物業(yè)管理公司作業(yè)指導(dǎo)文件

--IC卡管理辦法

1.目的:

規(guī)范對IC卡的管理控制,避免IC卡的不合理使用。

2.范圍:

適用使用IC卡的各管理處。

3.方法和過程控制:

3.1IC卡的發(fā)放控制

3.1.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對本部門的IC卡發(fā)放管理工作進行監(jiān)督、審批。

3.1.2部門指定專人負(fù)責(zé)IC卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對IC卡進行統(tǒng)計整理,填寫《IC卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負(fù)責(zé)對電腦密碼每季度進行更改。

3.2IC卡的登記發(fā)放

3.2.1業(yè)主申請領(lǐng)卡須出示有關(guān)證明,IC卡發(fā)放人員根據(jù)證明,進行發(fā)卡、授權(quán),并在《IC卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。

3.2.2公司或相關(guān)工作人員如需申請領(lǐng)卡,須經(jīng)部門經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進行IC卡的發(fā)放授權(quán),并在《IC卡發(fā)放/異常情況登記表》上進行登記。

3.2.3IC卡持有人需對卡的授權(quán)內(nèi)容進行變更,須持有相關(guān)證明,部門發(fā)卡人員予以變更,并登記。

3.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開登記。

3.3IC卡的掛失、解掛

3.3.1持卡人掛失/解掛IC卡時,須出示本人身份證,經(jīng)IC卡發(fā)放人員核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

3.4IC卡的更換、退還

3.4.1持卡人在保修期內(nèi)IC卡自然損壞,憑舊卡到控制中心可換取新卡,發(fā)卡人收回舊卡并登記。

3.4.2持卡人因人為造成IC卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領(lǐng)取,不能更換。

3.4.3公司贈送的IC卡不能辦理退還相關(guān)手續(xù)。

3.4.4車主不再承租車位后,出納應(yīng)及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權(quán),并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《IC卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.5IC卡的注銷

3.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,部門出納員應(yīng)及時通知中心,對其IC卡進行注銷,并通知原業(yè)主。

3.5.2如果工作人員持有的IC卡存在不合理使用或丟失,授權(quán)人應(yīng)立即予以注銷或收回IC卡,同時填寫《IC卡發(fā)放/異常情況登記表》。

3.6IC卡的授權(quán)期限規(guī)定

業(yè)主及家庭成員的IC卡授權(quán)期限一般為五年;其他人員IC卡授權(quán)期限一般為一年,最長不得超過兩年。

3.7工作人員IC卡的回收

部門工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回IC卡,登記在《IC卡發(fā)放/異常情況登記表》中。

3.8門禁系統(tǒng)密碼管理

大堂門、單元門的開啟密碼管理處每季度更改一次,更改后的新密碼應(yīng)提前一周發(fā)到住戶郵箱或電話通知。新密碼不得以張貼或公告形式進行通知。

4.質(zhì)量記錄表格:

**WY7.5.1-A01-07-F1《IC卡發(fā)放(異常)情況記錄表》

**WY7.5.1-A01-07-F2《IC卡季度整理表》

篇2:物業(yè)鑰匙（IC卡）管理規(guī)程

1.0目的

1.1本指導(dǎo)書規(guī)范了管理處對業(yè)主鑰匙(IC卡)、公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

2.0適用范圍

2.1本指導(dǎo)書適用于管理處對業(yè)主鑰匙(IC卡)、公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

3.0職責(zé)

3.1服務(wù)中心負(fù)責(zé)業(yè)主鑰匙(IC卡)的管理和發(fā)放。

3.2工程組負(fù)責(zé)公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

3.3監(jiān)控中心工程系統(tǒng)維護員負(fù)責(zé)IC卡的制作。

4.0工作程序

4.1工作流程圖

4.2鑰匙分類

a)業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙);

b)公共門窗鑰匙、設(shè)備用房鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等);

c)IC卡。

4.3管理處接管樓宇鑰匙(IC卡)后的管理規(guī)定

4.3.1業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙)管理

4.3.1.1分類、標(biāo)識

a)將鑰匙分類:先將鑰匙按每座、每套房、每扇門鑰匙分別栓在一起,每座一大串、每戶一中串、每扇門一小串。

b)將分類的鑰匙貼上標(biāo)簽,在標(biāo)簽紙上寫明“-苑-座-房”號。

c)業(yè)主的鑰匙一般分為房的戶門鑰匙、室內(nèi)門鑰匙、信箱鑰匙三種,均應(yīng)貼上標(biāo)簽標(biāo)識。

4.3.1.2業(yè)主(住戶)鑰匙發(fā)放

在業(yè)主驗樓之前,服務(wù)中心驗證業(yè)主入住資料符合規(guī)定要求的,業(yè)主在《鑰匙(IC)發(fā)放登記表》上簽字登記后,發(fā)放鑰匙。

4.3.2公共門窗、設(shè)備房鑰匙管理

4.3.2.1分類、標(biāo)識

a)將鑰匙分類:先將公共門窗鑰匙按樓層分類,將設(shè)備用房按設(shè)備分類,然后將鑰匙分別栓在一起。

b)將分類的鑰匙貼上標(biāo)簽,在標(biāo)簽紙上寫明設(shè)施設(shè)備房名稱或公共門窗座、層數(shù)。

4.3.2.2公共門窗、設(shè)備房鑰匙管理規(guī)定

a)公共門窗、設(shè)備設(shè)施房鑰匙由管理處工程組統(tǒng)一保管,無工作需要任何人不得以私人名義借出。

b)如工作需要,應(yīng)在《鑰匙(IC卡)借還登記表》上登記。

c)公共門窗、設(shè)備房鑰匙未經(jīng)管理處主任同意,不得私配鑰匙。

4.3.3IC卡管理

4.3.3.1業(yè)主的IC卡發(fā)放

a)業(yè)主如需辦理IC卡,由業(yè)主向服務(wù)中心前臺管理員提出申請,同時要繳彩色照片,服務(wù)中心前臺管理員驗證業(yè)主(住戶)身份無誤,業(yè)主向出納員繳納有關(guān)費用后,統(tǒng)一由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員制作。由服務(wù)中心前臺管理員發(fā)放給業(yè)主,填寫《鑰匙(IC)發(fā)放登記表》,由業(yè)主簽名。

b)如果業(yè)主租賃怡翠花園車位的,IC卡制作時上要用電腦寫上有效期。

c)沒有租賃或買車位的業(yè)主IC卡不能從機動車道通過,只能從人行通道

通過。

d)業(yè)主租賃車位到期的要到服務(wù)中心辦理續(xù)租手續(xù),同時IC卡也延期。

4.3.3.1系統(tǒng)卡、管理卡發(fā)放管理

a)系統(tǒng)卡由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員保存、管理。

b)管理卡須經(jīng)管理處主任審批后發(fā)放,并登記。

c)管理卡使用人不得將其借給其他人使用。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《鑰匙(IC)發(fā)放登記表》

5.2《鑰匙(IC)借還登記表》

篇3:物業(yè)ISO鑰匙（IC卡）管理規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書

ISO作業(yè)指導(dǎo)書:鑰匙(IC卡)管理規(guī)程

1.0目的

1.1加強鑰匙(IC卡)管理,確保鑰匙(IC卡)安全使用。

2.0適用范圍

2.1適用于管理處接管的鑰匙及IC卡的管理。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)對接管房屋鑰匙(IC卡)進行保管。

3.2工程部負(fù)責(zé)對公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙進行保管。

3.3保管部負(fù)責(zé)對IC卡的使用進行監(jiān)控。

4.0工作程序

4.1接管

4.1.1在接管物業(yè)時,客戶服務(wù)部、工程部依《物業(yè)接管工作規(guī)程》分別接管住宅及公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙,接管時填寫《鑰匙移交清單》、《IC卡移交清單》。

4.2分類標(biāo)識

4.2.1客戶服務(wù)部、工程部對接管的鑰匙進行分類標(biāo)識,住宅用房鑰匙(IC卡)應(yīng)分棟號、層號、單元號進行標(biāo)識,并用信封裝好,存放在鑰匙柜里;設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙應(yīng)標(biāo)明棟號、設(shè)備房名稱,懸掛于工程部的鑰匙盤上并至少保留一套備用鑰匙。

4.3保管

4.3.1客戶服務(wù)部設(shè)專職管理員對住宅鑰匙(IC卡)進行保管。

4.3.1.1對于交樓住宅須由負(fù)責(zé)交樓的管理員在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上簽領(lǐng),在交樓完畢后,管理員須在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上注銷。

4.3.1.2對于房屋維修須由施工單位的維修負(fù)責(zé)人憑工作證及《收樓記錄表》借領(lǐng)鑰匙。4.3.1.3對于空置房鑰匙在借領(lǐng)時須說明借用原因、何時歸還。

a)售樓看房,借鑰匙時售樓人員應(yīng)繳納一定的押金,注明歸還時間,并交待清楚空置房管理的注意事項。歸還鑰匙后,管理員應(yīng)定期對空置房進行復(fù)查。

b)房屋巡查,管理員應(yīng)做好借領(lǐng)鑰匙記錄,用完后及時歸還并注銷。

c)清潔助理借領(lǐng)一套空置房鑰匙,定期對空置房搞好衛(wèi)生。

4.3.2工程部原則上不外借公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙。

4.3.2.1如外來施工單位因施工需要借鑰匙的,須由施工單位出示施工證明并憑施工人員工作證方可借匙,借匙時間不得超過1小時,在借匙時應(yīng)嚴(yán)格填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》,對超過借用時間的,工程主管應(yīng)直接向施工單位負(fù)責(zé)為進行催還。

4.3.2.2對于管理處內(nèi)部工作人員借用鑰匙的,應(yīng)問明原因并詳細(xì)記錄在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上才可借匙,借匙時間不超過4小時,超時的由工程主管向相關(guān)部門主管催還。

4.4IC卡管理

4.4.1IC卡是住戶出入的證明及開啟公共防盜門的鑰匙,不能轉(zhuǎn)借使用,用戶在出入小區(qū)時,門崗保安員禮貌要求出示IC卡進行刷卡進入。

4.4.2對模糊不清已損毀的IC卡,應(yīng)視為無效IC卡,由保安員通知住戶重新到管理處填寫《IC卡辦理申請表》,進行重新辦理,重新辦理后,原IC卡當(dāng)作廢處理。

4.4.3保安部在巡邏、檢查時發(fā)現(xiàn)IC卡外借施工人員使用的,應(yīng)予以沒收交管理處前臺,并通知IC卡持有者到管理處領(lǐng)取。在領(lǐng)取時管理員應(yīng)說明沒收IC卡的原因,要注意的事項,并由IC卡持有人簽名后領(lǐng)還。

5.0引用文件及相關(guān)表格

5.1《物業(yè)接管工作規(guī)程》(WI-KF-004)

6.0記錄

6.1《鑰匙移交清單》(JL/WI-KF-004/008)

6.2《收樓記錄表》(JL/WI-KF-005/009)

6.3《IC卡移交清單》(JL/WI-KF-017/001)

6.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》(JL/WI-KF-014/001)

6.5《IC卡辦理申請表》(JL/WI-KF-014/002)