物業公司公文管理規定(七)

1、為進一步提高**物業管理有限責任公司(以下簡稱公司)公文處理工作的效率和質量,促進物業經營管理工作,實現公文處理工作的科學化、制度化和規范化,特制定本辦法。

2、本辦法適用于公司及公司各部門公文處理工作。

3、公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內的一系列銜接有序的工作,應按照行文要求和公文處理的規定進行,做到準確、及時、安全、保密。

4、公司總經辦管理公司公文處理工作并負責指導公司各部門公文處理工作。

5、公文處理要堅持實事求是的原則,力戒形式主義和文牘主義,行文要少而精,注重實效。

第一章公文種類

6、公司涉及行政、黨務的公文種類主要有:決定、規定、通知、通告、請示、報告、函、會議紀要等。

第二章公文的主要制發型式及適用范圍

7公司設《**物業管理有限責任公司》公文首頁紙,適用范圍如下:1、《**物業管理有限責任公司文件》主要用于公司決定、規定、年度工作計劃、總結;部署全局性重要工作;向各部門通知重要事項;轉發上級有關文件等。2、《**物業管理有限責任公司》主要用于向上級報告、請示工作;批復請示;同不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項;轉發公司領導的重要報告、講話等。

第三章公文格式

8、公文一般由標題、公文編號、簽發人、密級、緊急程度、主送單位、正文、附件、附件名稱、印章、發文時間、發文字號、印發傳送范圍、主題詞、抄送(報)單位、印發單位和印發日期等部分組成。如有附件,附件應在正文之后,成文日期之前注明附件名稱和順序。

9、公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,并標明發文機關名稱和公文種類。在標題內除法規、規章名稱加書名號外,一般不使用或少使用標點符號,在標題最后則不宜使用。

10、有關說明

1《**物業管理有限責任公司文件》按"**[200*]*字第**號"統一編發,蓋公司印章;公司對外一般事項行文不編號,使用公司信函紙,如需蓋章,須履行用印登記手續。

2、聯合行文,只標明主辦單位發文字號。

3、上報的公文應當注明簽發人(按領導班子分工標注)、會簽人姓名。聯合上報的公文主辦單位簽發人姓名排列在前,其他單位簽發人姓名在主辦單位簽發人姓名之下,按發文單位順序依次排列。上報的請示性公文應當在印發單位名稱和印制日期之下注明聯系人的姓名和電話。

11.機密公文應當根據機密等級,分別由總經辦注明"絕密""機密""秘密"。

12.標引主題詞,應從《北京市人民政府公文主題詞表》中選擇與公文主題概念最直接相關的若干主題詞(一個文件一般不超過7個)進行標引。

13.上行文一般只寫一個主送單位,以公司名義發文視公文內容應當標明主送單位和抄送單位。除答復領導直接交辦或者指定的重要公文外,各種公文一般不寫報領導個人稱謂字樣。

14.成文日期以領導簽發日期為準;聯合行文以最后單位領導的簽發日期為準;會議通過的事項,以通過日期為準。

15.公文用紙一般采用A4型。

16.公文標題、主標詞等具體要求按(*政發[20**]12號文件)的有關規定執行。

第四章行文規則

17.用公司名義行文的公文有:1、向上級報告、請示工作;2、與有關單位聯系重要事務;3、向各部門下達重要指示決定等。

18.以部門名義行文的公文有:1、在職權范圍內,下達計劃、制度、要求、指導業務、了解情況、向公司領導報告、請示工作。

19.請示性公文應一事一文。

20.請示與報告必須嚴格分開,不得在報告中夾帶請示事項。公文標題不得使用"請示報告"字樣。

21.凡可以由公司各職能部門行文或面談解決的問題一律不用公司名義行文。需要用公司名義的行文,到總經辦統一編號。

第五章公文處理程序

22.公文辦理

公文辦理分為收文辦理和發文辦理兩項內容。

收文辦理包括:簽收、登記、分發、傳閱、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。

主要程序如下:

1、凡上級機關來文、地方行政部門來文、外單位來文及公司各部門外出開會帶回文件及材料等先由總經辦及時簽收、登記、編號。(屬總經理的收文,由總經理簽收后登記;屬公司有關領導親收件,一律由收件人親自拆封)

2、文件登記后,由總經辦主任根據文件性質及涉及內容填寫"文件擬辦單"送有關領導閱示,除特殊情況請領導3天內做出批示。(請主批領導使用鋼筆或簽字筆在"文件擬辦單"上明示意見及批示時間,其他人或部門圈閱示為同意)。

3、公文辦理應遵循以下原則。

3.1、需要有關部門傳閱的文件,由總經辦負責分別轉交,各部門閱畢文件應及時歸還,禁止文件橫傳。

3.2、公司對請示批準事項的文件,應在收文后的7天內答復來文單位。

3.3、送有關部門辦理的公文不能超過48小時,對不能按期辦理的要及時說明。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的公文,應迅速退回總經辦并說明情況,不得積壓逾期。

3.4、總經辦根據領導意見,負責對各部門承辦的公文進行催辦和督辦。

發文辦理包括:擬稿、審核、簽發、編號、印制、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等。

23.公文起草及需要注意的事項

1、起草公文應符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示;準確地反映客觀實際情況,提出的辦法、措施切實可行;觀點明確,表達準確,文字精練,文風端正,并做到一文一事。

2、公文中的人名、地名、時間、數字、引文要準確。時間應寫具體年月日,數字除作修辭句中詞素外,一般要使用阿拉伯數碼。結構層次序數:第一層為"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四層為"(1)"。在同一公文中數字的使用應前后一致。引用文件應注明發文時間、機關、標題和文號。使用簡稱時,應先用全稱并加以說明,不得使用不規范的用詞和用字。公文的結構層次、序數、數字的詳細情況按(京政發[20**]12號文件)的有關規定執行。

3、制發公司公文需經總經理、副總經理同意,主辦部門負責公文的起草。

4、各部門起草好公文后,應先到總經辦填寫"發文稿紙",并由總經辦對公文的文種、格式、文字、結構、密級、主題詞等進行把關。公文中的意圖、觀點、業務內容、技術術語、統計數字、涉密密

級、保密期限和定密依據等由起草公文的部門負責。

5、經把關后的公文草稿由呈報部門呈報公司有關領導審批,公司行政、黨務公文依領導工作分工,由公司總經理、副總經理、黨支部書記、工會主席審核簽發。請簽發人使用鋼筆或簽字筆在"發文稿紙"上簽署自己的意見、姓名和年月日,以便查考和保存。

6、如遇公文內容復雜特殊、涉及若干部門、需要會簽的由起草部門注明,由總經辦負責送簽。

7、經領導審批簽發后的公文定稿由總經辦安排登記、編號并打印。打字員在打印公文時要忠實于定稿,不允許改動定稿的文字、段落、標點符號和格式。如發現定稿有不當之處,要經過公司領導及起草公文部門同意,才能改動。

8、打字完成后,由打字員通知起草公文的部門或有關人員進行校對,校對要認真,與定稿無誤后,在"發文稿紙"上簽字,然后才能印制。公文印刷標準按《**物業管理有限責任公司公文制發和公文格式的規定》執行。

9、公文成文時間應與領導人簽發時間一致。

24.公文傳遞

公文的傳遞方式根據其緊急程度、秘密等級確定:一般性公文可采用便捷方式傳遞,秘密公文要經專人傳遞,不得使用計算機、傳真機傳輸。

25.公文管理

1、上級或公司秘密公文的印發傳達范圍要按發文機關的規定執行;復制上級秘密公文需經發文機關批準,復印公司秘密公文需經公司領導批準,并視同原件管理。

2、總經辦電腦錄入員離開"機位"時,應將錄有重要文件的軟盤妥善保管,設定密碼以防泄密。

3、總經辦定期對公文進行清理、清退和銷毀。

4、公司各部門工作人員調離工作崗位時,不得將個人暫時保管或借用的公文帶走,應及時歸還總經辦統一管理。

第六章公文立卷、銷毀

26.公文辦完后,應歸還總經辦,根據立卷歸檔的有關規定,總經辦及時將公文定稿正本和有關資料整理立卷。

27.沒有存檔價值和存查必要的公文經領導批準可以銷毀。

第七章附則

28.本辦法執行日期同生效日期,如與上級規定不符,以上級規定為準。

篇2:置業公司公文管理規定

置業公司公文管理規定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名義向公司內部人員發出的正式文件,如規章制度、通知通報、人事任免等;

2、以公司名義向公司以外的單位、團體、部門發出的正式文件;

3、以各部門名義發出的文件;

二、公文種類

1、請示:請上級指示和批準,用"請示"。

2、報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用"報告"。

3、通告:在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用"通告"。

4、批復:答復請示事項,用"批復"。

5、通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用"通知"。

6、通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用"通報"。

7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用"決定".經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用"決議"。

8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用"函"。

9、會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用"會議紀要"。

10、其它資料:包括公司內部各種專業計劃、方案、報表、報告等資料,適用于公司內部的經營和管理。

11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復、傳真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發人、簽發時間、標題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。

1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

2、公文字號:按上述規范執行。發文號統一由行政部編排。

3、公文秘級:分為"絕密"、"機密"和"秘密"。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受損害。

文件機密級數,由發文單位的主管領導根據文件內容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

4、簽發人/時間:按內容性質由公司總經理(或其授權人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

5、公文標題:應準確簡要地概括文件的主要內容;標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;標題用2號簡體宋體字。

6、公文正文:正文用小4號字;正文中的一極小標題,用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

7、落款/成文時間/公文用印:除會議紀要外,正式編號公文應在落款和成文時間上加蓋印章。

8、主題詞:一般為標題的關鍵詞。

9、主送/抄送單位:由審稿人確定。

10、辦文事項:如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實際印發、存檔的份數。

11、公文附件:單獨排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。

12、附樣式:

文頭

(公文字號)

簽發人:秘級簽發時間:

標題

主送單位:

(正文)

(落款、成文時間、用印)

(附件序號、名稱)

主題詞:

報送:

發送:存檔()

擬稿:審核:打印:校對:共印份

本公司公文行文一律使用下列公文字號,并對應適用范圍使用:

“發”字號

“函”字號

“紀”字號

國地公司

國地發[]號

國地函[]號

國地紀[]號

適

用

公

文

范

圍

內行/下行文

決定、決議、制度、規定、辦法、通告、通知、通報、

/

會議紀要

內行/上行文

/

請示、報告、批復、

會議紀要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文辦理

(一)、收文處理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:"簽收-登記-分送-處理-復文-立卷存檔"程序辦理。

2、要求:

1)當公文送達或收到公文時,均由總經辦文書收。根據公文內容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時分送公司有關領導傳閱和批示;待領導傳閱批示后,再轉送相關部門辦理公文涉及和領導批閱涉及的有關事項。辦理過程中,辦文部門、人員應根據要求,及時了解辦理情況并向公司有關領導反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復,則由公文辦理相關部門按下述內部公文辦理程序向來文單位復文。辦理完結,總經辦或相關部門及時將公文收回并存檔。

2)上級發來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發來的文件,均由總經辦統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件,及時呈送領導閱批。

各部門收到急件時,應在3天內答復,一般要辦理的文件,一周內應辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復。

3)加強公文檢查催辦工作。總經辦對有領導批示的公文及本公司發出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發出的文件,需要匯報貫徹執行情況的,要及時檢查反饋。

4)領導參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交總經辦檔案管理員立卷歸檔。

(二)發文處理。

一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。

1、草擬公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上級的有關規定。

2)情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅要力求簡短。

3)引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。

4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙,文面應保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5)數字的寫法。正式文件中,除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外,其他用漢字書寫。章節序數的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)"。

6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

2、公文審核。

公司的文稿在送領導簽發前,應由起草文件部門負責人審核后呈送。

1)審核的重點:

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;與本單位發過的公文是否銜接。

4)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

5)處理程序是否完備,行文關系、公文格式是否符合規定。

6)文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確。

7)審核時如發現不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新擬正。

3、公文簽發。

1)公司行政文件,由總經理簽發。業務文件,由分管副總簽署意見后,由總經理簽發。

2)簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

3)公文辦理完畢后,要及時送交檔案管理人員整理立卷,個人不得私自保存應存檔的文件。

4)印制:

①公文印制一般應使用A4紙張打印一套,其余復印;

②各公司、各部門的打印件,應提供已制作、命名、U盤,或提供已撰寫的手稿給總經辦打印加工;

③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

5)存盤拷貝:原則上,凡經電腦處理、經公司打印機打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規定分類,不得遺漏。

6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經辦統一辦理公文的用印和裝訂;在公司內部分送時,由總經辦在發文簿上登記和領件簽字;凡編排了發文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

(三)其它內部公文的辦理:

1、程序:凡其它非編號的內部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復文-存檔程序辦理。

2、要求:

(1)需辦理的公文,應及時送公司領導批示或交有關部門辦理。

(2)根據閱批范圍送公司有關領導或部門處理。批閱公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱,應當視為同意。

(3)為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和相關部門經理要及時閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時誤事。

(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

篇3:煤礦企業公文管理規定

某某煤礦公文管理規定

某某煤礦公文管理規定

一、發文管理

(一)行文格式

公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報抄送機關等部分組成。

1、發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱。

2、機要公文分“絕密”、“機密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。

3、發文字號由機關代字、年份、序號組成。

4、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,一般應當標明發文機關、公文種類。除發布和轉發政府規章性文件外,標題一般不加書名號,也不用其他標點符號。如轉發上級黨政或部門的文件和批轉下級文件,原標題文字過長,可重新概括確定標題。

5、公文如有附件,應在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

6、公文成文時間以領導簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發領導的簽發日期為準。

7、公文主題詞標注在文件末頁下部,抄報抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發的主題詞表為準。

8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發文格式,主送單位為:基層各單位、機關各部室,抄送單位為:礦領導、副總、井領導;礦黨委及黨政(黨委)辦公室發文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領導、副總、井領導、機關各部室。主送單位為部分單位的,應限定發文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。

(二)行文規則

1、*某某煤礦委員會、徐州礦務集團有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會可以單獨行文,礦(井)黨政也可以聯合行文,聯合行文須經礦(井)黨政主要領導簽發。黨政聯合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發、存檔程序,紀委、工會、團委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發程序,統一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。

2、基層單位及機關部室上報的報告、請示按文種分別處理。“請示”應當一文一事,“報告”中不得夾帶請示事項。如涉及多個部門、多個事項,原則上應退回原單位重新行文。

3、原則上不越級行文,如需越級行文,應視內容抄送被越級的機關。

4、“報告”或“請示”只能寫一個主送機關,如涉及有關部門可以抄送,但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領導者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機關對下級機關請示的問題必須在規定期限內給予批復。

5、凡礦職能部門和黨群辦事機構的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀委、工會、團委可以單獨行文,由礦分管領導簽發,重要事宜需經礦主要領導簽發。

(三)公文形成

發文辦理程序為:起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領導簽發(視情況有時先由分管領導會簽)或分管領導簽發→機要文書登記編號→打字室根據領導審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。

1、公文起草

礦黨政和黨政辦公室下發或上報的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機構代擬或由礦黨政辦公室負責組織起草。擬寫公文應遵守以下幾點:

(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規,符合黨和政府的文件、政策及有關規定。如提出新的政策規定,應加以說明。

(2)內容真實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標點準確,篇幅力求簡短。

(3)用詞準確、規范,人名、地點、專用術語、數字、事物名稱準確無誤,使用簡稱應規范,并加以說明,日期應寫具體的年月日。

(4)公文中的數字,除成文時間、部分結構層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數碼書寫。

(5)引用材料應核對原件,做到準確無誤。引用公文還應注明所引用公文的發文日期、機關、標題和發文字號。日期應寫具體的年月日。

(6)正文部分如需使用序數符號標明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。

(7)必須使用國家法定計量單位。

(8)根據公文的內容和行文規則,準確使用文種,標明主題詞。根據需要標明緊急程序和密級。

(9)所有文稿一律使用計算機打印。

2、公文核稿及簽發

(1)草擬好的公文,應先由黨政辦公室秘書進行核稿,填寫發文標簽。擬稿人、主辦部門負責人和核稿人要分別在發文標簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領導簽發文稿。核稿的重點是:是否需要發文,以什么名義發文;是否符合國家的法律、法規及有關規定,提出的意見和辦法是否切實可行;需要同有關部門協商的事項是否已協商一致;內容是否準確屬實;文字表述、文種使用、公文格式、密級標引和處理程序等是否符合有關規定。對內容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。

(2)公文從起草到簽發所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應按要求重新處理。

(3)礦黨政上報集團公司黨委、行政及上級有關部門的請示、報告,由黨政辦公室秘書審核后,根據具體情況報送有關礦領導審簽。

(4)礦黨委、行政下發的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項目、工程批復等,經黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發,或由黨委書記、礦長委托的副礦級領導審核、簽發。

(5)以黨政辦公室名義下發的一般性文件或批轉部門工作意見,經黨政辦公室秘書核稿后,根據文件內容,由業務對口副礦級領導簽發。

(6)公文簽發后,由礦黨政辦公室機要文書根據文稿內容,核對文種、簽發人、發放范圍等項。符合發文要求的,進行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復編號或空號。

(7)以礦黨政或黨政辦公室印發的專業會議紀要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發;涉及重要內容的,報請黨委書記、礦長或其他副礦級領導簽發。

(8)礦黨政辦公室下發的會議通知,由辦公室主任簽發。需要基層各單位黨政主要領導、機關負責人出席會議的,事前要報請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機關部門副職干部參加會議的,事前要報請分管礦領導審批。

(9)付印前的公文,由擬稿人負責校對。校稿人要按照公文處理規范格式認真細致校對文稿,經確認無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。

(10)公文要嚴格按規定格式打印。機要公文密級和緊急字樣分別標在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標題字體為2號小標宋體,正文為3號仿宋體。“主題詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規范要求,公文用紙用US型紙(條件具備后逐步過渡到規定的A4格式打印),付印的文頭紙與發文機關應相符。公文頁數超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應指定專人打印,所使用的計算機軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。

(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關人員負責與文稿核對準確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發文機關名稱。

(四)公文分發及報送

1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統一分發;其它各類文件由成文單位負責發放,嚴禁在各類會議上發放文件。公文發放要建立《文件發放清單》。基層各單位和機關各部室應有專人負責文件領取,如有緊急文件應根據黨政辦公室通知隨時領取。

2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告,只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科,嚴禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關部室的文件,由黨政辦公室機要文書定期集中報送,緊急情況下須隨時報送。

(五)公文歸檔

1、公文形成后,由礦黨政辦公室機要文書負責將領導簽發原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。

2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負責收集整理后,及時交檔案室歸檔。

(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質文件將逐步取消,改由網上審批、簽發、發放,以電子文檔傳輸,相關管理規定屆時另行下發。

二、收文管理

(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機要文書負責簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關領導批示后按順序傳閱或辦理。

(二)對集團公司通過辦公網絡下發的各類文件材料,機要文書應及時接收,原則上當日下發的文件必須當日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據領導批示的意見,及時轉有關領導和部門辦理。

(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領導和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。

(四)公文處理必須準確、及時、安全,運轉的每一個環節應建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經領導批準,不準對外提供公文,不準隨意復印文件。

(五)礦黨政領導及職能部室參加國家、省、市及外地區召開的各種會議所發的文件、材料,原則上由隨行人員或相關職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調閱和使用。

三、考核規定

(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負責公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。

(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現一次對所在部門罰款100元。

(三)對手續不完備的公文,黨政辦公室機要文書不得予以編號,否則每發生一次,對機要文書罰款50元。

(四)公文校稿人要認真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認真細致地校對,并履行簽字手續。否則,每出現一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責成改正。

(五)公文印刷人員要嚴格按規范要求進行公文打印。否則,每出現一次不符合規范,對責任人罰款50元。

(六)公文凡發生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規范的,每次對責任人罰款50元,并責成整改。

(七)黨政辦公室要加強文件的發放管理,建立健全文件發放臺帳,落實專人負責,及時督促機關各部室和基層單位領取文件。否則,凡出現文件漏發或錯發的,每次對責任人罰款50元。

(八)黨政辦公室機要文書要加強收文管理,確保準確、及時、安全。否則,每發生一次延誤,對責任人罰款50元。

(九)黨政辦公室秘書要增強工作責任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質量和效率。否則,每發生一次失誤,對責任人罰款50元。