物業公司檔案管理規定(二)

一、檔案分類

所屬部門、項目部需進行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結合公司實際,將檔案分為以下類別:

檔案的分類

類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項目部備注

1L合同/協議公司、項目部、財務部

2L公司文件/通知公司、項目部

3L上級公司文件公司

4L政府主管部門文件公司、項目部

5L相關部門文件公司、項目部

6L政策法規文件公司、項目部

7L工程開發圖紙、資料項目部

8L業戶檔案、資料項目部

9L日常工作資料公司、項目部、各部門日常工作中各部

門、各專業涉及的文檔資料(含質量認證要求記錄),按質量認證文件要求管理。

9L1客服日常工作資料客服專業

9L2工程日常工作資料工程專業

9L3保安日常工作資料保安專業

9L4保潔日常工作資料保潔專業

9L5綠化日常工作資料綠化專業

9L6財務日常工作資料項目部財務

二、檔案編號

1、檔案盒/文件夾統一編號:

(1)檔案盒/文件夾編號構成:類別號-部門/項目部識別號-檔案盒序號

(2)檔案盒/文件夾編號說明:

類別號:1L-9L,9L1-9L6

部門/項目部識別號:GS-公司;GSC-公司財務;GSR-公司人力;GSZ-公司綜合計劃;GY-國英項目部;TY-桃園項目部;QSY-清上園項目部。

③檔案盒/文件夾序號:各部門、項目部、各專業確定,以檔案存放地點或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。

如:1L-GY-03,代表國英項目部合同類檔案,合同檔案盒的排序為03;9L1-TY-05,代表桃園項目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序為05;

2、檔案盒/文件夾內文件編號:

在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內文件的編號。

三、建立檔案盒/文件夾明細單

整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統一編號并填寫《**物業部門/項目部檔案盒/文件夾明細單》

四、建立檔案盒內存檔文件目錄

整理每個檔案盒/文件夾內所有文件,分別填入《**物業部門/項目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時在該文件右上方用筆標注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。

四、各類檔案保管的基本要求

1、按檔案的存放和使用部門設專人保管,每類檔案必須明確保管責任人。

2、檔案的保管須做到標識清晰,分類明確,易查找。

3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定,其他未經授權人士無權決定。

4、檔案的借出必須由部門經理、項目部經理確認并經過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。

5、重要檔案資料入室時必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。

6、檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。

7、保管檔案的環境要求達到防火、防潮、防蟲、防變質等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設施,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。