第五人民醫院檔案管理規定

檔案管理制度

1、本院的檔案工作由分管院長領導,院辦公室承辦。全院的文書、統計、會計、基建以及其它重要資料、檔案實行集中統一管理。

2、為切實做好應歸檔文件、材料的收集整理工作,確保檔案完整、準確、系統、安全,各職能科室及有關部門應確定專人負責此項工作。

3、歸檔范圍:

(1)上級機關的文件材料,包括上級機關召開的會議需要貫徹執行的主要文件材料;上級機關頒發的屬于本院主管業務并要執行的文件、以及普發的、非本院主管業務但需要貫徹執行的法規性文件;代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和擬訂本;上級機關轉發本院的文件。

(2)本院的文件材料,包括本院召開的重要工作會議,專業會議材料;本院發文的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;本院的請示與上級機關的批復文件;本院及各職能科室和臨床科室的工作計劃、總結、報告;本院及各職能科室檢查下屬科室工作,以及受上級部門派檢查有關工作,調查研究形成的文件材料;本院匯總的業務統計分析資料;本院形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;具有保存價值的人民來信;院領導公務活動形成的重要文件、電話記錄等;本院成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及組織簡則、人員編制等文件材料;本院制訂的規章制度等;本院科研檔案,在刊物上發表的論文和經驗總結,在報刊上發表的重要文章和報道;反映本院情況的聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;本院財產、物資、檔案等的交接憑證清冊;本院基本建設的有關資料,包括設計圖、施工圖、竣工圖紙,以及地下設施的有關圖紙資料;本院編印的簡報;本院與有關單位或個人簽訂的各種合同、協議書等文件材料;本院黨支部及院辦公會議記錄材料;本院應歸檔的其他文件材料。

(3)同級醫院和非隸屬單位的文件,包括同級醫院和非隸屬單位頒發的非本院主管業務但需要執行的法規性文件;有關業務機關對本院檢查形成的重要文件材料;同級醫院和非隸屬單位與本院聯系、協商工作的重要來往文件。

4、歸檔時間:

(1)文書檔案,收文辦理完畢(注明辦理結果,并要以批辦意見一致),各科應及時送交文書處理部門,最遲不得超過翌年3月底,發文各科室應及時交文書處理部門歸檔,各科室形成的有參考和保存價值的各種文字材料,應在年底或翌年一季度送交文書處理部門統一立卷歸檔。

(2)統計檔案,由統計部門整理立卷后于翌年3月底前移交綜合檔案室保管。

(3)會計檔案,由會計部門整理立卷,先由會計部門保存1年后,然后移交綜合檔案室保管。

(4)基建檔案,由基建部門整理立卷,待基建項目投入使用后半年內移交綜合檔案室保管。

5、歸檔要求:

(1)凡應歸檔的各類文件材料,必須字跡工整,一律用16開或8開紙書寫。

(2)歸檔的案卷必須是經過整理的文件材料。

(3)歸檔的文件材料應齊全、完整、系統,便于保管和利用。

(4)對有保密要求的案卷,應在案卷封面上注明密件字樣。

檔案利用制度

1、檔案工作人員應熟悉本院全部檔案的內容和成分,編制適用的檢索工具、參考資料,積極主動提供檔案為本院工作服務。

2、查閱檔案、資料,必須辦理借閱手續,經審批后,方可查閱。

3、本院職工查閱一般檔案、資料,由辦公室負責人審批;查閱黨務、行政辦公會議記錄,經有關領導審批,由檔案工作人員代為查閱。

4、查閱已移交進館的檔案,必須經領導批準,持本院證明,方能前往檔案館查閱。

5、外單位查閱本院檔案,須持該單位合法證明,辦理查閱審批登記手續后,方能查閱。

6、查閱人員必須遵守檔案法規,愛護檔案,不得在檔案材料上圈點、劃線、折疊,不得抽換、污損、涂改檔案。

7、做好檔案利用信息反饋的登記、分析,及時總結經驗,不斷改進工作,提高利用服務質量。

公文立卷歸檔制度

1、凡國家規定的應當立卷歸檔的文件材料,必須按照規定定期向本字檔案室移交、集中管理,任何個人不得據為已有或者拒絕歸檔。

2、本院一個工作年度或一項專門工作活動形成的全部文件,應及時將定稿、重要文件的歷次修改稿、正本和有關的文件材料集中在一起,不得散失。

3、文書立卷實行平時歸卷與年終調整定卷相結合的方式進行。一經處理完畢的文件材料,應及時歸入相關卷宗。

4、本院各業務部門,應按規定全部文件材料收集齊全,并進行整理立卷,于次年三月底前向檔案室移交歸檔。

5、本院檔案室應于次年6月底前,完成上一年度全部檔案的調整定卷、加工整理和編目工作。

6、國家規定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。

人事檔案管理制度

1、檔案管理

(1)職工的人事檔案由人事科統一保管。

(2)職工離退休以后,繼續管理好他們的檔案材料。

(3)職工死亡后的人事檔案,仍須長期保存。

(4)職工辭職、開除公職以后,其檔案材料轉至有關人事部門保管。

2、檔案保密

(1)人事檔案應存放鐵制檔案柜內,有專用檔案室。非有關人員,一律不得進入檔案室,防止失密、泄密。

(2)檔案室應配備消防器材,保持清潔、通風,以防潮濕、霉爛。

(3)管理檔案的人員,不準向無關人員談論泄露職工檔案的內容。

3、檔案材料收集補充

為了使檔案能如實反映職工的歷史全貌、德才情況和現實表現,需要不斷收集與補充新的材料,充實檔案內容。在收集要事時,要齊全、準確。新的任免、工資、職稱、職工離退休審批表、考察材料等要有計劃地補充到檔案里去。

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。