物業公司檔案管理規定(試行)

第一章總則

第一條為加強公司的檔案管理,實現檔案管理工作的規范化、標準化和現代化,充分發揮檔案在企業經營管理中的作用,根據****工業區、**地產控股的有關規定,結合公司實際情況,特制定本規定。

第二條本規定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產經營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會具有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實物等不同形式的歷史記錄。

凡是總部及各屬下公司在生產經營和職能活動中形成的,具有保存價值的原始材料,包括收發文、電、內部資料、會議文件、會議記錄或紀要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計算機軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。

人事檔案、會計檔案由各相關各部門歸檔保管。

第三條在統一領導、分級管理的原則下,總部綜合管理部負責總部檔案的收集、整理和保管,并指導、監督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負責收集、整理、保管。

第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負責各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內容。

第二章歸檔責任和要求

第五條總部及各屬下公司應將文件材料的立卷歸檔工作列入有關人員的職責范圍,分管領導要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準確。各種文件材料須在規定時間內完成立卷歸檔,不得積存。

第六條歸檔要求:

(一)歸檔的文件材料,應以保持文件之間的歷史聯系為原則,反映出各公司工作的歷史真實面貌;

(二)案卷內的文件應按照文件的問題、時間順序或重要程度作系統排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內文件內容。填好案卷封面,編寫卷內文件目錄、張號、劃分保管期限,以便查找利用;

(三)歸檔案卷應依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;

(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復印件歸檔,但須加注說明;

(五)需歸檔保存的文件材料,應將底稿隨同印本同時歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。

(六)項目合同、公司制度建設以及有關公司股權的重要文件應單獨存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨目錄,以便查找。

(七)公司發文過程中形成的初稿、修改稿應同終稿合并存放。

第七條如發現歸檔的文件材料的作者、標題、年月日、印章、頁次等標志有錯誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應在備考表中加以說明。

第三章檔案管理和利用

第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質的檔案應及時修補、復制或采取其他保護措施。

第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進行鑒定。鑒定工作由分管領導、工作人員共同進行,經過鑒定,對失去使用、保管價值的檔案,必須編制銷毀清冊,經負責檔案工作的領導審核簽字后,由工作人員銷毀。

第十條總部及各屬下公司行政部門應根據工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應使用電腦儲存和檢索檔案,逐步實現檔案檢索電子化。

第十一條總部及屬下各公司行政部門應建立檔案的借閱、保密制度。

第十二條各屬下公司或臨時機構因各種原因被撤銷,應在撤銷前指定專人,將該機構在各項工作活動中形成與收集的具有保存利用價值的文件材料進行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規定時間內向公司總部移交。

第四章附則

第十七條本規定由總部綜合管理部負責解釋、修訂。

第十八條本規定自頒布之日起執行。

附件1:文書檔案立卷歸檔辦法

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。