廣告傳媒公司檔案管理規定

(一)公司的檔案范圍

1、企業行政文書檔案:包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

2、企業管理檔案:包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案,固定資產及辦公用品名冊,產品質量、用戶檔案等。

3、企業技術檔案:包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

4、企業會計檔案:包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

5、企業業務檔案:包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

6、企業聲像檔案:包括照片、錄音、錄像檔案等。

(二)公司檔案管理體制

1、公司檔案管理機構:辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

2、公司指定專人分管公司檔案工作,保管人須維護檔案的完整與安全,并接受必要的培訓。

(三)立卷歸檔制度

1、檔案的收集:收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料,經過挑選,立卷,定期移交各檔案室集中保存。

2、歸檔范圍:凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據,以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

3、歸檔時間:辦(理)完畢的文件,按工作階段性進行歸檔:

(1)按年形成的文件,第二年第一季度歸檔。

(2)凡有法律效用的文件材料,簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

(3)凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。

(4)項目、科研課題,鑒定,驗收后,兩個月內歸檔。

4、歸檔要求

(1)材料完整齊全。

(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內在聯系,并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

(3)立卷時,要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請示與批復等統一立卷,不得分散。

(4)在進行卷內文件排列時,要合理安排文件的先后秩序,按時間先后排列。對于同一事情的同一文件,應統一規定進行,比如:正件與附件,應正件在前,附件在后等。

(5)由檔案部門對業務部門加以指導,協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續,雙方在移交清冊上簽字。

5、部門歸檔要求

(1)編制立卷項目,將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內,便于次年立卷。

(2)文件按時間順序排列,最近的在最上面。

(3)一個客戶一個立卷,一個項目立一個卷,一個檔案盒。

(4)貿易檔案與往來函件分開放,貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

(5)定時交檔案室:文件量少的,一季交一次,季后第一個月收集。文件量大的,一月交一次。

6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

7、記錄檔案文件材料目錄須打印,統一用A4紙。

(四)、檔案管理工作

1、檔案的管理:區分全宗,正確立檔單位;分類,依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

2、檔案保管:公司設立專用文件庫保存檔案。

3、檔案的鑒定:從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。

4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續,經總經理批準,方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷,并在清冊上簽字。

(五)、檔案利用工作

1、凡需調閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據借閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

2、檔案利用方式有:提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務,主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

4、依據國家統計和有關法律法規,做好企業檔案統計工作。

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。