ISO作業(yè)指導(dǎo)書:鑰匙(IC卡)管理規(guī)程

1.0目的

1.1加強(qiáng)鑰匙(IC卡)管理,確保鑰匙(IC卡)安全使用。

2.0適用范圍

2.1適用于管理處接管的鑰匙及IC卡的管理。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)對接管房屋鑰匙(IC卡)進(jìn)行保管。

3.2工程部負(fù)責(zé)對公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙進(jìn)行保管。

3.3保管部負(fù)責(zé)對IC卡的使用進(jìn)行監(jiān)控。

4.0工作程序

4.1接管

4.1.1在接管物業(yè)時(shí),客戶服務(wù)部、工程部依《物業(yè)接管工作規(guī)程》分別接管住宅及公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙,接管時(shí)填寫《鑰匙移交清單》、《IC卡移交清單》。

4.2分類標(biāo)識(shí)

4.2.1客戶服務(wù)部、工程部對接管的鑰匙進(jìn)行分類標(biāo)識(shí),住宅用房鑰匙(IC卡)應(yīng)分棟號、層號、單元號進(jìn)行標(biāo)識(shí),并用信封裝好,存放在鑰匙柜里;設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙應(yīng)標(biāo)明棟號、設(shè)備房名稱,懸掛于工程部的鑰匙盤上并至少保留一套備用鑰匙。

4.3保管

4.3.1客戶服務(wù)部設(shè)專職管理員對住宅鑰匙(IC卡)進(jìn)行保管。

4.3.1.1對于交樓住宅須由負(fù)責(zé)交樓的管理員在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上簽領(lǐng),在交樓完畢后,管理員須在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上注銷。

4.3.1.2對于房屋維修須由施工單位的維修負(fù)責(zé)人憑工作證及《收樓記錄表》借領(lǐng)鑰匙。4.3.1.3對于空置房鑰匙在借領(lǐng)時(shí)須說明借用原因、何時(shí)歸還。

a)售樓看房,借鑰匙時(shí)售樓人員應(yīng)繳納一定的押金,注明歸還時(shí)間,并交待清楚空置房管理的注意事項(xiàng)。歸還鑰匙后,管理員應(yīng)定期對空置房進(jìn)行復(fù)查。

b)房屋巡查,管理員應(yīng)做好借領(lǐng)鑰匙記錄,用完后及時(shí)歸還并注銷。

c)清潔助理借領(lǐng)一套空置房鑰匙,定期對空置房搞好衛(wèi)生。

4.3.2工程部原則上不外借公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙。

4.3.2.1如外來施工單位因施工需要借鑰匙的,須由施工單位出示施工證明并憑施工人員工作證方可借匙,借匙時(shí)間不得超過1小時(shí),在借匙時(shí)應(yīng)嚴(yán)格填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》,對超過借用時(shí)間的,工程主管應(yīng)直接向施工單位負(fù)責(zé)為進(jìn)行催還。

4.3.2.2對于管理處內(nèi)部工作人員借用鑰匙的,應(yīng)問明原因并詳細(xì)記錄在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上才可借匙,借匙時(shí)間不超過4小時(shí),超時(shí)的由工程主管向相關(guān)部門主管催還。

4.4IC卡管理

4.4.1IC卡是住戶出入的證明及開啟公共防盜門的鑰匙,不能轉(zhuǎn)借使用,用戶在出入小區(qū)時(shí),門崗保安員禮貌要求出示IC卡進(jìn)行刷卡進(jìn)入。

4.4.2對模糊不清已損毀的IC卡,應(yīng)視為無效IC卡,由保安員通知住戶重新到管理處填寫《IC卡辦理申請表》,進(jìn)行重新辦理,重新辦理后,原IC卡當(dāng)作廢處理。

4.4.3保安部在巡邏、檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)IC卡外借施工人員使用的,應(yīng)予以沒收交管理處前臺(tái),并通知IC卡持有者到管理處領(lǐng)取。在領(lǐng)取時(shí)管理員應(yīng)說明沒收IC卡的原因,要注意的事項(xiàng),并由IC卡持有人簽名后領(lǐng)還。

5.0引用文件及相關(guān)表格

5.1《物業(yè)接管工作規(guī)程》(WI-KF-004)

6.0記錄

6.1《鑰匙移交清單》(JL/WI-KF-004/008)

6.2《收樓記錄表》(JL/WI-KF-005/009)

6.3《IC卡移交清單》(JL/WI-KF-017/001)

6.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》(JL/WI-KF-014/001)

6.5《IC卡辦理申請表》(JL/WI-KF-014/002)

篇2:房屋租賃平臺(tái)鑰匙管理工作制度

資產(chǎn)管理部工作手冊文件

――房屋租賃平臺(tái)鑰匙管理工作制度

一、目的:

提高在管樓宇的公共及分戶鑰匙管理工作的質(zhì)量,確保鑰匙的完整安全、標(biāo)識(shí)清楚、分類保管、記錄齊全。

二、適用范圍:

適用于*資產(chǎn)管理區(qū)域內(nèi)服務(wù)站各類鑰匙的管理工作。

三、職責(zé):

1.片區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)在管樓宇各類鑰匙的移交與接收工作;

2.客服專員負(fù)責(zé)在管樓宇各類鑰匙的分類、標(biāo)識(shí)更新、整理、借用與回收相關(guān)工作;

四、工作程序:

1.鑰匙接管、移交:

交接房屋時(shí),片區(qū)經(jīng)理驗(yàn)收、核對、確認(rèn)租戶入戶門、公共設(shè)施、設(shè)備等所有鑰匙,確認(rèn)鑰匙的房號、編號、數(shù)量,并做好相應(yīng)標(biāo)識(shí)管理;

2.鑰匙整理與保管:

客服專員按樓號、房號來區(qū)分鑰匙管理,標(biāo)清鑰匙樓號、房號等編碼并整齊有序地放置在相應(yīng)鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標(biāo)簽,加以注明;

3.鑰匙的移交及盤點(diǎn)均需填寫《鑰匙盤點(diǎn)移交登記表》,由鑰匙移交人、接收人或盤點(diǎn)人簽名確認(rèn)。

4.客服專員應(yīng)對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號進(jìn)行不定期檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時(shí)應(yīng)及時(shí)更新。

5.鑰匙借用與歸還:

1)當(dāng)其他部門因工作需要借用鑰匙時(shí),客服專員應(yīng)進(jìn)行身份核實(shí),然后指引其詳細(xì)填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認(rèn);

2)鑰匙不允許向公司之外的其他單位或人員借用,如公司之外的其它單位或人員因工作確需使用鑰匙的,客服專員向相關(guān)部門核實(shí)情況后,由片區(qū)經(jīng)理詳細(xì)填寫《鑰匙借用登記表》后簽名借用和歸還,片區(qū)經(jīng)理在使用鑰匙過程中嚴(yán)禁將借用的鑰匙交與公司之外的其他單位或人員;

3)在辦理鑰匙歸還手續(xù)時(shí),客服專員應(yīng)認(rèn)真核對鑰匙數(shù)量及匹配性,在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在"接收人"一欄簽名確認(rèn),然后,按鑰匙棟號編碼整齊有序地放置在相應(yīng)鑰匙柜的相應(yīng)位置上;

6.已入住住戶在自愿情況下簽訂《住戶應(yīng)急鑰匙托管聲明》后,可托管鑰匙用于緊急情況處理;已入住房屋的鑰匙非緊急情況或非入住客戶要求的情況下不允許外借;

7.片區(qū)經(jīng)理借用于招租帶看的空置房屋鑰匙原則上當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,最遲歸還時(shí)間不能超過次日;

8.配置部借用于翻新配置的空置房鑰匙最長借用時(shí)間不能超過七天,超過七天的需重新辦理續(xù)借手續(xù);

9.其它借用的鑰匙必須當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,客服專員必須及時(shí)向借用人催還鑰匙;對于催告后仍未按時(shí)歸還鑰匙的及時(shí)向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);

10.客服專員每天17:30-18:00認(rèn)真核對《鑰匙借用登記表》相關(guān)記錄,檢查鑰匙的借還情況。發(fā)現(xiàn)借匙超時(shí)借用鑰匙的應(yīng)及時(shí)致電借匙人或借匙部門要求其將鑰匙歸還,并做好相應(yīng)記錄;

11.所有鑰匙一經(jīng)借用,必須詳細(xì)填寫樓號、房號、數(shù)量、用途、借用人、聯(lián)系方式、借用日期于《鑰匙借用登記表》上,嚴(yán)禁缺項(xiàng)或漏填;

12.服務(wù)站所有鑰匙箱管理責(zé)任人為客服專員,日常必須保持上鎖狀態(tài),除客服專員外任何人不得擅自從鑰匙箱內(nèi)拿取鑰匙;客服專員每月月底前進(jìn)行一次鑰匙盤點(diǎn)工作,確保《鑰匙盤點(diǎn)移交登記表》上鑰匙清單與鑰匙實(shí)際情況一致,確保鑰匙的完整和齊全;

13.服務(wù)站任何鑰匙一旦發(fā)生遺失,應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),所丟失鑰匙的鎖具須填進(jìn)行調(diào)換或換新處理,調(diào)換或換新處理的相關(guān)費(fèi)用由鑰匙丟失的責(zé)任人承擔(dān),公司視情節(jié)另行給予處罰處理;

14.資產(chǎn)管理部每周對鑰匙管理情況進(jìn)行抽查,保證鑰匙齊全、完好,記錄齊全。鑰匙保管人員須做好鑰匙交接與盤點(diǎn)工作后才允許調(diào)動(dòng)、離職。

五、相關(guān)記錄(表單):

1.ZC-QR-032《鑰匙盤點(diǎn)移交登記表》

2.ZC-QR-033《鑰匙借用登記表》

3.ZC-QR-034《住戶應(yīng)急鑰匙托管聲明》

六、支持文件

無

篇3:酒店康樂中心鑰匙管理制度

酒店康樂中心鑰匙管理制度

1、早、中、晚班在交接班時(shí),做好鑰匙交接工作。

2、一樓各部位鑰匙,早、中班下班后,要將鑰匙裝袋封好后交于二樓夜班處,并做好記錄。

3、發(fā)生鑰匙丟失,要主動(dòng)報(bào)告,并追究當(dāng)事人責(zé)任。鑰匙丟失后,要及時(shí)報(bào)告保衛(wèi)部,經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意后,送保衛(wèi)部批準(zhǔn)后配制。

4、保衛(wèi)部負(fù)責(zé)酒店鑰匙管理的監(jiān)督與指導(dǎo),各部門應(yīng)自覺接受監(jiān)督和檢查。