職業學校檔案管理規定

為了保證檔案室的整潔和安全,制定規定如下:

一、檔案室管理

(一)檔案室是機要部門,無關人員不得隨意進入室內閑談、聊天或做與檔案工作無關的事情。

(二)檔案室內要切實做好“六防”工作。即防火、防盜、防潮、防蟲害、防灰塵、防鼠。

(三)平時要搞好檔案室內外衛生,并依據季節天氣變化搞好室內、檔案箱內的通風工作,半年對檔案箱內清掃一次,定期在檔案箱內加放防蟲蛀藥劑。

(四)檔案室內要嚴禁吸煙,出入檔案室要關鎖好門窗,如發現問題,要保護好現場,及時向有關領導或部門匯報。

(五)定期和不定期地對檔案進行檢查,如發現問題應及時處理。

二、借閱

1.檔案組卷后,不得隨意借閱,如確因工作需要,必須經主管部門批準后,嚴格履行借閱手續,接交清楚,歸回時經核對無誤再注銷。

2.查閱人事檔案必須是黨員干部,但不得查閱和借閱本人或親屬的檔案。借閱會計檔案要辦借閱手續,做好利用登記,并對歸還的會計檔案進行檢查。本單位工作人員,因工作需要可直接到檔案室辦借閱手續。外單位如需查閱會計檔案時,需持單位正式介紹信,經檔案部門或財務部門主要負責人批準,方可查閱,不準借出。

3.借卷人必須愛護檔案,嚴格遵守保密制度,嚴禁損壞涂改、圈劃、撤換、翻印或轉借他人,不得向無關人員泄露和對外公布檔案內容。查閱時,必須保持室內整潔,不準吸煙,保障檔案的安全性。

4.查閱檔案人員,要在本室內查閱,不得帶出室外,確因工作需要借出,必須經主管領導批準,履行登記手續后,方可借出。

5.外單位查閱檔案,必須持閱檔介紹信,介紹信要符合上級的有關規定,否則不予查閱。

三、立檔標準

為使檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計的利用規范化,不斷地改善案卷質量,提高檔案的管理水平,根據本校文書檔案工作的特點,特制定本文書檔案質量標準:

(一)歸檔文件,齊全完整

凡本單位行政、教學、后勤、生產等工作活動中形成并辦理完畢的,又具有保存價值的文件材料,都應立卷歸案。如收發文件、電報、各種會議記錄、電話會議記錄,各類計劃、統計報表、名冊、學校及部門的規章制度、調查研究材料、工作總結及本校編印的出版物原稿、圖表、簿冊、照片、校刊等均應收集齊全完整,立卷歸檔。

(二)分門別類,系統組卷

1.應根據本校內部機構設置,職責范圍,業務分工,文件特點采用年度一問題分類法。

2.立卷分工:

(1)本單位的收文、發文和內部自產文件,業務部門主辦,學校名義批發的文件,由校辦公室立卷(同時主辦業務部門也應留底存查)。

(2)臨時機構的文件,由臨時機構的執行任務中隨時整理,待工作完成后負責立卷,并交檔案室存查。

3.立卷的基本要求:

按照文件的自然形成規律,保持文件之間的歷史聯系,注意區分文件的保管價值,便于保管和利用,其具體要求:

(1)根據文件的特點,將具體聯系密切保管期限相同的文件組合一起立卷,如把一項工作、一個問題、一次會議、一個案件和同一類型的文件材料,組合在一起立卷。

(2)學校有關教學方面的自產文件、資料、數據、圖表、圖片以及各種課程標準,教學執行計劃、授課進度計劃、教學日歷、課表、任課教師安排、教師工作量統計、教師聽課記錄、學生學籍、各班教學日志,學生出勤,各種進修計劃,進修考核情況,以及全校有關教學方面的統計資料等,均由教務部門統一分門別類,按教學年度整理立卷。

(3)按文件年度組卷時,要注意區別文件制成和處理日期所屬年度,一般應遵照如下規定:

年度計劃、總結、報表、預算、決算及行政、教學、后勤、生產等的業務文件、資料等,放在針對的年度立卷,總結和計劃寫在一起的文件,應視文件內容的主次和中心來定,跨年轉時間,確定年屬年代立卷;跨年度的請示與批復,來文與復文按本機關的文件時間立卷;專門為某項特定工作或會議收集的有關文件材料,隨特定工作會議所屬時間立卷;跨年度會議文件,放在舉行會議的年度立卷。

(三)保密期限,劃分標準

根據國有檔案局頒發的《全國文書檔案保管期限的規定》和上級主管部門下發的文書檔案保管期限表,制定本校文書檔案保管期限表。立卷時要根據保管期限表的規定,正確地區分文件的保管價值,按照永久、長期、短期三種保管期限組卷,不同保管價值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。

(四)卷內編目,條理清楚

1.卷內文件的排列編號:卷內文件要求排列次序有條理保持文件之間的聯系,給每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一個作者一個問題,按時間排列,一個作者幾個問題,按問題的重要程序結合時間排列;幾個作者幾個問題,先按問題集中,然后按重要程度結合作者、時間排列;會議文件,按重要程度結合文件時間順序排列,卷內文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批復在后;批復在前,請示在后;復文在前,問文在后;轉發文在前,原件在后。

2.卷內文件排列好后,用阿拉伯數字在文件右上角按順序編上張號,簡子頁、折疊頁、半頁者編一個張號,圖紙、照片編在背面,折疊頁編在外面,空白頁不編號,印刷小冊應同文件一起編號,編號宜用打號機或鋼筆。

3.填寫卷內目錄與備考表;卷內目錄放在首頁,用以介紹案卷內容與成分,要逐份文件逐項登記,備考表附于卷尾,用以注明卷內文件張數及卷內需要說明的情況,便于管理和利用者了解,備考表應由立卷人簽字并注明填寫日期,檢查人由檔案檢查人簽字,日后案卷的變化情況,可由檔案管理人員隨時在備考表上注明。

(五)裝訂整齊,結實美觀

1.卷內文件裝訂,要拆除金屬物,折疊整齊、寬長的紙頁要切齊,殘破文件應予修復,對批語、簽署意見寫在文件裝訂線外的,應粘貼加寬,字跡不清的或由鉛筆、園珠筆及復寫紙寫的重要文件,必要時應抄錄或復制抄本。

2.案卷要裝訂結實、整齊、美觀,以三孔線繩裝訂,結頭結在背面,每卷一般不得超過200頁,裝訂時要把材料的右旁與底邊對齊,不要掉頁或壓住字跡。妨礙閱讀,對于圖片及其它不便裝訂的文件,宜用盒式卷夾散存保管。

(六)案卷標題,簡明確切

案卷組成后要擬寫案卷標題,標題要準確無誤,文字通順精練,概括性強,簡明確切地提示卷內文件作者、問題、名稱。

(七)封面編目,整齊大方

書寫案卷封面標題時,應用毛筆或鋼筆(用炭素墨水)正楷書寫,要求字跡端正醒目。其它各項如:機關名稱、組織機構證的張數、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗號、目錄號、案卷

號等要求刻制印章,以紅色印油用印。

(八)排列案卷,編寫目錄

1.案卷的排列和編寫案卷序號,案卷要系統排列,將一類性質的案卷先按保管期限分開,然后將每一種保管期限的案卷,按類別分冊,再將每類內的案卷,按其聯系結合重要程度排列。

案卷排列后,逐卷地編制案卷的順序號,按年度分永久、長期、短期三種保管期限,編三個順序號,每種保管期限都以一開始編。

2.編寫案卷目錄,按照案卷排列的順序逐項登記案卷目錄,填寫卷目錄需用鋼筆工整抄寫或打印,不得使用圓珠筆或復寫紙,目錄一式三份,文書處理部門一分,檔案室二份(一份歸檔,一份作查找利用檔案的檢查工具)。

3.案卷封面應寫明單位名稱,案卷屬年度,目錄起止日期,目錄的最后應有備考表,寫明案卷數量,目錄張數及需要說明的有關情況,編制人、編制日期。

本規定自2012年9月1日起執行,由ZZ市**職業技術學校行政部解釋。

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。