第五人民醫(yī)院檔案管理規(guī)定

檔案管理制度

1、本院的檔案工作由分管院長領(lǐng)導(dǎo),院辦公室承辦。全院的文書、統(tǒng)計(jì)、會計(jì)、基建以及其它重要資料、檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2、為切實(shí)做好應(yīng)歸檔文件、材料的收集整理工作,確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,各職能科室及有關(guān)部門應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

3、歸檔范圍:

(1)上級機(jī)關(guān)的文件材料,包括上級機(jī)關(guān)召開的會議需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料;上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本院主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件、以及普發(fā)的、非本院主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和擬訂本;上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本院的文件。

(2)本院的文件材料,包括本院召開的重要工作會議,專業(yè)會議材料;本院發(fā)文的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;本院的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;本院及各職能科室和臨床科室的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;本院及各職能科室檢查下屬科室工作,以及受上級部門派檢查有關(guān)工作,調(diào)查研究形成的文件材料;本院匯總的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析資料;本院形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;具有保存價(jià)值的人民來信;院領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電話記錄等;本院成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及組織簡則、人員編制等文件材料;本院制訂的規(guī)章制度等;本院科研檔案,在刊物上發(fā)表的論文和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),在報(bào)刊上發(fā)表的重要文章和報(bào)道;反映本院情況的聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;本院財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證清冊;本院基本建設(shè)的有關(guān)資料,包括設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖紙,以及地下設(shè)施的有關(guān)圖紙資料;本院編印的簡報(bào);本院與有關(guān)單位或個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;本院黨支部及院辦公會議記錄材料;本院應(yīng)歸檔的其他文件材料。

(3)同級醫(yī)院和非隸屬單位的文件,包括同級醫(yī)院和非隸屬單位頒發(fā)的非本院主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本院檢查形成的重要文件材料;同級醫(yī)院和非隸屬單位與本院聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

4、歸檔時(shí)間:

(1)文書檔案,收文辦理完畢(注明辦理結(jié)果,并要以批辦意見一致),各科應(yīng)及時(shí)送交文書處理部門,最遲不得超過翌年3月底,發(fā)文各科室應(yīng)及時(shí)交文書處理部門歸檔,各科室形成的有參考和保存價(jià)值的各種文字材料,應(yīng)在年底或翌年一季度送交文書處理部門統(tǒng)一立卷歸檔。

(2)統(tǒng)計(jì)檔案,由統(tǒng)計(jì)部門整理立卷后于翌年3月底前移交綜合檔案室保管。

(3)會計(jì)檔案,由會計(jì)部門整理立卷,先由會計(jì)部門保存1年后,然后移交綜合檔案室保管。

(4)基建檔案,由基建部門整理立卷,待基建項(xiàng)目投入使用后半年內(nèi)移交綜合檔案室保管。

5、歸檔要求:

(1)凡應(yīng)歸檔的各類文件材料,必須字跡工整,一律用16開或8開紙書寫。

(2)歸檔的案卷必須是經(jīng)過整理的文件材料。

(3)歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),便于保管和利用。

(4)對有保密要求的案卷,應(yīng)在案卷封面上注明密件字樣。

檔案利用制度

1、檔案工作人員應(yīng)熟悉本院全部檔案的內(nèi)容和成分,編制適用的檢索工具、參考資料,積極主動提供檔案為本院工作服務(wù)。

2、查閱檔案、資料,必須辦理借閱手續(xù),經(jīng)審批后,方可查閱。

3、本院職工查閱一般檔案、資料,由辦公室負(fù)責(zé)人審批;查閱黨務(wù)、行政辦公會議記錄,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,由檔案工作人員代為查閱。

4、查閱已移交進(jìn)館的檔案,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),持本院證明,方能前往檔案館查閱。

5、外單位查閱本院檔案,須持該單位合法證明,辦理查閱審批登記手續(xù)后,方能查閱。

6、查閱人員必須遵守檔案法規(guī),愛護(hù)檔案,不得在檔案材料上圈點(diǎn)、劃線、折疊,不得抽換、污損、涂改檔案。

7、做好檔案利用信息反饋的登記、分析,及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),不斷改進(jìn)工作,提高利用服務(wù)質(zhì)量。

公文立卷歸檔制度

1、凡國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料,必須按照規(guī)定定期向本字檔案室移交、集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。

2、本院一個(gè)工作年度或一項(xiàng)專門工作活動形成的全部文件,應(yīng)及時(shí)將定稿、重要文件的歷次修改稿、正本和有關(guān)的文件材料集中在一起,不得散失。

3、文書立卷實(shí)行平時(shí)歸卷與年終調(diào)整定卷相結(jié)合的方式進(jìn)行。一經(jīng)處理完畢的文件材料,應(yīng)及時(shí)歸入相關(guān)卷宗。

4、本院各業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按規(guī)定全部文件材料收集齊全,并進(jìn)行整理立卷,于次年三月底前向檔案室移交歸檔。

5、本院檔案室應(yīng)于次年6月底前,完成上一年度全部檔案的調(diào)整定卷、加工整理和編目工作。

6、國家規(guī)定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。

人事檔案管理制度

1、檔案管理

(1)職工的人事檔案由人事科統(tǒng)一保管。

(2)職工離退休以后,繼續(xù)管理好他們的檔案材料。

(3)職工死亡后的人事檔案,仍須長期保存。

(4)職工辭職、開除公職以后,其檔案材料轉(zhuǎn)至有關(guān)人事部門保管。

2、檔案保密

(1)人事檔案應(yīng)存放鐵制檔案柜內(nèi),有專用檔案室。非有關(guān)人員,一律不得進(jìn)入檔案室,防止失密、泄密。

(2)檔案室應(yīng)配備消防器材,保持清潔、通風(fēng),以防潮濕、霉?fàn)€。

(3)管理檔案的人員,不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撔孤堵毠n案的內(nèi)容。

3、檔案材料收集補(bǔ)充

為了使檔案能如實(shí)反映職工的歷史全貌、德才情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),需要不斷收集與補(bǔ)充新的材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。在收集要事時(shí),要齊全、準(zhǔn)確。新的任免、工資、職稱、職工離退休審批表、考察材料等要有計(jì)劃地補(bǔ)充到檔案里去。

篇2:技術(shù)檔案管理規(guī)定

為保證車輛技術(shù)狀況良好,準(zhǔn)確掌握車輛及其所換機(jī)件的技術(shù)狀況,制定本規(guī)定:

一、技術(shù)檔案是指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備的技術(shù)文字說明等技術(shù)性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案。

三、本廠技術(shù)檔案由調(diào)度資料部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。

保管工作由調(diào)度資料部門指定專人負(fù)責(zé)。

四、每類檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)當(dāng)月內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時(shí)建立電子檔案,并在每周進(jìn)行一次移動硬盤存儲,防止數(shù)據(jù)丟失。

五、修理廠技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人員辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

六、車輛技術(shù)檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數(shù)據(jù)、信息準(zhǔn)確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數(shù)據(jù)記錄其換件記錄。

七、技術(shù)部定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限及時(shí)銷毀失去使用價(jià)值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定

汽車維修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定

1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。

3、本廠技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。

4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號,登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

6、技術(shù)部定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限,及時(shí)毀銷失去使用價(jià)值的檔案。