物業作業指導文件:IC卡管理辦法

1.目的

規范對IC卡的管理控制,避免IC卡的不合理使用。

2.范圍

適用各管理處IC卡的工作管理

3.定義

無

4.職責

部門/崗位工作職責

管理處經理負責對IC卡的發放工作的全面監督和檢查

管理處指定人員/崗位負責IC的日常辦理和授權、變更、回收等工作的具體操作

安全部負責核對顧客的IC卡使用情況

5.方法及過程控制

5.1.IC卡的發放控制

5.1.1管理處經理負責對IC卡發放管理工作進行監督、審批。

5.1.2管理處指定專人負責IC卡的授權發放管理工作,負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對IC卡進行統計整理,填寫《IC卡季度整理表》,對異常情況進行核查處理,負責對電腦管理權限密碼每季度進行更改。

5.2IC卡的登記發放

5.2.1業主申請領卡須出示有關證件及購房合同,IC卡發放人員根據證件及購房合同,進行發卡、授權,并在《IC卡發放/異常情況登記表》上進行登記。

5.2.2公司或相關工作人員如需申請領卡,需經理或經理授權人審批簽名,發放人員進行IC卡的發放授權,并在《IC卡發放/異常情況登記表》進行登記。

5.2.3IC卡持有人如需對卡的授權內容進行變更,須持有相關證件,由發卡人員予以變更,并登記。

5.2.4業主和工作人員發卡情況應分開登記。

5.3IC卡的掛失、解掛

5.3.1持卡人掛失/解掛IC卡時,須出示本人身份證,經IC卡發放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

5.4IC卡的更換、退還

5.4.1持卡人在保修期內IC卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發卡人回收舊卡并登記。

5.4.2持卡人因人為造成IC卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領卡,不能更換。

5.4.3公司贈送的IC卡辦理退還相關手續時不能退還押金。

5.4.4車主不再承租車位后,管理處應及時知會發卡人員,取消其車場授權,并經車主確認后方可辦理解除手續,同時填寫《IC卡發放/異常情況登記表》。

5.5IC卡的注銷

5.5.1如業主產權發生變更,管理處應及時通知發卡人員,對其IC卡進行注銷,并通知原業主。

5.5.2如果工作人員持有的IC卡存在不合理使用或丟失,發卡人應立即予以掛失或收回IC卡并賠償損失,同時填寫《IC卡發放/異常情況登記表》。

5.6IC卡的授權期限規定

業主及家庭成員(管理處業主資料中有登記的)的門禁系統IC卡授權期限一般為十年;車輛IC卡的授權期限根據業主租用車位的期限進行授權。其他人員IC卡授權期限一般為一年,最長不得超過兩年。

5.7工作人員IC卡的回收

工作人員調離或離職,由人事管理員協助授權人收回IC卡,登記在《IC卡發放/異常情況登記表》。

6.支持性文件

無

7.質量記錄表格

TJzzWY7.5.1-A01-03-F1《IC卡發放/異常情況登記表》

TJzzWY7.5.1-A01-03-F2《IC卡季度整理表》

TJzzWY7.5.1-A01-03-F3《機動車IC卡辦理通知單》

篇2:物業鑰匙（IC卡）管理規程

1.0目的

1.1本指導書規范了管理處對業主鑰匙(IC卡)、公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

2.0適用范圍

2.1本指導書適用于管理處對業主鑰匙(IC卡)、公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

3.0職責

3.1服務中心負責業主鑰匙(IC卡)的管理和發放。

3.2工程組負責公共門窗鑰匙、設備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。

3.3監控中心工程系統維護員負責IC卡的制作。

4.0工作程序

4.1工作流程圖

4.2鑰匙分類

a)業主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙);

b)公共門窗鑰匙、設備用房鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等);

c)IC卡。

4.3管理處接管樓宇鑰匙(IC卡)后的管理規定

4.3.1業主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙)管理

4.3.1.1分類、標識

a)將鑰匙分類:先將鑰匙按每座、每套房、每扇門鑰匙分別栓在一起,每座一大串、每戶一中串、每扇門一小串。

b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明“-苑-座-房”號。

c)業主的鑰匙一般分為房的戶門鑰匙、室內門鑰匙、信箱鑰匙三種,均應貼上標簽標識。

4.3.1.2業主(住戶)鑰匙發放

在業主驗樓之前,服務中心驗證業主入住資料符合規定要求的,業主在《鑰匙(IC)發放登記表》上簽字登記后,發放鑰匙。

4.3.2公共門窗、設備房鑰匙管理

4.3.2.1分類、標識

a)將鑰匙分類:先將公共門窗鑰匙按樓層分類,將設備用房按設備分類,然后將鑰匙分別栓在一起。

b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明設施設備房名稱或公共門窗座、層數。

4.3.2.2公共門窗、設備房鑰匙管理規定

a)公共門窗、設備設施房鑰匙由管理處工程組統一保管,無工作需要任何人不得以私人名義借出。

b)如工作需要,應在《鑰匙(IC卡)借還登記表》上登記。

c)公共門窗、設備房鑰匙未經管理處主任同意,不得私配鑰匙。

4.3.3IC卡管理

4.3.3.1業主的IC卡發放

a)業主如需辦理IC卡,由業主向服務中心前臺管理員提出申請,同時要繳彩色照片,服務中心前臺管理員驗證業主(住戶)身份無誤,業主向出納員繳納有關費用后,統一由監控中心系統維護員制作。由服務中心前臺管理員發放給業主,填寫《鑰匙(IC)發放登記表》,由業主簽名。

b)如果業主租賃怡翠花園車位的,IC卡制作時上要用電腦寫上有效期。

c)沒有租賃或買車位的業主IC卡不能從機動車道通過,只能從人行通道

通過。

d)業主租賃車位到期的要到服務中心辦理續租手續,同時IC卡也延期。

4.3.3.1系統卡、管理卡發放管理

a)系統卡由監控中心系統維護員保存、管理。

b)管理卡須經管理處主任審批后發放,并登記。

c)管理卡使用人不得將其借給其他人使用。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《鑰匙(IC)發放登記表》

5.2《鑰匙(IC)借還登記表》

篇3:物業ISO鑰匙（IC卡）管理規程作業指導書

ISO作業指導書:鑰匙(IC卡)管理規程

1.0目的

1.1加強鑰匙(IC卡)管理,確保鑰匙(IC卡)安全使用。

2.0適用范圍

2.1適用于管理處接管的鑰匙及IC卡的管理。

3.0職責

3.1客戶服務部負責對接管房屋鑰匙(IC卡)進行保管。

3.2工程部負責對公共設備、設施用房鑰匙進行保管。

3.3保管部負責對IC卡的使用進行監控。

4.0工作程序

4.1接管

4.1.1在接管物業時,客戶服務部、工程部依《物業接管工作規程》分別接管住宅及公共設備、設施用房鑰匙,接管時填寫《鑰匙移交清單》、《IC卡移交清單》。

4.2分類標識

4.2.1客戶服務部、工程部對接管的鑰匙進行分類標識,住宅用房鑰匙(IC卡)應分棟號、層號、單元號進行標識,并用信封裝好,存放在鑰匙柜里;設備、設施用房鑰匙應標明棟號、設備房名稱,懸掛于工程部的鑰匙盤上并至少保留一套備用鑰匙。

4.3保管

4.3.1客戶服務部設專職管理員對住宅鑰匙(IC卡)進行保管。

4.3.1.1對于交樓住宅須由負責交樓的管理員在《鑰匙領用登記表》上簽領,在交樓完畢后,管理員須在《鑰匙領用登記表》上注銷。

4.3.1.2對于房屋維修須由施工單位的維修負責人憑工作證及《收樓記錄表》借領鑰匙。4.3.1.3對于空置房鑰匙在借領時須說明借用原因、何時歸還。

a)售樓看房,借鑰匙時售樓人員應繳納一定的押金,注明歸還時間,并交待清楚空置房管理的注意事項。歸還鑰匙后,管理員應定期對空置房進行復查。

b)房屋巡查,管理員應做好借領鑰匙記錄,用完后及時歸還并注銷。

c)清潔助理借領一套空置房鑰匙,定期對空置房搞好衛生。

4.3.2工程部原則上不外借公共設備、設施用房鑰匙。

4.3.2.1如外來施工單位因施工需要借鑰匙的,須由施工單位出示施工證明并憑施工人員工作證方可借匙,借匙時間不得超過1小時,在借匙時應嚴格填寫《鑰匙領用登記表》,對超過借用時間的,工程主管應直接向施工單位負責為進行催還。

4.3.2.2對于管理處內部工作人員借用鑰匙的,應問明原因并詳細記錄在《鑰匙領用登記表》上才可借匙,借匙時間不超過4小時,超時的由工程主管向相關部門主管催還。

4.4IC卡管理

4.4.1IC卡是住戶出入的證明及開啟公共防盜門的鑰匙,不能轉借使用,用戶在出入小區時,門崗保安員禮貌要求出示IC卡進行刷卡進入。

4.4.2對模糊不清已損毀的IC卡,應視為無效IC卡,由保安員通知住戶重新到管理處填寫《IC卡辦理申請表》,進行重新辦理,重新辦理后,原IC卡當作廢處理。

4.4.3保安部在巡邏、檢查時發現IC卡外借施工人員使用的,應予以沒收交管理處前臺,并通知IC卡持有者到管理處領取。在領取時管理員應說明沒收IC卡的原因,要注意的事項,并由IC卡持有人簽名后領還。

5.0引用文件及相關表格

5.1《物業接管工作規程》(WI-KF-004)

6.0記錄

6.1《鑰匙移交清單》(JL/WI-KF-004/008)

6.2《收樓記錄表》(JL/WI-KF-005/009)

6.3《IC卡移交清單》(JL/WI-KF-017/001)

6.4《鑰匙領用登記表》(JL/WI-KF-014/001)

6.5《IC卡辦理申請表》(JL/WI-KF-014/002)