工程項目辦公文件收發工作細則

一、目的:提高文件處理的規范化,并能存儲電腦以作備查,為將來企業、領導做出決策時提供重要依據。

二、范圍:工程系統的打印及辦公文件的控制。

三、職責:負責工程系統文件、合同打印存儲工作以及辦公文件收發、保存、管理工作。

四、質量:使文件的打印及時、準確、美觀,使辦公文件的收發在

第一時間送至主辦人手中。

五、程序:

1、打印:工程師在寫完稿件后附上一張發文處理單(見附頁),交由上級領導審批,領導如有意見直接在原稿上進行修改,如同意則簽字認可,再由工程師交由打字員打印。打字員按日期進行編號,按工種進行分類打印完畢后,先進行校對,再交擬稿人進行核對,正確無誤由工程師簽收認可,原稿存檔。(特急項目特殊處理)

2、文件的發放:有兩種主要形式e-mail和fa*。

a.e-mail適用于公司內部文件,在打印校對后,先發至本部門最高層領導和相關經理,等待領導的信息反饋,如同意再向其他部門的相關領導和人員發送。

b.fa*適用于外部文件和急件,由工程師們確認后直接向外發放。

3、標準工作程序文件管理:監督文件發放到應發放人手中,并加蓋“受控”章,收件人簽收后,文件編制人負責把簽收單返回孫穎處存檔。如所發放的文件需修改后再次發放給原文件執有人,務必做到以一換一,以舊換新,并做好簽收工作,原文件交孫穎處立即進行銷毀。

4、文件的接收:來文先按日期進行登記編號,附來文處理單(見附頁)交主辦人簽收,必要時工程師在簽署處理情況后原件返回存檔備查。

六、本程序文件應發放到工程、預算全體人員。

編制:校對:審批:發放號:

篇2:關于項目建設管理文件資料收發和歸檔規定

關于項目建設管理文件資料收發和歸檔的規定

1總則。為規范項目建設管理文件資料的收發和歸檔工作,特制定本規定。

2項目建設管理文件資料的管理由項目經理負責。

3對項目經理部所簽發的各種文件資料,必須在經項目經理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發。所有外發文件資料應留底存檔。

4對項目經理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經涂改的文件資料。所有外來文件資料應簽收登記。

5對設計單位發出的設計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監理機構簽發的工程質量事故處理報告、停(復)工令、重要的監理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經理部在收到文件資料24小時之內必須上報業主。

6項目經理應根據工程建設進展情況,不定期地主持項目建設管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業主。

7工程建設管理工作結成后,所有項目建設管理文件資料應納入項目建設管理檔案歸檔。

8罰則

違反本規定對項目經理和有關人員給予批評或通報批評;情節嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。

篇3:工程工地文件收發制度（五）

工程工地文件收發制度(五)

1、工地文件和檔案收文與登記

1)所有收文應在收文登記表上進行登記。應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發放單位(部門)、文件編號以及收文日期,必要時應注明接收文件的具體時間,最后由項目監理部負責收文人員簽字;

2)資料管理人員應檢查文件檔案資料的各項內容填寫和記錄真實完整,簽字認可人員應為符合相關規定的責任人員;

2、工地文件檔案資料傳閱與登記

由建設工程項目監理部監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否需傳閱。每位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名并注明日期。傳閱完畢后,文件原件應交還信息管理人員歸檔。

3、工地文件資料發文與登記

1)發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名,并加蓋項目監理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。

2)所有發文按監理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼,并在發文登記表上登記。

3)重要文件的發文內容應在監理日記中予以記錄。

4)項目監理部的信息管理人員應及時將發文原件歸入相應的資料柜(夾)中,并在目錄清單中予以記錄。