìn)處理。

5.7項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收回《意見征詢表》的統(tǒng)計(jì)工作,填寫好《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱。

5.8項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人確定《意見征詢表》跟進(jìn)責(zé)任人,由跟進(jìn)責(zé)任人督促相關(guān)部門按項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的批示和被征詢?nèi)怂答伒囊庖姼M(jìn)處理,跟進(jìn)處理結(jié)束后回復(fù)跟進(jìn)責(zé)任人。跟進(jìn)責(zé)任人根據(jù)各部門回復(fù)情況填寫《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的"跟進(jìn)處理情況"欄,并在回訪時(shí)回復(fù)被征詢?nèi)恕?/p>

5.9回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人批示。

5.10所有《意見征詢表》收回后都應(yīng)填寫《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》跟進(jìn)征詢結(jié)果。

5.11每月25日前,項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收集齊《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》,匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》復(fù)印件遞總公司品質(zhì)部。

5.12品質(zhì)部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后,對收到記錄進(jìn)行審核,對于未達(dá)公司要求的給出意見。

5.13品質(zhì)部負(fù)責(zé)對被征詢項(xiàng)目進(jìn)行電話回訪,了解對所提意見跟進(jìn)處理情況是否滿意,回訪率不應(yīng)低于25%。

5.14每月28日前,將《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞公司總經(jīng)理審閱,并附《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。

5.15每月28日前,填寫好《項(xiàng)目意見征詢報(bào)告》遞物業(yè)公司總經(jīng)理批示。經(jīng)批示后遞集團(tuán)總裁審閱,并附《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。

6.0記錄文件管理及存檔

6.1《意見征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。

6.2《意見征詢表》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。

6.3《意見征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表》原件由意見征詢單位存檔,并復(fù)印送品質(zhì)部備案。

6.4《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。

6.5《項(xiàng)目意見征詢報(bào)告》經(jīng)公司總經(jīng)理批示,集團(tuán)總裁審閱后由品質(zhì)部存檔。

7.0相關(guān)支持文件

7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測量控制程序》

7.2《服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測量控制程序》

7.3《意見征詢工作流程圖》

8.0相關(guān)質(zhì)量記錄

8.1意見征詢表發(fā)放記錄WY/QR-WY-011

8.2意見征詢表WY/QR-WY-012

8.3意見征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表WY/QR-WY-013

8.4意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄WY/QR-WY-014

8.5項(xiàng)目意見征詢報(bào)告WY/QR-WY-015

篇2:關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定

關(guān)于項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定

1總則。為規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。

2項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的管理由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。

3對項(xiàng)目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項(xiàng)目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。

4對項(xiàng)目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進(jìn)行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。

5對設(shè)計(jì)單位發(fā)出的設(shè)計(jì)變更通知,承包商提交的工程變更申請,監(jiān)理機(jī)構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報(bào)告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報(bào)告等重要文件,項(xiàng)目經(jīng)理部在收到文件資料24小時(shí)之內(nèi)必須上報(bào)業(yè)主。

6項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況,不定期地主持項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時(shí)將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。

7工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項(xiàng)目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規(guī)定對項(xiàng)目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報(bào)批評;情節(jié)嚴(yán)重的,通報(bào)批評并處50-1000元罰款。

篇3:工程工地文件收發(fā)制度（五）

工程工地文件收發(fā)制度(五)

1、工地文件和檔案收文與登記

1)所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期,必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間,最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字;

2)資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項(xiàng)內(nèi)容填寫和記錄真實(shí)完整,簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員;

2、工地文件檔案資料傳閱與登記

由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名并注明日期。傳閱完畢后,文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。

3、工地文件資料發(fā)文與登記

1)發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章,對蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)登記。

2)所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼,并在發(fā)文登記表上登記。

3)重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。

4)項(xiàng)目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜(夾)中,并在目錄清單中予以記錄。